事業單位人事檔案管理必要性與策略研究

李麗麗

（唐山市路南區房產和社區建設服務中心，河北 唐山 063000）

檔案管理是現階段事業單位運行的重點，加強事業單位人事管理，對檔案工作來說具有重要意義。目前，檔案管理工作正處于新的發展階段，從事人事檔案管理工作的人員應緊跟時代發展步伐，開發多種檔案管理方法。同時，還應建立一個清晰的管理系統，完善人事檔案管理工作流程和相關規章制度，規范人事檔案管理。此外，事業單位還應制定明確的管理規則來提高運營水平和業務效率。

一、事業單位人事檔案管理必要性

（一）提供管理人員保障

為了確保事業單位的穩定和健康發展，管理人員需要重視提高工作效率。人力資源文件涉及的內容繁多，在正常情況下，主要包括以下內容：記錄事業單位員工的工作歷史、工作憑證和工作職位。此外，如果員工辭職或發生其他特殊情況，人事檔案管理人員必須傳送檔案。人事檔案管理的特點也眾多，因此需要優化人事檔案的各個方面，以提高管理效率，這也更加凸顯了人事檔案管理的重要性。

（二）更新檔案管理方式

人事檔案管理是事業單位面臨的重要問題，也是事業單位急需解決的問題，隨著經濟水平的不斷提高，更新事業單位檔案管理的方法勢在必行。現代技術的進步是時代發展的必要前提，也是人事檔案管理跟上時代步伐不可或缺的前提，其不僅對人們的生活產生了深遠的影響，也對檔案管理有較大的影響。在信息時代不斷變化的推動下，傳統檔案受到數字時代的影響，不僅需要對人事檔案進行有效管理，更重要的是實現檔案的數字化管理，還要與互聯網緊密聯系，實現對人事檔案的管理和更新。此外，隨著時間的推移，人事檔案工作者累積了大量的文件與資料，對相關紙質文件的管理是檔案工作者面臨的現實問題。通過以上分析，認識到優化人事檔案管理方式以適應事業單位前進步伐的重要性，而且也認識到更新人事檔案跟蹤管理模式的重要性。

（三）優化單位資源配置

作為事業單位存檔工作的基本內容，人力資源文件會記錄事業單位中所有人員的基本信息，并為事業單位獲得、使用和選擇信息提供保障。通過科學使用和管理人力資源文件，優化和協調管理流程，將促進科學、合理、有序的管理開發，對于提高事業單位管理能力具有積極意義。事業單位的實際運營需要人才的支持，通過不同立場的人員的緊密合作來完成各種任務，人力資源是事業單位有序發展的基礎和先決條件。我國經濟發展進入新常態，圍繞社會人才的競爭日趨激烈，事業單位主要通過外部介紹和內部晉升來優化人才的配置。人才檔案是事業單位選擇人才的重要參考，有效的人力資源文件管理可以幫助事業單位領導選擇合適的人才，最大限度發揮員工的優勢和價值，將其放置在適當的位置，真正實現人才的最大利用。在知識經濟時代，人才是事業單位可持續發展的基本保證，人事檔案記錄了員工的獎懲情況、工作成果、個人經驗和基本信息，是員工發展和自我改進的重要記錄。這將幫助事業單位了解員工思維和能力的發展趨勢，跟蹤事業單位員工的動態，幫助事業單位落實好人力資源管理。

二、事業單位人事檔案管理現狀

（一）事業單位對人事檔案管理的重要性認識不足

提高人事檔案管理效率的先決條件是管理者和事業單位需要明確其重要性，清楚了解人事檔案管理的積極意義。從人事檔案管理現狀來看，一些事業單位在意識形態上是認同的，但部分事業單位仍然對人事檔案管理的重要性有所懷疑。這些不注意人事檔案管理的機構，其檔案管理的工作效率低下。同時，如果忽視人事檔案管理，還會導致事業單位的檔案管理難以進步。這樣一來，既不能發揮人事檔案管理的作用，又在一定程度上制約著事業單位的發展。

