提升檔案管理水平的一些思考

戚祥沛

（菏澤市定陶區(qū)衛(wèi)生健康執(zhí)法大隊，山東 菏澤 274000）

前言

現(xiàn)代中國企業(yè)信息管理的重要性和實踐證明,科學(xué)的正確企業(yè)管理決策和有效企業(yè)管理機制必然離不開大量企業(yè)信息。檔案包含的各種人類生物信息電子技術(shù)數(shù)據(jù)是指在我國人類文明繁榮發(fā)展進步發(fā)展史漫長歷程中所形成的非常重要的各種人類生物信息電子技術(shù)數(shù)據(jù)資源,在所有信息電子數(shù)據(jù)資源中,檔案所承載的各種人類信息材料必須是具有歷史研究真實性、憑證性的，其所代表的是在歷史研究中最具權(quán)威的一個記錄材料，檔案在人類社會發(fā)展的歷史進程中是具有一定的推動作用，并且是其中最為重要的一個因素，扮演著越來越重要的作用。所以,必須高度重視并切實加強其在我國從事檔案管理的相關(guān)工作,積極探索出能夠直接提升其在我國從事檔案管理水平的多科學(xué)的有效途徑。

一、檔案及檔案管理

檔案是指對有關(guān)人們在收集現(xiàn)實鮮活生產(chǎn)中和生活過程中的各種基本信息所需要做的原始記錄資料,是對有關(guān)人們以前從事實踐工作活動的真實資料記錄[1]。檔案管理工作的根本主要目的不僅在于合理利用,在于通過認真調(diào)查收集整理保存好第一手檔案資料,根據(jù)許多現(xiàn)代中國檔案工作學(xué)者的研究觀點,檔案的基本內(nèi)涵主要是廣泛指反映社會主義個體、社會公益組織、國家有關(guān)機構(gòu)在各種社會活動中所已經(jīng)形成的不同表現(xiàn)形式的有價值的社會歷史記錄。檔案不僅儲存了現(xiàn)代人類社會發(fā)展簡史歷程的寶貴知識量和財富，可以很好再現(xiàn)現(xiàn)代人類歷史文化,在可以維系現(xiàn)代人類經(jīng)濟社會的可連續(xù)性發(fā)展方面卻也具有一種不可可以替代的重要作用,可以準確說檔案是人類歷史的秘密糧倉,為現(xiàn)代人們深入研究人類歷史、總結(jié)人類經(jīng)驗成果提供了非常可靠的歷史材料檔案管理是指檔案管理工作人員對檔案中的信息以及其他檔案中的實體信息進行直接的管理、利用，并對其給予全面管理維護的一項業(yè)務(wù)管理工作。主要管理包括兩個主要方面的管理內(nèi)容：第一就是對整個檔案所有資源的收集管理,第二就是對整個檔案中所有的包含相關(guān)信息的收集管理。

二、做好檔案管理工作的幾點建議

（一）加強檔案管理意識，變被動的資料管理為主動服務(wù)

如今,很多大型企事業(yè)用人單位基本沒有專門的企業(yè)檔案管理專業(yè)部門,也往往缺少一批檔案管理專業(yè)人才,這一尷尬狀況主要表現(xiàn)是因為各主管部門并沒有充分給予這類檔案管理人才應(yīng)有的高度重視,不能充分認識到管理檔案所應(yīng)具有的獨特性和價值。所以我們應(yīng)該不斷加大對企業(yè)檔案管理的知識宣傳教育力度,明確宣傳對象,按照不同的需求制定不同宣傳的內(nèi)容及宣傳形式。

在當(dāng)前社會市場經(jīng)濟下,有些事業(yè)單位還將檔案管理機構(gòu)和其他檔案機構(gòu)進行合并,檔案管理從業(yè)人員很少,認為這些檔案管理從業(yè)人員工作比較清閑,薪資福利待遇也比較差。在上述的各種困難面前,檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極大膽探索創(chuàng)新,而不是僅僅消極的把各級檔案管理部門的主要職能重心定位放在管理檔案資料上。不能把檔案工作僅僅理解為收集、鑒定、整理、分類、編目、利用等基本環(huán)節(jié),否則肯定會大大影響檔案管理水平。檔案管理部門人員應(yīng)該積極主動圍繞本單位的主要業(yè)務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)以及決策、科研等，主動需求提供高效、快捷的檔案服務(wù),這也是確保檔案管理部門在單位中能夠得以長久存在的主要價值依托和核心價值基礎(chǔ)所在[2]。

