文/江雅涵(昆明理工大學(xué))
隨著企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的越做越大,旗下的子公司數(shù)量也在不斷增加,涉及的業(yè)務(wù)范圍也越來(lái)越廣,由此原來(lái)財(cái)務(wù)管理模式下存在的問(wèn)題也會(huì)更加突出。
而財(cái)務(wù)共享模式是針對(duì)企業(yè)集團(tuán)各個(gè)子公司涉及的各種不同業(yè)務(wù)單元的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、資金配置以及成本費(fèi)用審批等方面的資金管控,以集中辦理并共享的服務(wù)形式,實(shí)施的一種更為科學(xué)的、動(dòng)態(tài)化、全程式的監(jiān)控管理方式,這種新型財(cái)務(wù)管理模式的特性在一定程度上正好可以消除企業(yè)集團(tuán)過(guò)去在實(shí)施傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的過(guò)程中對(duì)企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展造成的某些不良影響。
財(cái)務(wù)共享模式是企業(yè)集團(tuán)為了提升自身的競(jìng)爭(zhēng)力和應(yīng)對(duì)由于企業(yè)集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)大而由此造成的企業(yè)資源不合理配置、經(jīng)濟(jì)成本上升以及傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下運(yùn)作效率低下等問(wèn)題而采用的一種新型的財(cái)務(wù)管理模式。“財(cái)務(wù)共享”這一概念的內(nèi)涵更多地體現(xiàn)在“共享”上。目前企業(yè)集團(tuán)所推崇的財(cái)務(wù)共享模式與之前企業(yè)集團(tuán)所實(shí)施的傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享模式又有所不同,由于“大智移云物區(qū)”等新技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展,目前的財(cái)務(wù)共享模式結(jié)合以上的技術(shù),使分布于不同地域的子公司有關(guān)財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)方面的信息匯總到一處,再向各個(gè)業(yè)務(wù)部門提供更加標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù),打破了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)共享模式的地域限制,實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地的在線信息共享。
為了企業(yè)集團(tuán)更好地實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式,分析影響財(cái)務(wù)共享中心建立的應(yīng)用環(huán)境要素就顯得十分重要。
1.企業(yè)集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)
目前,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)對(duì)企業(yè)集團(tuán)所面臨的市場(chǎng)環(huán)境產(chǎn)生更大的影響,同時(shí)也為企業(yè)集團(tuán)模塊化組織的發(fā)展提供了一個(gè)現(xiàn)實(shí)的環(huán)境基礎(chǔ)。模塊化使得企業(yè)集團(tuán)的組織結(jié)構(gòu)更加扁平,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的橫向一體化,以橫向協(xié)調(diào)為主的管理模式逐步取代了原來(lái)層級(jí)比較多的縱向的管理模式。由于模塊化的組織具有柔和性的特點(diǎn),企業(yè)集團(tuán)在運(yùn)用模塊化組織時(shí),可以根據(jù)市場(chǎng)環(huán)境的變化及時(shí)調(diào)整模塊化組織結(jié)構(gòu)。
2.企業(yè)集團(tuán)信息技術(shù)的水平
大部分企業(yè)集團(tuán)具有跨區(qū)域的特點(diǎn),所以其建立的財(cái)務(wù)共享中心為了向分布于不同地域的分支機(jī)構(gòu)傳遞信息,就需要依靠強(qiáng)大的信息系統(tǒng)。在財(cái)務(wù)共享中心建成后,集團(tuán)企業(yè)的財(cái)務(wù)操作都是通過(guò)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)現(xiàn)的,但是由于原來(lái)各個(gè)子公司的信息系統(tǒng)各有差異,沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的模式,匯總到財(cái)務(wù)共享中心的信息不能為管理者所用。因此,要讓財(cái)務(wù)共享中心與各個(gè)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)協(xié)同,比如實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享平臺(tái)與前端的SRM供應(yīng)商管理平臺(tái)、后端資金管理系統(tǒng)、DMS經(jīng)銷商平臺(tái)、ERP系統(tǒng)等諸多系統(tǒng)的有效對(duì)接和協(xié)同發(fā)展。除了要實(shí)現(xiàn)各個(gè)系統(tǒng)的對(duì)接外,財(cái)務(wù)共享中心的建立也需要目前正處于蓬勃發(fā)展中的“大智移云物區(qū)”等新技術(shù)。
