基于電子政務背景簡析政府檔案管理模式

張志剛

（英德市連江口鎮人力資源和社會保障服務所，廣東 英德 513000）

引言

電子政務，顧名思義，指的是從事政府活動的各級國家機關利用當前高速發展的信息技術、網絡技術還有辦公自動化技術為社會提供服務，強化自身管理職能的一種具有創新性的管理模式。信息技術應用領域廣泛，政府檔案管理也在不斷進行模式調整，在信息網絡技術的保障下，政府檔案管理工作質量穩步推進，極大地促進了政府檔案管理工作效率的進一步提升。

一、現階段電子政務背景下政府檔案管理問題分析

（一）政府檔案歸檔工作還存在較大短板

當前電子政務背景下，政府檔案管理工作效率顯著提升，特別是隨著《電子文件歸檔與管理規范》等相關條例規定的制定和實施，使得政府檔案管理制度更加完善和細化[1]。但是電子政務技術也帶來一些負面的影響，電子檔案受到各種非傳統因素的限制，如電子檔案存儲方式、電子檔案存儲位置的影響，造成許多已經歸檔完成的電子檔案出現了不可讀的情況，再加上比起傳統的紙質檔案，電子檔案的真實度、法律憑證方面還有所不足，在歸檔方面還也存在著較大的提升空間。

（二）政府檔案信息管理還處在探索階段

現階段，與電子政務、政府檔案管理的相關法律法規陸續頒布實施，對電子檔案的系統管理工作提出了比較明確的要求和規定。盡管如此，電子政務背景下，政府職能轉變過程、政府檔案管理的模式手段還處在初步發展階段，需要加大探索力度，在實踐操作中，進一步得到鞏固和加強。各級政府部門和上級行政機關，特別是電子檔案管理部門要嚴格落實相關規定，指導政府檔案管理工作的有序推進。

（三）政府檔案信息傳輸和應用存在隱患

與傳統的紙質檔案相比，電子政務背景下，政府檔案經過傳輸階段，容易受到外在因素影響，存在被篡改、丟失、損毀的安全隱患，并且其真實性和可靠性也在此過程中不斷被削弱。目前出臺的《電子簽名法》雖然有效緩解了這一缺陷，但是隨著大數據、云計算、云盤等高新技術的開發使用，政府方案信息存儲模式也在不斷重組，其穩定性可靠性還是受到極大的不良影響。

二、電子政務背景下政府檔案管理模式要求

（一）要求強化政府檔案管理的認知水平

在當前電子政務背景下，政府各方面均產生了深刻的轉變，主要表現在行政行為方面、行為過程方面以及行政行為結果資料的處理歸納方面，這些環節的變化對傳統紙質檔案管理工作及其內容模式造成強烈的沖擊，在此過程中，也出現了一系列電子檔案需要相關人員進行及時整理歸檔。立足于實際情況分析，電子政務背景下，部分單位人員并沒有重新審視時代變化的趨勢，沒有多加重視政府電子檔案，認識能力存在不足之處，主要體現在未能將電子檔案同紙質檔案放在同等重要的位置、法定的地位上做好文件歸納整理工作，而只是單純將其作為紙質檔案的憑證信息之一。此外，在管理思想和理念上顯得比較陳舊，更多依賴于傳統管理模式，導致電子檔案數據來不及收集整理，甚至還會出現丟失的情況，這也意味著紙質檔案管理沒有與電子文檔管理沒有密切地結合在一起。因而，在電子政務背景下，需要加快思想認知的轉變，從管理模式、管理方法以及流程管控獲得全方位認知。

