淺談煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作

楊亞誼

摘要：以目前我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展情況來看，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，在這樣的大背景下，很多企業(yè)發(fā)展了起來，市場競爭越來越大。這就很顯然的表現(xiàn)了管理這一點(diǎn)的重要性，因此，給個(gè)行業(yè)，各個(gè)市場都重視規(guī)劃管理工作。近年來，煙草公司在我國發(fā)展迅速，發(fā)展?jié)摿σ簿薮螅诟餍懈鳂I(yè)的競爭壓力下，規(guī)范化管理工作對管理者是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作的難度越來越強(qiáng)，本次文章就來淺談煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作。

關(guān)鍵詞：煙草企業(yè);辦公室;規(guī)范化管理

引言：

其實(shí)，現(xiàn)在新時(shí)代的大背景下，煙草公司發(fā)展是處在一個(gè)關(guān)鍵的時(shí)期，進(jìn)入雖然21世紀(jì)，很多人的思想變得開放，觀念不再保守。但是，鴉片戰(zhàn)爭帶來的危害讓中國人民心聲芥蒂，還是有部分人民不接受煙草。只針對這一點(diǎn)，就需要煙草管理者加強(qiáng)管理，提出很多措施來解決煙草面臨的困難。例如：加強(qiáng)煙草宣傳、提高工作人員服務(wù)質(zhì)量。要想加快轉(zhuǎn)型期的步伐，趕緊走出關(guān)鍵時(shí)期，就要提高工作效率。這樣，煙草企業(yè)的發(fā)展才能夠符合秩序化、嚴(yán)格化和專業(yè)化的三個(gè)特點(diǎn)，煙草企業(yè)的快速發(fā)展要有堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理的意義

煙草辦公室里的工作人員有很多的政務(wù)人員，這就與國家政府的相關(guān)信息有關(guān)系。這些管理員中，管理著很多事務(wù)，這些事務(wù)不論大小都會(huì)嚴(yán)格對待，因?yàn)檫@些事務(wù)對提高煙草服務(wù)質(zhì)量有很大的促進(jìn)作用，能快速度過煙草企業(yè)關(guān)鍵時(shí)期，而且，嚴(yán)格對待辦公室的大大小小事情，不僅關(guān)系本身企業(yè)的發(fā)展，而且關(guān)系國家的利益，國家利益不容忽視！現(xiàn)在國家倡導(dǎo)“以人為本”，管理者如果在平時(shí)工作中恪盡職守，會(huì)做好表率作用，其他員工也會(huì)重視自己的工作，這樣工作人員的工作效率會(huì)大幅度提高，工作氛圍會(huì)非常活躍。人的關(guān)系改善，這樣業(yè)務(wù)質(zhì)量會(huì)提高，隨之而來，企業(yè)文化底蘊(yùn)越來越濃厚。這樣，會(huì)非常有利于煙草企業(yè)的發(fā)展[1]。

二、煙草企業(yè)辦公室人員的基本職能

煙草企業(yè)辦公室的人員眾多，每個(gè)人各司其職，所負(fù)責(zé)的工作各不相同。因?yàn)閷τ谄髽I(yè)來說，企業(yè)涵蓋的部門會(huì)很多，企業(yè)綜合性很強(qiáng)，因?yàn)椋髽I(yè)辦公室也具有企業(yè)的相關(guān)特征。例如：工作繁雜、設(shè)計(jì)范圍廣、分工明確等等。在煙草辦公室工作人員的工作內(nèi)容為：日常工作、活動(dòng)決策、工作協(xié)調(diào)和下放任務(wù)。日常工作是關(guān)于平時(shí)工作方面的整理工作，整理會(huì)議材料、會(huì)議記錄、收拾檔案、處理工作事務(wù)等等。總之，日常工作都是最基礎(chǔ)的工作，也是作為一名辦公室人員必須會(huì)的一項(xiàng)技能。活動(dòng)決策是指對于企業(yè)舉辦的活動(dòng)要做出合理的策劃方案，做這項(xiàng)工作時(shí)要制定詳細(xì)的計(jì)劃，精確的活動(dòng)方案，要綜合多方面因素去考慮活動(dòng)是否合理。工作協(xié)調(diào)方面就是指企業(yè)之間相互合作的期間，做好協(xié)調(diào)工作，把雙方的多方因素結(jié)合在一起，如果有方意見不一致，要做好協(xié)調(diào)準(zhǔn)備去與對方協(xié)調(diào)者去協(xié)商和協(xié)調(diào)，首先就是要考慮雙方的利益關(guān)系，利益關(guān)系才是企業(yè)最重視的因素。下放任務(wù)是指要把上級布置的任務(wù)合理的安排給員工，做到高效率，高質(zhì)量的效果。在做下放任務(wù)的工作時(shí)，要明確不同員工的職位與能力，因?yàn)檫@是做好下放任務(wù)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。當(dāng)辦公室人員的基本職能全部明確，這樣會(huì)使大家團(tuán)結(jié)一致，提高工作效率，為企業(yè)帶來巨大的利益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展[2]。

