從企業(yè)檔案工作者角度看新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》
——基于檔案信息化建設(shè)

李 潔 戚顯昱

（上海航天化工應(yīng)用研究所，浙江 湖州 313000）

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱《檔案法》）與現(xiàn)行檔案法比較，由六章二十七條擴(kuò)展到八章五十三條，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)專章，筆者結(jié)合企業(yè)檔案信息化工作實(shí)踐，對(duì)“檔案信息化建設(shè)”這一專章進(jìn)行了深入學(xué)習(xí)，在信息化發(fā)展迅速的新時(shí)代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已迫在眉睫，檔案人員要有危機(jī)感，趕上時(shí)代的發(fā)展步伐，以高度的政治自覺(jué)、事業(yè)自覺(jué)，學(xué)以致用，以信息化來(lái)提升企業(yè)檔案管理水平，使信息化成為檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要的基礎(chǔ)性核心手段。

一、新修訂的《檔案法》對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)帶來(lái)的挑戰(zhàn)

（一）企業(yè)檔案信息化認(rèn)識(shí)亟須提升

企業(yè)檔案管理人員對(duì)信息化的意識(shí)還不夠主動(dòng)，只是將檔案信息化作為檔案管理工作中的一種技術(shù)手段，被動(dòng)地接受檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成趨勢(shì)，沒(méi)有主動(dòng)地參與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段，更不用說(shuō)對(duì)信息化系統(tǒng)的功能提出某些具體要求了。上級(jí)怎么什么要求就怎么去做，被動(dòng)式地接受改變，信息化與檔案的“收集、保管、存儲(chǔ)、利用”沒(méi)有很好地融為一體，在功能實(shí)現(xiàn)上還存在一定的缺陷，檔案服務(wù)工作作用發(fā)揮不夠，亟需提升企業(yè)檔案信息化服務(wù)意識(shí)。

（二）檔案管理工作模式亟須轉(zhuǎn)型

目前，大部分企業(yè)檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式和紙質(zhì)文件歸檔為主，電子文件歸檔為輔，還不是真正意義上“雙套制”管理，距離“單套制”管理還有很長(zhǎng)的路要走。首先，在用的檔案管理軟件功能不完善，當(dāng)前掃描好的檔案也只是掛接到相應(yīng)的檔案文件目錄中，有些企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有電子借閱查詢功能，檢索工具單一，檢索效率很低，漏檢誤檢嚴(yán)重，無(wú)法滿足利用者的多種需求。其次，各部門在用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)功能穩(wěn)定性不夠，形成的電子文件質(zhì)量不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏信任，再加上業(yè)務(wù)系統(tǒng)沒(méi)有電子文件在線歸檔功能，檔案人員依舊以接收紙質(zhì)文件為主。

（三）檔案數(shù)字化的進(jìn)程亟須加快

檔案數(shù)字化作為檔案信息資源的建設(shè)的主要內(nèi)容，企業(yè)應(yīng)該更早更多地給予重視和關(guān)注。檔案數(shù)字化工作不能簡(jiǎn)單地等同于進(jìn)行檔案掃描、數(shù)據(jù)采集并存儲(chǔ)，提供網(wǎng)上查詢的過(guò)程，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期而復(fù)雜的系統(tǒng)工程。有些企業(yè)檔案部門使用的管理系統(tǒng)多年未曾更新升級(jí)，操作上比較繁瑣，查詢上設(shè)計(jì)不夠人性化，甚至部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成仍未實(shí)現(xiàn)，造成業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的電子文件不能及時(shí)歸檔。還有些企業(yè)檔案數(shù)字化工作起步晚、進(jìn)程緩慢，因?yàn)楸Ｃ芎统杀締?wèn)題，一直沒(méi)有采用數(shù)字化外包服務(wù)，檔案人員用于檔案數(shù)字化工作的時(shí)間零散，數(shù)字化工作不規(guī)范，導(dǎo)致傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作質(zhì)量不高。首先，紙質(zhì)文件掃描質(zhì)量不高。當(dāng)前，企業(yè)檔案部門進(jìn)行的紙質(zhì)文件掃描工作，在掃描分辨率、存儲(chǔ)格式、圖像命名等方面不統(tǒng)一；其次，已數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和質(zhì)量欠缺。即便是有些檔案數(shù)字化了，也只是電子版和紙質(zhì)版的區(qū)別，對(duì)于掃描完成后的掃描件沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理，只是存儲(chǔ)在掃描計(jì)算機(jī)硬盤中，對(duì)于存儲(chǔ)的文件格式未進(jìn)行OCR及雙層PDF處理，一方面原因是數(shù)字化設(shè)備設(shè)施不完善，沒(méi)有相關(guān)的技術(shù)軟件；另一方面原因是現(xiàn)階段檔案數(shù)字化的重心是在有限的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)存量檔案和增量檔案進(jìn)行“掃描”，已無(wú)暇顧及對(duì)掃描件的進(jìn)一步處理。