（二）要求強化政府檔案技術安全水平

當前電子政務背景下政府檔案管理盡管有高效的信息技術手段作為助力，保障了檔案管理的可靠性，但是現階段技術與措施缺乏緊密融合，對于滿足電子政務現實發展的需要還缺乏一定的力度。現代電子檔案管理理念未能完全貫穿技術應用的始終，并對其進行有機的聯系和歸納整理，因而在效率方面產生了局限問題，使得電子檔案收集并不完整。此外，征服檔案管理信息還受到各種非傳統因素的影響，可能面臨著損毀篡改的風險，其對信息技術的依賴性較強，因而，在無法預測的網絡環境當中進行信息傳輸利用更容易導致信息外泄，無法保證其準確性和真實性[2]。其全方位依托于互聯網技術，缺少自身強力的防護功能，容易遭到外來因素威脅，加大了政府電子檔案管理的難度。基于以上種種負面情況，相關政府管理單位要樹立檔案管理安全理念，重視新技術在檔案安全管理中發揮的重要作用，做好從根源上杜絕一切外來安全威脅因素的侵擾。

三、電子政務背景下政府檔案管理模式分析

（一）促進政府檔案管理理念的轉變

置身于電子政務背景下，政府檔案管理也開啟了信息化、網絡化、數據化、智能化的新模式，構建起不同于傳統形式的管理機制。隨著電子檔案的法律地位和法律效力不斷提升，獲得認可，檔案管理效率也在不斷提升。政府檔案管理人員更要加強對自身技術能力的要求，及時轉變管理觀念和思維意識，堅持貫徹“全生命周期”的檔案管理理念，將現代信息技術深度融合到電子檔案存儲、整理、歸檔以及保護加密的各個方面，不斷與時俱進，以具有創新性的電子檔案管理模式來適應電子政務發展背景下的政府檔案管理的變化發展。

（二）簡化政府檔案管理過程的步驟

電子政務背景帶來了很多變化，其比較顯著地表現在日常所要處理的信息種類變得更加豐富多樣，各單位部門之間的信息傳遞更加快速、信息交流更加便捷。但是這也帶來了更加龐大的處理信息數據，且這些信息還不屬于歸檔的范圍。因此，電子檔案管理人員不僅要促進檔案管理過程步驟的轉變，同時還要明確電子檔案的價值信息，保證電子檔案都能應歸盡歸的同時，又不會重復歸檔、多頭歸檔，造成工作冗雜，加重工作負擔。此外，還要確保電子檔案在部門間能夠及時共享查看，避免出現“信息孤島”的現象。管理流程需要簡化明確，打通電子文件生成、傳輸、簽發、歸檔的各個環節，數據備份要做好，信息內容要更新，百能使檔案管理具備簡便性、高效性。

四、電子政務背景下政府檔案管理模式完善對策

（一）強化政府檔案信息化建設

現代政府檔案管理手段的應用已經成為影響社會各單位和各部門發展的關鍵因素。隨著信息技術的不斷發展，現代政府檔案管理也要進一步實現信息化。在傳統的政府檔案管理工作中，常會出現信息查詢服務質量低的問題，不僅檔案管理工作的效率低，而且保密性差，給平時的管理和維護帶來很大的阻礙。信息技術的應用就可以有效彌補這些問題，讓政府檔案管理部門的工作人員從繁雜的工作中脫離出來，采用電子信息技術的手段，合理地做好平時的歸檔、管理和查閱工作。為了便于政府檔案管理工作的進行，要構建檔案信息自動化系統，以計算機技術為依托，將檔案的內容錄入到電腦之中。工作人員在對管理系統進行操作的時候就可以快速地查找信息，增補檔案的內容，同時也能更好地確保檔案的安全性。政府檔案涉及的信息十分龐大，根據不同單位、不同部門和不同工種對政府檔案進行歸類是極為艱難的，但是有了檔案管理信息自動化系統，就可以輕易解決這些問題，最終實現政府檔案管理的現代化。