3.企業(yè)文化
由于全球經(jīng)濟(jì)一體化的影響,企業(yè)集團(tuán)不斷擴(kuò)大自身的發(fā)展格局,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)也呈多元化發(fā)展,業(yè)務(wù)特點(diǎn)各有不同。財(cái)務(wù)共享中心的建立不僅使得原本在子公司內(nèi)部分享的各種信息可以在各個(gè)子公司之間、母子公司之間被共享,而且在某種程度上可以降低母子公司發(fā)展目標(biāo)上的差異性,使得子公司會(huì)在慎重考慮了整個(gè)企業(yè)集團(tuán)利益的基礎(chǔ)上再確立自己的發(fā)展目標(biāo)。為了更好地解決上述問(wèn)題,加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)是緩解母子公司發(fā)展目標(biāo)上存在矛盾的重要措施,這就需要給原來(lái)企業(yè)集團(tuán)固有的企業(yè)文化注入新鮮血液,把整體化的觀念融入其中。
4.人才儲(chǔ)備
要建立和實(shí)施好財(cái)務(wù)共享中心,在很大程度上依賴于專業(yè)人員的管理。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式側(cè)重于核算會(huì)計(jì),而財(cái)務(wù)共享中心的建立讓更多的財(cái)務(wù)人員解放出來(lái)去投入到更為深入的戰(zhàn)略財(cái)務(wù)決策中。此外,財(cái)務(wù)共享中心的建立有很大一部分依賴于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),因此,它不僅僅需要財(cái)務(wù)人員擁有夯實(shí)的專業(yè)知識(shí),也需要財(cái)務(wù)人員擁有基本的信息技術(shù)知識(shí),知道如何去運(yùn)行財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)。
財(cái)務(wù)共享中心是通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,精簡(jiǎn)了企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu),減少了一些冗余重復(fù)的工作,提高了運(yùn)營(yíng)效率。例如,對(duì)有的企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),在未建立財(cái)務(wù)共享模式前,財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù)郵遞頻繁會(huì)導(dǎo)致快遞費(fèi)和郵費(fèi)的增加,但是隨著財(cái)務(wù)共享中心的建立,各類財(cái)務(wù)單據(jù)的傳遞可以通過(guò)財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)完成,減少了郵費(fèi)。同時(shí),與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理相比,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還有一個(gè)特點(diǎn):財(cái)務(wù)共享服務(wù)的提供是依靠電子設(shè)備和信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的,這有助于減少原來(lái)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中一些不必要的流程環(huán)節(jié),讓技術(shù)發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,代替了部分員工,減少了人力成本。
業(yè)財(cái)融合的概念是指企業(yè)集團(tuán)把財(cái)務(wù)工作與業(yè)務(wù)活動(dòng)聯(lián)系起來(lái)。業(yè)財(cái)融合對(duì)于企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō)具有極其重大的意義:第一,實(shí)施業(yè)財(cái)融合可以有效地監(jiān)督和控制業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展以及評(píng)估業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn),提升企業(yè)的管理水平;第二,業(yè)財(cái)融合可以把財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合,為企業(yè)決策制定者提供信息數(shù)據(jù)的支持。財(cái)務(wù)共享中心的建立可以把財(cái)務(wù)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門提供的信息進(jìn)行有效的整合,這種信息整合可以使得企業(yè)管理者在分析了各類財(cái)務(wù)報(bào)告并充分考慮了企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的實(shí)際需求上制定集團(tuán)的整體戰(zhàn)略。
