改善人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的路徑

楊雪嬌

（長(zhǎng)白山保護(hù)開發(fā)區(qū)就業(yè)服務(wù)中心，吉林 安圖 133613）

檔案的管理是我國(guó)檔案事業(yè)中的重要組成內(nèi)容，隨著科技水平的快速發(fā)展，各行各業(yè)的工作效率較之前有了很大的提高，檔案管理工作同樣如此，在科學(xué)化的管理背景下，需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變、促使檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)[1]。為了適應(yīng)時(shí)代及社會(huì)發(fā)展的需求，檔案管理人員需要提高檔案管理的水平。通過對(duì)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作提高的路徑開展探討，利于改善檔案管理團(tuán)隊(duì)的效率、實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化與現(xiàn)代化[2]。結(jié)合筆者實(shí)際，對(duì)目前我國(guó)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作中的問題、改善的途徑予以探討分析。

一、當(dāng)前我國(guó)人才交流服務(wù)中心檔案管理工作中面臨的問題分析

（一）重管理輕服務(wù)、管理技術(shù)水平低

人才交流服務(wù)中心的崗位職責(zé)即為開展人才服務(wù)，目的即為搭建好橋梁用于企事業(yè)單位與人才、人才與市場(chǎng)之間更好地進(jìn)行交流。但是實(shí)際工作中一些人才交流服務(wù)中心的定位還不夠正確，在自身職責(zé)方面未建立起清晰的認(rèn)知，僅僅認(rèn)為自身就是管理檔案的場(chǎng)所，屬于被動(dòng)式的管理，而針對(duì)企事業(yè)單位針對(duì)人才方面的實(shí)際需求則未給予重視，有關(guān)服務(wù)的方式、北榮等方面未開展相關(guān)的研究，難以當(dāng)人才檔案的價(jià)值充分地發(fā)揮出來[3]。

隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，檔案管理中信息技術(shù)的作用也越來越明顯[1]。有的人才交流服務(wù)中心存在觀念落后、資金不足等，檔案管理的設(shè)備比較落后，自動(dòng)除濕機(jī)、智能密集架、自動(dòng)滅火系統(tǒng)等先進(jìn)的設(shè)備建設(shè)滯后，檔案的很多環(huán)節(jié)工作還保持多年前的人工方式，如檔案的手機(jī)、整理、分類、保存等；一檔案管理人員中不少信息技術(shù)的專業(yè)背景缺乏，信息技術(shù)掌握力度不夠，即使有些是信息技術(shù)相關(guān)專業(yè)畢業(yè)，但是在快速更替的信息化技術(shù)背景下，往往其掌握的技術(shù)也難以及時(shí)更新[2]。

（二）檔案管理不規(guī)范、模式落后

人才交流服務(wù)中心內(nèi)有大量的檔案，內(nèi)容繁雜、類型多樣，也經(jīng)常會(huì)有棄檔、漏檔、篡改等現(xiàn)象，尤其是流轉(zhuǎn)檔案時(shí)遺漏等問題易發(fā)。一般人才交流服務(wù)中心內(nèi)保管的檔案資料中涉及到很多的個(gè)人隱私信息，泄露后可能會(huì)對(duì)個(gè)人、就業(yè)的單位產(chǎn)生一定的損失[1]。此外，由于檔案管理的流程繁多，混亂中可能會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員未按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施、操作違規(guī)等的出現(xiàn)，對(duì)人才交流服務(wù)中心內(nèi)檔案管理的規(guī)范化帶來了不利的影響。如對(duì)于學(xué)生的檔案，人才交流服務(wù)中心有的人員在接受檔案時(shí)責(zé)任心不強(qiáng)，僅簡(jiǎn)答地編號(hào)，導(dǎo)致后期開展檔案信息的查詢時(shí)難度很大，且及時(shí)能夠查詢到可能整體也比較模式，難以提高檔案服務(wù)工作的質(zhì)量[1]。

當(dāng)前隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息技術(shù)發(fā)展的水平也不斷提高，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的范圍及深度逐步加深，應(yīng)用于檔案管理中也可以很好地提高效率。受到多種因素的影響，人才交流服務(wù)中心在檔案管理中國(guó)仍然選擇落后的人工模式，在當(dāng)前檔案資料的數(shù)量及種類不斷增加的情況下，工作人員的工作量大大增加、檔案管理的效率也有所降低。此外，學(xué)校在專業(yè)類型方面的差異導(dǎo)致人才分類方面有所不同，人才交流服務(wù)中心檔案管理中分類工作也面臨著困惑，導(dǎo)致查詢的結(jié)構(gòu)精準(zhǔn)度不夠，無(wú)法提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息。

