簡析大數據與醫院檔案管理工作的融合方式

周銀娟

（谷城縣人民醫院，湖北 襄陽 441700）

引言

醫院檔案是疾病治療和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫學領域中的重要信息資源。自步入大數據時代以來，檔案數量劇增，傳統的手工、電腦錄入已經無法滿足檔案管理的實際需求，加強醫學檔案管理，注重數字化、信息化檔案庫的建設，實現信息資源共享，已成為醫院檔案管理的主要課題，在此形勢下，需要醫院檔案管理人員在工作實踐中實現創新，優化自身的檔案管理理念，以此來探索出一條新的發展路徑，最終全面提升檔案管理工作的效率。

一、大數據概述及其對醫院檔案管理的意義

大數據即不能在一定時間內用常規軟件對其進行抓取、管理和處理，在各色各樣的數據中，快速的抓取到一些就對價值的信息，適用于數據庫、計算機云計算等一些常見的存儲系統。隨著計算機網絡以及互聯網技術的快速發展，大數據技術對社會各個行業都起到了極大的促進作用，在新時代的大數據發展需求當中，大數據和檔案管理領域相融合，構建出檔案管理領域的新樣態。通過大數據手段的運用，實現對檔案庫的再度拓展，實現對管理模式的再創新，并通過智能化、數字化管理，有效實現對檔案信息的錄入、索引，既實現了檔案管理體系的優化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使醫院檔案管理的可持續發展有著重大意義。其次，在大數據時代的技術支撐下，醫院檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內容完成分類、分析、總結等工作，讓檔案管理流程更加系統化、層次化，以從根本上確保醫院檔案工作的順利開展。

二、大數據對醫院檔案管理工作帶來的挑戰

在大數據社會背景下，醫院檔案管理工作將會面對全新的挑戰。技術是支撐和保障醫院檔案管理工作順利進行的關鍵因素，因此一旦工作技術出現偏差和問題，將會導致醫院檔案管理工作的效率和質量直線下降。在大數據時代背景下，醫院內部檔案資料內容飛速增長，大量的資料等待著管理，檔案資料的數量增加對管理工作帶去了眾多難題，且在大數據時代，檔案資料的形式和內容都與傳統的檔案資料存在著差異。因此，醫院傳統滯后的管理工作技術已經無法支撐當前的檔案管理工作。在管理理念上，大部分醫院檔案管理單位沒有對檔案管理工作引起充分重視，管理人員在管理意識形態、工作觀念上存在偏差，這對大數據手段和醫院檔案管理的融合帶來了極大的挑戰和阻礙。

三、傳統醫院檔案管理中存在的問題

（一）醫院檔案種類繁多且歸檔復雜

醫院檔案涉及多個領域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科，因而在醫學檔案當中，既包含了流行病學調查報告、監測數據以及預防措施，還包含了疫情統計資料、實驗室原始數據以及免疫規范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強化了對信息化、數字化管理的需求。

（二）檔案管理數字化水平不足

當下醫院管理檔案的硬件設備不夠完善，設施的配置不到位，達不到相關規定標準，管理手段和管理技術較為落后，不利于檔案管理現代化的實現。部分醫院還存在選擇檔案管理設備時較為隨意，多數采用因地制宜的存儲原則，還在采用原始的手工操作，不僅現代化水平較低，還使得在醫院檔案查詢或者管理當中十分繁瑣，極大地增加了工作量。最后，雖然當下醫院數字化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上醫院檔案管理工作本身就十分繁重，極大地影響了檔案管理效率，需要醫院加大軟件和硬件的資金投入，全面提升數字化、信息化水平。

（三）管理人員的管理意識有待提升

在大數據時代下，部分醫院檔案管理人員沒有嚴格遵守《檔案管理材料收集歸檔規定》辦事，缺乏具體的實施細則，就算有相關規則，也不過是流于形式，檔案管理人員只是充當檔案的保管員。此外，一些人員對于檔案管理意識不足也是一大問題，對于相關檔案材料沒有及時收集和歸檔，導致其中部分檔案出現丟失或者損壞。而在檔案的記錄當中，存在填寫格式不規范，填寫內容過于隨意以及審核標準不準確等，這就直接導致檔案的管理工作不夠嚴格和細致，存在一定的客觀隨意性，不利于向醫院上層人員提供第一手資料。