三、煙草企業(yè)辦公室管理發(fā)展現(xiàn)狀

1.設(shè)備少，設(shè)備功能不先進(jìn)

設(shè)備是所有企業(yè)發(fā)展的最基礎(chǔ)一項(xiàng)，甚至學(xué)校、住房、美容院和餐廳等等的發(fā)展，都要基于設(shè)備的先進(jìn)來促進(jìn)發(fā)展。當(dāng)今，市場經(jīng)濟(jì)在高速發(fā)展期間，很多企業(yè)發(fā)展數(shù)量越來越多，這會(huì)帶來不同的經(jīng)濟(jì)效益，有點(diǎn)企業(yè)獲利多，有的企業(yè)獲利少。獲利多的企業(yè)設(shè)備肯定先進(jìn)和數(shù)量，相反，企業(yè)獲利少的設(shè)備狀況肯定較差。所以，設(shè)備的性質(zhì)就會(huì)越來越重要，要想增加企業(yè)效益，設(shè)備的投入力度要不斷加強(qiáng)。對于煙草企業(yè)辦公室來說，很多設(shè)備還是非常落后，基礎(chǔ)設(shè)施非常老舊，甚至有的部分還在用人工加工等狀態(tài)，這就大大導(dǎo)致了工作效率的底下，而且設(shè)備的落后，會(huì)導(dǎo)致信息不靈通，與其他企業(yè)不能達(dá)到很好的合作關(guān)系，這樣強(qiáng)企業(yè)之間的交流變少，商業(yè)往來的利益也會(huì)隨之減少。

與此同時(shí)，辦公室人員工作量大，信息繁多，需要先進(jìn)的設(shè)備去對工作信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理。在不能精確分析數(shù)據(jù)的情況下，會(huì)導(dǎo)致很多問題不能妥善處理，這樣，工作人員的職能也不能很好的完成，任務(wù)無法很好的下放。在這樣的工作環(huán)境中，員工的積極性會(huì)大大降低，員工會(huì)一直困于繁瑣的工作中，只會(huì)完成巨大的工作量，沒有先進(jìn)的設(shè)備，員工也會(huì)得不到很好的學(xué)習(xí)，員工的綜合素質(zhì)也不能大幅度提升。

2.辦公室管理方式落后

有很多部門的管理方法其實(shí)還是處于原來狀態(tài)，并沒有對管理方式進(jìn)行相關(guān)創(chuàng)新。辦公室是一個(gè)以“人”為核心的關(guān)系鏈，人與人之間是相互促進(jìn)和進(jìn)步的，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對制度進(jìn)行創(chuàng)新，員工遵守制度，這會(huì)比之前帶來的效益好，因此，煙草企業(yè)辦公室應(yīng)根據(jù)不同時(shí)期的工作狀態(tài)進(jìn)行相關(guān)的制度改革。如果員工只靠自己以前的工作經(jīng)驗(yàn)去工作，而不會(huì)去汲取經(jīng)驗(yàn)，不去學(xué)習(xí)，就會(huì)出現(xiàn)很多失誤與誤差，這對企業(yè)發(fā)展百害而無一利。同時(shí)，企業(yè)的很多員工也需要不斷去“充電”，因?yàn)闀r(shí)代是進(jìn)步的，不創(chuàng)新、不努力、不汲取知識是會(huì)被時(shí)代淘汰，會(huì)經(jīng)歷社會(huì)的毒打。員工是一個(gè)企業(yè)的代表，員工的素質(zhì)直接反映了企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，因此，對管理方式的創(chuàng)新是每個(gè)辦公室管理著都應(yīng)該深思熟慮的一件事情。要提升辦公管理水平，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。

