探討深化公積金業務檔案管理的新機遇

朱春波

（濰坊市住房公積金管理中心昌邑分中心，山東 濰坊 261300）

一、公積金檔案管理的重要性

公積金體制的不斷改革為深化公積金檔案工作提供了新契機。公積金檔案是公積金的專業資料，如公積金憑證、公積金賬簿、各類報表等，在經濟管理中產生并作為史料保存，是記錄和反映單位公積金活動的重要史料和證據，同時也是科學決策和實時管理的基礎。

二、公積金檔案信息對各項管理產生重大影響

（一）公積金檔案數量持續增長，載體形式不斷增多

由于公積金檔案的不斷產生，其規模逐漸擴大，再加上運營活動的不斷開展和時間的推遲，公積金檔案數量迅速增加，特別是作為公積金基礎的交易憑證日益增多。同時，隨著信息化的普及，除原始文件持有人存檔資料外，經電腦處理的公積金資料（除應保存的電子資料），亦應按照《公積金檔案管理辦法》的規定打印公積金紙質文本，形成雙重公積金檔案信息端口，即提供紙質資金文件，包括存儲在計算機系統中的公積金數據。但是由于公積金和檔案管理部門缺乏監督和指導，部分公積金部門未及時、完整地交付或沒有交付公積金檔案，對長期存放在公積金部門的檔案不進行整理、編目，沒有足夠的倉庫和設備，隨意堆放，并且對超過保管期限的檔案不進行評估，即使要銷毀，也未經公積金部主管單位領導批準，就輕易銷毀。

（二）隨著社會中介機構的介入，委托代理人逐漸增多

隨著經濟社會的發展和公積金制度的改革，中介機構逐漸以各級相關經濟服務取代對公積金檔案的監督管理。現行法律法規沒有明確規定公積金檔案的責任歸屬于中介機構，有的單位委托社會保障中介機構設立公積金代辦機構，有的單位集團讓其下屬單位進行生產經營中活動的控制，實行公積金派出或從公積金中選派工作人員制度，只注重從公積金中提取數據，公積金信息不完整，甚至所屬單位形成的公積金檔案權屬不清，公積金檔案記載信息不全，這給公積金信息的持續使用留下了隱患。如通過非公積金電腦化轉存的臺賬首頁、單位名稱、法定代表人簽名或蓋章等，以及公積金賬戶中的電子文件，不得轉換成磁性載體或光盤，需要在檔案部門轉移備案。

（三）公積金管理的法規制度不健全、不完善

作為檔案管理的基本法律，檔案法對包括公積金檔案在內的檔案管理工作有明確的法律規定，規定每個單位必須保存檔案，并保存公積金文件和其他公積金信息。有的單位參照檔案管理，代表公積金部門負責向單位財務部門解釋，削弱了依法賦予的職能，即使有管理公積金檔案的規則和條例，亦難以監察、審核和公積金的檔案，只是紙上談兵而已。在實踐中，經常有報道說，有些單位自己動手破壞公積金檔案，在以法律經濟為特征的市場經濟的社會條件下，公積金檔案管理體制不健全，缺乏權威性的公積金檔案管理專項規定，明顯很難保證組織和經濟正常、有計劃發展。

（四）職員通常缺乏檔案管理教育培訓經驗

基于營運公積金檔案管理現狀，公積金部門的職能一般局限于維持，缺乏對公積金信息資源的儲存、開發和使用的關注和研究，在許多情況下某些單位檢查公積金檔案時，經常發現檔案報表缺乏文字分析；將大量證明存在的文件移交本組織的檔案和庫房，而不完全移交公積金的完整檔案，如書籍、報告等；在破產、重組和結構調整的情況下，只關注資產清算，忽視公積金的管理；公積金單位的工作人員在檔案管理技能培訓方面沒有足夠的經驗，沒有從檔案實踐的角度對檔案的收集、保管、開發、歸檔等進行管理，并且在檔案管理及運營方面普遍未顧及公積金貸款的先天缺陷。

