淺談新時(shí)期企業(yè)基建檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策

文·劉桂青 周文彬

基建檔案是指在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案，是對(duì)工程項(xiàng)目全過(guò)程的一種真實(shí)記錄，具有完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。基建檔案涉及到工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工及后期的竣工驗(yàn)收等方面的內(nèi)容，對(duì)于施工項(xiàng)目的合法性、施工成本的控制、相關(guān)設(shè)備的安裝使用以及工程的驗(yàn)收管理、后續(xù)的維修養(yǎng)護(hù)提供了有效依據(jù)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，各地政府招商引資工作力度不斷加大，各類企業(yè)紛紛落地，辦公樓、廠房、宿舍隨之撥地而起，基建項(xiàng)目逐年增加，基建檔案也隨之越來(lái)越多。特別是近幾年企業(yè)不斷擴(kuò)大規(guī)模，需要經(jīng)常查閱、利用基建檔案，從中暴露出了基建檔案管理存在的很多弱點(diǎn)和問(wèn)題。如何科學(xué)地管理好基建檔案，使之更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，成為目前企業(yè)基建檔案管理工作中亟待解決的問(wèn)題。

一、企業(yè)基建檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠，歸檔意識(shí)薄弱

大部分企業(yè)將精力過(guò)多的放在工程質(zhì)量控制、成本控制和進(jìn)度控制等方面，而對(duì)基建檔案的重視程度不夠，普遍存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的思想。一般只注重工程施工和相關(guān)材料在施工過(guò)程中的使用，而忽略對(duì)工程檔案材料的收集、歸檔。由于基建檔案的主要作用是為以后的維修、改建等提供服務(wù)，其效益的潛在性、延后性使很多人對(duì)基建檔案的建立缺乏足夠的重視，歸檔意識(shí)薄弱。

（二）基建檔案形成時(shí)間長(zhǎng)、內(nèi)容多，收集歸檔難度大

基建檔案具有專業(yè)性、成套性、龐大性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，其形成過(guò)程周期長(zhǎng)、內(nèi)容多、涉及人員廣。施工過(guò)程中檔案材料使用頻繁，經(jīng)常多部門、多人次交叉、反復(fù)使用，加之一般工程工期較長(zhǎng)，很多施工人員只管用、不管收，極易造成檔案材料的破損、缺失，導(dǎo)致基建檔案材料無(wú)法收集齊全，加大了收集歸檔的難度，很難保證檔案材料的完整性、系統(tǒng)性。

（三）專業(yè)知識(shí)不足，建檔質(zhì)量不高

基建檔案的專業(yè)性要求檔案管理人員既要了解檔案專業(yè)知識(shí)，又要熟悉基本建設(shè)的相關(guān)知識(shí)。由于絕大多數(shù)企業(yè)檔案管理人員缺乏基建專業(yè)知識(shí)，又不能及時(shí)參與工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案資料的跟蹤收集，對(duì)施工過(guò)程中許多設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)的變更不夠了解。工程竣工后，面對(duì)龐大而又復(fù)雜的基建檔案資料，理不清頭緒，難以確定哪些材料反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，對(duì)檔案數(shù)據(jù)、內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確判斷，妨礙了對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)、合理的分類、整理，導(dǎo)致建檔質(zhì)量不高，極大影響了以后檔案的查閱、利用。

（四）缺乏創(chuàng)新意識(shí)，管理工作滯后

基建檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，在管理觀念、管理方法、管理手段上嚴(yán)重滯后，使基建檔案管理工作陷于被動(dòng)局面。對(duì)基建檔案往往存在“為保管而保管”的思想，重保管而輕利用。即使有時(shí)需要查閱，也是沿用“你查我找”的傳統(tǒng)做法，查閱工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響了檔案利用的時(shí)效性，致使人們對(duì)基建檔案利用“望而生畏”，眾多寶貴的基建檔案被“束之高閣”，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、企業(yè)基建檔案管理的對(duì)策

（一）提高認(rèn)識(shí)，重視基建檔案工作

企業(yè)要充分認(rèn)識(shí)基建檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要意義，不僅要重視文書(shū)、銷售等檔案的歸檔管理，更要重視和加強(qiáng)基建檔案管理工作。施工過(guò)程中要提高施工人員的檔案意識(shí)，要求和引導(dǎo)他們?cè)诒Ｕ鲜┕な褂玫耐瑫r(shí)，注意保存、保護(hù)相關(guān)檔案資料，做到“小心使用，及時(shí)交回”，以保證檔案資料的完整、系統(tǒng)，以便工程竣工后由檔案管理人員整理建檔。

（二）系統(tǒng)管理，搭建基建檔案網(wǎng)絡(luò)體系

工程建設(shè)過(guò)程中，對(duì)基建檔案材料要進(jìn)行跟蹤收集和管理。要協(xié)調(diào)工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和管理各部門有關(guān)人員，明確職責(zé)，落實(shí)到人。如文件、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)等由文書(shū)負(fù)責(zé)收集；合同、協(xié)議、審批手續(xù)等由負(fù)責(zé)印章管理人員來(lái)收集；預(yù)決算由預(yù)算人員來(lái)收集；施工記錄、驗(yàn)收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員來(lái)收集；項(xiàng)目決算、固定資產(chǎn)投資等由審計(jì)人員收集；最后由檔案員負(fù)責(zé)匯總，避免檔案資料的缺失和遺漏，從根本上解決歸檔難的問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高建檔質(zhì)量

檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，定期參加有關(guān)培訓(xùn)，了解工程建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)，不斷豐富自己，提高檔案管理能力和水平。對(duì)收集的檔案要做到心中有數(shù)，保證收集材料數(shù)據(jù)、內(nèi)容的準(zhǔn)確性，把握其內(nèi)在聯(lián)系并進(jìn)行正確的分類、整理、裝訂，切實(shí)提高建檔質(zhì)量。企業(yè)基建檔案管理要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加大信息化管理的力度，逐步采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基建檔案收集、歸檔和利用的現(xiàn)代化。

（四）轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)基建部門是企業(yè)基本建設(shè)項(xiàng)目的直接管理單位，肩負(fù)著全廠房屋建設(shè)和修繕維護(hù)的重任。基建檔案管理人員不僅是檔案材料的保管員，也是檔案的形成者、管理者，具體工作的執(zhí)行者，因此在實(shí)際工作中應(yīng)不斷更新觀念，開(kāi)闊視野，樹(shù)立“主動(dòng)服務(wù)”意識(shí)，充分挖掘檔案信息資源，讓基建檔案更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，充分發(fā)揮基建檔案管理的重要作用。