新形勢下科研單位人事檔案管理的問題及對策

馮陽陽，朱馨瑤，劉曉蓓

（西安航天復(fù)合材料研究所，陜西 西安 710025）

人事檔案記錄著個人社會經(jīng)歷、政治面貌、技術(shù)水平、工作表現(xiàn)、職務(wù)變動以及在職期間的重要工作記錄等重要信息（對于軍工科研單位來說，由于工作的特殊性，員工的人事檔案材料中一般還會涉及國家、單位以及個人的機(jī)密）。人事檔案管理是單位管理工作中的一項重點(diǎn)內(nèi)容，是單位開展考察、考核干部、選拔人才、人員調(diào)動、退休等人事工作的重要依據(jù)。黨的十八大以來，為貫徹落實(shí)黨中央從嚴(yán)治黨的基本發(fā)展方略，各地陸續(xù)開展了干部人事檔案的專項審查工作，主要針對在職干部，特別是政府部門、國有企業(yè)等單位中層以上的干部人群，通過對干部的人事檔案進(jìn)行整理、審核、修正及重新認(rèn)定等工作來確保檔案中內(nèi)容的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，針對存在問題的檔案材料進(jìn)行集中解決，并做出情況說明，確保干部隊伍的純潔性［1］。通過開展干部人事檔案專項審核工作，人事檔案管理中存在的問題也逐漸顯露出來，這需要我們細(xì)致觀察，不斷完善干部人事檔案管理工作。

一、科研單位人事檔案管理工作普遍存在的問題

（一）對人事檔案管理的重視程度不高

受傳統(tǒng)思想的束縛，長期以來，很多科研單位只重視科研成果，沒有充分認(rèn)識到人事檔案管理工作對單位發(fā)展的重要性。按當(dāng)前許多科研單位的發(fā)展模式來看，不少人員認(rèn)為人事檔案管理工作對科研單位的具體科研項目并無直接幫助，不能創(chuàng)造較多的價值和利益，以致人事檔案管理中的很多難題缺乏足夠的人力、物力和財力支持，降低了人事檔案管理工作的效率。這些難題主要表現(xiàn)為個人對人事檔案的重視程度不夠，在報送、填寫相關(guān)材料時沒有認(rèn)真對待，隨意填寫，甚至填寫虛假信息，這將給日后的人事檔案管理和使用埋下隱患，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重負(fù)面影響。還有產(chǎn)生和形成檔案材料的部門對人事檔案材料的重視程度也不夠，沒有及時對理應(yīng)歸檔的檔案材料進(jìn)行交接、歸檔，沒有及時建立材料交接臺賬，使得檔案材料遺失，或者失去材料本身的價值，以至于部分干部的人事檔案材料斷檔，失去了人事檔案材料客觀真實(shí)反映干部信息的價值。此外，單位領(lǐng)導(dǎo)也不重視人事檔案管理工作，對檔案管理工作關(guān)注較少，對于人事檔案在人員考察選拔、任用干部等方面發(fā)揮的作用認(rèn)識不夠，在人事檔案管理工作方面投入資金、精力較少，導(dǎo)致人事檔案管理工作難以高效開展，質(zhì)量難以提高［2］。

（二）人事檔案管理模式需要進(jìn)一步改進(jìn)

由于人事檔案能夠客觀反映個人多方面的信息，是單位內(nèi)重要的文件資料，同時又因其本身較強(qiáng)的政治性、保密性等特性，人事檔案又是一種不同于其他檔案材料的特殊文件資料，需要管理者使用專業(yè)、科學(xué)的方式進(jìn)行管理，以保證人事檔案管理工作得以順利、高效開展。然而，目前人事檔案的管理模式通常采用傳統(tǒng)的直線形單一管理模式，即由人事部門檔案管理人員直接自檔案產(chǎn)生機(jī)構(gòu)或檔案所屬單位個人接收、征集檔案散件，沒有形成檔案材料的多方位收集網(wǎng)絡(luò)，依然采用純?nèi)斯し绞綄n案材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，而且收集過程較為被動，往往產(chǎn)生檔案材料的個人或部門遞交材料后才會收集整理。這種傳統(tǒng)的人事檔案管理方式不但效率低下，還容易出現(xiàn)材料遺漏的情況［3］，以至于在開展檔案檢查或檔案審核工作時，檔案管理部門常常需要在短時間內(nèi)收集、整理、補(bǔ)充相關(guān)檔案材料，很難保證歸檔材料的正確無誤，符合要求，甚至對材料的真實(shí)性、完整性也無法保證。又因?yàn)槿耸聶n案材料是隨著時間的變遷動態(tài)形成的，沒有固定的形成時間，對于散材料的歸檔也沒有硬性的時間限制，如果檔案管理人員對交接的散材料不夠重視，沒有及時處理，就會使人事檔案散材料不斷積壓，甚至丟失，必然導(dǎo)致人事檔案中材料不完整，質(zhì)量不高，給干部人事檔案的管理和使用帶來嚴(yán)重后果［4］。

