試論行政事業單位檔案管理思路創新

黃發科

（額濟納旗財政事業發展中心，內蒙古自治區 額濟納旗 735400）

社會在發展進步的同時，我國行政事業單位的發展也已經進入到了一個新的階段，檔案管理的工作模式也勢必要發生一定轉變，這樣才能夠更好地適應現階段企業發展的實際需求助。今后，應該注意對事業單位檔案管理工作進行不斷創新，發現檔案管理中尚且存在的一些不足之處，從而促進行政事業單位檔案管理工作體系的不斷完善。

一、目前行政事業單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案室以及其他硬件條件相對較差

現階段我國很大一部分行政事業單位在展開檔案管理工作的時候，往往檔案室條件較為簡陋，工作環境較差。還有一部分檔案室往往是集辦公、閱檔以及倉儲等多種功能于一身，這也使得檔案室的環境較為嘈雜，不利于檔案管理人員辦公。還有一些檔案室并沒有設置鐵窗、鐵門以及防火防潮的基本安全設施，這也使得檔案室的整體安全性沒有得到有效保證，這也勢必會影響到檔案整合以及管理工作的正常開展。

（二）領導層對于檔案管理工作重視程度不高

目前來看，很多行政事業單位的領導層人員往往對于檔案管理工作的認知存在一定偏差，只是將其當作事業單位后勤工作的一種，甚至有一部分高層領導認為檔案管理工作只是走走形式，應付上級部門檢查，因此往往所配備的工作人員數量非常有限，同時也沒有對相關檔案管理工作人員的專業素質進行嚴格要求，更加沒有為檔案管理人員創造深造培訓的機會。而將更多的精力放在了企業經濟效益的創造上，這也使得很多行政事業單位的檔案管理工作長期處于流于形式、應付了事的狀態[1]。

（三）檔案管理工作的信息化程度不高

現階段我國信息技術水平不斷提升，在多個行業中的應用都發揮出了較為理想的效果，對于行政事業單位的檔案管理工作來說，在實際展開的過程中也應該注意積極與信息化技術進行結合。但是目前來看，我國行政事業單位的檔案管理工作信息化程度較差，雖然有很大一部分行政事業單位早在十年前就已經將計算機技術引入到了檔案管理的日常工作中，但是往往只是簡單的利用計算機系統來進行人事信息、檔案目錄等內容的輸入。而資料檢索以及調閱等過程依然需要相關工作人員全程用手工操作的方式來完成，無紙化檔案管理的理念依然沒有得到有效落實，這也使得檔案管理依然會涉及大量的紙質檔案信息，不僅影響到了檔案管理效率，同時也很難保證檔案調度以及查閱的準確。

二、行政事業單位檔案管理制度建設應該遵循的原則

（一）責權兼顧的原則

對于行政事業單位來說，在進行檔案管理制度制定以及完善的時候，應該注意對職責以及權益進行明確，將其作為崗位調整的重要標準。行政事業單位方面應該注意對相關工作人員的合法權益進行保護，這就需要檔案管理工作制度具有針對性，將檔案管理工作人員的責任以及權益進行細化分解，通過這種方式來進一步促進檔案管理工作的開展。

（二）規范與靈活相統一的原則

行政事業單位應該有完善的檔案管理工作制度來對相應的檔案管理工作進行支持，而事業單位在這一制度進行建設以及完善的時候，應該注意嚴格遵守國家的相關標準規定。在保證檔案管理制度規范性的同時，行政事業單位也應該充分意識到管理制度并非是一成不變的，可以根據實際工作需求來對各個環節或者政策進行靈活變動[2]。因此，檔案部門也應該注意參考行政事業單位的制度規定來建立起一套屬于本部門的工作制度，使得二者相輔相成，在實際展開檔案管理工作的時候根據當前工作的特點來對管理理念以及管理方式進行一定調整。

（三）制度與執行并重的原則

行政事業單位不僅要注意對檔案管理制度進行不斷優化完善，同時還應該注意保證制度的實際執行力，從而使得制度得到有效落實。制定一系列管理以及輔助制度的目的是為了可以將其更好地應用到行政事業單位的日常檔案管理中，從而使其作用得到發揮。因此，行政事業單位方面應該注意將工作制度與執行力融為一體，從而促進檔案管理工作的順利開展。

三、行政事業單位檔案管理工作創新思路

（一）提升對檔案管理工作的重視程度

對于行政事業單位來說，其領導層人員應該進一步提升對檔案管理工作的重視程度，這就需要檔案管理部門的負責人定期向上層領導人員反映檔案管理工作開展情況，通過這種方式來引起領導人員對此項工作的重視。行政事業單位的領導人員在進行檔案管理工作思路創新的時候，應該注意應用定性定量考核的方式，通過這種方式來促進分級指導工作的開展，這也使得檔案管理工作的開展可以獲得更為現實的基礎，這也有利于提升檔案管理工作的規范化程度。同時，還應該注意進一步加大對檔案室的建設以及投資力度，安裝必要的防火、防潮安全設施，并引進高品質的工作設備，優化現有工作環境，從而使得檔案管理工作的開展在辦公環境以及硬件條件上得到滿足。

