信息技術在事業單位檔案管理中應用存在的問題和措施研究

時曉麗

（山東省單縣應急管理保障和技術服務中心，山東 菏澤 274300）

隨著我國信息化的不斷發展，事業單位檔案管理模式從以往手工模式逐步轉變為信息化管理模式、知識管理戰略模式。電子檔案比傳統的紙質檔案更加方便于管理，并且在一定程度上可以使事業單位檔案管理形式有所創新。信息技術與事業單位檔案管理工作充分融合，不僅促進了工作效率和質量的提升，還有效提高了檔案管理水平。

一、信息技術在事業單位檔案管理工作中存在的主要問題

在信息技術不斷發展的今天，事業單位檔案管理通過多元化信息技術的廣泛應用，有效改善了以往的檔案管理模式，使事業單位檔案管理工作更具有效性，進一步提高了檔案管理效率和質量水平。但是，在實際中，仍有一部分事業單位在應用先進的信息技術時，由于準備不充分，沒有對信息技術形成較高的認知度，造成行為有偏差，不能有效發揮信息技術的重要作用，再加上有些事業單位檔案管理質量水平有限，與實際目標存在差異性，嚴重阻礙了事業單位檔案工作的正常開展。

（一）對檔案管理信息技術應用的認識不足

雖然我國現代化信息技術發展比較快，但是相對國外而言,我國的網絡信息技術發展起步較晚，沒有構建較為完善的框架。對于事業單位來說，在應用信息技術時，受外部一些因素的制約，缺乏長效的管理機制，檔案管理制度體系亟需完善。大部分事業單位檔案管理工作人員通常一自身傳統經驗和技術為基礎，缺少學習的興趣和熱情，導致工作質量差、工作運營不規范、工作效率也不高，個別檔案管理人員在工作態度上還存在嚴重的隨意性和簡單化現象，對自己的工作反思不夠。這些都與對檔案管理信息技術應用認識不足有著直接的關系，大部分檔案管理人員對計算機的依賴性較大，沒有站在客觀的角度上對信息技術在檔案管理中的應用做出深入的探究，如果出現檔案管理系統與網絡運行不穩定的情況時，就會導致大量的重要數據丟失。

（二）缺少系統化的電子檔案管理

開展電子檔案管理工作時的難度比較大，而且工作中的細節多而雜，因此，大部分事業單位會將信息化電子檔案作為重要目標，以發揮檔案管理重要作用，推動檔案管理工作的現代化發展水平。但是，有一部分事業單位檔案管理工作卻還在儲存和歸檔等基礎層面停留，忽視了對管理系統的充分利用，使其重要作用得不到有效發揮，另外，檔案管理規范化和系統化水平有待提高，對于事業單位辦公系統來說，設計不夠完善，部分功能在操作上比較簡單，存在不足的地方較多，也是直接影響檔案管理系統作用有效發揮的重要因素。

（三）電子檔案缺乏安全保障

電子檔案符合是時代的發展，充分展現了事業單位檔案管理工作現代化水平。但是目前由于在電子檔案管理工作中沒有形成良好的安全保障，信息技術和檔案管理工作相結合的巨大優勢不能被完全體現出來，導致檔案管理工作的效率不明顯。大部分檔案管理工作人員在工作中只是機械、單純地使用計算機對檔案文件進行整理和保存，不能滿足脫機管理或相關下載要求，一旦電腦受到木馬、病毒或黑客攻擊入侵，或者因為外在因素導致電腦出現故障，就會使檔案資料丟失、損壞數據或者導致系統的異常，使系統不能啟動等等，使電子檔案失去的安全保障。另外，由于個別檔案管理工作人員的工作能力和相關技能比較薄弱，再加上缺乏檔案管理經驗，對檔案文件進行相關處理中，可能存在沒有及時對檔案文件進行歸檔和備份，使檔案管理工作存在隨意性，使電子檔案管理工作缺乏安全性。[1]

（四）缺乏專業性人才

在應用信息技術開展檔案管理工作過程中，由于涉及的各項環節比較多，因此，在實際工作中對檔案管理工作人員的專業性水平要求較高，也更嚴格。但是事業單位在這方面的技術仍然處于不成熟的階段，對信息技術的專業性了解的不夠透徹，在實際工作中，檔案管理工作人員相關管理技能需要不斷被提升，在這種情況下，就會造成檔案管理工作出現隱藏的風險性，因此更需要不斷健全和完善事業單位管理工作，進而確保檔案管理工作的正常進行。[2]

二、信息技術在事業單位檔案管理中應用的有效措施

信息技術在事業單位檔案管理中應用時有著比較復雜的要求。為了能夠加快實現信息技術與事業單位檔案管理有機結合，檔案管理工作人員應事先做好相關準備工作，充分了解不同階段的檔案管理工作中會遇到的難點，對檔案管理工作的重點加以重視，使事業單位檔案管理工作更加規范化。在具體細節方面，應及時對產生問題的原因進行全面深入的分析，并有針對性地進行調整和完善，有效落實檔案管理工作，以推動信息技術與檔案管理工作相結合。