二、企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的措施

（一）加快學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《檔案法》步伐，制定企業(yè)檔案信息化管理制度

目前，各級(jí)政府、檔案館等都在加緊學(xué)習(xí)貫徹宣傳新修訂的《檔案法》，通過(guò)微信公眾號(hào)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等新媒體持續(xù)推出學(xué)習(xí)新修訂《檔案法》的宣傳報(bào)道、論文等，企業(yè)檔案部門應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)貫徹新修訂的《檔案法》，針對(duì)企業(yè)實(shí)際，對(duì)新修訂的《檔案法》相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行宣傳，提升企業(yè)全體人員的檔案信息化意識(shí)，營(yíng)造良好的學(xué)法、知法、守法、用法氛圍，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性。同時(shí)，檔案部門應(yīng)對(duì)新修訂的《檔案法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行梳理，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定企業(yè)檔案信息化管理制度，規(guī)范企業(yè)電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)需要，避免企業(yè)信息化與檔案信息化脫節(jié)，檔案信息化與檔案工作脫節(jié)。［2］

（二）運(yùn)用“前端管控+在線指導(dǎo)”的工作模式，確保電子文件滿足歸檔要求

電子檔案是從業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠直接移交的檔案數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生產(chǎn)的電子文件不能等同于電子檔案。電子文件不僅需要滿足真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，同時(shí)還要符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定和流程，經(jīng)過(guò)在線移交歸檔手續(xù)，最終才可稱之為電子檔案。伴隨企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的陸續(xù)使用，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫集成指日可待，業(yè)務(wù)在線工作將成為常態(tài)，檔案人員要改變思維，運(yùn)用“前端管控+在線指導(dǎo)”的工作模式，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作深度融合。一方面，檔案部門在業(yè)務(wù)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)階段就要介入，提出檔案管理的具體要求，使業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)在功能上更好地集成；另一方面，檔案管理人員對(duì)電子文件歸檔前的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行在線指導(dǎo)，強(qiáng)化電子文件源頭控制，發(fā)揮好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)作用，確保電子文件在各辦理流程中信息真實(shí)完整，滿足歸檔要求。

（三）做好檔案數(shù)字化工作，夯實(shí)數(shù)字檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)

新修訂的《檔案法》中第三十八條規(guī)定：“國(guó)家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。”這一規(guī)定不僅明確了數(shù)字化后傳統(tǒng)載體檔案原件處置的問(wèn)題，還鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位加快推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和檔案資源利用網(wǎng)絡(luò)化［1］。檔案部門要加大力度推進(jìn)室藏檔案的數(shù)字化工作，固化檔案工作流程，加強(qiáng)增量文件的數(shù)字化工作，切實(shí)提高各類技術(shù)文件受控管理的高效、規(guī)范以及歸檔文件的提供利用工作。從企業(yè)檔案信息化當(dāng)前發(fā)展階段來(lái)看，數(shù)據(jù)比軟件重要，什么工作都離不開(kāi)基礎(chǔ)的資源建設(shè)。要做好企業(yè)檔案數(shù)字化工作，首先，要以用戶需求為導(dǎo)向，將數(shù)字化的范圍和數(shù)量進(jìn)行摸底統(tǒng)計(jì)，利用現(xiàn)有條件對(duì)傳統(tǒng)載體檔案多門類并行或者先重點(diǎn)后一般進(jìn)行數(shù)字化，同時(shí)做好增量檔案的電子化工作；其次，要參照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，保證檔案數(shù)字化基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，對(duì)數(shù)字化后的文件命名、格式、存儲(chǔ)、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)規(guī)定執(zhí)行；最后，要方便利用，對(duì)已經(jīng)數(shù)字化的檔案要?jiǎng)澐止_(kāi)范圍和控制使用范圍，依據(jù)不同公開(kāi)使用范圍根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)向企業(yè)員工、系統(tǒng)內(nèi)或者社會(huì)開(kāi)放，確保不同價(jià)值的數(shù)字化檔案發(fā)揮其相應(yīng)的價(jià)值。

檔案法的修訂，為檔案信息化建設(shè)提供了堅(jiān)強(qiáng)的法治保障，企業(yè)檔案部門要結(jié)合工作職能和具體工作，對(duì)標(biāo)檔案法，理清工作思路，對(duì)檔案信息化建設(shè)總體工作進(jìn)行梳理和盤點(diǎn)，明確檔案信息化建設(shè)各方面完成的進(jìn)度情況，并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，認(rèn)真履行檔案法賦予檔案工作者的職責(zé)與義務(wù)，制定檔案信息化的階段目標(biāo)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，為數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)奠定穩(wěn)固可靠的基礎(chǔ)，更好地建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案收集、保管、存儲(chǔ)、利用職責(zé)的系統(tǒng)平臺(tái)，提升檔案工作水平，助力國(guó)家檔案治理體系和檔案治理能力現(xiàn)代化的推進(jìn)。