以財(cái)務(wù)共享中心為依托,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)相互支持和配合,將相關(guān)的信息集中處理到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,為集團(tuán)內(nèi)部的有關(guān)人員和集團(tuán)外部的客戶提供有關(guān)的信息。如果沒(méi)有財(cái)務(wù)共享中心的支持,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)和戰(zhàn)略財(cái)務(wù)不能很好地融合,那么最終導(dǎo)致企業(yè)集團(tuán)的整體戰(zhàn)略將不能落到實(shí)處。同時(shí),財(cái)務(wù)共享中心的建立能夠?qū)⒏鱾€(gè)分支機(jī)構(gòu)的信息和資源進(jìn)行有效整合,加快了信息溝通的效率,提高了信息的質(zhì)量水平,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)狀況的整體把控和綜合分析,為管理者作出科學(xué)的戰(zhàn)略決策奠定基礎(chǔ)。
財(cái)務(wù)共享中心是將各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)核算體系抽離出來(lái),對(duì)其實(shí)施一種標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的管理,并且以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為依托,為各個(gè)子公司和部門在其權(quán)限范圍內(nèi)提供所需的信息。因此,財(cái)務(wù)共享中心的建立可以減少信息在各部門間傳遞的環(huán)節(jié),提高各子公司之間信息傳遞的效率,也有利于減少信息失真的程度,同時(shí)也提高了風(fēng)險(xiǎn)管控的水平,有效規(guī)避了各子公司和部門間職工的相互勾結(jié)和串通,提高了信息的透明度和真實(shí)性。
企業(yè)集團(tuán)通過(guò)建立財(cái)務(wù)共享中心,把原本分散于各個(gè)成員企業(yè)的資金、財(cái)務(wù)人員、設(shè)備等資源集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,實(shí)現(xiàn)資源的統(tǒng)一調(diào)配,提高這些資源的使用效率,保證企業(yè)集團(tuán)的盈利水平。其中,資金的利用效率是影響企業(yè)集團(tuán)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的核心要素,而財(cái)務(wù)共享中心的建立為企業(yè)集團(tuán)資金的有效運(yùn)作提供了一種保證。
首先,對(duì)于目前建立的財(cái)務(wù)共享中心,其財(cái)務(wù)人員最基本的工作是對(duì)各個(gè)分支機(jī)構(gòu)輸入到財(cái)務(wù)共享平臺(tái)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入審核,該工作內(nèi)容比較枯燥、創(chuàng)新機(jī)制不夠、升職空間很小、專業(yè)度也不強(qiáng),對(duì)于那些有明確職業(yè)規(guī)劃的員工來(lái)說(shuō),這在一定程度上會(huì)降低財(cái)務(wù)人員工作的積極性,最終可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心的工作人員辭職、跳槽,這不利于企業(yè)集團(tuán)的人才儲(chǔ)備。[1]其次,在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理思想下,企業(yè)的會(huì)計(jì)職能的發(fā)展一直是處于穩(wěn)定狀態(tài)的,但經(jīng)過(guò)了國(guó)家立法以及多輪會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的改革,目前與會(huì)計(jì)相關(guān)的知識(shí)和法律法規(guī)也在不斷地更新中,財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員也應(yīng)該學(xué)習(xí)最新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,但還是存在部分財(cái)務(wù)共享中心的會(huì)計(jì)人員忽視了對(duì)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的學(xué)習(xí)。最后,雖然現(xiàn)在很多企業(yè)集團(tuán)很重視業(yè)財(cái)融合的發(fā)展,但是其進(jìn)度還是比較緩慢的,財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)獨(dú)立的部門,身處其中的工作人員與其他業(yè)務(wù)部門的員工直接溝通比較少,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員無(wú)法針對(duì)具體業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)制定財(cái)務(wù)計(jì)劃。