（四）檔案管理軟件缺乏統一性

大數據時代下雖然部分醫院的檔案管理在很大程度上已經實現了信息化、數字化管理，但是由于其應用的計算機型號不一、規格各異，各自開發的管理軟件并不能相互應用，而且尚未開發出一個既適用于文件檢索又能用于檔案信息化管理的計算機管理系統，這在很大程度上制約了檔案管理的現代化進程。

四、大數據與醫院檔案管理工作的融合方式

（一）整合醫學檔案內容

為實現大數據與醫院檔案工作的融合，醫院檔案管理部門首先要充實檔案庫，在大數據的新形勢下，需要采用相應的檔案管理措施來提升醫院檔案的利用價值。管理部門需要根據醫院檔案管理特點進行改革，具有針對性和創造性的展開管理工作，有選擇性地進行檔案材料當中內容和項目的開發，不斷擴大檔案的收集內容，這些內容不僅包免疫規劃方案、醫療報告，還包括質量控制及效果評價資料，能夠真實且全面地反映出醫院的真實醫療情況，將其作為其日后治療的依據。

（二）實現檔案信息的網絡化錄入

大數據時代最注重的就是網絡化、現代化，隨著當今社會的快速發展，利用計算機和信息網絡進行檔案管理是時代變化的必然趨勢，同時也是實現檔案管理現代化必經之路。首先，醫院可以利用掃描儀或者計算機等現代技術，將檔案以數字信息的方式輸入到計算機當中，將紙質文字、圖片上的信息全面轉化為數字信息，實現紙質檔案和數字檔案的并存。其次是對管理檔案的信息管理系統進行完善，建立出一個巨大的數據庫，采用相關的管理軟件進行檔案目錄的編制，這不僅極大了檔案的管理效率，還有利于檔案信息的檢索，對于提升醫院檔案信息的實效性有重大意義。

（三）極大硬件管理設施的建設

大數據與醫院檔案管理工作的融合同樣需要完善相關的基礎硬件設備，注重硬件等方面基礎設備的完善，這是保證檔案完整的前提條件，醫院要加大計算機等現代化硬件的投入力度。根據《醫院檔案工作條例》中的有關規定，要建立出一個堅固的、防水防火的專用檔案庫，并且檔案庫中要按照每20 平方米一千卷的規格進行資料的擺放，其中還要配置滅火器等工具。這是管理條例的明文規定，需要將檔案進行統一集中管理，做到檔案的放置、檔案的查閱以及辦公進行分開管理，將管理庫中的防火防潮以及防蛀等工作做到位。此外，檔案房內還有必要配置計算機或者打印機等現代化辦公設備，并在此基礎上解決辦公室擁擠或者資金投入不到位等方面的問題，防止出現多部門多人員監管，卻無一人負責的情況出現，管理的錯位或者交叉也會極大地影響到檔案管理質量和效率。其次是注重管理制度的建設，醫院檔案管理部門需要建立一個檔案歸檔整理、工作人員職責以及檢查核對制度，并將這些制度落實到位，做到“三不查”、“四不借”和“三不轉”。何為三不查，即沒有依據相關報表不查，不在本醫療單位的范圍內不查，不是正式黨員不查，沒有相關的審批手續或者手續不全不查。

（四）加強促進檔案管理手段的研發與應用

在大數據時代背景中，醫院檔案管理工作面對著全新的挑戰，傳統的管理工作技術和理念已經無法滿足當下時代的要求，對醫院檔案管理工作技術手段和理念進行創新已經成了醫院管理部門的首要問題。為保障檔案管理工作順應大數據時代的發展潮流，相關工作部門必須要加強促進檔案管理技術的研發與應用，在研發過程中應當嚴格地遵守科學合理的機制和政策，使其得到有效的創新。其次，醫院管理部門需要更新自身的檔案管理工作理念，構建出大檔案以及大服務的檔案管理理念，在開展檔案管理工作時，將研發出的創新技術與理念進行有機整合，促使醫院檔案管理工作的效率和質量得到提升。

