提升檔案管理有效性策略

陳鴻雁

（大同區商務糧食服務中心，黑龍江 大慶 163515）

一、引言

檔案管理和企事業單位的發展密切相關，充分有效地利用檔案可以促進企業的健康成長。如何確保檔案管理的有效性，發揮檔案管理效用最大化，推動企事業單位實現可持續發展，是值得關注的問題和重點。

二、檔案管理的重要性

第一，作為決策的依據。有效的檔案管理可以讓各個事業單位的調查、行動有各項依據。檔案與其他材料不同，具有一定的法律效力，因此作決策的過程中，檔案的管理能夠讓記錄更具有客觀說服力。尤其是在進行各項調查過程中，可以作為有效的證據、決策的依據。

第二，檔案可以作為參考的材料。檔案記錄了企事業單位的各種信息，比如圖片、紙質文件、光盤、硬盤數據等，這些介質的可靠性極強，能夠充分反映出企事業單位的歷史信息。無論是作為決策材料、還是作為歷史回顧，良好的檔案管理能夠讓用戶輕松地查找到過去的資料信息。

第三，檔案還可以作為企事業單位歷史沿革的信息依據。企事業單位的發展過程可以得到檔案的記錄，這些能夠為單位未來的發展提供完整、可信的參考資料，對于企事業單位未來的規劃設計、戰略藍圖制定非常有利。

所以，在社會不斷發展的過程中，企事業單位必須更新觀念，順應時代要求，對管理方式進行創新，促進檔案管理的科學化。

三、檔案管理存在的問題

（一）管理制度不健全

有不少企事業單位的檔案管理系統存在漏洞、未成體系，是因為管理人員通常對于直接產生效益的部門和業務單位比較重視，對于檔案管理重視程度不夠。有些檔案管理人員的綜合素質、專業能力不足，兼職較多，無法較好的理解管理制度、很好地執行管理制度。單位的檔案管理體制不夠健全、管理人員的能力弱，導致干擾信息、垃圾資料多，重要信息無法實現較好的篩選和分類歸檔。

（二）管理方式落后

有些企事業單位的檔案管理方式比較落后，完全脫節于信息化時代的管理需求。檔案的搜集、存檔、使用、管理不能很好的運用信息化數字化的手段。很多管理人員還在沿用傳統的手工搜集、手工管理來進行，無法很好的使用信息化工具進行管理。這就造成了工作效率大大降低、管理人員的搜集、分類、歸檔、使用、管理的難度大大增加。許多物理介質的檔案信息，如圖紙、文件，由于得不到很好地保存，損毀、丟失的情況較多，管理效率低下。

（三）信息化系統不完善

對于檔案管理有效性的提升來說，完善的信息化管理系統能夠為檔案管理提供一個良好的支撐平臺。從當前的檔案信息管理現狀來看，檔案信息化管理不能形成統一的標準，網絡系統不夠完善，這些都導致數字化、信息化實現的 難度大。尤其是在創建數據庫的過程中，各個單位的檔案管理缺乏協調，信息網絡系統不完善，業務單元之間不能形成良好的協作。在對檔案信息搜集過程中，一旦出現丟失、遺漏，沒有網絡信息平臺系統進行檢查比對，很容易造成信息準確性、完整性、及時性的丟失，檔案管理不能形成有效性。

（四）工作人員的業務能力不強

檔案管理工作人員的業務能力水平高低，對于整體檔案管理水平的提升很重要。檔案管理的工作人員綜合素質有限，就容易導致責任意識淡薄、管理不到位、能力短板制約業務水平提升等等，人員水平不高制約了檔案管理工作的順利開展。

四、提升檔案管理工作有效性的策略

（一）制定科學合理的檔案管理制度

檔案管理工作要順利開展，就必須依賴有效的檔案管理制度。為了實現檔案管理價值的最大化，企事業單位對于檔案管理工作應當高度重視，積極探索新的業務路子，結合企事業單位的實際情況，因地制宜創建適合本企事業單位的檔案工作需求。作為企事業單位的管理者、領導，也應當重視檔案管理的工作，提供充足的資源，強化管理監督職責，尤其是對于檔案管理的合規性建設和完善檔案管理考評機制等內容，真正促進檔案管理工作人員的工作積極性，促進檔案管理制度水平的不斷提升。

（二）提升檔案管理信息化水平

信息化是各行各業發展的大勢所趨，檔案管理也不例外。要實現檔案管理的信息化、數字化、網絡化，朝著效率和質量雙提升進行，企事業單位就應當通過創建和完善信息集成系統的方向努力，從硬件、軟件兩個方面共同加強。借助5G 網絡、人工智能、大數據等現代化技術手段，促進檔案管理水平的提高。同時，強化內部網絡的建設和管理，強化信息檢索功能的發展，實現人工智能在線服務等，促進檔案服務的7*24*366 的全天候在線，提升響應能力，促進檔案管理水平的進一步提升。

（三）打造高素質綜合能力強的檔案管理隊伍

應當根據各單位的實際情況，開展形式多樣、因材施教的培訓、繼續教育，促進檔案管理人員的素質提升、綜合能力提高。組織開展系統化的培訓、繼續教育，豐富檔案管理人員的專業知識，促進他們能夠適應信息化時代的知識理論體系，尤其應當重視計算機技能、信息技術的培訓，讓檔案管理人員能夠充分自如的使用檔案管理工具。

（四）創建有效的獎懲激勵機制

檔案管理屬于重要不緊急的管理事項，尤其是涉及到一些安全問題、保密問題，顯得這些工作很重要。必須要有有效的獎懲激勵機制以促進檔案管理工作的開展，要明確檔案管理人員對于檔案負責的責任制度，充分做好檔案管理的安保工作。另外，要關注信息安全性，尤其是網絡病毒的防范、系統崩潰的預防、構建有效的后備機制等，避免檔案信息被惡意損毀和泄露。

五、小結

隨著社會發展、科技進步，檔案管理的改革和發展日益重要。如何實現檔案管理的有效性，企事業單位應當結合自身情況，因地制宜、順勢而為，促進檔案管理工作的順利開展。