新時期辦公室行政事務管理工作的措施

任麗榮

（國核電力規劃設計研究院有限公司，北京 100095）

前言：辦公室部門是一個系統化、綜合化的工作部門，對企業形象旋轉、部門工作協調等日常行政事務有著重要作用，在發展的過程中，辦公室逐漸成為綜合性較強的管理部門，是企業組織中最為重要的組成部門，在一定程度上對企業發展有著很大的影響。但是從現階段日常實際工作情況來看，辦公室行政事務管理工作中存在的一定的問題，辦公室部門是聯系周邊、上傳下達的重要紐帶，辦公室工作人員所處的環境氛圍和工作內容都較為復雜，并且辦公室工作內容經常涉及檔案、值班、人事和宣傳等，工作的靈活性較強，要求也較高，這也讓辦公室行政部門對單位運行和管理有著一定的影響。

一、行政管理的概念和定義

（一）行政管理的概念

企事業單位行政管理的概念主要有兩個方面，首先從廣義上來看，主要是行政事務上的管理、財務管理以及人力資源管理等工作內容。其次從狹義上來看，主要是以行政部門為主，負責日常工作中的相關行政事務以及辦公事務。企事業單位辦公室行政事務管理有工作有著至關重要的作用，行政事務管理工作主要具備以下幾個方面的重要特點，本文在此進行簡要的分析：

1.服務性特點

辦公室行政事務管理工作本身具有較強的綜合性，正是因為這樣，辦公室行政事務管理工作的性質也決定工作具有服務性的基本特點。在企事業單位發展和進步的過程中，辦公室行政服務管理是否能有效地落實，也對企事業單位的發展有著直接的影響。

2.繁雜性特點

任何綜合性的工作都具有工作內容繁瑣復雜的特點，辦公室行政事務管理工作也不例外，辦公室行政事務管理工作涉及企事業單位內部的各個部門，作為行政管理工作人員，除了需要負責本職工作以外，還需要與各部門之間保持緊密的溝通和聯系。因此，想要做好辦公室行政事務管理工作，所需要消耗的時間和精力角度，工作難度和工作量也較大，這也在無形之中給工作人員增加許多的壓力[1]。

（二）企業單位行政管理的意義

企事業單位行政管理工作的重要任務就是按照各單位的規章來進行制度的建立，通過企事業單位內部工作人員的共同努力，有效地加強各部門之間的溝通、協作，更好的建設高效的運行整體。此外，還需要確保工作人員能夠按照規章制度的相關內容開展日常的工作，建立完善的獎懲制度，通過獎金的方式來帶動工作人員的積極性，更好地提升工作人員的辦事效率，進而在規定期限內完成原本的規劃目標。

二、辦公室行政事務管理工作中存在的問題

（一）行政事務管理責任體系不夠完善

現階段，對我國辦公室行政事務管理工作質量造成影響的主要因素是管理工作劃分界限模糊，沒有明確的規劃處實際管理工作的相關內容。如果在日常行政管理工作進行的工程中出現問題，沒有辦法將責任落實在個人身上，這也就導致企事業單位的行政事務管理工作效率較低，對其余部門工作的正常進行造成嚴重的影響。如果情況較為嚴重，還會導致整個行政管理系統和綜合管理系統無法正常運作，給企事業單位和工作人員帶來較為嚴重的損失。因此，健全完善的行政事務管理責任體系，可以有效地確保企事業單位日常行政事務管理工作的正常進行[2]。

（二）辦公室行政工作人員的綜合素質水平較低

在企事業單位發展的過程中，辦公室工作人員綜合素質水平較低一直以來都是行政管理中需要重點解決的主要問題。現階段，我國大多數企事業單位辦公室工作人員的綜合素質不高，這些工作人員缺少系統性的專業知識理論體系，職業道德也不夠完善。主要也是因為企事業單位領導人員沒有重視對辦公室工作人員技術能力的培訓，企事業單位內部沒有定期開展培訓活動，導致辦公室工作人員的專業知識和技術能力一直停滯不前。同時，企事業單位內部的考核制度和監督制度不夠完善，這也讓多數企事業單位辦公室工作人員無法按時完成辦公室的日常行政工作任務，造成辦公室行政事務工作效率不高。

（三）辦公室組織協調能力不高

由于企事業單位管理制度的缺失，在管理工作落實的過程中會出現較為嚴重的偏差現象，大部分單位辦公室行政管理人員無法快速有效地解決工作中產生的沖突和矛盾。問題也得不到良好的解決，并且解決過程較為復雜，導致行政管理工作效率較低。總而言之，企事業單位的管理人員和工作人員，在相應的制度背景下，工作完成的效果總是與預期完成效果存在明顯的差距。因此，為了能夠更好地促進企事業單位長久的發展，必須從制度上進行完善，結合企事業單位實際的發展情況對制度進行優化和完善，適當的調整行政事務管理的工作模式，進而提升辦公室行政管理工作人員的組織協調能力[3]。

