“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案管理效率的提升策略研究

刁玉寧

摘要：隨著近幾年我國社會與經(jīng)濟快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為了推動各行業(yè)快速發(fā)展的重要技術，同時也為檔案管理日常工作帶來了幫助，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”可以更加合理的對檔案進行調(diào)度，同時還可以精準劃分各類型檔案。這樣在實際工作中就能夠有效對失業(yè)人員以及掛檔職工檔案進行管理，進而有效提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。那么本段就對“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理效率的提升策略進行總結(jié)分析，并提出一些個人意見。

關鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案管理;效率提升;策略探究

當前我國正處于社會深化改革進程中，所以檔案管理工作就隨之發(fā)生了變化，其工作內(nèi)容也隨時代發(fā)展作出了調(diào)整，傳統(tǒng)檔案管理僅對各單位對在職職工檔案管理，然而隨著社會快速發(fā)展各單位人員調(diào)度頻率提升，失業(yè)人員與掛檔職工檔案管理也成為了日常工作的重要組成部分。所以為了提高檔案管理工作合理性，就需要結(jié)合實際情況去制定相應工作計劃，并利用現(xiàn)代化“互聯(lián)網(wǎng)+”技術對工作模式進行創(chuàng)新優(yōu)化。

一、利用“互聯(lián)網(wǎng)+”提高檔案管理效率的重要性

（一）推進檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展

檔案管理過程中在近幾年發(fā)展過程中越來越注重工作效率與質(zhì)量提升，究其根本原因就是為了在發(fā)展過程中做到與時俱進，以降低檔案管理工作與社會實際發(fā)展出現(xiàn)偏差的概率。所以在發(fā)展過程中，有關部門就開始利用“互聯(lián)網(wǎng)+”對工作進行創(chuàng)新優(yōu)化，以通過這樣的方式來進一步提高工作有效性。因為在檔案管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)失業(yè)人員或掛檔職工檔案管理不規(guī)范的問題，起初因為失業(yè)人員與掛檔職工數(shù)量較少所以這一問題并未得到關注，但是隨著市場經(jīng)濟發(fā)展出現(xiàn)了大量失業(yè)人員與掛檔職工檔案。所以就需要結(jié)合實際情況去制定相應管理措施，避免在工作中出現(xiàn)失業(yè)人員與掛檔職工檔案管理不規(guī)范造成檔案遺失或受損的問題。為此就需要利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術開展工作，以通過這樣的方式將檔案儲存方式從紙質(zhì)轉(zhuǎn)換成為信息數(shù)據(jù)，這樣就可以快速對檔案進行調(diào)度，同時解決了檔案管理不規(guī)范的問題，以推進檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展[1]。

（二）推進檔案工作標準化建設

傳統(tǒng)檔案管理工作中還存在這樣的問題，那就是對的調(diào)取與收集效率不足，如要使用檔案需要花費大量時間去尋找，并且利用率不高的檔案還會出現(xiàn)大規(guī)模堆積擺放的問題。這就導致失業(yè)人員以及掛檔職工檔案在管理過程中經(jīng)常會出現(xiàn)丟失或受損的問題，同時在長時間未調(diào)用的情況下若是重新調(diào)取，還需要花費大量時間與精力去到閑置檔案中尋找，這就為檔案管理工作帶來了影響。因此在發(fā)展過程中，有關部門就將“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作模式應用到實際工作中，以通過這樣的方式來提高檔案管理與調(diào)取合理性。這樣在管理過程中就能夠合理對檔案進行調(diào)取，同時還可以結(jié)合實際情況對不同的檔案進行分類，如失業(yè)人員檔案分類、掛檔職工檔案分類、在職職工檔案分類等等，以通過這樣的方式來進一步提高檔案管理工作合理性與有效性。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作中存在的問題

（一）基礎設施建設不完善

雖然在近幾年發(fā)展過程中，我國有關部門正在大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作，但是在實際工作中卻出現(xiàn)了這樣的問題，那就是相關基礎配套設施存在不合規(guī)的情況。例如在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)這樣的問題，雖然為檔案管理部門配備了計算機，但是其他配套設施卻并沒有安裝到位，例如文字轉(zhuǎn)換掃描設備、檔案管理系統(tǒng)等。這就導致檔案部門工作人員的工作效率直線下降，因為缺少相應配套設施，使得工作人員只能將重要的檔案通過建立電腦文檔并手動輸入信息的方式進行儲存。長此以往持續(xù)下去，就會導致失業(yè)人員與掛檔職工檔案管理工作被忽視，甚至在實際工作中檔案管理人員會主動放棄對不斷攀升的失業(yè)人員與掛檔職工檔案管理。所以在發(fā)展過程中就需要對問題進行總結(jié)分析，并提出相應的優(yōu)化方案，保證可以通過合理的方式來提高檔案管理效率與質(zhì)量[2]。