首先,財(cái)務(wù)共享中心的建立離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展。但是,目前網(wǎng)絡(luò)病毒比較猖獗,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)對(duì)這些網(wǎng)絡(luò)病毒的能力不強(qiáng),并且財(cái)務(wù)共享中心的工作人員對(duì)信息保密的意識(shí)也比較薄弱,這不利于企業(yè)集團(tuán)信息安全的發(fā)展。其次,多數(shù)企業(yè)集團(tuán)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心時(shí)會(huì)用到ERP系統(tǒng),但是在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí),可能存在ERP信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)共享中心中的某些模塊不能很好地兼容等問(wèn)題。同時(shí),由于每個(gè)企業(yè)集團(tuán)的規(guī)模不同,涉及的業(yè)務(wù)活動(dòng)也更加傾向于多元化,所以標(biāo)準(zhǔn)化的ERP信息系統(tǒng)難以滿足各個(gè)集團(tuán)企業(yè)的“個(gè)性化”的需求。最后,對(duì)于部分企業(yè)集團(tuán)來(lái)說(shuō),在建立財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中存在著傳統(tǒng)架構(gòu)的時(shí)空壁壘的問(wèn)題,即由于時(shí)間和空間的限制,財(cái)務(wù)共享中心不能很好地把各個(gè)分支機(jī)構(gòu)和部門間的信息進(jìn)行匯總和整合,這會(huì)在一定程度上降低企業(yè)集團(tuán)運(yùn)營(yíng)的效率。
財(cái)務(wù)共享中心的建立有助于業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化,但是由于企業(yè)集團(tuán)內(nèi)外部環(huán)境的不斷變化,原有的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)流程可能不再適用于目前企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理體系。并且,企業(yè)集團(tuán)會(huì)隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展從而擴(kuò)大自己的業(yè)務(wù)范圍,但是不同業(yè)務(wù)的運(yùn)營(yíng)流程、環(huán)節(jié),管理標(biāo)準(zhǔn)也各不相同,這必然使得集團(tuán)企業(yè)在建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程的過(guò)程中花費(fèi)大量的人力和物力。因此,企業(yè)集團(tuán)要想建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程體系,就要有相應(yīng)的資金儲(chǔ)備。此外,集團(tuán)旗下各子公司管理人員的支持對(duì)于建立標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程也非常重要。
首先,針對(duì)前述提到的工作內(nèi)容枯燥、創(chuàng)新機(jī)制不夠、升職空間很小使得財(cái)務(wù)共享中心的工作人員積極性不高、容易導(dǎo)致離職和跳槽等問(wèn)題,企業(yè)集團(tuán)可以建設(shè)集團(tuán)內(nèi)財(cái)務(wù)人員的晉升機(jī)制——集團(tuán)內(nèi)部公開競(jìng)選優(yōu)秀的財(cái)務(wù)人員。在競(jìng)選優(yōu)秀財(cái)務(wù)人員的過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員可以自行報(bào)名,各個(gè)子公司財(cái)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人也可以推薦自己認(rèn)可的人選,然后由集團(tuán)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人員進(jìn)行面試,這有助于集團(tuán)總部的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)所面試的財(cái)務(wù)人員的學(xué)歷和工作經(jīng)歷等情況有一個(gè)直接的了解。