新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化研究

文/張樹武（無棣縣供銷合作社聯(lián)合社）

供銷合作社，顧名思義指的是供應(yīng)和銷售合作部門單位，供銷合作社的創(chuàng)建及工作的開展，有助于協(xié)調(diào)、平衡供銷關(guān)系，維護(hù)供銷雙方的合法權(quán)益，并使供銷合作社業(yè)務(wù)活動規(guī)范、有序進(jìn)行，使城鄉(xiāng)物質(zhì)交流得到有效促進(jìn)。值得注意的是，對于縣供銷合作社來說，在管理工作開展期間，需重視檔案管理，并合理利用檔案信息資源，為縣供銷合作社其他相關(guān)工作的開展提供有效憑據(jù)[1]。

此外，新時期下，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字時代發(fā)展快速，且對檔案管理工作產(chǎn)生了較大的影響，使供銷合作社檔案管理工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理逐步轉(zhuǎn)向為電子化、智能化、數(shù)字化管理方向發(fā)展。

由此可見，從新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平全面提高角度考慮，本文圍繞“新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化”展開分析研究具備顯著的價值意義。

一、新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作開展的意義概述

供銷合作社的建立，需樹立為農(nóng)業(yè)、農(nóng)村、農(nóng)民服務(wù)的意識，重視成員社體制改革及機(jī)制創(chuàng)新的推進(jìn)，使供銷合作社成為農(nóng)業(yè)社會化服務(wù)的骨干力量。而這些目標(biāo)的實現(xiàn)，則有必要從管理工作著手。在供銷合作社相關(guān)管理工作開展期間，會產(chǎn)生大量的信息資料。考慮到管理工作能夠有據(jù)可依、有章可循，則需做好產(chǎn)生的大量信息資料的整理分析、匯總、存儲管理工作。與此同時，供銷合作社日常管理工作開展期間，難免會發(fā)生一些問題，為了相關(guān)問題能夠有效追溯，則需查閱相關(guān)問題涉及的相關(guān)信息資料。由此可見，供銷合作社相關(guān)檔案信息資料還能夠為檔案管理工作溯源提供有效支持[2]。此外，供銷合作社還涉及人事檔案，加強(qiáng)這方面檔案的數(shù)字化管理，則能夠了解社內(nèi)工作人員的實況，及時調(diào)整社內(nèi)工作人員工作方向，規(guī)范工作內(nèi)容，有助于供銷合作社整體工作質(zhì)量水平的提高。

總體而言，新時期下供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作的開展意義顯著，無論是對供銷合作社檔案管理工作質(zhì)量水平的提升，還是對供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平的提升，均具有顯著的價值作用。因此，需充分重視供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作的開展。

二、供銷合作社檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

雖然供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作開展的意義顯著，但是從現(xiàn)狀來看，此項管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。具體而言，主要問題如下：

（一）管理數(shù)字化意識有待提升

檔案管理數(shù)字化是一種新型管理理念，從現(xiàn)狀來看，供銷合作社方面對檔案管理數(shù)字化的意識還有待提升，具體表現(xiàn)為：一方面，受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理觀念的影響，供銷合作社檔案管理人員對檔案管理數(shù)字化方法、規(guī)范缺乏清晰的認(rèn)識，檔案信息資料收集、整理過于隨意，使得檔案管理工作流于形式，檔案管理數(shù)字化的規(guī)范性難以得到有效保證[3]。另一方面，由于檔案管理數(shù)字化意識不強(qiáng)，所整理存儲的檔案信息資源的完整性及真實性難以得到有效保證，這樣便會影響檔案數(shù)字化資源的后期開發(fā)利用，難以為供銷合作社相關(guān)工作的溯源提供有效支撐。由此可見，為了提高供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平，有必要重視供銷合作社相關(guān)工作人員檔案管理數(shù)字化意識的提升。

