關于醫院合同控制業務的幾點思考

龍江和

摘要：隨著市場經濟的不斷發展和現代管理制度的不斷完善，訂立和履行合同成為醫院對外明確權利義務關系、開展經濟活動的主要形式。由于合同本身兼具信息載體和證據功能，因此，合同控制對醫院建立健全內控制度和有效開展內控工作至關重要。本文基于內部控制相關理論及方法，結合醫院合同管理工作實務，探討醫院合同控制中存在的問題和原因，有針對性地提出改進措施。加強醫院合同控制，對有效防止或發現并糾正相關問題，降低醫院經營風險和法律風險具有重要意義。

關鍵詞：醫院;合同控制;問題;改進建議

前言

為進一步提高行政事業單位內部管理水平，加強廉政風險防范，黨和國家高度重視行政事業單位內部控制建設，先后出臺《行政事業單位內部控制規范（試行）》《關于全面推進行政事業單位內部控制建設的指導意見》《關于開展行政事業單位內部控制基礎性評價工作的通知》等文件，這對醫院建立健全內部控制制度、切實開展內部控制工作提供了制度保障、指明了改進方向、明確了建設要求。

一、醫院合同控制中存在的問題

（一）對合同風險認識不足

通常情況下，醫院領導大多是學醫出身，他們精通業務、善于管理，但普遍缺乏與合同相關的法律知識，對合同控制及其重要性更是知之甚少，容易忽視訂立和履行合同將會給醫院帶來的經濟和法律風險。由于醫院涉及的經濟業務較多，一個完整的合同管理周期需要較長的時間，當一般經濟事項帶來的合同風險因沒有得到控制而累積到一定程度時，必然會對醫院的經營管理帶來重大不利影響。

（二）部門間權責不明晰

醫院是兼具企業和行政單位特點的復雜經濟組織，經濟活動形式多樣、合同種類繁多，雖以醫院整體作為合同主體、履行職責，但內部可能涉及需要多部門協調配合才能實現合同目的。傳統的醫院管理模式是一種典型的事業部制組織結構，部門間職能邊界不清晰、工作銜接不到位、業務上存在交叉，容易出現多頭管理的現象。

（三）專業人才匱乏

在醫院很少配備專業人員進行合同管理，崗位職責多由其他崗位人員兼任履行，由于沒有受過正規的法律教育，缺乏系統的法律知識和談判經驗，不能明確醫院在談判過程中的得失，無法科學制定下一步的談判策略。在合同訂立時很少使用格式文本或者規范的合同示范文本，常常會出現文字不嚴謹、表述不準確的情況，嚴重影響合同的質量，也為后續產生合同糾紛埋下了隱患。他們很難準確識別和評估合同所涉及的各種風險，更無法采取有效的措施進行應對，未能發揮合同控制的作用。

（四）管理流程不規范

許多醫院都有自己的合同管理制度和相應的崗位職責，但由于制度本身不完善，流程不標準，合同管理手段落后，沒有利用網絡資源實現共享和跟蹤查詢[1]，在醫院日常的經濟活動中，常常是各職能部門根據自身業務需要，在尚未進行資信情況、履約能力和違法違規調查的情況下，直接與外界聯系、選擇合作對象;在沒有審計、財務、法律等相關部門人員參與的情況下，業務部門與對方進行簡單洽談，雙方達成一致意見后，由經辦部門向主管院長匯報情況，獲得批準后按照雙方意思表示擬訂合同，由醫院辦公室蓋章并轉交醫院法人代表或者其授權簽署合同的人員簽章。這樣的合同管理流程缺乏對合同條款的論證程序，沒有發揮部門間的內部牽制作用，合同款結算不受醫院的預算控制的約束，常常出現無預算或超預算簽訂合同的情況，不僅影響醫院的預算執行情況，還容易給醫院帶來法律和經營風險。

（五）缺乏必要的監督

鑒于醫院合同管理現狀，與之相關的內部控制形同虛設，除需提交院長辦公會集體討論的重大經濟事項涉及的合同外，各部門在訂立及履行合同的事項上，常常越過內審及監察部門。在未參與到合同前期準備工作、合同簽署過程及合同具體執行的情況下，內審及監察部門僅通過檢查文件資料、詢問經辦人員的做法，不能對合同控制在設計和執行過程中存在的缺陷做出客觀評價，也無法將發現的問題及時準確地反饋給醫院領導層，合同管理游離于內審和監察部門的監督之外。

二、改進醫院合同控制的措施

（一）加強宣傳教育

制度保障和領導支持是醫院各項工作得以順利進行的重要基礎，可以通過定期開展專題培訓會，對醫院領導干部及相關人員進行引導和宣傳，使他們能夠正確理解合同管理的理念、流程及重要性，充分認識到合同控制是一個動態、全過程和系統性的管理活動，提高防范合同風險的意識并能夠自覺運用到醫院的各項經濟活動中，明確自己在合同控制中的職責和權限，努力推進醫院合同控制工作的順利開展。醫院應當建立健全合同管控制度，并將其落實，設立專門的合同歸口管理部門，負責合同管理工作，及時、全面掌握合同訂立及履行情況并定期向醫院領導層匯報。為確保歸口管理部門順利開展工作，醫院在軟硬件設施、人員配備及經費保障方面要給予足夠的支持。

