新時期事業單位檔案管理信息化建設創新探討

王華瑛 王旭暉

摘要：隨著時代的發展，我國事業單位的工作形式發生了變化，為了提升事業單位的檔案管理工作，需要將信息化引入其中。本文首先分析新時期事業單位檔案管理存在的問題，如信息化水平低，基礎設施落后，管理人員素質低;接著分析新時期事業單位檔案管理信息化建設的途徑，以此優化事業單位檔案管理的信息化建設。

關鍵詞：新時期;事業單位;檔案管理信息化

引言：新時代經濟的發展離不開事業單位，為了推動事業單位的可持續發展，應搭建與新時代相符合的信息化管理體系。檔案能記錄人員的學習、工作經歷以及其他的一些政治面貌的信息。當前，事業單位在人才招聘、錄用中都需用到檔案，這要求相關人員和部門要做好檔案管理工作，推動事業單位更好地發展。

一、事業單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化水平較低

當前，事業單位在推進檔案管理工作時，會構建信息化的檔案平臺，但一些管理人員在管理檔案時，會出現服務工作督促不細致的現象，使得工作人員無法完善和歸類檔案。還有一些事業單位在進行檔案信息化管理時，不能有效、及時地處理檔案中存在的問題，制定的方案不細致、不合理，這無法發揮檔案信息化管理的價值。

（二）檔案基礎設施落后

當前，我國事業單位在檔案管理中資金存在不足，設施更新的速度較慢，基礎設施較為落后，無法優化檔案資源。另外，雖然一些事業單位會搭建信息化平臺，推進檔案工作的匯總，但實際的信息化處理依然停留在手工檢索、收集上，這導致檔案管理的效率低下。

（三）檔案管理人員素質較低

當前，我國檔案管理人員的管理能力較低，一些人員并沒有接受系統化的培訓，專業性較低，自身知識儲備也不會高，在管理檔案時依然運用傳統的思維，這會影響檔案信息化管理的發展。

二、新時期事業單位檔案管理信息化建設的途徑

（一）搭建信息化管理模式

檔案管理工作具有很強的系統性，傳統的信息化管理存在管理效率低下、軟件系統不兼容等問題，這不利于推進文件檢索工作的發展，還會影響檔案的信息化處理[1]。由此，事業單位要利用現代信息技術，實現檔案的系統化、電子化管理，讓事業單位的各部門共享檔案信息，提升管理工作的效率。另外，事業單位的管理人員要創新管理平臺系統，開發系統性的軟件，合理、科學地操控平臺，讓檔案管理實現自動化、智能化、科學化，實現檔案資料的計算、查詢等工作。

在搭建管理模式時，管理人員要建構電子文檔體系，全面錄入信息，高效管理檔案信息資源;還要拓展檔案信息模式，改變單一的管理模式，提升檔案管理的能力，科學、合理分析各部門和其中的檔案人員。在管理檔案信息服務時，要對檔案信息進行明確，羅列清晰的資料，為用戶提供更高效、便捷的服務，讓管理人員實現遠程管理功能。

管理人員還要完善檔案資料的編輯體系，做好每個員工檔案資料的編輯工作，可立足基礎信息編輯檔案。管理人員也可順應當前社會發展的需求，適當延伸檔案信息編輯工作，科學整理各類員工的數據信息，總結、分析有價值的信息，優化設計事業單位檔案的編輯流程，提升檔案資料編輯的質量。

（二）構建高素質的檔案管理隊伍

管理人員在檔案信息化建設中的作用是不容忽視的，這會影響信息化建設的水平。事業單位要培養管理的人才，不僅要關注管理人員的業務能力、專業水平，還要定期對他們展開培訓，提升他們的專業能力、管理能力[2]。事業單位也要構建信息化的培訓體系，讓管理人員了解信息管理技術，能夠學習其中的管理方式，推動檔案管理的創新。事業單位還要考慮本身的實際需求，完善人才隊伍的建設，引入高素質、科學的人才，讓管理團隊的整體素質有所提升，加強檔案的信息化建設。

（三）健全檔案信息化管理機制

事業單位在檔案管理中存在資源浪費、低效的特點，需要對管理模式進行創新，讓管理績效有所提升，事業單位的領導要意識到檔案管理信息化的重要性，要促進管理體系的內在發展[3]。各部門也要做好調配的工作，要良好的配合和交流。事業單位還要完善考核制度，在薪酬管理中加入信息化建設，加強人員之間的配合，提升人員工作的意識。事業單位還要加強獎懲制度，讓檔案管理人員做好自身的工作，發揮自身的價值，更好地發展檔案信息化管理。另外，在新時代下，要做好檔案的共享性，事業單位在建設信息化時，要明確信息化管理體系，讓信息化管理具有標準性和規范性，要根據單位的實際情況，做好檔案錄入的文字、格式、標識等工作，在檔案管理中要使用統一的軟硬件，為檔案管理的共享奠定良好的基礎。

（四）加強軟硬件的建設

為了促進檔案管理信息化建設的發展，各事業單位需要在建設中加入更多的資金，加強信息化管理平臺的軟硬件體系的建設。為此，事業單位要引入各種先進的設備，如網絡設備、計算機等，讓檔案管理體系更加智能化、數字化。技術人員也要完善光盤檢索、數據庫的建設等工作。為了提升信息化管理的效率，各部門也要積極引入各類檔案管理的軟件，要不斷更新這些軟件，提升信息采集、管理、服務的自動化系統，提升檔案管理的容量。

結束語

綜上所述，事業單位要做好檔案管理工作，需要加強、創新檔案管理信息化，改變傳統的管理思想，為事業單位的發展奠定良好的基礎。事業單位要順應新時代發展的需求，加大資金投入，提升管理人員的素質，讓自身獲得穩定發展。

參考文獻

[1]孫弘.談信息時代事業單位檔案管理工作改革和創新[J].蘭臺內外，2020（36）：47-48.

[2]李國源.事業單位檔案管理工作優化創新方式分析[J].城建檔案，2020（12）：84-85.

[3]石淼.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].商訊，2020（36）：171-172.