3.信息化水平低下

我國現(xiàn)在是一個(gè)大數(shù)據(jù)的信息化時(shí)代，信息化的發(fā)展會(huì)帶動(dòng)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以，企業(yè)如果要加快盈利的步伐，必須推動(dòng)信息化水平的，提高信息化水平，信息化水平提高會(huì)加強(qiáng)各部門、各企業(yè)的聯(lián)系，使各部門的信息能夠及時(shí)的交流。現(xiàn)階段，還是有很多的企業(yè)信息管理制度落后，所以企業(yè)整體發(fā)展緩慢。

四、煙草企業(yè)辦公室管理措施

1.樹立正確的思想管理觀念，端正工作態(tài)度

在煙草企業(yè)辦公室管理中，思想方面是最難管理也是最容易管理的一個(gè)部分。企業(yè)如果需要快速發(fā)展，其員工思想一定要積極向上，在員工思想樹立之前，管理者的思想一定要先樹立正確的思想，自己的工作態(tài)度一定要端正。把企業(yè)的各項(xiàng)工作重點(diǎn)集中并做好規(guī)范，對之前的管理制度要根據(jù)現(xiàn)有的工作情況進(jìn)行創(chuàng)新，為企業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

對員工的綜合素質(zhì)要重視起來，同時(shí)，要提高工作人員的服務(wù)意識，煙草企業(yè)受眾會(huì)有不同的對象，會(huì)有不同身份和不同地位的受眾。因此，工作人員的服務(wù)態(tài)度會(huì)影響企業(yè)的發(fā)展。轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，樹立新的觀念，提高工作人員的積極性，提升管理水平[3]。

2.民主管理工作要加強(qiáng)

民主問題不論在各行各業(yè)都是一個(gè)重要的議題，在煙草辦公室管理中，要大力宣傳民主觀念。在宣傳民主觀念之前，要對民主管理進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，因?yàn)檫@是加強(qiáng)民主管理的重要基礎(chǔ)。要制定嚴(yán)格的制度來服務(wù)于民主管理這個(gè)方法。可以在部分部門進(jìn)行實(shí)驗(yàn)，如果實(shí)驗(yàn)成功再普及到全部部門。例如：在一個(gè)部門中，實(shí)行民主管理方法，并準(zhǔn)時(shí)記錄不同時(shí)間的效果以及帶來的影響，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，分析實(shí)驗(yàn)，把經(jīng)驗(yàn)推廣至整個(gè)企業(yè)。

3.重視工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)的壯大是眾多的高素質(zhì)的人才構(gòu)成，企業(yè)如果要迅速發(fā)展，快速進(jìn)步，對人才的投入力度一定要大大加強(qiáng)，人才是企業(yè)的血液，有了人才企業(yè)才會(huì)呈現(xiàn)鮮活的生命，因此，煙草辦公室管理者要重視工作人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)可以安排專業(yè)人士為員工講解科學(xué)的知識，傳授經(jīng)驗(yàn);定期為員工進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)設(shè)置時(shí)間進(jìn)行員工考核，適當(dāng)?shù)慕o員工增加壓力，這樣，員工會(huì)有動(dòng)力去學(xué)習(xí)知識，這樣，部門整體的綜合素質(zhì)會(huì)提高，這對企業(yè)的發(fā)展是有優(yōu)勢的。工作人員綜合素質(zhì)提高，會(huì)帶動(dòng)整體工作人員的工作積極性，會(huì)使企業(yè)服務(wù)得到提升，企業(yè)的積極效益會(huì)得到更大。