（三）檔案管理人員的專業(yè)性差，人才供應(yīng)不足

目前人才交流服務(wù)中心的檔案管理部門內(nèi)人員的專業(yè)能力存在很大的差異，導(dǎo)致檔案管理工作實(shí)施的效果存在差異性。有的人員自身職業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)、責(zé)任心差、崗位技能水平低，工作中態(tài)度消極、比較懶散，對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，在檔案管理知識(shí)欠缺的情況下其檔案管理工作的效率不高，不適合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，阻礙了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（四）檔案管理信息化建設(shè)不完善

各行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢(shì)主要趨向于信息化的發(fā)展，因此要重視信息化的建設(shè)，確保其管理效率的提高。目前人才交流服務(wù)中心在檔案管理中信息化建設(shè)不完善，如標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息化軟件建設(shè)滯后、現(xiàn)代化設(shè)備未及時(shí)更新等，不利于檔案信息化建設(shè)的順利開展、增加了其安全隱患。檔案管理人員自身在信息化水平的提高方面還面臨著不足，尤其是面臨著檔案管理先進(jìn)設(shè)備更加大型化、復(fù)雜化的背景下，對(duì)提高檔案管理的水平不利[3]。

二、改善人才交流服務(wù)中心檔案管理工作的路徑

（一）轉(zhuǎn)變管理為服務(wù)，提高服務(wù)水平

對(duì)于人才交流中心來說，其工作應(yīng)該是轉(zhuǎn)變以往的落后理念：重管理、輕服務(wù)，將自身的定位轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)者”[2]。在檔案管理工作中結(jié)合服務(wù)對(duì)象的需求等開展針對(duì)性的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容、方式的不斷豐富化，促使附加值不斷提高。服務(wù)上提高精細(xì)程度，促使檔案可以在企事業(yè)單位、人才交流中心之間實(shí)現(xiàn)自由流轉(zhuǎn)，將人才檔案的真正價(jià)值充分地發(fā)揮出來。結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的實(shí)際，就檔案管理的服務(wù)及時(shí)進(jìn)行不斷的轉(zhuǎn)化，確保運(yùn)行機(jī)制實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、市場(chǎng)化。人才交流中心要結(jié)合現(xiàn)有檔案市場(chǎng)上的各類資源，促使人才檔案管理的市場(chǎng)化、不斷地實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的拓展，如，將檔案服務(wù)的內(nèi)容逐漸擴(kuò)展到注冊(cè)資格審查、人才測(cè)評(píng)等方面，推進(jìn)多元化、豐富化的檔案管理業(yè)務(wù)，為人才的管理提供檔案方面的支持[3]。

（二）強(qiáng)化社會(huì)和個(gè)人的檔案意識(shí)，對(duì)相關(guān)管理制度體系予以強(qiáng)化

當(dāng)前我國(guó)的就業(yè)面臨著嚴(yán)峻的形勢(shì)，有的為了在就業(yè)中提高自身競(jìng)爭(zhēng)的優(yōu)勢(shì)，可能會(huì)通過開虛假證明等方式，甚至一些院校為了在就業(yè)率方面取得更好的數(shù)據(jù)，可能會(huì)在優(yōu)秀學(xué)生比例方面加大比例，且在社會(huì)活動(dòng)方面不斷加大投入，為學(xué)生獲獎(jiǎng)創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)，因此有的證書并不能真正地將人才實(shí)力充分體現(xiàn)出來。因此社會(huì)、個(gè)人要在檔案信息中堅(jiān)持事實(shí)就是的原則、確保檔案的真實(shí)可靠。對(duì)檔案的重要性必須加大宣傳，提高檔案意識(shí)[2]。