在各類的企事業(yè)用人單位,檔案管理部門負責(zé)人員都應(yīng)該積極主動適應(yīng)新發(fā)展時期的管理要求,改變傳統(tǒng)“無所作為”“守庫待查”的管理觀念轉(zhuǎn)變?yōu)椤案愫瞄_發(fā)、利用給單位和社會創(chuàng)造效益”的服務(wù)觀念,變被動檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃庸芾矸?wù)。

（二）加強宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視

領(lǐng)導(dǎo)的高度重視也是一個單位的檔案管理各項工作能夠得以真正順利進行的重要前提與基本保障,只有單位領(lǐng)導(dǎo)足夠重視了,檔案工作機構(gòu)的合理建立、檔案管理工作人員的嚴格編制、各樣檔案經(jīng)費的合理劃撥等等才能真正得到有效保障,實際檔案工作中所可能遇到的各種問題等也才能及時高效的得到解決,使得單位檔案管理各項工作真正得以能夠順利進行。所以檔案管理工作人員必須主動組織做好檔案管理的學(xué)習(xí)宣傳教育工作,不斷提高管理工作者對檔案管理工作的高度熱情。當(dāng)今社會給我國檔案管理相關(guān)部門工作提供了很好的檔案宣傳材料,檔案管理工作人員不僅應(yīng)該緊緊抓住每一次發(fā)展機遇點并積極主動組織加大檔案宣傳工作力度,有一定條件的還應(yīng)該可以通過利用本單位的期刊報紙等各類刊物，以及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)廣播等多種形式把我國檔案管理的重要歷史意義及其重要價值意義充分宣傳出去。讓整個職能部門管理人員徹底了解檔案管理到底是用來做什么的、檔案室里到底有什么、檔案與整個日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)和各部門人員的基本切身利益之間有什么關(guān)系、需要時怎么利用等等。

（三）加強規(guī)章制度建設(shè)和培訓(xùn)力度

檔案管理專業(yè)工作水平的各個高低、質(zhì)量的優(yōu)劣,取決于企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。在切實加強黨的思想文化教育和黨員職業(yè)道德素質(zhì)教育的重要同時,還必須嚴格要求廣大檔案員,真正牢固樹立“業(yè)務(wù)精通,愛檔如珍,維護歷史,兢兢業(yè)業(yè),服務(wù)現(xiàn)實”的檔案管理理念。加強檔案管理相關(guān)工作,完善內(nèi)部檔案管理工作相關(guān)的規(guī)章制度,逐步實現(xiàn)檔案管理相關(guān)工作的制度規(guī)范化、制度化,充分體現(xiàn)出檔案“見證歷史”的特點。隨著新時代的快速發(fā)展,必須定期進行企業(yè)相應(yīng)的檔案管理意識強化培訓(xùn)。培訓(xùn)時必須要根據(jù)檔案管理工作者所需要負責(zé)的具體檔案工作及實際的工作能力情況開展相關(guān)的培訓(xùn),讓每一次的培訓(xùn)活動更加的科學(xué)系統(tǒng)，具有一定的針對性，另外還要具有一定的專業(yè)性。培訓(xùn)必須一定要突出重點、抓好典范,通過培訓(xùn)相關(guān)的專業(yè)知識能力學(xué)習(xí)、技能能力培養(yǎng),讓我國檔案管理工作人員能夠真正適應(yīng)檔案管理工作專業(yè)化、科學(xué)化的發(fā)展要求。通過相關(guān)的培訓(xùn),讓廣大檔案管理工作人員不僅能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)規(guī)章制度,還能夠熟練的學(xué)習(xí)掌握最新的檔案業(yè)務(wù)工作管理行業(yè)標準[3]。