（二）資金投入不足，數(shù)字化設(shè)備缺少

任何單位的檔案管理工作均需要充足的建設(shè)資金作支撐，供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作也不例外。但從現(xiàn)狀來看，部分供銷合作社在檔案管理建設(shè)資金投入方面較為不足，尤其是縣級及以下供銷合作社，由于將管理工作重點放在供銷業(yè)務(wù)等工作當(dāng)中，對檔案管理工作缺乏足夠的重視，加上對檔案管理數(shù)字化的作用認(rèn)識不全，因此在檔案管理數(shù)字化設(shè)備購買引進(jìn)方面便缺少足夠的建設(shè)資金支持[4]。在檔案管理數(shù)字化設(shè)備缺少的情況下，檔案信息管理的可靠性及真實性便難以得到有效保障，進(jìn)而還會影響檔案信息資料的安全性，使供銷合作社檔案資料的價值難以充分發(fā)揮出來，使供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平難以得到有效提升。

（三）管理制度有待完善，存在數(shù)字化管理風(fēng)險

要想提高供銷合作社檔案管理工作的規(guī)范性，則需完善檔案管理制度，但從現(xiàn)狀來看，部分供銷合作社的檔案管理制度尚有待完善，具體表現(xiàn)為：其一，缺乏完善可行的檔案管理數(shù)字化工作制度流程，對供銷合作社檔案管理部門的工作要求及標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，使檔案管理數(shù)字化工作流于形式，缺乏實效性。其二，檔案管理數(shù)字化的管控機(jī)制不夠健全，對相關(guān)信息的來源難以準(zhǔn)確驗證，從而使供銷合作社檔案信息的可靠性受到影響，進(jìn)而影響檔案管理工作的安全性。此外，數(shù)字化管理是供銷合作社檔案管理工作至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)，在管理制度不夠完善的情況下，新時期下的計算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用缺乏規(guī)范性，易引發(fā)信息安全方面的問題，比如數(shù)字化管理系統(tǒng)遭受病毒感染、黑客入侵等，進(jìn)而使檔案數(shù)字化管理風(fēng)險加大，影響供銷合作社整體管理工作質(zhì)量水平。

（四）檔案管理工作人員素質(zhì)水平有待提高

在供銷合作社檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。但是，從現(xiàn)狀來看，部分供銷合作社檔案管理工作人員老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，對于新時期一些全新的管理理念及技術(shù)方法難以快速掌握，比如檔案數(shù)字化管理方法、計算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等[5]。與此同時，部分供銷合作社檔案管理人才引進(jìn)不足，在檔案管理工作人員素質(zhì)水平偏低的情況下，難以保證供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量的提升。由此可見，需認(rèn)清這一現(xiàn)狀問題，采取有效方法逐步提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平。

三、新時期供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作優(yōu)化措施分析

為了解決供銷合作社檔案管理工作現(xiàn)狀問題，需樹立數(shù)字化管理思想理念，進(jìn)一步落實有效的優(yōu)化措施。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，具體的優(yōu)化措施包括：

（一）提升檔案管理數(shù)字化意識

新時期背景下，在提升供銷合作社相關(guān)工作人員檔案管理數(shù)字化意識水平的基礎(chǔ)上，保證供銷合作社檔案管理工作整體質(zhì)量水平的提高。因此，一方面需通過新興媒體平臺，宣傳檔案管理數(shù)字化的意義、價值作用，比如微信公眾號平臺、微博自媒體平臺、抖音自媒體平臺等，使相關(guān)工作人員認(rèn)識到開展檔案管理數(shù)字化工作的重要性。另一方面，規(guī)范供銷合作社檔案信息資料收集、整理工作流程，針對整理存儲的檔案信息資源加強(qiáng)管理，保證其完整性及真實性。此外，根據(jù)供銷合作社相關(guān)部門日常工作需求，按照權(quán)限合理檢索、瀏覽查閱、下載利用相關(guān)數(shù)字化檔案，使供銷合作社檔案信息資源的利用價值得到有效提高。