（二）明確各部門權責

由于醫院合同總量大、涉及面廣，應當逐步建立起歸口管理與二級管理相結合的合同管理體系。對合同實行歸口管理可以有效防止重復管理、多頭管理的現象。合同歸口管理部門需要履行以下職責：1、根據醫院的經營特點和相關法律法規要求，確定合同業務的程序、合同資料的歸檔期和保存期;2、對合同的重大問題進行研究，列出各種可能的選擇，綜合分析利弊得失;3、負責對業務部門提交審查的合同提出審核意見，供領導層決策參考;4、參與醫院重大工程、采購及投資項目的談判;5、處理各類合同糾紛的協商、調解、仲裁、訴訟等相關工作;6、管理醫院合同專用章，建立合同臺賬;7、對各類合同進行登記和歸檔管理等。采購、人事、總務、科教及其他科室作為二級管理部門，應當協助歸口管理部門進行合同控制，從自身角度及管理權限出發，嚴格按照合同業務程序，處理與本部門業務活動相關的合同，并及時向歸口管理部門匯報合同執行進度和可能遇到的困難。同時，歸口管理部門也要及時將二級管理部門匯報的情況反饋給醫院領導層，便于領導全面了解醫院合同控制情況，統籌安排院內各項工作。

（三）注重人才培養

醫院合同控制能否有效實施，取決于合同管理人員素質高低。合同管理作為醫院內部控制的關鍵崗位之一，注重專業性和時效性，在人員的選定的過程中要十分審慎，相關人員應當具備履行崗位職責所要求的資格和能力，如了解醫院的業務流程，具有相關經驗，熟悉法律知識，掌握談判技巧等。合同管理人員需要履行以下職責：1、通過電話訪問、網絡查詢等手段，結合對方提交的佐證材料，對合同對方的資信情況、履約能力和違法違規進行初步審核并提出初審意見;2、參與談判，并在談判記錄上簽字確認;3、確認《合同審批表》是否已經過適當審批，按照既定的編號規則對合同進行編號，根據所附資料登記合同臺賬;4、在《合同審批表》上注明備案時間并簽字確認。由于簽訂的合同內容多、專業面廣，醫院還應當加強對合同管理人員的業務培訓和職業道德教育，使其在業務水平和綜合素質方面得到不斷提升，更好地履行合同管理工作。要求合同管理人員正確使用合同示范文本，因為合同示范文本是本行業多年經驗的總結，具有全面、準確、嚴謹的特點，有很強的操作性，有利于堵塞由于合同管理人員法律水平和語言水平而產生的漏洞，有利于明確合同主體的責任，降低醫院面臨的法律風險。

（四）規范控制流程

醫院合同管理主要涉及合同的訂立、履行、補充、變更及終止等環節，涉及部門廣、程序多，應從金額和性質兩個方面對合同進行重要性判斷，將合同分為重大合同、重要合同和一般合同，按照授權審批制度對簽署合同的人員設置不同的審批權限，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，應組織業務部門、法律部門、財會部門等相關部門，進行聯合審核。一般來說，合同業務包括合同前期準備、合同訂立、合同執行、合同后續管理等環節[2]。

1、在合同前期準備階段，需要確定合同業務符合醫院日常運營及學科發展需要，確保合同目標與醫院的戰略目標一致;協調好合同的內容、技術和時間，使其具有可行性;充分考慮醫院的預算安排，不得在無預算或超預算的情況下訂立合同;合同雙方均有較好的履約能力，能夠有效降低違約風險，促進合同目的的實現。

2、在合同訂立過程中，要選擇適當的合同形式、認真分析合同條款，不能忽略合同重大問題或者在重大問題上做出不當讓步，堅決維護醫院的合法權益不受損害;實行不相容崗位相互分離、相互制約、相互監督，不能由同一崗位完成詢價及確定供應商、參與合同談判及簽訂合同等工作。

3、在合同執行過程中，如需簽訂補充協議、變更合同內容，或者發生轉讓、終止事由的，須及時向合同歸口管理部門匯報，并嚴格按照醫院有關規定處理;變更后的合同按照新簽訂的合同，重新履行合同審批流程;根據國家規定須經有關部門審查批準的，應及時完善有關手續，且在獲得批準后合同才能正式生效;出現合同糾紛時，要充分收集對方違約證據并及時按照合同約定追究對方的違約責任。

4、在合同的后續管理階段，需要在規定的期限內對合同及相關資料進行分類管理、歸檔保存;對本年度合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行深入分析，對存在的不足及時加以改進;明確合同流轉、借閱和歸還的職責權限和審批程序;根據醫院管理需要，可按照合同資料泄密對醫院利益的損害程度對合同設置保密級別，并進一步加強合同信息的安全保密工作;在保存期限屆滿前，任何部門及個人不得銷毀、廢棄任何性質的合同及資料。

（五）實施內部監督

醫院內審及監察部門應參與重要合同的談判與審核工作，定期檢查合同管理相關制度，判斷其能否適應醫院發展及市場需要，存在問題的督促歸口管理部門及時完善;不定期抽查醫院合同審批記錄、合同驗收文件，合同補充、變更或解除的相關資料、會議紀要;審核合同簽署人員是否在權限范圍內、合同是否連續編號、以及是否采用標準格式等。通過對合同業務事前、事中和事后的監督，以醫院合同控制的目標為基礎，評價合同控制的設計和執行情況，確保與合同相關的內部控制能夠持續有效的發揮作用。

結束語

醫院進行合同控制，是為了降低經營和法律風險，維護醫院的合法權益，提高運行的效率和效果，需要有良好的內部環境，得到領導的重視和支持;有明確的歸口管理部門，履行合同管理職責;有專業的人員從事相關工作，進行合理的風險評估，采取適當的應對措施;有完善的制度和規范的流程，并得到認真的執行;審計、監察等部門充分發揮監督職能，確保有關控制能夠持續有效地運行。

參考文獻：

[1]于筠.如何構建醫院合同控制體系[J].中國內部審計，2016，（8）.

[2]張慶龍.行政事業單位內部控制建設原理與操作實務[M].北京：電子工業出版社，2017.