如何提升辦公室檔案管理工作效率的思考

摘要：隨著信息化不斷發展，大多數辦公室中實施現代化技術，優化各項工作，但大多數辦公室的檔案管理內容結構上保留傳統模式，對于如何提升辦公室檔案管理工作效率的問題，已經是目前辦公室管理過程中存在的主要問題之一，其管理水平影響單位整體水平，制定有效的措施才能逐漸提升工作效率。本文中將對辦公室的檔案管理工作效率的思考分析。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

引言

對于辦公室資料收集、整理以及保存等工作，檔案管理已經是重要的工作內容之一，有規劃的管理檔案，以便日后工作的查詢，單位的工作效率高低與辦公室的檔案管理效率有著密不可分的關系。每個辦公人員都要充分了解檔案管理的重要性，針對檔案的管理改良完善措施，在檔案管理工作中，需要不斷創新以滿足辦公日常需求。

一、做好檔案管理的必要性

（一）辦公室檔案管理原則

辦公室的檔案管理是單位核心工作，也是輔助其他工作的重要憑證，要充分發揮檔案的重要性，以三個原則為中心展開思考：1、嚴謹性：在進行辦公室檔案管理時，工作人員要恪守工作的嚴謹性，充分關注檔案歸檔、分類過程中的細節，現在企業和單位的主要經營模式各不相同，但都運用精細化管理模式，在檔案管理方面也應精細化管理，確保檔案信息發揮出最優化的價值。2、準確性：檔案管理的原則多樣化，但準確性是其重中之重，在檔案進行管理過程中，一定要確保檔案內容記錄的準確性，如工作人員在保管檔案時，不能進行準確的分類記錄，就無法發揮檔案管理的特性。3、高效化：辦公室檔案隨著科學化辦公不斷發展，其管理方式也逐步進入高效化，重視掌握信息化的管理工具，是當前辦公室檔案管理高效化發展的重要途徑，通過高效的科學信息技術，不斷加強檔案管理的重要性，有效提升工作效率[1]。

（二）辦公室檔案管理的必要性

辦公室的檔案作為單位內部重要的資料，真實有效的記錄辦公室內各項的內容，是輔助辦公工作的文檔，其重要性主要體現在以下幾方面：1、辦公室檔案真實記錄單位內部的工作狀態，為后續工作提供參考性，對單位內部的工作效率提供有效幫助。2、辦公室檔案管理的同時為其他方面的工作提供有效的服務基礎，通過對辦公室檔案的管理，可以幫助需求人員了解單位的基本情況，以此制定更科學有效的計劃，使檔案管理手段更加規范化、制度化[2]。

二、辦公室檔案管理工作現狀

（一）缺乏高質量的管理人員

辦公室檔案管理，是一項簡單又重要的工作，但對于現在的辦公檔案管理規模來說，受多種因素影響，大多數辦公室管理人員缺乏對檔案管理重要性的意識，許多從事檔案管理的工作人員并非專業出身，多數情況是將企業內部年紀較大的人員分配到檔案管理工作崗位，這些管理人員都不具備檔案管理專業教育背景，并未構建良好的管理意識，在日常參與工作的文檔管理過程中存在一定不足，無法及時察覺管理出現的各種錯誤，在一定程度上影響著我國辦公室檔案管理工作的質量水平。

（二）檔案管理制度落后

我國大多數企業存在辦公室檔案管理落后的現象，由于管理人的重視程度不夠，通常無法秉承科學合理化的思想意識，不按照檔案管理制度體系進行，以至于諸多辦公室檔案資料未得到有效分類保存，長期隨意堆放，管理人員沒有對其進行合理規劃和管理，都會給以后的工作帶來一定的難度，如管理人員對檔案管理沒有規劃出明確的制度，就不能確保辦公室檔案管理制度能有達到最理想的效果[3]。

（三）新技術，新硬件投入少

隨著現在辦公的科學化進步，辦公室檔案管理工作需要引進新技術，就目前來說，大多數辦公室都采用傳統的檔案管理辦法，缺少科學性管理模式，使單位借閱檔案的步驟過于繁瑣。只有新技術的引入，才能不斷提升工作效率，利用計算機網絡進行分類、歸檔。替換傳統的紙質形式檔案管理，執行規范化和科學化的管理制度體系。

三、如何提高辦公室檔案管理工作效率

（一）樹立檔案管理工作的基本意識

對于管理制度不完善的工作單位來說，檔案管理制度的增強，不僅要落實到實踐中，還要保障辦公室的檔案管理工作高效運行。有效改善辦公室檔案管理的工作效率，促進管理人員在日常工作中的工作效率，積極樹立檔案管理工作的基本意識，提升管理人員對工作重要性的認知，秉承對工作的職責，合理計劃辦公室檔案能夠在任何時刻輔助其他工作的方案，提升辦公室檔案管理工作在具體運行過程中的質量水平。

（二）提升檔案管理人員的專業水平

辦公室檔案管理的工作效率和管理人員的專業水平有著息息相關的關聯，積極招聘具有檔案管理專業背景的人員，也要定期加強辦公室檔案管理人員的基礎理論知識，定期組織檔案管理人員參與檔案管理相關的培訓，使其掌握豐富的檔案管理知識，運行專業知識展開實踐，從思想上給予重視，開展培訓工作提升實踐技能，確保辦公室管理工作能夠達到最理想的效果。

（三）制定科學化的管理體系

想要提升辦公室檔案管理工作的實施效率，應當在管理工作中根據實際需求開展相應的組織工作，制定規范性的制度體系，實施過程中控制檔案信息的真實性和嚴謹性。打破傳統模式，引進新管理辦法，通過先進的檔案管理工具，讓辦公室檔案管理順應時代的發展趨勢，確保管理工作順利有效的進行。

結束語

辦公室的檔案管理是單位的基本工作，也是重要的核心工作，如若辦公室檔案管理存在水平較低問題，則會對事業單位發展起到直接影響，對于如何提高檔案管理工作效率的策略，制定科學化的策略和提高管理人員的專業性這二者缺一不可，有效解決單位現有的辦公室檔案問題，促進檔案管理工作的質量水平提升，保障辦公室檔案管理工作順利取得最佳理想效果。

參考文獻：

[1]王珊.提高辦公室檔案管理工作效率的思考研究[J].辦公室業務，2019（09）：87..

[2]李婧.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務，2020（16）：6+12

[3]楊海霞.提升辦公室文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2019（17）：189.

作者簡介：朱愛心（1968.01-），男，山東莒南人，臨沂市商務發展服務中心助理館員。