淺談檔案管理工作的重要性

李仕偉

（吉林省撫松縣水利局水庫移民服務中心，吉林 撫松 134599）

檔案管理工作需要精心營造齊抓共管格局，創建社會共識，在認識檔案管理工作重要性中，提升檔案管理工作水平。只有做到這樣，才能不斷促進農村移民檔案管理朝向健康方向發展，推動檔案管理工作不斷獲得進步。從一定意義上說，檔案事業的有效發展，同樣能促進新時代社會經濟建設與發展，推進目前社會市場經濟體制獲得逐步完善。因此，需要農村移民檔案管理部門，重視檔案管理工作。

一、全面做好檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作需要體現規范化

在一般情況下，從事檔案管理工作均需要遵守保密制度。針對檔案管理，往往是將檔案進行集中，實施統一管理。通過這種方式的管理，不容易泄露檔案內容，并能提高檔案管理質量。這就需要強化農村移民檔案管理的規范化，既要統一印制檔案袋，又要確定統一的檔案整理形式，以制定的科學合理管理標準，組織開展檔案管理人員的統一培訓工作，讓檔案管理趨向統一化與規范化管理，為促進檔案管理工作水平提升，奠定一種相對堅實的基礎。

（二）檔案管理工作需要體現安全性

針對檔案管理工作過程中的每一個環節，均需要依靠嚴格的管理制度，進行必要把關。不論是建檔過程，還是進行檔案資料查閱，都需要在檔案管理人員的規范操作下，保證檔案信息的安全。體現農村移民檔案管理安全性，有諸多表現：保證檔案資料完整性，是實現檔案管理安全性重要前提；確保檔案信息安全，是檔案管理工作中的重中之重；嚴格履行檔案資料查閱與借閱手續，是進行檔案安全管理的保證；防止檔案資料受潮或蟲蛀，預防鼠害，是保證檔案安全管理的常規性工作；尤其要特別注重消防，并是一種警惕性工作內容。只有一切圍繞檔案安全而全面做好農村移民檔案管理工作，才能保證檔案實現安全管理。

（三）檔案管理工作需要體現信息化

檔案所體現的靈活性和能否做到及時錄入必要的檔案信息，會直接影響檔案管理工作效率與效果。因此，農村移民檔案管理需要全面實現信息化。目前，有許多單位都在強化檔案信息化管理工作，并將傳統的紙質檔案與電子檔案實施緊密結合，實施檔案管理。這在很大程度上，提高了檔案管理工作的靈活性、機動性與快速的錄入性。

二、目前檔案管理工作存在的問題

（一）有些檔案管理工作人員的責任心弱化

有些檔案管理工作人員責任心弱化的表現，主要有兩種情況：一是不能高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作缺乏相應正確的認知。尤其是農村移民檔案管理人員，他們認為，只要將檔案資料進行了保存或保管，當需要用到檔案資料的時候，又能做到及時找到，就是已經管理好了檔案。沒有必要對檔案資料進行整理或編目。正是因為有了這樣的認識，往往會使他們的檔案管理工作，出現諸多亂象，尤其不能實現檔案管理工作的規范化，也不能體現檔案管理工作的安全性；二是相對缺乏檔案管理專業知識。從業農村移民檔案管理工作，必須具備必要的專業管理知識和相應科學管理方法，如果沒有這方面專業管理知識，并不善于尋找或總結必要科學管理方法，則難以勝任農村移民檔案管理工作，也就難以談起檔案管理工作的責任心問題。再加農村移民管理部門，既不注重系統培訓檔案管理工作人員，又要頻繁更換檔案管理工作人員，這就在客觀上導致檔案管理工作人員，不能具有較強責任心，也不能使檔案管理工作人員專心研究檔案管理工作方法，致使檔案管理工作相對混亂。

（二）對歸檔檔案資料的鑒定缺乏準確性

進行歸檔檔案資料實施必要鑒定，意在將相對龐雜的農村移民檔案，轉化成一種優質狀態，其目的就是為了實現檔案資料存儲的優質化，用以保證農村移民檔案資料具有必要的完整性，并在間接上體現對檔案管理的人、財、物的節約，提高檔案資料管理的便利性與安全性，體現較高的檔案管理工作水平。但是，在現實當中，有些農村移民檔案管理工作人員，他們在對歸檔檔案資料具有的價值進行鑒定時，往往存有較強的保險心態，并有種瞻前顧后心理，寧可多留無用檔案資料，也不愿做更多的冒險處理。針對歸檔檔案資料整理問題，同樣存在一種認識誤區，認為針對單位的檔案資料收藏，愈豐富愈好，體現多多益善，不論其價值高低，或有用無用，都要給予歸檔，似有形式主義之嫌。

（三）檔案資料利用效率較低，不能充分體現檔案資料價值

因為有些農村移民檔案管理部門的領導，并非高度重視檔案管理工作，他們認為檔案資料管理的好與壞，對單位或部門整體工作開展關系不大，實際意義不強，因而導致本單位或部門的檔案管理工作，未能有效納入單位或部門整體正常管理工作的范疇，這也就在客觀上，不能將本單位或部門的檔案資料具有的價值充分發揮出來，造成檔案資料利用效率與效果的低下。同時，又因有些檔案管理工作人員嚴重缺乏專業管理知識與技能，不能使他們對檔案資料進行更好的規范化整理與歸檔，并不能規范編制檔案資料檢索目錄，造成對檔案資料利用的混亂，同樣嚴重影響了檔案資料的利用與使用價值。