三、落實改進和加強公積金檔案信息管理的對策建議

（一）完善公積金檔案管理規則，加強對檔案的監管

《檔案法》強調了檔案管理基本法的權威性，明確了保存包括公積金檔案在內的各類檔案的法律責任。公積金檔案的規定應當與檔案法的精神相統一，對于公積金系統的監測，要求各實體嚴格遵守國家統一準則，加強公積金的基礎工作。為確保公積金信息的真實性和完整性，組織檔案部門應按照規定加強與公積金部門的溝通，認真履行公積金檔案的監督、審核和指導職能。近年來，不時出現公積金檔案被非法遺失、銷毀，資料失實或失實現象，各級檔案管理部門要加大監督力度，積極爭取同級廣大群眾的支持，開展或者共同開展公積金執行情況的核查工作。聯合審計部門展開監督、審查、指導和管理，并利用單位績效評估等手段，按照檔案管理規則對公積金管理績效進行評估，管理有關檔案的目標工作、每年審核檔案、核證公積金表現等。

（二）充分認識公積金管理的重要性，優化管理結構

各組織的主要管理人員應充分認識到公積金檔案資料對本組織合法活動的重要性，管理結構規范。單位法定代表人應該對單位公積金信息的真實性和完整性負責，授權公積金檔案的管理或銷毀鑒定；其他單位領導在制衡原則下與職能劃分不相適應，授權對審批進行監督的單位總經理或者投資分管理副總經理不得批準此類交易。依法由單位主要負責單位內部檔案的保管，根據法律要求建立公積金檔案機構，履行公積金工作人員的檔案職能，單位應當配備合格的公積金部門及人員，并為這一領域的檔案工作創造條件，對硬件、軟件開發、組織建設等提出管理要求。同時，指定或委托中介人保存公積金記錄的機構，應當明確區分保管公積金檔案的責任；在業務和檔案管理部門的監督下，在知情的情況下進行審計，準確、真實、規范的公積金檔案資料，也是對組織法律代表的重要保護。

（三）設置培訓課程,優化公積金從業人員的知識結構

要多層次、多渠道優化公積金從業人員的知識結構和法律意識，將公積金檔案管理納入教育職責。知識經濟是以知識為基礎、以腦力勞動為主體的經濟，在這種經濟中，單位和服務機構應當設立公積金檔案管理從業人員的開發課程，建立相應的評價機制，優化公積金從業人員的知識結構，增強員工的公積金法律意識，提高公積金檔案管理人員的整體素質。

（四）提高本單位檔案管理人員的素質和工作能力

公積金檔案管理人員必須熟悉公積金工作的基本流程、基本規則和要求，同時熟練掌握社會資金信息檔案管理技能。單位應建立權責相對應的公積金檔案管理秩序，監督、檢查和指導公積金信息檔案的收集、整理工作。由公積金管理部門移交和使用公積金檔案，開展公積金檔案的整理和調查服務，對公積金的長遠發展具有重要意義，大型投資項目等公積金檔案人員必須根據公積金檔案的信息和規定，積極參與為本單位決策層提供參考服務。

（五）推進計算機系統的建設和集成，加快檔案信息化進程

各單位應利用信息技術進行信息整合和共享，能進一步加快計算機化、辦公自動化和部門檔案信息化的一體化進程，以及擴大和深化計算機信息系統在單位管理中的應用。檔案管理部門應當利用信息技術整合關于電子計算機公積金的文件管理，系統地收集有關資料，應盡快制定合適的記錄電子管理標準和制度，并將其納入本組織電子記錄和檔案信息系統建設的總體規劃。在建設單位檔案信息化過程中，必須強化信息資源計算機的選擇、編輯和數據分析功能，為公積金信息的有效利用奠定基礎。同時，在確保完整性的基礎上，制定和改進公積金電子檔案中信息的邏輯和物理歸檔方法，以確保公積金檔案的及時性和精簡性，并且將軟件系統在不同版本存檔，以確保信息的可訪問性，確保紙張和電子檔案中信息資源的一致性和安全性。

四、結語

應充分重視公積金信息管理的地位和作用，完善監督機制，加強監督，規范內部控制，優化管理結構，規范公積金文件保管和信息管理行為，優化公積金工作人員的知識結構，保證單位管理的優質公積金信息，為合規用戶提供有關公積金的標準化資訊服務。