檔案館數字化建設應注意的問題思考

王佳

（應急管理部 檔案館，北京 100713）

一、引言

如今，社會和經濟的進步更依賴于技術和知識。檔案館的發展也需要順應時代潮流，無論是服務模式，還是數據平臺，都需要向網絡化和多元化發展，而處理數據的模式也離不開大數據的支撐。眾所周知，當下檔案信息資源的意義十分重大，而數字化建設能夠反映出一國信息化程度的高低。檔案館是收集、存儲和輸出數據的重要渠道，對信息的利用、輸出來說至關重要。本文對其中存在的問題展開探究。

二、明確管理的模式和方法

數字化建設改變了檔案館的管理模式，檔案工作者要緊跟時代的變化，改進工作方法和模式，改變閉塞的管理方式，形成符合時代精神的新格局，形成開放、合作的管理機制，培養信息服務的觀念，建立數字化信息平臺，充分發掘數據信息資源，實現數據分享，提升人文、文化深度，承擔公共服務的責任［1］。

檔案館的數字化建設，首先要摒棄人工管理的方法，改變現有的管理體系，掌握符合當下檔案管理的數字化理念、方法及工作模式。通過數字化的管理平臺、數據處理系統來管理數據信息，將被動提供數據的模式過渡為主動輸出數據的模式。此外，還應該以社會及檔案館業務為指導，開發已有的數據信息，采集新的數據信息，以此建立數字化檔案服務制度。如今，人們對檔案信息的利用需求增大，而檔案館的意義在于采集、存儲和利用數據。檔案館是向使用者提供檔案信息資源的一方，同時也承擔著收集和管理的責任。在建立數字化檔案館的系統工程中，我們應該改變傳統的管理方法，滿足數字化時代的要求。唯有如此，才可能在檔案館的管理和發展過程中起到積極作用，發揮出檔案信息真正的價值，使檔案管理工作滿足社會及大眾的利用需求［2］。

三、明確檔案的利用及保護

檔案信息資源為社會的進步提供了所需的動力，而社會也應該為檔案的信息化建設提供相應的支持。在很長一段時間內，檔案館都維持著原始的檔案管理模式，這種模式更加傾向于對現有檔案的發掘，而忽略了對潛在信息資源的采集和存儲。此外，由于缺乏對電子檔案等不同形式檔案的重視，檔案信息服務的形式也相對匱乏。

如何在有效保護檔案、保證檔案安全性和完整性的基礎上，充分發掘其自身的內在價值，是檔案利用和保護應該協調的主要工作，不應將它們對立看待。也就是說，保護是利用及進一步發掘檔案的條件，只有保護好檔案，才能利用及進一步發掘檔案，而發掘和利用檔案則是保護檔案的目的。如果只一味地對檔案予以保護，沒有發掘和利用檔案，檔案的價值就無法體現［3］。從某種角度來看，要實現檔案資料的價值，就必須掌握合理、正確的利用方式。作為新時代檔案館建設的主要方向，數字化技術的應用可以在有效保障檔案安全的前提條件下，實現對檔案資料的合理利用，從而深度挖掘檔案資料的潛在價值，為社會發展作出貢獻。

建立檔案數字化系統要以檔案管理的戰略目的為指導，應該從不同層面開展工作。首先是檔案信息的采集、存儲以及保護工作，這是此后一切工作的前提條件；其次，要具備發掘和利用檔案的相關硬件條件，這不僅僅包括設備，也包括相關技術和科學的管理方法，要將其作為建立和輸出數據的基礎；最后，當下電子檔案已經逐漸成為主流，檔案館的管理工作應該予以重視［4］。

四、提高檔案工作者的信息能力，培養信息觀念

當前，大多數檔案工作者已經意識到了信息資源的意義和重要性。然而，有些檔案工作者在信息資源的開發和利用方面依然存在能力不足、意識薄弱等問題，特別是對資源分配、現代管理模式的認知不足。檔案工作者必須提高信息能力，培養信息觀念。錢學森曾指出，檔案人就是信息方面的工程師，是設計和采集信息的專家，同時也是信息發掘的引路人，要為信息的利用提供建議和意見［5］。

