淺談基層單位檔案工作存在的問題及對策

劉富軍

（內蒙古托克托縣新營子鎮人民政府，內蒙古 新營子 010200）

基層單位檔案能夠在一定程度上反映出基層的經濟發展，因此，對基層單位的發展起到了至關重要的作用。努力做好基層單位檔案工作，充分發揮其職能，有助于基層單位順利開展相關工作。但就目前的基層單位檔案工作而言，還存在比較多的問題，其嚴重抑制了基層單位檔案工作的有效開展。在經濟社會不斷發展的背景下，應當采用更加有效的手段和方法加強基層單位檔案工作。

一、基層檔案工作的意義

基層檔案工作的順利開展能夠使檔案不被損壞，保證檔案的完整真實，并在日后的工作開展中充分地體現出其中的價值。自古以來，我國就具有編撰檔案的傳統，而后經過時代的變遷，將傳統的檔案編寫與現代化技術相結合，從而形成基層檔案，因此基層檔案也能夠充分的映射出我國的發展歷史。檔案工作具有服務性的屬性，基層單位開展各項基本工作都與檔案具有密切的關系，為基層單位的工作開展提供重要依據。基層單位若能將檔案工作進行完善就能夠使當地的經濟效益更進一步，加快社會的發展進程[1]。

二、基層單位檔案工作的內容

基層單位的檔案工作不同于其他企業的檔案工作，基層檔案主要服務于國家，其中的檔案信息能夠影響國家的相關政策。同時國家也會根據基層檔案中的信息實施各項決策，保證決策具有一定的權威性。基層單位開展檔案工作主要包含四項基本內容目標：①采集。檔案工作即檔案管理，其中最主要的環節就是收集相關的數據資料，并要保證資料的有效性和真實性。相關基層檔案工作人員在收集資料時的需要將采集到的資料進行有序的歸納并對資料的規格大小進行檢查，同時也要梳理清各資料之間的聯系，并對已形成的檔案進行全面的檢查，最后，針對相對特殊的檔案資料進行統一保管。在檢查檔案信息時，若發現檔案信息并不符合規定的檔案給予退檔[2]。②歸納。基層單位的工作發展時間較久，其中的基層檔案數量過多，種類也較為繁雜，對檔案管理人員的收納整理提出了難度。因此，基層單位在管理的過程中，應根據當地的實際情況對檔案進行歸納。③存放。基層檔案的發展歷史較久，其中記載著許多發展歷史，具有一定的歷史價值和文化價值。因此，檔案的存放方式決定檔案中的信息安全。針對紙質檔案基層單位需要注意干燥，防止檔案受潮，同時要避免檔案丟失和損毀的現象。而隨著我國科學技術的不斷進步，電子檔案也廣泛應用于基層單位檔案工作，相關的管理人員應注重對計算機系統進行維護，防止病毒入侵，導致檔案資料數據受損。④應用。基層檔案具有充足的利用價值，通過對檔案數據的分析為基層單位的工作開展提供有效的工作支持，這屬于檔案的基礎價值。通過對檔案進行深入的分析研究，從而對今后的基層工作發展進行規劃，這屬于檔案的深度價值。比如基礎價值是基層單位評判員工是否能夠進行職稱的評選，可以通過查閱該員工的人事檔案資料判斷其是否具備評選資格。深度價值就是基層單位通過對以往的資料進行分析研究，尋找其中的不足并加以改善。

三、基層單位檔案工作中存在的問題

（一）檔案工作人員的綜合素質水平不高

基層檔案工作人員受我國傳統意識的影響，致使自身的工作理念無法順應時代的發展，滿足現階段的檔案管理工作要求，對信息技術的利用能力不足，這就導致基層檔案管理工作開展困難。同時基層單位對檔案管理工作的認識程度的不夠，以至于單位內部檔案管理工作人員稀少，甚至出現其他部門人員兼職檔案工作的現象，這就致使檔案工作人員的綜合素質水平有高有低，難以對檔案進行有效的管理。檔案工作人員由于單位對其不夠重視，時常會出現消極怠工的現象，缺乏對檔案工作的熱情。檔案工作并不是將檔案進行有序的歸納整理就可以，而是要對檔案進行保護和看管，并對檔案中的信息進行檢查，這也對檔案工作人員的業務能力提出了挑戰[3]。

（二）檔案工作的重視程度不夠

基層單位對于檔案管理工作的重視程度并不足，以至于其無法對檔案工作提供相應的政策支持，導致基層檔案工作缺乏完善的管理制度，不能對工作人員進行有效的約束。檔案工作在基層單位的地位不高，大部分領導對檔案工作并沒有準確的認識，使檔案工作的管理過于寬松，這在一定程度上抑制了基層單位檔案工作的開展。基層單位在進行任務分配時，也常常忽略對檔案工作派發任務要求，不會將檔案工作納入基層的發展規劃當中。同時相關的檔案工作人員大多都是臨時工或者快要退休的工作人員，以至于檔案工作的人員流動性較強，這并不利于檔案工作的持續發展。

（三）檔案工作數字化設備不完善

基層單位的檔案工作仍然受傳統觀念的影響，只注重基本的工作內容，諸如查閱功能、檔案數量等，并不能充分地體現出其利用價值。在實際的工作當中，對檔案的查閱次數也較少，并不重視檔案內儲存的信息，這就致使基層單位的工作中部分問題無法得到充分的解決。伴隨我國科學技術不斷發展，信息技術也廣泛應用于檔案工作當中，但基層單位并不能很好將信息技術與檔案工作進行結合，對數字化設備的資金投入不足，導致檔案信息在網絡平臺中的儲備雜亂，缺乏秩序性。