（二）投入充足的資金，完善檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備

供銷合作社檔案管理工作的開展，需要充足的建設(shè)資金的支持，因此需投入充足的資金，購買引進(jìn)數(shù)量充足、性能質(zhì)量優(yōu)良的檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，滿足供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)的需求[6]。與此同時，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備定期維護(hù)保養(yǎng)，淘汰老舊的硬件設(shè)備，并及時更新計算機(jī)系統(tǒng)程序，使檔案管理數(shù)字化工作質(zhì)量水平得到有效提升。此外，還有必要把部分資金用于吸收及借鑒優(yōu)秀管理經(jīng)驗方面，加強(qiáng)與其他供銷合作社之間的溝通交流、合作，重視資源的轉(zhuǎn)換與共享，在構(gòu)建完善的區(qū)域供銷合作社檔案管理數(shù)字化體系的基礎(chǔ)上，使各級供銷合作社的檔案管理數(shù)字化利用率得到全面提高。

（三）完善檔案管理制度，構(gòu)建數(shù)字化管理安全系統(tǒng)

制度的完善，有助于提高管理工作的規(guī)范性及嚴(yán)謹(jǐn)性。因此，在供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作開展期間，需完善檔案管理制度。一方面，健全檔案管理數(shù)字化工作制度流程，明確檔案管理部門的檔案管理工作要求及標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的實效性。另一方面，完善檔案管理數(shù)字化管控機(jī)制，明確檔案信息資源來源渠道，確保各項檔案信息數(shù)據(jù)有據(jù)可依、有章可循。此外，構(gòu)建數(shù)字化管理安全系統(tǒng)，合理利用信息技術(shù)，使系統(tǒng)的光纖和磁盤陣列能夠有效連接，進(jìn)而提高系統(tǒng)的性能及安全性。同時，采取擴(kuò)展模塊應(yīng)用的方式，使系統(tǒng)存儲容量得到有效擴(kuò)充，在存儲系統(tǒng)具備良好的可拓展性的基礎(chǔ)上，使在線擴(kuò)容功能有效發(fā)揮出來，并提升系統(tǒng)保護(hù)檔案信息資源的能力。當(dāng)然，還有必要合理利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等，使供銷合作社檔案管理系統(tǒng)的整體安全性得到有效提升，并實現(xiàn)信息資源高效利用的目標(biāo)。

（四）提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平

如前所述，檔案管理工作人員在檔案管理工作中的作用顯著，因此從提升供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)質(zhì)量水平角度考慮，提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平刻不容緩。一方面，供銷合作社領(lǐng)導(dǎo)者需引導(dǎo)檔案管理人員加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，重視檔案管理數(shù)字化方面專業(yè)理論知識、實踐管理方法技巧的學(xué)習(xí)，掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，從而滿足檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的需求[7-8]。另一方面，供銷合作社需提供檔案管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會及平臺，通過定期培訓(xùn)，提升檔案管理人員管理知識能力及實踐技巧水平，從而將所需知識有效應(yīng)用到供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中。此外，還有必要重視新型復(fù)合專業(yè)檔案管理人才的招聘引進(jìn)，滿足供銷合作社檔案管理工作對現(xiàn)代化人才的需求，崗前培訓(xùn)與入崗后培訓(xùn)并重，減少供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的失誤和風(fēng)險，全面提高檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量及安全性水平。

四、結(jié)語

綜上所述，新時期背景下，開展供銷合作社檔案管理數(shù)字化工作意義顯著，但是現(xiàn)狀仍存在一些較為明顯的問題。因此，需提升合作社相關(guān)人員檔案管理數(shù)字化意識，通過投入充足的資金，逐步完善檔案管理數(shù)字化設(shè)施設(shè)備；同時，完善檔案管理制度，并構(gòu)建數(shù)字化安全系統(tǒng)，減少數(shù)字化管理風(fēng)險點。此外，還有必要提高檔案管理工作人員綜合素質(zhì)水平等。總之，相信從以上方面進(jìn)行改進(jìn)，供銷合作社檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作質(zhì)量水平將能夠得到全面提高，進(jìn)一步為供銷合作社事業(yè)的穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。