（四）檔案資料管理嚴重欠缺規范，管理亂象較多

檔案資料需要強化規范化管理，但在有的農村移民檔案管理部門，由于不能高度重視檔案管理工作，又不能配備專職或專業檔案管理工作人員，一般多以兼職為主，這就在客觀上降低了檔案管理工作質量。降低檔案工作管理質量的最主要表現，是針對檔案資料的歸檔格式不能實現相對統一，體現出雜亂無序，直接影響到了檔案立卷歸檔工作難以實現規范化；在有些檔案資料的立卷歸檔過程中，不能按照準確的歸類標準，確立明確的檔案標題，實施必要立卷建檔與歸檔，為規范管理檔案埋下了隱患；針對已有檔案資料的案卷整理，對有些檔案資料進行了收集以后，則將其置于隨意保存或保管狀態，既不進行排架，也不實施編目，形成一種管理雜亂無章狀態，當需要查閱或利用相關檔案資料時，卻是不能獲得快速及時的找尋。如此嚴重缺乏的檔案資料規范化管理狀況，能直接影響到對檔案資料的利用或使用價值。

（五）不能全面搜集檔案資料，影響檔案資料利用價值

有些農村移民檔案管理部門，因為缺少專職或專業檔案管理工作人員，并對檔案資料的收集與整理缺少必要的常識，他們不知道應該必須收集或整理的檔案資料，形成對檔案資料收集不全問題。同時，它們出于對自己利用檔案資料的便利，一般將有些檔案資料據為己有，缺少一種大局意識，這在客觀上，或多或少影響到了對檔案資料的全面收集問題。比如像有的農村移民檔案管理部門，它們對那些參與國內外培訓或進行考察歸來人員帶回的部分資料，不能及時上交到單位。這就給單位檔案資料收集工作，帶來不全問題。如果是相對重要的資料，還將給單位造成較大損失。針對這種情況，需要檔案管理工作人員，必須進行及時跟蹤催告，力爭體現資料收集的全面性。說到底，還是需要主管領導，必須高度重視農村移民檔案管理工作，并配備得力檔案管理工作人員，以高度的責任心或責任感，做好檔案管理工作。

三、提升檔案管理工作的主要措施

（一）努力提高檔案管理工作人員專業知識水平與技能

目前，檔案管理既要體現規范化，更要體現信息化，這就需要農村移民檔案管理工作人員，不但要具備檔案管理專業知識與技能，還要具備以計算機技術為主的信息化知識與技能。因此，需要農村移民檔案管理部門，在配置檔案管理工作人員當中，必須考慮這些因素。對原有檔案管理工作人員，要安排時間，做有針對性的系統培訓，讓他們既要規范掌握檔案管理專業知識與技能，又要熟悉和掌握與檔案管理有關的計算機知識與技術和信息知識與技術，保證他們絕對能夠勝任檔案管理工作。只有做到這樣，才能提高檔案管理人員工作能力和水平，進而促進檔案管理工作整體質量的提升，體現檔案資料的利用與使用價值。

（二）強化服務意識，轉變或創新服務方式

進入新時代社會經濟建設與發展時期，針對農村移民檔案資料的需求量，將會處在不斷的增加當中，利用或使用檔案資料的人數也在增加。這就使檔案管理工作，不能再僅僅局限在檔案管理部門，而是需要檔案管理工作人員，建立服務理念，并轉變或創新服務模式，尤其實現由原來檔案資料提供者向檔案資料信息需求者提供優質服務的轉變。同時，還要建立必要的創新服務模式，利用現代計算機技術和信息技術，在減輕檔案管理工作人員工作壓力的同時，向檔案信息需求者提供重要的檔案資料查閱服務，以利提高檔案資料的利用率。

（三）徹底更新檔案管理工作理念，維護檔案資料正常利用或使用規范

相對農村移民檔案管理工作而言，具體檔案管理工作人員，必須優化檔案管理工作理念，并根據已經建立的檔案管理規章制度，利用計算機技術和信息化技術，規范整理與歸檔檔案資料。同時，要規制檔案工作管理責任制機制，從檔案資料管理，到檔案資料利用或使用，既要嚴格遵守嚴格的保密制度，又要維護檔案資料的完整性，做好安全使用或利用檔案資料，切忌污損或破壞檔案資料。

（四）推進檔案資料管理現代化建設，體現較高管理水平

信息化技術已經引入農村移民檔案管理工作領域，這就為新時代農村移民檔案管理工作提出了更高的要求。因為實現檔案的信息化管理，已成必然發展趨勢。因此，推進檔案資料管理現代化建設，自是一種必然。這就需要處理好傳統檔案資料紙質化與現代信息化之間關系，既要存儲保管好紙質檔案資料，又要將能夠搬上信息化平臺的檔案資料信息，錄入信息化管理平臺當中，做到雙管齊下，提高檔案管理水平。

結束語

檔案資料具有較高社會價值，因此，需要認識檔案管理工作的重要性，在提高檔案管理工作人員管理技能基礎上，全面做好檔案管理工作。