高職院校檔案管理工作中常見的問題與解決對策

焦丹瓊

（北京農業職業學院機電工程學院，北京 102208）

在市場經濟的推動下，高職院校的辦學規模和辦學質量也逐漸地提升。而新的發展環境也極大地豐富了高職院校的工作，使得高職院校在檔案管理工作中需要整理和管理的檔案逐漸地變得繁雜，對檔案管理工作造成了極大的困擾［1］。讓高職院校檔案管理工作實現現代化、信息化建設是當前高職院校普遍采取的一種策略，通過對檔案管理工作的信息化，提升檔案管理工作的工作效率和質量，使之能夠發揮出足夠的價值。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

檔案管理工作是現代高職院校在建設和發展過程中的根本，其中涉及高職院校在教學、科研以及管理等多方面的內容，加強對檔案管理工作的重視是高職院校在建設和發展的過程中無法忽視的重要問題。

（一）促進學校教育改革和發展的需要

對于高職院校的建設和發展而言，加強對檔案管理工作的重視，也是為學校教育改革和發展提供必要的數據支撐［2］。高職院校檔案管理工作并不只是單純地將學校在建設和發展過程中的各種數據信息進行收集和歸納，而是要將各種有效信息進行科學地收集、整理、分析和運用，并將其運用到學校的建設和發展中，讓各種檔案信息發揮出應有的價值，讓高職院校建設和發展的過程變得更加的科學和合理，實現高職院校整體的現代化建設。

（二）促進學校檔案信息高效運用的需要

高職院校檔案管理工作需要對學校運營過程中在教學、科研以及管理等多方面信息進行收集和管理，幾乎包含了高職院校在建設和發展過程中的所有有效信息，能夠對學校的建設和發展起到良好的促進作用。在新時代的背景下，各大高職院校將檔案管理工作的現代化、信息化建設作為了檔案管理工作建設的目標。在現代化、信息化的加持下，讓高職院校可以對當前的檔案管理模式進行創新，讓高職工作更加高效地處理和分析各種檔案信息，可以在最大限度上滿足高職院校對學校檔案管理工作的需求，促進高職院校的建設和發展［3］。

（三）促進學校檔案管理工作轉型發展的需要

時代是進步的、發展的，為了讓高職院校檔案管理工作可以長久的、持續體現出自身在高職院校建設和發展中的價值。高職院校檔案管理工作也應當順應時代發展的潮流，緊跟時代發展的步伐，不斷加強對高職院校檔案管理工作的重視，促使其能夠實現轉型發展。只有高職院校在建設和發展的過程讓檔案管理工作始終都能夠緊跟時代發展的潮流，才能讓檔案管理工作不斷進行轉型發展，滿足高職院校建設和發展的需求。

二、高職院校檔案管理工作中常見的問題

為了確保高職院校建設和發展的質量，高職院校將檔案管理工作的現代化、信息化建設作為了檔案管理工作的建設目標，經過多年建設和發展，我國高職院校在檔案管理工作信息化建設方面已經取得了一定的成就，但仍然存在一些不足，對我國高職院校檔案管理工作的建設造成了消極影響。

（一）檔案管理工作模式更新不及時

傳統的檔案管理工作模式已經無法滿足當前高職院校建設和發展的需求，因此，在實現高職院校檔案管理工作的現代化和信息化建設的進程中，檔案管理工作必須引進和創新工作模式，來滿足高職院校實際發展的需求。但對我國大部分高職院校檔案管理工作的建設現狀進行分析時發現，雖然檔案管理工作在信息化建設層面已經初具成效，但是這種成效基本上都只是停留在軟硬件設備上，缺乏對工作模式的創新，難以讓檔案管理工作發揮出更大的價值。具體體現在以下三個方面。首先，對檔案管理工作的認知依然只停留在傳統工作模式中。雖然正在加強檔案管理的現代化建設，但是部分高職院校的檔案管理工作依然以檔案信息收集、整理和歸檔為主，主要的工作和服務模式依然只是日常保管和提供借閱，體現不出現代化建設的價值和意義。第二，檔案管理工作規范程度不足，在當前社會背景下，社會對于高職院校的建設和發展提出了更高的要求，而檔案管理工作作為高職院校建設工作的重要組成部分，需要檔案管理工作為其提供更為高效、科學的工作服務，但是受限于檔案管理工作的規范程度，導致部分工作人員無法及時、有效地進行相關檔案的調取，嚴重影響其正常的工作。第三，對檔案信息的運用程度較低。隨著社會發展的需要，檔案管理工作對高職院校決策和發展的影響越來越大，檔案管理工作人員必須對檔案信息進行深層次的分析，為學校提供更加科學的數據資料。但是相關工作人員的綜合水平和思想觀念的束縛，導致其在工作中缺乏對檔案信息進行深度挖掘的積極性，無法為高職院校提供更為科學的數據支撐。

