合同管理的合規化路徑

劉 健

（天津環球磁卡股份有限公司，天津 300202）

一、合同管理的特點

合同法律風險是公司最為重視也是最常遇到的風險，通過對合同進行合規性審查之目的就是防范法律風險，確保交易的安全性和有效性。合同管理是公司常見的合規審查途徑，它是指公司通過建立秩序的方式對公司參與的合同進行人為、目的性的干預，此種干預是貫穿于合同全過程的、系統性的、動態性的。

（一）合同管理之全過程性

公司對合同的管理貫穿于合同全部過程，包括合同的草擬、訂立、生效、履行直至失效。在合同訂立之初，公司需要聘用專業的法律從業人員對合同的合規性進行審查，確保合同既符合公司內部規范，也合乎法律規定。在合同履行過程中，公司還需應對可能發生的合同變更、解除或違約事項所帶來的法律風險。因此，對合同的合規性審查離不開全過程管理。首先，公司對合同的全過程管理可從制定、完善內部審批制度和合同訂立、履行的標準程序著手；再者，應建立完整的合同文本、檔案管理制度。

（二）合同管理之系統性

所謂系統性管理是指凡合同所涉及事項由公司各部門按照職責分工協同進行管理。因為合同所涉領域之廣泛、對專業度要求較高，故，僅具有法律知識和管理知識不足以對合同進行系統性合規審查，往往需要多部門聯動，相互配合。如，合同中所涉付款方式、付款金額等與錢款相關的事項應該與公司內部財務部門進行商討核實。

（三）合同管理之動態性

從根本上，世界是絕對運動的世界，是一個動態變化的過程，合同的管理也具有同樣的屬性。實踐證明，大量因合同產生的糾紛發生在合同履行階段，在合同履行過程中，不僅會遇到不可抗力，也會遇到諸如當事人一方違約等多種情況，考驗的是公司對危機事務的應對能力。特別是動態性的掌握對己方不利的情形，及時對合同進行變更或中止、終止，將公司遭受的損失最小化或防止事情往更壞的方向演變。

二、合同管理中常見不合規現象

（一）合同管理制度存在漏洞，權責不明

公司為進行合同管理往往會建立相應的制度，一個健全的合同管理制度應包括合同管理辦法、法人授權委托制度、合同審批制度、合同專用章管理制度、合同臺賬管理制度、合同檔案管理制度、合同相對方管理制度、招投標管理制度。然而，很多公司由于沒有建立一個規范的合同管理制度，導致后續產生了很多問題，帶來了法律風險。如，有的公司合同管理制度未規定合同授權委托制度，導致合同簽訂授權不明、權責不明，以致在合同出現問題時，無法落實到具體責任人的情況。實踐中，因合同管理制度存在漏洞導致的權責不明、效率低下問題屢見不鮮，法律風險也隨之上升，增加了公司的管理成本。

（二）合同審查不嚴謹，后患無窮

合同審查是合同管理流程中重要一環，既包括審查合同締結之具體事項是否符合公司內部章程及其他規定，也包括合同本身是否合乎法律、司法解釋、規章等規定，以及對合同可能涉及的風險進行提示。而在實踐中，往往由于對合同之審查不夠嚴謹，從而引發后患。例如，對合同相對方之資質未盡審查職責，抑或對其缺乏跟蹤調查，被迫承擔合同主體不適格的法律風險，致使當事人權利遭受損害。或者是習慣于對合同具體條款走馬觀花式的審查，只著重審查個別條款，忽視了部分合同條款中不準確甚至容易產生歧義的用詞。

（三）合同文本不規范，產生法律風險

合同的擬定并不是一蹴而就的事情，一方面需要公司內部多部門協作，給出專業意見；另一方面需要在合同雙方多次協商的前提下對合同的用詞、條款、格式進行規范化管理，一份合格的合同初稿才算形成。合同文本應避免出現合同未簽署名字未蓋章、合同要件不全、合同條款掛一漏萬、合同所涉金額與實際不符的情況發生。在合同的構成中，違約責任因為涉及合同的履行與權利保障問題，要更加審慎。詳盡的違約責任，一方面可以把雙方違約之可能性降到最低；另一方面可以降低法律風險和維權成本。

三、合同管理合規性建議

（一）健全合同管理制度

遵循法律之規定，建立、健全一個貫穿于合同全過程的合同管理制度，使合同管理有章可循。合同管理制度應為具體、可操作性強的制度，便于公司依據該制度進行合同管理，提高合同管理效率。具體而言，第一，合同管理制度應包括基本制度，即合同草擬、審查、核準、履行、監督的全過程都應有章可循；第二，應根據經驗擬定基本制度以外的其他制度，譬如合同授權委托制度，合同審查制度、合同會簽和審批制度、合同專用章制度、合同跟蹤監督制度、合同檔案管理制度、合同臺賬及統計報表制度。

（二）建立合同電子信息化管理系統

在公司內部建立電子信息化管理系統，是走向信息化辦公的重要載體。將合同的全流程管理都通過技術手段嵌入互聯網系統，建立不同的模塊，分模塊進行管理。建立合同電子信息化華管理系統的主要目的是便于及時的跟進合同進展，把控合同訂立、履行中遇到的法律風險，使得合規性審查貫穿合同全流程。

（三）細化合同審查事項

合同的審查須避免走馬觀花，應對合同進行詳盡的形式審查和實質審查。首先，應審查合同締約目的與交易背景。合同締約目的會對合同效力產生影響，因此是合規性審查的要點。對于交易背景的審查，既包括對對方當事人資質的審查，也包括對方當事人近幾年交易情況的審查。其次，應審查合同主體是否適格，一旦合同主體不適格，將無法進行合同履行等事宜，甚至還有承擔損失的風險，故，對合同主體的審查應貫穿于合同審查全過程。再次，應審查合同具體條款是否合規合法，是否遺漏必備條款。為避免產生法律適用或學理方面的爭議，合同條款應盡可能與法律規范保持一致性。《合同法》第十二條規定了合同的必備條款①《合同法》第12條，合同的內容由當事人約定，一般包括以下條款：（一）當事人的名稱或者姓名和住所；（二）標的；（三）數量；（四）質量；（五）價款或者報酬；（六）履行期限、地點和方式；（七）違約責任；（八）解決爭議的方法.當事人可以參照各類合同的示范文本訂立合同.，除此之外，一份完整的合同還應包括保密、不可抗力等條款。最后，應審查合同語言的規范性。準確性是合同文本的內在要求，合同文本應使用非歧義的文字，以達到定紛止爭的目的。例如，定金與訂金雖然只有一字之差，適用的卻是完全不同的法律規定，產生不同的法律效力。因此，合同語言的規范性是合同審查的重中之重。

四、結語

合同管理的合規化路徑必然是貫穿于合同立項、訂立、審核、批準、履行的全過程。從微觀上，須詳盡審查每一份合同是否合乎規范；從宏觀上，要不斷健全合同管理制度，建立合同電子信息化管理系統，使合同審查成為規范化的工作，以降低法律風險、避免不必要的損失。