（二）檔案管理機制不健全

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理工作還存在這樣的問題，那就是相關管理機制不健全，通過對實際工作進行總結(jié)就可以了解到主要問題在以下兩點，分別是檔案分類管理以及檔案調(diào)取問題。首先是檔案分類管理中出現(xiàn)的問題，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的帶動下，檔案管理工作步入了數(shù)字化管理階段，即檔案信息大多以電腦信息數(shù)據(jù)方式進行儲存，以通過這樣的方式來提高檔案儲存質(zhì)量，降低檔案受損的概率。但是就因為檔案數(shù)字化儲存才引發(fā)出分類問題，由于電腦儲存無法自行根據(jù)不同檔案類型進行分類，這就導致文檔轉(zhuǎn)換后各種不同類型的檔案被儲存到一起，最終影響到后續(xù)工作有效開展。還有就是在實際管理過程中無法有效進行檔案調(diào)取，因為部分管理部門需要人工手動錄入檔案信息，這就導致在錄入時可能會出現(xiàn)文檔標題記錄錯誤的情況，最終影響到文檔調(diào)取速度，嚴重的還會導致檔案管理工作“互聯(lián)網(wǎng)+”建設受到影響。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實施措施

（一）加大檔案管理信息化建設

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理就是為了將紙質(zhì)檔案信息化，所以在實際工作中就需要結(jié)合實際情況開展信息化建設工作，以通過這樣的方式來提高工作效率與質(zhì)量。那么信息化建設時就需要具備這樣的理念，即信息化建設并不是短時間內(nèi)就能夠完成的工作，需要不斷提升工作人員綜合能力與現(xiàn)代化設備投入才能使管理工作有序開展。因此在管理過程中就需要對檔案管理部門工作人員專業(yè)能力進行提升，以通過這樣的方式來提高工作合理性與有效性，保證工作人員能夠在檔案管理過程中嚴格開展各項工作，同時明確“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理工作計劃。與此同時，在管理過程中還需要將現(xiàn)代化辦公硬件設備與軟件系統(tǒng)應用問題重視起來，并培養(yǎng)工作人員現(xiàn)代化技術應用能力，保證工作人員在檔案管理過程中能夠借助設備合理開展各項工作，進而有效提高失業(yè)人員與掛檔職工檔案管理意識，以進一步提升閑置檔案管理能力。

（二）建立檔案管理信息化制度

在實際工作中若要進一步提高“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理合理性，還需要結(jié)合實際情況去制定規(guī)范的檔案管理信息化制度，以通過這樣的方式來提高工作人員思想觀念意識。那么在工作中就可以結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展理念去調(diào)整檔案管理計劃，同時還要在管理過程中設計不同的獎懲措施，避免在實際工作中出現(xiàn)管理人員“避重就輕”管理檔案的問題。例如在實際工作中，不僅要關注檔案管理人員對常用檔案的管理，還需要將失業(yè)人員與掛檔職工檔案的儲存問題重視起來，不要因為失業(yè)人員與掛檔職工檔案數(shù)量不斷攀升，或是因為檔案調(diào)動頻率不高就忽視信息化管理建設。最后就是在工作中加強對失業(yè)人員與掛檔職工檔案的安全管理，雖然這些檔案幾乎不會被調(diào)動，但是檔案內(nèi)涉及個人資料，再加上當前網(wǎng)絡環(huán)境較為復雜，所以在實際工作中就需要結(jié)合實際情況去制定安全管理計劃，以通過這樣的方式來提升檔案管理部門工作水準[3]。

四、結(jié)束語

通過以上總結(jié)可以了解到，隨著近幾年我國信息技術與“互聯(lián)網(wǎng)+”不斷推進，檔案管理工作應如何做到與時俱進，同時也了解到傳統(tǒng)檔案管理以及“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理存在哪些問題。那么在實際工作中，有關部門就需要結(jié)合實際情況去制定相應工作計劃與策略，同時還要對日常工作中存在的問題進行總結(jié)分析，根據(jù)日常工作中經(jīng)常存在問題制定出檔案管理工作制度，以進一步規(guī)范檔案管理工作，最終將“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理工作價值展現(xiàn)出來。

參考文獻：

[1]王姝."互聯(lián)網(wǎng)+"背景下檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)培養(yǎng)對策研究[J].幸福生活指南，2019，（14）：1-1.

[2]李旭，王秀峰."互聯(lián)網(wǎng)+"環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理策略研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2019，（17）：15，18.

[3]許玲玲，嚴曉潔."互聯(lián)網(wǎng)+"背景下高校科研檔案管理工作的對策[J].青年時代，2019，（3）：281-282.