企業智能化檔案管理體系構建研究

文·劉春苗

當前大數據、互聯網、人工智能技術發展迅猛，所應用的行業領域范圍隨之越來越廣泛。其主要可依托RFID（射頻技術），嚴格依照相應的用戶協議來將實現網絡互聯，進而由此達成物品間的智能化運用效果，像常見的定位和跟蹤等功能等。而智能化的發展，通俗而言就是將互聯網、大數據及人工智能技術進行有機融合，由此達成人機互動的效果。在全新的智能時代背景下，檔案管理工作也應當緊跟時代發展步伐，實現創新轉變，徹底打破傳統管理理念約束，實現檔案管理的智能化轉變。智能化的檔案管理，主要是依據全新的互聯網、大數據及人工智能等技術來實現對檔案數據的管理，促使企業檔案管理更為高效和便捷，充分滿足用戶的多元化需求，這是檔案事業未來發展的主要方向。

一、企業智能化檔案管理建設現狀

（一）工作方式與思想觀念傳統守舊

在智能化的檔案管理中，工作模式應該是多元化的、開放性的，資源利用也是互通有無、即時共享的。但實際中，檔案部門和管理人員都存在著相對封閉的、傳統的思想觀念，表現為管理制度不能與時俱進、工作方式依然因循守舊、創新意識和時代精神淡薄，影響和制約著智能化檔案管理工作推進的步伐。

（二）資金支撐明顯不足

檔案智能化建設是一項系統化工程，其涵蓋的技術設備和運作環節繁蕪復雜，比如企業檔案管理智能化平臺的搭建，相關人才的培養，軟硬件設備的購置，更新及升級等，都需要有大量的資金支持。然而，因檔案工作效益的滯后性，導致許多單位都將對檔案工作的資金投入后置或縮減。資金的捉襟見肘，難以維系檔案工作智能化的有效開展，這直接阻礙了企業檔案管理智能化的建設與發展。

（三）標準制定不夠完善

近年來，雖然互聯網、大數據、人工智能技術發展迅速，但智能化發展仍然處于初級探索階段，尤其在標準制定上還做不到規范和完善。即使部分行業制定了較完善的制度標準，但因智能技術更新換代頻率快，導致應用標準跟不上技術發展的要求、平臺服務無法與新技術良好兼容的問題也較為突出。

（四）相關用戶應用風險明顯攀升

智能化建設突破了以往傳統檔案管理存在的局限，即檔案查詢必須通過檔案館或登陸指定網站才能辦理的情況。通過智能化建設，可以使用戶借助移動終端實時進行查檔，極大節約了用戶的查詢時間，滿足了用戶足不出戶的服務體驗，切實提升了檔案利用服務的效率。但網絡查檔因可控性差，也帶來了用戶自身隱私或檔案信息泄露的風險，因此強化網絡風險控制也成為企業檔案管理智能化建設的主要難題。

二、企業智能化檔案管理體系構建思路

（一）加大資金投入，提升人員素質

智能化檔案管理體系建設基礎是檔案信息資源建設，包括檔案目錄數據庫、電子檔案數據庫、備份庫和高性能的安全軟件設施等。要想構建完善的智能化檔案管理體系，必須要加大建設資金的投入力度，以滿足智能化建設軟硬件基礎設施的改造、更新、引進等。同時，還要不斷提升檔案人員素質，通過多種形式的培訓，增強其現代化服務意識，智能技術應用水平，臨危應急應變能力，網絡風險分析掌控技能等，成為智能化檔案管理體系的合格管理者和使用者。

（二）加強制度建設，夯實檔案信息資源基礎

智能化檔案管理體系建設是一項系統工程，事關檔案事業發展的未來走向。因此，檔案部門必須結合企業發展實際，充分考量檔案管理智能化所需平臺的后續發展空間以及與新技術更新的對接余地，制定出具有前瞻性的標準和制度，使之盡可能地在最短的時間范圍內，解決因技術發展而帶來的各種問題。這些不僅僅需要專業技術的融合，更需要專業技術人才的支撐[2]。面對種類繁多且工作量巨大的庫存檔案數字化建設，以及海量電子文件的接收和收集工作，檔案人員要高度重視、謹慎對待，確保各種信息的有效整合、真實準確、系統完整，為檔案管理智能化建設打下堅實基礎。

（三）打造智能化平臺，展現多元化服務

企業檔案管理智能化平臺建設能夠極大提升檔案管理工作效能，實現了檔案管理方式的根本性轉變的飛躍式發展。這要求在企業檔案管理智能化平臺建設中，除了切實做好對平臺基本功能的建設與完善，還要充分考慮面向客戶需求的差異化服務體系構建，通過分層次、分類別的數據評估，為用戶定制專業化的、個性化的檢索及推送服務[3]，并做好面向用戶的信息管理功能，穩妥管理每一位注冊賬戶的用戶信息。

（四）完善線下服務體系，補齊智能化管理短板

企業智能化檔案管理平臺是通過線上操作來提供各種服務，但這并非表示可以完全摒棄線下服務，因為目前智能化檔案管理平臺還無法完全滿足用戶們的所有需要，依然有部分用戶要通過線下服務來達成自身對檔案資源的需求。因此，線下服務仍然有持續開展和完善的必要。這就需要增大線下服務的創新力度，配置相應的設施，強化用戶的自助服務意識，讓用戶獲得良好的線下服務體驗。比如對傳統借閱卡的功能進行優化和拓展，使一張簡單的借閱卡同時具備查詢、工號驗證、人臉識別等多項功能，可直接使用借閱卡進行自助服務，讓線下查檔更為輕松和便捷。

綜上所述，在智能化時代背景下，要求檔案管理工作積極引入先進科學技術，增強檔案管理的活力及動力。通過構建完善的智能化檔案管理體系，深入拓展創新檔案服務路徑，搭建信息追蹤服務通道，實現對檔案信息內容的智能識別及分類，促使企業檔案管理效能持續攀升，充分展現出檔案的作用和價值。