第一,檔案管理工作人員應(yīng)該必須具有正確的社會價值觀,具備無私奉獻、踏實勤奮的優(yōu)良精神品質(zhì),具備高度的政治組織性、紀律性,能夠自覺嚴格遵守規(guī)章制度,堅決努力杜絕檔案失密、泄密盜竊現(xiàn)象的異常發(fā)生。第二,應(yīng)積極加強網(wǎng)絡(luò)檔案管理工作人員相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn),在業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程內(nèi)容的具體安排上,除加強檔案相關(guān)專業(yè)技術(shù)理論知識基礎(chǔ)學(xué)習(xí)之外,還要適應(yīng)不斷要求加大檔案計算機基礎(chǔ)知識的理論學(xué)習(xí),注重開展網(wǎng)絡(luò)檔案知識宣傳教育,以更好的適應(yīng)新歷史時期我國檔案管理人員工作的發(fā)展需要。在參加培訓(xùn)時學(xué)員應(yīng)預(yù)先制定短期學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)管理技能的學(xué)習(xí)計劃,明確學(xué)習(xí)方向。依據(jù)課程計劃、分級和類別逐步組織實施,確保課程學(xué)習(xí)內(nèi)容系統(tǒng)、扎實、深入,避免盲目與技術(shù)空洞。

（四）抓好檢查環(huán)節(jié)，列為年終績效考核內(nèi)容

為了切實敦促檔案管理工作人員認真負責(zé)的態(tài)度，做好檔案管理各項工作,相關(guān)部門應(yīng)充分考慮將該單位工作情況列為年終工作績效考核的重要組成內(nèi)容,定期對檔案資料立卷整理歸檔、檔案儲存保管等工作情況，及時進行專項檢查監(jiān)督考核,對存在違反檔案管理規(guī)定的違法行為等還要限時予以糾正,并將每次考核結(jié)果匯總作為對負責(zé)人績效考核的重要指標。

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展,各種信息科技正逐步應(yīng)用到各行各業(yè),檔案管理工作也開始受到較大的的影響,面臨著新的發(fā)展機遇與創(chuàng)新挑戰(zhàn)，過去傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能很好的滿足如今的需要，所以針對檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，已經(jīng)迫在眉睫[4]。

(五)掌握計算機操作的技能，建立信息網(wǎng)絡(luò)

在當(dāng)今的新信息時代,檔案管理的技術(shù)現(xiàn)代化已發(fā)展成為中國檔案管理的發(fā)展趨勢,作為新信息時代的中國檔案管理者,在政治思想意識上必須要超前,不僅必須要熟練掌握目前計算機廣泛應(yīng)用的檔案基本知識,還要深刻學(xué)會研究建立各類大型檔案的信息數(shù)據(jù)庫,提高利用計算機對各類檔案相關(guān)信息的實時采集、檢索、傳輸以及檔案服務(wù)的管理工作力度。將一個檔案的主要內(nèi)容材料分門別類地輸入移動計算機,這樣才能方便快捷、高效容易查詢,使用戶在試題檔案中查尋不到的材料可從在幾分鐘內(nèi)便捷即可輕松解決的實際問題,而且還可以使相關(guān)的檔案資料具有直觀的、多樣性、真實感強的立體展示效果。同時,還認為可以充分借助于視頻播放機、監(jiān)視器、多媒體電腦處理技術(shù)等多種手段,使各類檔案相關(guān)信息在各種現(xiàn)代化檔案機器設(shè)備中快捷、準確、方便地進行再現(xiàn),使各類檔案相關(guān)信息的收集處理、傳輸工作獲得前所未有的積極生動效果。檔案管理技術(shù)手段的逐步現(xiàn)代化已經(jīng)成為促進檔案管理體系現(xiàn)代化和辦公自動化的有力技術(shù)支柱。

結(jié)論

綜上所述,檔案管理工作人員也一定要積極爭取與時俱進,不斷探索學(xué)習(xí)新管理知識、新管理手段、新管理技術(shù),不斷提升自身檔案管理工作人員的綜合業(yè)務(wù)能力,以逐步提高自身檔案綜合管理素質(zhì)。