如今，檔案信息服務已經發生了改變，不再局限于提供信息本身，也涉及一切相關業務。檔案工作者應該滿足新時代更快獲取信息的需求，同時對不同的信息進行相應的發掘和整理，并做好信息的索引、分類及專項目錄的制定等工作。檔案工作者應該拓展業務范圍，將其延伸至更多的領域，拓展業務的深度，充分發掘其內在的價值。信息服務是檔案館數字化建設工作中的重點，應該建立完整的信息服務機制，積極尋找新型的服務模式和形式，并在此基礎上建設信息化服務系統，向使用者提供搜索和查閱等服務。唯有如此，才能在大數據技術的背景下，推進信息服務的進步及檢索等功能的普及工作，做到多媒體服務的交互以及不同環境中資源的共享。

人類已進入信息化社會，信息的獲取、利用已成為社會進步的最主要動力，而新的技術也推動了檔案館管理方式的轉變。在這種背景下，檔案工作者一定要掌握計算機相關技能，增強獲取信息、分辨信息的能力，提供使用者所需的服務。但是，這種能力的掌握和觀念的改變不是一朝一夕就能夠實現的，需要長期的學習和積累。應該明確的事實是，檔案信息和文獻、書籍等資源之間存在著一定的共性，包括信息的共享以及可傳輸性。檔案信息也具備獨特性，主要體現為檔案具有憑證作用。和其他資源相比，檔案信息資源擁有更強的可信性，因此檔案的價值更大一些。

在很長一段時間內，檔案館的工作人員對提供信息服務較為被動，所提供的信息也傾向于原始的資源，缺乏發掘和加工。其主因是沒有信息服務的觀念，而且不同的檔案館之間缺乏交流，導致信息難以流動，更無助于承擔公共服務的責任。今天，社會的進步更加依賴制度、知識和技術，只有建設數字化的檔案館，才能夠滿足新時代的需求。檔案工作者應該提高能力，改變傳統觀念，使自身符合時代的新要求。

五、檔案工作者的教育工作

檔案館的數字化建設工程是系統化的工程。檔案工作者必須具備更高的職業素養，不僅要具備檔案管理的能力，而且必須掌握計算機和互聯網的相關知識，包括數字化技術及軟件的應用能力，因此檔案工作者要定期接受培訓。

第一，檔案工作者應掌握最新的信息化管理技能。為了確保檔案工作者擁有最前沿的信息化管理能力，應該開展定期的培訓，如專題演講或者先進經驗教學、講座等。培訓的內容應該包括檔案管理軟件、互聯網技術以及文字處理等。如此，才能提升檔案工作者發掘和管理信息的能力，從而更好地傳遞檔案信息，提供專業的意見和建議。

第二，檔案工作者應具備信息管理的基礎技能。新時代對檔案工作者的要求較高，其既要具備豐富的檔案專業知識，又要掌握相應的互聯網技術，擁有數字化管理能力，并且能夠采集、分辨和處理不同類型的檔案信息，采用信息化和智能化的檔案信息管理模式。考慮到檔案工作者的工作量較大且人員調動情況較為常見，為確保檔案工作者能夠盡快適應新時代檔案管理工作對自身能力提出的基本要求，必須開展崗位教育工作。檔案館數字化建設的目的是從檔案管理過渡到信息管理，其屬性包括自動化存儲檔案數據、網絡化利用檔案以及智能化管理檔案數據等等。檔案工作者在入職前就應該充分了解現代化的管理模式和方法，不僅要掌握傳統紙質檔案的管理方法，而且要具備管理電子檔案的相關能力。然而，當下面臨的問題是檔案工作者更加關注紙質檔案的管理，常常忽視電子檔案的管理，這是因為前者存在的時間較久，檔案工作者對此更加了解，操作更加熟練和自信。另外，部分人員計算機技能薄弱，對新技術興趣不足也是重要原因。

六、結語

建設數字化檔案館，一方面要持續投入人力、財力及物力，另一方面也要引入最新的相關技術，但是這并不是全部，更重要的是管理體系的建設。只有建立和不斷完善先進的管理體系，檔案館的數字化建設工程才會實現。