（三）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升

在科研單位內(nèi)部，干部人事檔案內(nèi)容繁多、形成時間跨度大。然而，大多數(shù)科研單位內(nèi)部檔案管理人員通常身兼數(shù)職，單位沒有配備專職的人事檔案管理員。由于管理人員崗位變動等原因使得經(jīng)手人事檔案管理的人員較多，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，最終形成的人事檔案質(zhì)量參差不齊。而且，由于管理人員同時兼顧多個崗位的工作，很難將大部分精力投入人事檔案管理工作中。對于人事檔案管理工作來說，檔案修復(fù)工作也是很重要的一部分，這與整理和保管檔案是有很大程度的區(qū)別的，尤其是面對年代久遠(yuǎn)的檔案資料，要求檔案管理人員具備更專業(yè)的業(yè)務(wù)知識和豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，如此才能正確處理修復(fù)工作中遇到的疑難問題。目前，大部分科研單位的干部人事檔案管理工作中存在人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足、能力水平有待提高的現(xiàn)象，使得人事檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性，不利于單位對人事檔案的科學(xué)管理和使用。

（四）人事檔案信息化管理相對滯后

由于科研單位的人事檔案管理大多采用傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案管理為主的管理方法，這種傳統(tǒng)的管理方法對檔案的損壞程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字化管理。頻繁查閱紙質(zhì)檔案會加快檔案的損毀速度，使之出現(xiàn)被污染、殘缺破損、變形變脆以及字跡磨損褪色等問題，這將需要花費(fèi)大量的人力、財力進(jìn)行一系列的修復(fù)工作。隨著管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展，國家對人事檔案管理的信息化建設(shè)提出了新的要求，然而有些單位只使用計算機(jī)建立檔案目錄，存儲人員信息和資料名稱。查閱檔案時，需先檢索目錄，然后去查找對應(yīng)的檔案資料，查找的速度將對人事檔案的使用效率及用戶體驗(yàn)產(chǎn)生顯著的負(fù)面影響，這種滯后的管理方法嚴(yán)重制約人事檔案管理的發(fā)展和優(yōu)化。

二、新形勢下人事檔案管理存在問題的改進(jìn)對策

（一）加強(qiáng)對人事檔案管理的重視程度

鑒于人事檔案的重要性及其使用價值，應(yīng)加強(qiáng)對人事檔案管理工作的重視，主動向單位主管、領(lǐng)導(dǎo)匯報人事檔案管理工作的開展情況，引導(dǎo)科研單位領(lǐng)導(dǎo)提高對人事檔案管理工作的重視程度。面對當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢，科研單位應(yīng)與時俱進(jìn)，結(jié)合改革發(fā)展趨勢，不斷明確干部人事檔案管理的目標(biāo)定位，不斷優(yōu)化管理方式，提升人事檔案管理的規(guī)范性、有效性。同時，單位應(yīng)加大專項資金、專用設(shè)備、專業(yè)人才等方面的支持和投入，切實(shí)改善人事檔案管理工作的條件和環(huán)境，保障人事檔案管理工作的順利開展。