（二）檔案管理工作者綜合水平不足

檔案管理工作者的綜合水平是影響高職院校檔案管理工作質量的重要因素，高職院校將一些文化素養較低的工作人員安排到工作崗位中，檔案管理人員真實的水平與實際的工作崗位需求不匹配，難以滿足檔案管理工作現代化建設的需求。而部分高職院校在檔案管理工作中，大量引入兼職人員，導致檔案管理工作被迫地停留在檔案的收集、整理以及歸納等初級階段，無法讓檔案管理工作在高職院校的建設和發展中體現出更大的教學價值成為必然，嚴重阻礙了高職院校的建設和發展。

（三）檔案管理信息化程度低

雖然部分高職院校在學校建設和發展的過程中將檔案管理的信息化建設作為學校發展的一個重要建設內容，但這種重視幾乎只是停留在形式上面，并未落實到實際工作中，令檔案管理工作的信息化程度始終無法有效提升，更無法令檔案管理工作在高職院校的建設和發展中發揮出更大的價值［4］。具體表現在高職院校信息檔案管理工作的軟硬件設備的建設不足、相關工作人員的信息化水平較低以及檔案管理工作的規范化、科學化的程度不足等。這些問題都嚴重影響著檔案管理工作實際的建設質量和水平。

三、提升高職院校檔案管理工作質量的策略

對于高職院校檔案管理工作而言，要有效地解決高職院校檔案管理工作中存在的不足，檔案管理工作者就需要從現代檔案管理工作建設的基礎條件進行考慮。從科學的管理理念和機制、數據信息的收集和整理以及設備技術等條件進行思考，提升高職院校建設和發展的整體水平。

（一）及時引入先進的管理模式

及時地引入先進的管理模式是當前高職院校在檔案管理工作建設中應當采取的重要措施，要借助先進的管理模式讓檔案管理工作發揮出應有的價值。為此，高職院校可以從以下角度進行分析，以此來提升高職院校檔案管理工作的建設效果。第一，重視對各種檔案信息深度挖掘和利用的工作。對于高職院校的建設和發展而言，高職院校檔案信息中蘊含著豐富的工作參考價值，學校在開展各項工作時，可以在檔案信息中找到相似的數據信息，并以此為指導進行高效地工作，提升工作效果和質量。第二，重視相關工作人員工作制度和內容的創新，在傳統檔案管理工作的工作模式下，相關工作人員的工作主要以數據信息的收集、整理和歸納為主，未能對各種數據信息進行深度地挖掘。為此，高職院校可以創新相關工作人員的工作內容，引導檔案管理工作人員對工作內容進行深度的創新，讓檔案管理工作在高職院校建設和發展中體現出更大的價值。

（二）實現高職院校檔案管理的規范化建設

為了有效解決當前高職院校檔案管理工作中存在的問題，提升高職院校檔案管理工作的建設水平，促進高職院校各項檔案信息的運用效果和運用效率。為此，高職院校可以從以下角度進行思考。第一，創新檔案管理的管理方式，為了應對新的發展形式，高職院校在建設和發展的過程中必須要有更加先進的檔案管理方式以滿足高職院校建設和發展的需求，方便高職院校各部門及時有效的調取檔案信息。第二，推動檔案管理工作模式的標準化、規范化建設，引導檔案管理工作朝著科學化、規范化和有效化的方向進行發展，將所有的檔案信息都置于一套完整的，標準化的檔案管理工作要求中。

（三）提升高職院校設備技術等條件

對于高職院校的建設和發展而言，設備技術等條件是檔案管理工作的基礎。高職院校檔案管理工作建設人員應當加強對設備技術等條件的建設，為解決各種檔案管理工作中存在的問題打下基礎。高職院校相關工作人員可以從設備技術和專業人才隊伍兩個層面進行考慮，全面提升檔案管理工作的質量和效果。首先，在設備技術方面，相關的工作人員除了要及時地引入先進的工作軟硬件設備之外，還要注意對先進工作技術地的引入，全方面地提升檔案管理工作的質量。在檔案管理工作專業人才建設方面，要加強對檔案管理人才的引入和檔案管理人員的培訓，幫助檔案管理工作人員完成專業素養的提升，為高職院校檔案管理工作質量和效果的提升打下基礎。

四、總結

在新的歷史時期，高職院校檔案管理工作應當以實現檔案管理工作的現代化和信息化為目標，提升相關工作人員的工作素質，積極引入新的管理技術和管理模式，針對檔案管理工作中存在的不足采取針對性的措施，實現對檔案管理工作全方面、多層次的更新和升級，讓檔案管理工作可以在高職院校的建設和發展中發揮出更大的作用和價值。