4.對待來訪者要注重

企業(yè)的發(fā)展要不斷地去學(xué)習(xí)，不僅是技術(shù)上的學(xué)習(xí)，更多的還是要加強(qiáng)不同企業(yè)的交流。企業(yè)辦公室會(huì)經(jīng)常接待不同的企業(yè)來訪者，這些辦公室管理者要加強(qiáng)重視，在煙草辦公室管理者中，要認(rèn)真對待每一位來訪者，認(rèn)真傾聽并做好記錄，認(rèn)真聆聽意見，例如：不同企業(yè)的管理者來到煙草企業(yè)，他們會(huì)提出自己對煙草企業(yè)的見解以及對企業(yè)未來的發(fā)展展望，或者會(huì)對這個(gè)企業(yè)甚至細(xì)化到部門提出建議和指導(dǎo)，這對企業(yè)的成長完全是有力的，這可以彌補(bǔ)不足之處，對不足之處進(jìn)行改善，發(fā)展長處，樹立良好的企業(yè)形象。

5.堅(jiān)持正確立場

煙草企業(yè)辦公室發(fā)展要規(guī)范化，目的就是促進(jìn)企業(yè)的利潤最大化，但是，為了獲得最大的企業(yè)利潤，辦公室管理者不能鼠目寸光，眼光放長遠(yuǎn)來看，把自己的立場明確，并且堅(jiān)定。不能只看短期效益，而要看到企業(yè)未來的發(fā)展方向以及發(fā)展前景。在管理者工作中，始終要堅(jiān)持企業(yè)正確的道路，符合社會(huì)主義的發(fā)展，遵守法律法規(guī)。

6.優(yōu)化資源配置

之前提到辦公室工作人員各司其職，每個(gè)人都有不同的職位以及任務(wù)，且整個(gè)辦公室涵蓋范圍廣泛，每個(gè)人負(fù)責(zé)的任務(wù)量是巨大的，領(lǐng)導(dǎo)肯定也會(huì)不時(shí)的下放任務(wù)，所以這就要求辦公室資源配置要進(jìn)行優(yōu)化，這樣才有利于工作任務(wù)高質(zhì)量的完成。同時(shí)，如果，資源配置不高，資源配置不優(yōu)化會(huì)堆積工作任務(wù)量，會(huì)讓很多部門或者工作人員的長處不能很好的發(fā)揮出來，這樣，煙草辦公室職員都能很好的定位自己的位置，明白自己需要干什么。這樣，整個(gè)工作結(jié)構(gòu)會(huì)非常完善，會(huì)將不符合辦公室制度或者辦公結(jié)構(gòu)的人員剔除，對以后的企業(yè)的發(fā)展會(huì)非常有利。

五、結(jié)束語

企業(yè)辦公室是企業(yè)發(fā)展的一個(gè)核心部分，因?yàn)槠髽I(yè)辦公室要對整個(gè)企業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)范化的管理，他有一個(gè)承上啟下的作用，同時(shí)也會(huì)起著帶動(dòng)內(nèi)外交流合作的作用。對于煙草企業(yè)來說，煙草企業(yè)辦公室管理者是煙草企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)發(fā)展的好壞與辦公室有直接關(guān)系。煙草辦公室管理者要要朝著正確的發(fā)展方向去發(fā)展，鑒定自己的立場，做出正確的選擇;同時(shí)，要加強(qiáng)對員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，創(chuàng)新管理制度，對科技的要求要進(jìn)一步加強(qiáng)，努力把設(shè)備設(shè)施做到最好。但是，企業(yè)發(fā)展的前提下不能損害國家利益，不能侵犯人民的權(quán)益！

參考文獻(xiàn)

[1]王軍林.煙草企業(yè)辦公室規(guī)范化管理工作漫談[J].卷宗，2019，9（34）：182.

[2]王韋勇，張永江.基于煙草企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的難點(diǎn)與對策[J].決策探索：中，2019，606（02）：91-92.

[3]張一丹，云興勇，張家芬.煙草商業(yè)企業(yè)精益管理應(yīng)用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，000（009）：39-40.