（一）加強對事業單位檔案信息管理工作的認知

加強對事業單位檔案信息管理工作的認知在整個檔案管理工作中至關重要，能夠有效推動檔案管理工作的正常開展。當前檔案信息管理工作出現的主要問題是由于檔案管理工作人員對信息化的認知不夠深入，面對新形勢、新問題思路不夠開闊，舉措不夠創新。因此，事業單位檔案管理工作人員應深刻認識到應用信息技術的重要性，不斷健全和完善信息化管理工作。首先，檔案管理工作人員應嚴格遵守國家要求，加快檔案管理系統的升級工作，加強檔案信息資源的共建共享；其次，加強基礎性工作，根據不同檔案的具體要求，提高管理質量，對不合格的標準進行針對性修訂，進一步提高檔案管理的合理性和科學性；最后，培養標準化管理觀念，完善培訓制度。事業單位相關部門應對檔案管理工作人員進行定期的培訓和考核，積極開展培訓活動，對檔案管理工作人員進行業務、技能等方面的培訓活動，提高檔案管理工作人員自身專業技能和職業素養，使其能夠深刻認識到應有信息技術的重要性，進而在今后的工作中通過科學合理應用信息技術，有效提高檔案管理工作的質量和效率。

（二）增強檔案信息化管理力度，建立完整的檔案管理體系

事業單位檔案管理信息化與檔案管理社會化息息相關，兩者之間是互相促進,共同發展的。檔案管理中存在的死檔現象，間接地反映了事業單位管理模式已經遠遠落后于社會的進步，為了有效解決此問題，檔案管理工作應以資源形態為起點,進入現代信息技術領域，運用先進的信息技術，加快對檔案信息資源的開發和利用，進而充分展現檔案的作用和價值。檔案管理數字化是當下較為新型的信息形態，可以將在任何地區、任何單位、所有載體的檔案通過數字化手段進行儲存，在網絡化形式下進行連接，進而提升事業單位檔案的利用率，這也是加快實現檔案管理社會共享的有效手段。事業單位檔案管理工作自身具有復雜性，系統化和規范化是檔案管理工作發展的基本方向，應不斷優化與完善，建立完整的檔案管理體系，并對其進行科學有效的管理，能夠實現檔案一體化管理，確保電子檔案能夠被合理地應用。[3]

（三）對檔案信息進行共享管理

近年來，我國信息技術產業蓬勃發展，規模迅速擴大，產業結構不斷優化，新一代信息技術不斷突破，其中信息技術中先進的“云技術”在很多領域都被廣泛的應用。而且，“云技術”的應用為檔案管理工作帶來了全新的思路，隨著科技不斷地創新和發展，手機、平板、電腦等電子設備都已經具備了云端傳輸的接收口，將“云技術”應用于檔案管理中能夠全面促進事業單位檔案信息化建設，實現檔案管理工作標準化、統一化，實現事業單位政務信息公開化。因此，為了加快實現檔案信息的共享，相關政府部門可以構建檔案數據庫，對各個環節中檔案信息數據庫進行檢修和維護工作。與此同時，各個區域內的事業單位還應積極通過政府部門構建的檔案信息數據庫開展自由檔案數據的構建和維護，相關管理人員可以基于“云技術”的云資源共享功能，實檔案信息共享，以防止檔案信息在一些部門中滯留時間較長，而導致信息泄露，通過合理應用“云技術”能夠有效提升事業單位檔案管理工作質量。結合以政府部門構建的檔案信息數據庫等管理模式，深入貫徹應用“互聯網+”的檔案管理理念，能夠有效提高事業單位檔案管理工作效率。

（四）構建專業的檔案信息網

開展檔案管理工作過程中，科學應用先進的信息技術提升事業單位檔案管理工作質量和效率一直以來都是各單位非常重視的一項重要內容，但是在實際中，大多數事業單位在應用信息技術時都會存在一個誤區，即多數事業單位只注重應用計算機程序，而計算機程序卻只是信息技術中的一小部分，并不能充分發揮信息技術自身全部的優勢。因此，在檔案管理中應用計算機程序時，事業單位應加強對網絡技術的應用，在內部建立專業的檔案信息網，不斷健全與完善檔案管理溝通體系，擴展檔案管理信息渠道，充分利用檔案信息網使檔案管理工作更加簡單化，增強信息傳遞的快捷性，進而提高檔案管理工作效率。

（五）重視人才資源，加強人才隊伍建設

人才是支撐創新發展的第一資源。加快推進創新驅動發展,離不開堅實的人才保障。在互聯網環境下的檔案管理工作，專業技術人員和管理人員的缺乏已經成為了事業單位面臨的一大難題，為了有效加強事業單位檔案管理工作人員的信息化水平，可以參考以下幾點：1.重視檔案管理領導干部隊伍的建設工作，加強團隊建設與管理提高整體，采用引進高端人才等方法，培養一支熟悉并熟練掌握信息化建設和檔案管理的管理團隊；2.積極開展培訓活動，對檔案管理工作人員進行業務、技能等方面的培訓活動，嚴格執行持證上崗制度，提高檔案管理人員的業務素質，進而保障檔案信息化管理工作的順利開展；3.引進檔案管理系統優秀專業人才和管理人才，檔案管理系統是具有一定專業性的軟硬件系統，它除了要具備較強的統計和分析功能，還要有很強的保密功能。因此，在檔案管理工作中應配備較為專業的系統管理者進行相關的管理工作，對檔案信息化管理進行創新研發，加強關鍵信息基礎設施網絡安全防護,加強網絡安全信息統籌機制、平臺建設等，實現安全管理。[4]

結束語

事業檔案管理逐漸向數字化信息管理發展，符合了時代發展趨勢，是事業單位各項工作創新的具體表現。在網絡環境下，事業單位應制定具有較強穩定性與強制力的規定與標準體系，不斷完善檔案管理的相關流程，提升檔案管理工作的效率，充分結合新思想與新方法，打破傳統觀念，培養檔案管理者的信息意識，在探索和創新現代化檔案管理模式中結合信息化手段，提升檔案管理水平，逐步實現檔案管理標準化、制度化，推動事業單位檔案管理工作能夠健康穩定發展。