（二）優化政府檔案綜合管理方式

基于電子政務的不斷發展，政府檔案管理部門也應依托信息化發展的基礎，創新檔案管理的方式，將未來發展的方向與戰略決策與構建特色管理模式相結合，制定目標清晰、與時俱進的管理辦法。政府檔案管理人員應積極構建檔案管理的專門網站，將檔案查詢和使用的需求設置為相應的查詢項目，通過網絡條件，為大眾提供更加專業的檔案管理方式。在傳統檔案管理工作中，管理人員要涉及檔案的日常歸類和定期整理，這些工作不僅浪費時間，而且極易出現錯誤，降低檔案信息使用和共享的效率。信息技術的不斷發展，能夠將檔案信息資源變成數字化的形式，利用先進的技術手段，對檔案數據進行整理和更新。

（三）提高專業人才的培養水平

人才是行業發展的關鍵。在政府檔案管理部門也必須要發揮人才的引導性作用。檔案管理人員必須要來自于專業化的隊伍，具備豐富的業務知識，在政府檔案管理中能夠結合自身的優勢提高檔案管理的品質。為了更好地引進人才企事業單位必須要構筑人才資源庫，對資源庫內的人才進行分級培養。對于業務能力較弱的人員要進行集中的培訓，重點突破業務能力不足的問題。而對于業務能力較強，發展后勁足的政府檔案管理人員，則要進行系統性的培養，根據不同人才的特點和工作能力的強度，制定有效的培訓課程。通過網絡培訓或是實體培訓的形式給政府檔案管理人員提供二次學習的機會。通過這種方式搭建人才培養的平臺，讓檔案管理人員能夠發揮應有的作用，在崗位工作中實現個人的價值。由此可見，人才驅動是促進檔案管理工作開展的必要手段，在新經濟政策推行的背景下，人才必須要占領時代發展的新高地，推動政府的發展和社會的進步[3]。政府還要強化對專業信息化人才隊伍的培養工作，重視行業間的交流，在比較學習中吸取先進的經驗，提高管理人員的責任意識，在不斷學習中更新自己的專業知識，提高管理工作的技能，為檔案數字化發展奠定基礎。

五、電子政務背景下政府檔案管理模式新挑戰

第一，促進電子政府、電子文件和數字檔案三者之間的和諧構建。電子文件是人們將自身的工作成果以電子信息數據形式進行儲存和傳輸。隨著是時代變化，民眾參與政治的信息以轉向網絡途徑，使得行政部門的工作實效提高到更高的水平，政府要積極探索實現電子化程度的新方向，保證電子政府職能能夠有效實現與各級單位、政府以及公眾之間的溝通和互動。此外，由于社會交往的媒介和載體隨著互聯網的高度崛起，使得電子檔案已成為信息保管和分享的主要形式，因此，政府還要加大力度考量如何有效調動各方力量為新型檔案呈現和管理服務，這也是政府檔案管理與社會發展相適應所面臨的難題和挑戰。

第二，有效化解政府信息透明化與公眾信息需求合理化之間的矛盾，政府信息公開是保障公眾知情權和信息權的基本，同時也是順利推進政府工作活動的有效途徑。相對以往的紙質信息公開的形式，政府信息通過高速的傳播，能夠突破信息空間和時間上的限制，加強信息傳播的有效性。此外，公眾也不必被動接受，而是能夠以主動查閱的方式來強化民眾參政議政的水平。但是，政府信息安全泄露隱患則是電子檔案的一大無法忽視的漏洞，這不僅需要一套隨著社會發展不斷更新完備的監督機制和法規，同時還要求從事檔案管理的人員要具備高素質的保密素質。此外，還需要對技術和管理水平進行強化，信息安全仍然是當前我國電子化時代面臨的一大挑戰，政府內部管理責任要明確到個人，政務人員保密意識如果不夠充分，那么很有可能造成檔案信息非正常渠道輸出甚至被盜取，這涉及到當前電子政務背景下政府檔案管理的集中保存和利用調取的問題，需要相關單位細細考量。

結束語

綜上所述，隨著時代變換、經濟發展，互聯網信息技術的應用已經擴展到經濟、政治、文化各個領域。政府行政理更要重視網絡信息技術的應用，才能最大程度提升政府行政管理效率，強化政府管理職能。