三、新時期背景下辦公室行政事務管理工作的有效措施

（一）對辦公室行政事務管理范圍進行劃分

辦公室行政事務管理工作具有較強的綜合性，復雜性和系統性也是目前辦公室行政事務管理工作中逐漸顯現的特點。除此之外，從目前實際的情況來看，辦公室行政事務管理范圍不夠明確，也是眾多單位中普遍存在的問題，具體表現在辦公室行政事務管理范圍劃分不明確，行政事務管理工作人員經常需要完成自身本職工作范圍外的工作內容，這樣的情況不僅給辦公室行政事務管理工作的效率和質量造成影響，也會嚴重影響辦公室行政管理工作的秩序，導致責任模糊的問題出現。針對這些問題，作為單位的領導人員和管理人員，需要對辦公室行政事務管理工作的范圍進行明確的劃分，不可隨意安排不屬于職責范圍內的工作。同時，還需要根據單位實際的情況，對所有員工的責任進行明確，確保責任能夠落實到工作人員的身上。此外，還需要加強對辦公室行政管理工作重要性的宣傳，確保單位內部工作人員能夠對辦公室行政管理工作有著明確的認知，積極配合行政管理人員開展相應的辦公室行政事務管理工作。

（二）建立完善的辦公室行政事務管理相關制度

為了能夠不斷提升辦公室行政事務管理質量與水平，單位主要建立較為完善和全面的管理制度體系，對工作人員的職責進行明確，規范辦公室行政事務管理工作的流程，制定較為完善的獎懲制度，以此來充分帶動工作人員的工作積極性。同時，單位還需要重視對辦公室行政管理工作人員的監督和管理，全面保證工作人員的工作質量和工作效率。在建立完善的辦公室行政管理制度體系的過程中，結合單位實際的發展情況和需求，重視工作人員給予的反饋意見，建立以人為本的管理制度，提高工作人員的忠誠度，不斷挖掘工作人員內在的潛力，點燃工作人員的熱情，為辦公室各項工作的順利開展奠定扎實的基礎。同時，還需要提升工作人員的服務意識，只有辦公室行政事務管理工作人員具有吃苦耐勞的精神，才能進一步保證辦公室行政事務管理工作的嚴謹性和高效性。

（三）提升辦公室行政事務管理工作人員的綜合素食

工作人員作為辦公室行政事務管理的執行人員，個人素質能力水平和專業技術能力，都與工作質量和效率有著直接影響。因此，為了能夠提升辦公室行政事務管理工作的質量和效率，單位必須要加強對工作人員的培訓活動，定期開展相關的課程培訓活動，制定與工作崗位相關的培訓課程內容，不斷幫助工作人員提升自身的專業技術能力、專業知識儲備以及個人的綜合素養。同時，組織辦公室行政事務管理人員參加教育活動，全方位的提升管理團隊的整體素質。此外，作為辦公室行政事務管理人員，自身也需要具備不斷提升的意識，在日常工作進行的過程中，加強對專業知識的學習，潛移默化中提升自身的職業素養和思想水平，從而有效地提高辦公室行政事務管理工作的水平、效率以及質量[4]。

（四）建設信息化行政事務管理系統

隨著現階段信息技術和科學技術的不斷發展，網絡技術和計算機技術在各行業中都有著廣泛的應用，辦公室行政管理部門也不例外，單位需要重視對信息技術的應用，在信息技術應用的基礎上不斷對辦公室行政管理工作范式進行創新和優化，進一步提升管理工作的質量和效率。因此，單位需要重視信息化行政事務管理體系的建設，積極的推廣信息化改革的進度，強化資金與技術的投入水平，不斷改進和優化現代網絡信息系統，對計算機設備進行更新，為各項工作的順利進行創造更加良好的基礎條件。除此之外，單位在信息化管理體系建設的階段中，還需要加強對網絡安全問題的重視，有專業的技術人員負責單位內部信息網絡的安全工作，加強工作人員對網絡信息技術的學習，確保工作人員能夠靈活地掌握專業技術能力和專業知識，更好地將辦公室行政管理工作落實。

（五）重視辦公室形成實物監督服務工作的優化

為了能夠確保辦公室行政事務管理工作的各項決策具有科學性與合理性，就需要在單位內部建設相應的監察部門，對辦公室行政事務管理工作的各項決策內容進行審查。新時期發展的背景下，為了不能夠樹立各級領導部門在辦公室行政事務管理工作中的權威，確保各項工作能得到全面有效的執行，更需要改進和優化單位內部有監察管理的相關工作。在開展行政監督與管理工作的時候，辦公室行政事務管理工作人員需要與各部門之間保持良好的溝通，便于以多種方式將各項工作落實。為了能更好地對領導、員工以及基層進行服務，積極地開展辦公室行政事務管理工作，轉變傳統的工作觀念和方法，不斷創新和優化工作方式，不斷擴展辦公室行政事務管理工作的范圍，重點對企事業單位發展過程中遇到的各種困難和問題進行解決，明確辦公室服務管理的全新發展方向，進一步促進企事業單位在不斷變化的時代背景下更好的發展和進步[5]。

結束語：隨著社會經濟的快速發展，我國已經進入新時代的發展，邁向全新的發展征程，因此現階段對辦公室工作人員也有著較高的要求，作為行政事務管理的主要人員，需要具備較強的責任意識和管理意識，能夠適應新時代的發展要求，抓好行政工作的重點項目內容，對各部門工作進行協調，統籌兼顧地完成日常本職工作，不斷提升辦公室行政事務的服務質量，提升辦事的實際效率。辦公室工作人員需要及時轉變自身的職能，更好地確保能對企業形象進行宣傳，為企業經濟效益的提升添磚加瓦。