其次,為了更新財(cái)務(wù)共享中心工作人員關(guān)于會(huì)計(jì)相關(guān)知識(shí)的貯備,企業(yè)集團(tuán)可以定期組織工作人員學(xué)習(xí)最新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,并且進(jìn)行考核,把考核的成績(jī)作為績(jī)效的一部分。最后,企業(yè)集團(tuán)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心工作人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng),鼓勵(lì)財(cái)務(wù)人員走出辦公室,和業(yè)務(wù)部門的員工交流溝通,使其對(duì)業(yè)務(wù)部門的運(yùn)作體系有一個(gè)比較詳細(xì)的了解,使得財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)更好地融合。
首先,信息安全對(duì)于企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展至關(guān)重要,因此,為了確保信息安全,企業(yè)集團(tuán)在構(gòu)建財(cái)務(wù)共享中心的過(guò)程中,可以運(yùn)用安全指數(shù)更高的ERP系統(tǒng),也要在系統(tǒng)中安裝殺毒軟件,以此來(lái)抵御黑客和病毒的入侵,同時(shí)也要設(shè)置合理的數(shù)據(jù)信息訪問(wèn)權(quán)限,防止重要信息泄露。其次,在前文的技術(shù)問(wèn)題中提到,目前的ERP系統(tǒng)不可能滿足各個(gè)企業(yè)集團(tuán)的“個(gè)性化需求”,因此,企業(yè)集團(tuán)可以成立專門的信息技術(shù)部門,專門研發(fā)符合本企業(yè)集團(tuán)規(guī)模和業(yè)務(wù)特征的信息系統(tǒng),使財(cái)務(wù)共享中心的建立能順利進(jìn)行。最后,針對(duì)企業(yè)集團(tuán)中傳統(tǒng)架構(gòu)的時(shí)空壁壘問(wèn)題,企業(yè)可以運(yùn)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。由于該技術(shù)具有隨時(shí)隨地在線共享的特征,其應(yīng)用有助于財(cái)務(wù)共享中心向各分支機(jī)構(gòu)收集和傳遞信息時(shí)突破時(shí)間和空間的限制,做到隨時(shí)隨地在線共享。
針對(duì)前文中提到的業(yè)務(wù)流程問(wèn)題,企業(yè)集團(tuán)要根據(jù)自己內(nèi)外部環(huán)境的變化,及時(shí)更新原有業(yè)務(wù)流程,使其與企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展?fàn)顩r相符。同時(shí),企業(yè)集團(tuán)也要對(duì)于業(yè)務(wù)流程中原來(lái)就存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析,修補(bǔ)其漏洞,做到防患于未然。由于大型企業(yè)集團(tuán)的快速發(fā)展,其行業(yè)的跨度較大,業(yè)務(wù)發(fā)展呈現(xiàn)多元化的特點(diǎn),標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程很難滿足企業(yè)集團(tuán)所有種類業(yè)務(wù)的信息化需求。因此,財(cái)務(wù)共享中心可以在梳理業(yè)務(wù)流程、統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,結(jié)合業(yè)務(wù)情況對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn)。[2]同時(shí),對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行改進(jìn),必須依靠強(qiáng)大的技術(shù)支撐,所以企業(yè)要加大對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)建立的投入,對(duì)此,企業(yè)可以成立專門的信息技術(shù)小組,加強(qiáng)對(duì)小組成員的專業(yè)培訓(xùn),不斷提高其專業(yè)素養(yǎng)。此外,強(qiáng)大的資金儲(chǔ)備對(duì)于企業(yè)集團(tuán)進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的改善也是必需的,企業(yè)可以事先提取一定比例的資金專用于業(yè)務(wù)流程的改善。
財(cái)務(wù)共享模式是大型集團(tuán)企業(yè)的必經(jīng)之路。財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)施有助于企業(yè)集團(tuán)高效發(fā)展,但是財(cái)務(wù)共享模式的建立不是一蹴而就的,在其建設(shè)過(guò)程中,必然會(huì)面臨各種困難,并且集團(tuán)企業(yè)的發(fā)展也會(huì)因此受阻。所以,企業(yè)集團(tuán)應(yīng)該集中精力努力去解決建設(shè)過(guò)程中遇到的各種難題,堅(jiān)定不移地建設(shè)財(cái)務(wù)共享模式,最終才能享受到財(cái)務(wù)共享模式給企業(yè)帶來(lái)的諸多好處。