檔案管理工作的規(guī)范需要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行不斷的完善。隨著檔案工作的不斷發(fā)展，其面臨著的內(nèi)外環(huán)境也隨之不斷地變化，現(xiàn)有的人才交流服務(wù)中心內(nèi)檔案管理制度的滯后性逐漸體現(xiàn)出來，與當(dāng)前檔案管理的新要求不相適應(yīng)。因此人才交流服務(wù)中心要結(jié)合社會(huì)實(shí)際發(fā)展需求與時(shí)俱進(jìn)、規(guī)范化地開展檔案的管理，對(duì)檔案的動(dòng)態(tài)變化情況予以及時(shí)的關(guān)注，在檔案管理制度的完善方面不斷地提高信息化、現(xiàn)代化管理的水平，為順利開展檔案管理提供保障。為了將檔案管理制度的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，迫切需要對(duì)責(zé)任追究機(jī)制進(jìn)行不斷的健全，工作人員要對(duì)檔案信息的重要性予以充分的認(rèn)識(shí)，不斷結(jié)合崗位職責(zé)提升工作的效率，嚴(yán)格按照工作的流程開展工作，確保檔案管理中避免出現(xiàn)失誤。一旦檔案管理中出現(xiàn)了失職等行為，要查明原因、按照規(guī)章制度嚴(yán)厲追究，不斷提高檔案管理的規(guī)范化程度[1]。

（三）對(duì)現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的構(gòu)建，重視檔案信息安全建設(shè)

當(dāng)前物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)等多種高新技術(shù)得到了快速的發(fā)展，檔案管理工作中也逐漸引入了信息化系統(tǒng)。各人才交流服務(wù)中心可結(jié)合自身的實(shí)際情況，不斷引入新技術(shù)，提高對(duì)互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的靈活運(yùn)用程度，以不斷完善檔案信息管理系統(tǒng)、確保其層次分明[1]。在現(xiàn)代化的檔案信息管理系統(tǒng)中通過引用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，有機(jī)地結(jié)合數(shù)據(jù)、技術(shù)、應(yīng)用等多個(gè)層面的平臺(tái)，并將檔案的收集、分類、整理、保存、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作納入到此平臺(tái)中，確保各個(gè)環(huán)節(jié)銜接的無(wú)縫化，提高檔案管理人員的工作效率、確保檔案信息提取的高效化。需要注意的是，人才交流服務(wù)中心在進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)的構(gòu)建時(shí)需要在信息安全管理方面加大力度，結(jié)合當(dāng)前先進(jìn)的防火墻技術(shù)等，為檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定、安全運(yùn)行提供保障，防止檔案信息發(fā)生泄漏及被篡改等問題。

（四）對(duì)人才交流服務(wù)中心人員加大專業(yè)技能方面的培訓(xùn)力度

人才交流中心的檔案管理人員在工作中要保持與時(shí)俱進(jìn)的積極性，重視學(xué)習(xí)、不斷提高自身的專業(yè)能力，掌握先進(jìn)的檔案管理方面相關(guān)技術(shù)，可先鼓勵(lì)一部分接受能力強(qiáng)的管理人員先接受培訓(xùn)，之后逐漸在人才交流中心內(nèi)部逐漸推廣，提高檔案管理的整體水平；還可結(jié)合當(dāng)前盛行的微信等各種通訊APP 軟件，通過微信、微博等平臺(tái)進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作技術(shù)的宣傳、培訓(xùn)。為了提高廣大檔案管理人員的工作積極性、提高服務(wù)的水平，人才交流服務(wù)中心可建立起適合的獎(jiǎng)懲機(jī)制，將檔案管理人員的服務(wù)水平、服務(wù)效率等納入到其職務(wù)晉升、年終考核的指標(biāo)中，對(duì)檔案管理人員起到督促的效果[2]。

（五）檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)還需要依托于社會(huì)化環(huán)境

以點(diǎn)代面，對(duì)檔案管理的社會(huì)化服務(wù)功能予以完善。檔案的管理需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，在確保工作扎實(shí)開展的基礎(chǔ)上，不斷推進(jìn)檔案管理服務(wù)水平，確保其更加的高效、便利。除此之外，還要對(duì)檔案服務(wù)管理的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合企業(yè)、人才兩方面的具體要求、在溝通交流方面創(chuàng)造有利條件，采取智能化的匹配。如在個(gè)人的檔案中增加一些具有較強(qiáng)專業(yè)性的指標(biāo)，如技術(shù)檔案、業(yè)績(jī)檔案等，更好地滿足企業(yè)在用人方面的需求。檔案管理中要充分以政策作為導(dǎo)向，就管理的社會(huì)化予以充分的落實(shí)。在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型背景下，企事業(yè)單位對(duì)人才的選擇機(jī)制上變化較之前有非常大的變化，更加傾向于選擇綜合能力強(qiáng)的復(fù)合型、多元化人才。基于此，人才交流服務(wù)中心要順利這一趨勢(shì)的變化，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理機(jī)制進(jìn)行改革、針對(duì)性開展檔案的管理，以更好地凸顯出人才的特性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的需求及對(duì)應(yīng)人才的更好匹配。