（四）檔案工作缺乏科學的管理

基層單位中富含較多的檔案資源，并且隨著時間地發展檔案數量也不斷增加，這就致使檔案工作人員的管理壓力增大，從而降低檔案工作的效率。但基層單位的檔案工作意識薄弱，并沒有建立相應的管理制度，對檔案的使用標準、資料規格并未制定標準，這就導致儲存的檔案資源信息并不可靠，不能為基層單位開展的工作提供正確的數據支持，檔案工作缺乏科學的管理會導致檔案失去原有的價值。紙質檔案經過長時間的反復翻閱和存放，會出現一定的破損和發霉受潮的情況，針對這一現象，基層單位也并未制定明確的解決措施，致使一部檔案受到損壞，無法繼續對其進行利用，造成基層單位的文化損失。

四、基層單位檔案工作的對策

（一）提升檔案工作人員的綜合素質水平

基層單位若想做好檔案工作，專業的檔案人才是工作能夠順利開展的關鍵所在。因此，檔案工作人員應明確自身的工作職責，意識到檔案工作對基層單位的重要性，從而提升自身的綜合素質水平。基層單位應定期對檔案工作人員進行相關的管理培訓，提高工作人員的業務能力，使其能夠充分的利用信息技術對檔案進行管理，并端正自身的工作態度，樹立積極的工作心態。同時在培訓完成后，基層單位應制定科學的考核制度，以便于觀察檔案工作人員的學習效果。基層單位可面向社會招聘相應的檔案管理人才，通過層層考核，從中選擇出適配于基層單位發展需求的技術性人才，為檔案管理團隊注入新鮮血液，提升整體的綜合素質水平。基層單位也可舉辦內部交流活動，促進員工之間的溝通交流，使其能夠在對方的實踐中吸取經驗教訓，從而強化自身的檔案工作能力。基層單位應讓專業的檔案工作人員對檔案進行管理，以便于檔案中記錄的信息能夠更加的真實可靠，從而前面提升檔案的管理質量[4]。

（二）加強對檔案工作的重視程度

基層單位內的檔案工作是否能夠充分發揮出自身的價值取決于其對檔案管理的效果，因此，應加強領導對檔案工作的重視程度，并提升檔案工作在基層單位中的地位，將其納入單位的年終測評，并對其下發相應的任務標準。同時基層單位應提升檔案管理人員的法律意識，使檔案管理工作能夠科學規范的進行開展。基層單位應加強對檔案存放室的建設，為檔案的保管質量提供重要保障。檔案工作的管理工作并不是檔案部門的專職工作，而是需要基層單位上上下下均具備完善的管理意識，提升對檔案工作的重視程度，促進各部門之間的溝通交流，這是由于各部門在開展各項工作時無法避免的會對檔案資料進行查閱，因此，基層各部門應配合檔案部門的管理工作，遵守相應的法規制度，規范自身的借閱行為，做到查閱后立即歸還并保證檔案資料完好無損，同時要避免檔案工作流于表面形式。

（三）完善數字化信息建設

我國信息技術的迅速發展，使基層單位檔案工作逐漸進入信息化時代，利用網絡大數據平臺對檔案資料進行存儲。傳統的紙質檔案具有易破損、不易保存的特點，因此，利用信息技術進行檔案工作是我國發展的必然要求。基層單位應增大基礎設施的投入資金，使設備與檔案工作要求相匹配，提升檔案工作硬件設施的實力，為數字化檔案工作的開展提供充足的硬件基礎。同時應建立網絡信息化存儲平臺，將檔案資料錄入云平臺中，并對不同類型的資料進行分類管理，以便于相關人員在數據平臺中查閱資料。針對條件較為優越的基層單位也可以建設完善的數字化檔案管理室，使檔案工作人員能夠將檔案進行統一的管理，實現檔案資源信息的整合。基層單位利用云平臺儲存檔案信息應做好后期的維護工作，對檔案信息進行備份，以防網絡系統遭受病毒的侵襲，導致檔案信息被破壞，無法為基層單位提供有效的信息資源[5]。

（四）建立健全的管理制度

基層單位應制定相應的檔案工作制度，并對檔案人員的行為進行約束，使其能夠按照規章制度對檔案進行管理，同時規范檔案信息的格式、大小，使檔案信息能夠更加的簡潔明晰。建立健全的檔案管理制度能夠使檔案工作人員明確自身的管理職能，了解自身的職責范圍，從而保證檔案資料的完整性。針對檔案的借閱制度，檔案工作人員應對檔案嚴加看管，對借閱檔案人員進行登記記錄，并督促其能夠按時歸還。根據相關的管理制度對檔案進行定期檢查，將最新的檔案進行歸檔，并將信息有所缺失的檔案退檔，將其加以改善后再歸檔。制定檔案管理制度是為了保證檔案工作能夠在基層單位有秩序的展開，為基層的各項工作提供基本的信息支持，以此來充分發揮出檔案本身所具有的價值。

五、結束語

綜上所述，檔案工作對基層單位的未來發展具有重要意義，能夠對我國的決策產生影響。因此，加強基層單位對檔案工作的重視程度、提升檔案工作人員的業務能力，加快數字化建設腳步、建立完善的工作制度，能夠提高基層單位的檔案工作效率，使檔案資料真實可靠，從而給我國提供有良好的信息資源，為基層單位的發展奠定堅實的基礎。