（五）創新醫院檔案管理工作理念

在新時代背景下，科學技術已經發展成熟，以互聯網技術為代表的網絡信息技術手段已經應用融入了社會的每一個角落。網絡信息技術的成熟發展為當前的醫院檔案管理工作帶去了更加高效的服務和幫助。因此，醫院檔案管理部門需要將自身的管理理念進行創新，在內部構建出全新的工作服務觀念，使傳統滯后的觀念得到摒棄。首先，醫院檔案管理工作部門需要創新應用技術的工作理念，積極地將網絡信息技術手段應用到日常檔案管理工作當中。同時，在整理檔案的過程中樹立起先進的工作理念，比如在保存檔案資料時應當貫徹落實分類歸檔的管理工作理念。同時，醫院檔案管理工作還需要將檔案處理的工作內容進行創新，確保更加科學高效的管理技術和理念應用到實際的檔案管理工作中。其次，要增強檔案管理人員的管理意識，提升其信息能力，醫院檔案管理人員一定要具備一定的管理經驗或者專業知，要大力進行對醫學檔案管理工作的宣傳，提升管理人員對檔案的管理的認識，讓其意識到檔案管理的重要性。最后是加強培訓，讓檔案管理人員能夠熟練操作大數據技術手段，當今是大數據時代，各種先進的管理手段和管理方式層出不窮，這就需要醫院要讓職員工具備一定的計算機操作能力、檔案管理軟件運用能力，讓其能夠勝任大數據管理工作的需要。

（六）創建以大數據為基礎的安全管理氛圍

大數據與醫院檔案管理工作的融合讓檔案管理的安全性受到了廣泛重視，檔案資料內容的安全性是醫院檔案管理工作人員需要高度重視的工作內容。在大數據與檔案管理的融合過程中，檔案資料內容的安全性會受到來自多方位因素的安全威脅，對檔案管理工作的順利開展有著明確的阻礙。因此，醫院工作人員需要構建出更加安全的檔案管理工作氛圍，確保檔案資料信息內容在大數據時代的背景下仍然可以得到安全有效的管理保存。具體而言，為確保醫院檔案的安全性，檔案管理部門首先應當將自身的網絡數據安全保障技術進行強化，確保安全管理是以大數據網絡技術為基礎開展的。同時，工作人員需要明確下來對檔案的監管工作，對檔案的管理進行實時監管，建立網絡防火墻，全方位提升檔案管理的安全性。

（七）建立健全的大數據醫院檔案管理體系

“無規矩不成方圓?！币虼藰嫿ǔ鲆粋€完善的醫院檔案管理體系是當前醫院需要完成的關鍵管理工作內容。以大數據技術為基礎和背景，建立健全出完善的醫院檔案管理體系，可以對顯著地提升醫院檔案管理工作的質量和效率。首先，相關檔案管理工作人員需要將知識產權的法律條例進行明確，同時將法律信息內容滲透到檔案管理的實際工作環節中，對管理工作做出規范。其次，要加強檔案管理工作過人員的法律意識觀念，以從根本上減少檔案信息泄漏、丟失的現象發生，以增強檔案管理的安全性。最后，醫院檔案管理工作部門需要重點培養創新的技術人才，并對其進行定期的培訓，以及完善醫院內部的人才招聘機制，為實現大數據與醫院檔案管理的融合奠基?？傊⒔∪髷祿t院檔案管理體系，對實現兩者的順利融合，促使醫院檔案管理效能的全面提升有著重大意義。

結語

綜上，大數據時代的到來給醫院檔案管理工作帶來了極大的機遇，同時也帶來了較大的挑戰，這就意味著醫院抓住這些機遇，從加強硬件設備、軟件設備出發，對醫院檔案管理人員進行觀念上的更新，再根據當下檔案管理工作的發展趨勢，全面實現醫院檔案管理的信息化、智能化、數字化，最終全面提升醫院檔案工作效率。