（二）進一步完善檔案管理制度

對于行政事業單位來說，在展開檔案管理工作的時候，應該注意對工作方式進行不斷創新，保證其與現階段我國社會以及行政事業單位自身的發展情況相符合。行政事業單位在發展過程中應該積極適應現階段社會以及行業的變化這就需要對已有的管理制度進行完善，使其可以緊跟時代發展脈搏[3]。行政事業單位檔案管理制度的完善應該注意始終秉持著以人為本的基本原則，考慮到現階段檔案管理工作人員自身的實際情況，把握管理工作要點，這樣才能夠更好地促進行政事業單位的發展以及進步。

（三）制定并且完善檔案保密制度

行政事業單位的檔案管理工作內容越來越豐富，所涉獵的范圍也越來越廣，這與我國行政事業單位發展規模不斷擴大有直接關系。因此，行政事業單位在發展過程中應該注意不斷創新檔案管理工作思路，而對檔案保密制度進行完善則是重要思路之一。行政事業單位的很大一部分檔案信息往往是保密級別的，因此建立起完善的檔案保密制度非常重要。需要檔案管理部門對所有查閱檔案資料的人員進行逐一登記，并且記錄其查閱時間，要確定查閱者身份，保證其身份屬實且按規定有查閱檔案資料權限之后才能允許其翻閱相關資料。同時，檔案管理部門的內部也應該注意建立起相應的檔案權限以及保密制度，從而促進檔案管理部門的相關工作人員以身作則，這樣才能使行政事業單位的檔案保密工作可以順利展開[4]。

（四）提升檔案管理信息化水平

想要實現行政事業單位檔案管理工作的現代化運轉，應該注意積極與信息化技術進行結合，從而保證檔案管理服務的開展效率以及精準性得到有效提升，這樣才能使行政事業單位更好地適應現階段社會發展腳步。由于現階段行政事業單位的檔案管理工作日益復雜化，所涉及的檔案種類越來越多，這就要求行政事業單位方面要進一步提升檔案管理的信息化程度，應用更為先進的軟件來開展檔案管理工作，應該注意積極與計算機信息專業類高校建立起交流合作關系，從而為企業量身打造一套可以應用到企業檔案管理工作中的信息化體系，使得檔案管理工作在實際開展的過程中信息化程度以及自動化程度可以得到明顯提升[5]。對信息化技術的有效應用可以使檔案的儲存以及調閱更為方便，同時也在很大程度上保證了檔案信息的安全性。

（五）注意強化檔案管理人員隊伍的建設

隨著行政事業單位檔案管理工作復雜化程度的不斷提升，對于相關檔案管理人員自身專業素質的要求也越來越高，在這樣的行業背景之下，行政事業單位在進行檔案管理工作人員招聘的時候，應該注意將技術型的復合型人才作為主要招聘對象。尤其在現階段的時代背景之下，信息技術開始在我國各行各業全面普及，行政事業單位也應該注意優先聘用具備較高信息技術水平檔案管理人員，這樣更加有利于提升檔案管理工作的現代化程度[6]。同時，行政事業單位方面還應該與一些當地優秀的高等院校相關專業建立起長期性的合作就業關系，通過這種方式來保證事業單位始終有高素質的專業人才加入其中，這也使得事業單位不定期注入了新鮮血液，更加有利于提升事業單位今后的發展活力[7]。此外，行政事業單位還應該注意定期對檔案管理工作人員進行針對性的深造培訓，通過這種方式來對其工作理念以及工作方法進行不斷更新，這也更加有利于檔案管理工作的高效開展。行政事業單位還應該意識到，想要提升檔案管理工作隊伍的綜合水平，還應該建立起完善的獎懲制度，通過這種方式來激發工作人員自身的工作熱情，同時也使得行政事業單位的內部凝聚力得到了持續性提升，更加有利于日常工作的開展[8]。

結束語

綜上所述，隨著現階段我國行政事業單位發展規模的不斷擴大，在展開檔案管理工作的時候，其管理模式也發生了較大變化，需要相關領導人員對檔案管理工作予以充分重視，確定分級管理的模式。同時，還應該在檔案管理工作中積極融入信息化技術，從而保證檔案管理工作的現代化程度。最后，要注意強化檔案管理人員隊伍的自身建設，從學歷、專業考核分數以及計算機操作水平等幾個方面來對檔案管理人員進行嚴格要求，這也可以有效保證行政事業單位檔案管理工作水平。