醫院檔案管理之我見

文·胡小霞

醫院檔案是醫院各項活動形成的歷史記錄，包括文書檔案、事檔案、科技檔案、音像檔案等。醫院檔案關系到患者、醫務人員的切身利益，其管理水平的高低對醫院發展有著重要影響。因此應大力完善醫院檔案管理體制,提高醫院檔案現代化管理水平，促使醫院檔案在醫院發展中發揮應有的作用。

一、傳統醫院檔案管理存在的問題

（一）醫院檔案管理體制不健全

表現為醫院檔案管理制度建設不夠到位，制度的制定缺乏科學性、實際性和可行性。比如對檔案信息建立的實效性、準確性等缺乏統一的標準規范，導致醫院檔案管理工作開展比較盲目。比如檔案管理工作的職責范圍、崗位設定不夠明確，導致責任不能到位到人，出現問題互相推諉，阻礙了工作的順利推進。比如檔案管理工作流程缺乏科學的評測，導致各檔案崗位銜接工作存有漏洞，成為醫療糾紛的滋生地。

（二）醫院管理理念相對落后

目前，很多醫院都是朝著現代化高水平的方向發展，對醫院經營、醫療、科研投入了大量的資本和精力，但對醫院發展基礎之一的檔案工作卻依舊保持著傳統、守舊、滯后的管理理念，依舊認為檔案管理就是對醫療資料進行立卷、歸檔以及保存，做與不做，做的好與不好，對醫院發展暫時沒有影響，可以往一邊或往后放放。管理理念的落后，導致醫院對檔案管理的投入少、過問少，醫院檔案管理工作環境差，軟、硬件設施陳舊，人員配備不足，嚴重影響了醫院檔案管理工作的發展速度。

（三）缺乏現代化管理技術和設施

與醫院高度發達的現代化水平相比，醫院檔案管理技術和醫管理設施顯得捉襟見肘。比如對醫院檔案仍然采用手工收集、整理、檢索模式，沒有進行檔案的數字化、信息化管理，導致檔案管理不易、使用不便。比如沒有配備掃描儀、復印機、刻錄機、防磁柜等檔案基礎管理設施，導致無法對檔案進行有效管理和監管，影響了檔案管理工作的有效進行。

（四）檔案利用效率不樂觀

醫院檔案管理重管輕用的現象較為普遍，導致檔案信息資源開發力度不足，阻礙了檔案對醫療、科研、教學依據佐證作用的發揮。比如對醫院投訴檔案的研究開發不到位，不能及時發現醫療服務中的不足，無法為投訴處理提供有力證據，也不能對其他醫務人員做出警示，以避免類似問題再次發生。另外，醫院投訴檔案的不完善，也不能為服務方法的人性化提供經驗。比如對涵蓋醫院住院大樓、門診樓、醫技影像中心、急救中心等改造裝修、消防設施等內容的基建檔案，對醫療設備付款、維修，糾紛等方面的項目檔案開發利用不夠，不能使各項改造工程順利施工或醫療設備購置和維修有序進行，導致了各種糾紛的產生，費時費力費資金。

（五）醫院檔案管理人員素質有待提升

檔案管理人員的檔案意識與檔案業務能力系關檔案管理工作的發展和成效。然而目前醫院檔案管理人員的管理理念、業務能力以及文化水平還不能滿足檔案工作的需要。比如許多檔案管理人員不是檔案專業科班出身，對檔案業務知識不夠掌握。醫院把職工教育和選拔的重點放到了醫療、科研、經營等方面，沒有建立檔案管理人才的培養機制，后續的檔案教育缺失，也導致檔案人員對檔案行業標準、整理規范不夠了解。比如檔案管理人員對自己的工作重要性認識不足，認為檔案管理崗位屬于醫院二、三線工作，上升渠道窄，職稱評聘沒有優勢，因而缺乏對工作和業務的學習積極性，只是墨守成規地開展工作。

二、新形勢下醫院檔案管理工作新思路

（一）健全檔案管理制度，轉變檔案管理理念

醫院要結合本單位檔案工作實際，根據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制訂科學、完整、系統、切實可行的檔案管理制度，對各科室的檔案材料進行集中統一管理、統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價、同步發展。要轉變檔案管理理念，認清醫院檔案管理工作的重要性，加大對醫院檔案管理的資金投入，更新檔案管理設備，為檔案工作的發展奠定基礎。

（二）規范檔案管理模式，引進現代化管理技術

要推進檔案數字化和信息化管理速度，利用現代化設備管理醫院檔案，提高檔案管理工作的效率。比如以電子文件形式存儲醫院檔案，簡便檔案的收集、整理、歸檔、利用方式，擴大檔案的存儲空間和利用空間。比如建立人事檔案、病歷檔案以及文書的網絡化管理模式，統一各類病例檔案數據格式，導入醫院數據庫，利用大數據分析以及云計算等現代技術手段，對各種數據進行數據挖掘、數據分析，去掉冗余數據，總結出有效數據，得出科研成果、量化診斷處方等，用于臨床醫療實踐的參考，以提高醫院的醫療水平。

（三）加強教育培訓，提高人員素質

醫院要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、繼續教育、知識更新、進修學習等方式提高檔案管理人員的業務能力和知識水平，使其有能力深入臨床一線調查研究醫療、教學和科研情況，有的放矢地指導其做好檔案收集整理工作。要認真做好各類檔案的歸檔、保管和開發利用工作，并不斷總結探索檔案管理經驗，推動檔案管理工作像更高水平發展。

醫院檔案是醫院歷史的真憑實證，它從不同角度全面客觀地反映了醫院的醫療水平和人文底蘊。它就像一面鏡子，能夠使醫院“正衣冠、知興替”。近年來，醫患糾紛的增加，也暴露出醫院檔案管理中的一些問題。因此，管理好、開發好醫院檔案，使醫院始終保持旺盛的發展動力，是醫院檔案工作者不可推卸的責任，必須長久地堅持下去。