（二）進(jìn)一步健全人事檔案管理制度

為促進(jìn)科研單位人事檔案管理工作的規(guī)范性，提升管理效率，首先，科研單位應(yīng)借鑒先進(jìn)的檔案管理方法，建立健全人事檔案管理制度。在管理過程中，善于總結(jié)積累，不斷優(yōu)化、完善人事檔案管理流程，制定一套科學(xué)有效的人事檔案管理制度，提升人事檔案管理工作效率，充分發(fā)揮人事檔案管理的職能［5］。其次，建立健全人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，改變單一的材料收集方式。加強(qiáng)調(diào)研，梳理單位內(nèi)部常規(guī)人事檔案材料的產(chǎn)生部門以及人事檔案材料的產(chǎn)生時間，加強(qiáng)部門之間的信息交流與溝通，實(shí)現(xiàn)定向收集、跟蹤收集。最后，打破傳統(tǒng)思維，促進(jìn)科研單位干部人事檔案管理工作與整體人力資源管理工作有效對接，將人事檔案管理工作與單位人才招聘、職位晉升與人員調(diào)配等人力資源管理工作相結(jié)合，提供依據(jù)、參考與借鑒，同時促進(jìn)人事檔案管理工作與單位人才隊伍建設(shè)的銜接，更好地發(fā)揮干部人事檔案及其管理部門的作用。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

專業(yè)的人做專業(yè)的事。在管理標(biāo)準(zhǔn)不斷提高的形勢下，對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力也提出了更高的要求，對管理工作的質(zhì)量和效率而言，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)至關(guān)重要。科研單位檔案管理人員應(yīng)不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任意識，積極參與業(yè)務(wù)能力提升培訓(xùn)，加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)積累和實(shí)踐應(yīng)用，熟悉檔案管理的基本技能，及時掌握新的方法和發(fā)展趨勢，確保其能夠運(yùn)用科學(xué)的理論、專業(yè)的技術(shù)順利開展人事檔案管理工作。為適應(yīng)社會發(fā)展，科研單位檔案管理人員在不斷提高個人業(yè)務(wù)能力，高效開展人事檔案管理工作的同時，還應(yīng)具備大局意識，緊跟時代發(fā)展潮流，推進(jìn)人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新，為單位的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支撐。

（四）與時俱進(jìn)，加快推進(jìn)人事檔案信息化管理

隨著當(dāng)今社會的快速發(fā)展，信息化管理成為當(dāng)前人事檔案管理領(lǐng)域的重要趨勢，這是提高工作效率、實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，科研單位應(yīng)對人事檔案管理信息化建設(shè)予以高度重視，加快完善人事檔案管理軟硬件設(shè)施的配備。借助計算機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化信息設(shè)備將紙質(zhì)的人事檔案材料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)信息，最大限度地保護(hù)紙質(zhì)人事檔案及材料實(shí)體，減少人事檔案修復(fù)所需的人力和財力。

完善人事檔案資料信息庫，建立人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)智能化管理。檔案管理人員通過檢索可實(shí)現(xiàn)有針對性地對人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行查閱，這不但顯著提高了工作效率，還能有效提升人事檔案的利用率，充分發(fā)揮其價值作用。在管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，確保系統(tǒng)安全可靠，避免人事檔案信息泄露。在檔案內(nèi)容上，應(yīng)與時俱進(jìn)，逐步建立起檔案管理部門與教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等部門的合作機(jī)制，確保人事檔案的真實(shí)、可靠、完整、全面，實(shí)現(xiàn)信用記錄、養(yǎng)老金材料、戶籍材料、簽訂合同材料以及個人特色材料等資源的共享，優(yōu)化人事檔案內(nèi)容，提升人事檔案的社會服務(wù)能力，適應(yīng)信息時代人才管理發(fā)展的需要［6］。

三、結(jié)語

面臨社會快速發(fā)展的大環(huán)境，以及科研單位人才隊伍建設(shè)的高效性要求，人事檔案管理工作對于促進(jìn)科研單位進(jìn)一步發(fā)展的重要性日趨凸顯。同時，科研單位的人事檔案管理工作還面臨不少的問題和挑戰(zhàn)，因此，科研單位在提高對人事檔案管理重視程度的同時，應(yīng)不斷改善管理模式，健全管理制度，運(yùn)用科學(xué)化、信息化、現(xiàn)代化的方式不斷增強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)范性，確保人事檔案管理工作高效開展，從而為科研單位的穩(wěn)定發(fā)展提供堅實(shí)的人才基礎(chǔ)。