（二）事業單位人事檔案管理信息化程度低

經濟水平的提高，促進了信息技術的不斷發展，互聯網的普及為人力資源管理指明了前進方向。在信息技術飛速發展的今天，人事檔案的管理必須與時俱進，將互聯網技術與檔案管理巧妙結合，有利于提高人事檔案管理的效率。從傳統的紙張管理轉向電子管理，提高了人事檔案管理的信息水平，實現了人事檔案管理的新突破。調查顯示，就人事檔案管理的現狀來看，多數事業單位仍處于紙質管理階段，人事檔案的信息管理才剛剛起步，需要加強事業單位信息化建設。

三、事業單位人事檔案管理的措施

（一）結合信息技術

當今社會已經逐漸進入信息化時代，隨著信息水平的不斷提高，事業單位人事檔案管理憑借電子技術實現了新的突破。在信息化時代，電子信息技術憑借其便利性能夠獲得公眾的支持，人們越來越關注效率和便利性，同時人事檔案的信息管理能夠在確保人事檔案長期保存的同時實現資源共享，彌補了人事檔案紙張管理的不足。電子信息技術與人事檔案管理結合，能夠提供高質量的信息，在提高工作效率的同時，將人事檔案管理推向新的高度。

人事檔案管理需要有統一的標準，這不僅能夠加強檔案管理信息化建設，還可以整合外部信息資源，同時促進資源共享和長期保存。事業單位必須最大限度利用各種資源來完善人事檔案管理信息，合理使用科學技術，進行系統的建設工作，還應使用有效的方法提高人事檔案管理的效率，并滿足人力資源文件紙張保護的要求。在實施目標管理的過程中，需要充分反映準確性和及時性，將兩者進行平衡，充分利用計算機的優點，實現數據同步。此外，還需要充分利用新的網絡技術，不斷創新人力資源文件管理要求，在不同地區共享文件信息，并共享非敏感文件信息。這一舉措有效地提高了工作效率，降低了檔案管理成本。因此，需要制定嚴格而合理的標準以規范檔案管理信息的構建，并確保信息建設的進程，促進檔案管理信息建設中軟件、硬件、設備和資源的共享，以及文件管理整體水平的提高。

（二）提高業務素質

檔案管理信息的構建需要以人才為重點，對優秀的人才給予足夠關注。具有專業技能和理論的工作人員對于檔案信息建設的日常工作具有重要影響，信息建設的長期發展與其專業才能是分不開的。

對于事業單位來說，人事檔案管理的成效變得越來越重要，人事檔案管理人員的素質對整個事業單位的發展有著極為重要的影響，因此，事業單位要積極學習與更新高級人事檔案管理方法，了解相關的管理概念，提高對人事檔案管理者的要求，優化人力資源管理的規則和制度。事業單位應定期舉辦講座和培訓活動，以提高管理人員的整體質量，并確保檔案管理的安全有序發展。加強對現有工作人員的培訓和學習，持續提高工作人員的專業素養，提高整個工作隊伍的水平，督促工作人員繼續學習，熟練掌握最新技術，提高業務能力。營造良好的氛圍，鼓勵和支持員工通過自己的持續努力，以滿足信息化建設的要求，實現自我提升的最終目標。對于當前的人事檔案管理人員來說，具有較高的專業水平、強烈的責任感和出色的能力，是檔案管理人員目前需要具備的素質。此外，還要求具有前瞻意識，理解人事檔案管理的真正意義。在培訓內容方面，需要考慮知識和專業技能，這是人力資源檔案管理員專業能力培訓的絕對主體。此外，還可以結合合理和有效的推廣，促使管理人員學習更多的技能和知識，并實現最終的培訓目標。因此，提高檔案管理工作人員的素質也是有效改善檔案管理信息建設不可忽視的重要戰略。

（三）保證管理便利

為了增強人事檔案管理的及時性，事業單位必須優化和創新自己的人事檔案管理模式，建立和完善工作系統。第一，合理構建和規劃檔案管理工作平臺，成立人事檔案工作委員會，加強對檔案資源的管理，實現信息共享。第二，建立一個特殊的人事檔案部門，部門的管理人員需要接受系統的培訓，并執行管理工作，以確保人才的專業性，確保人事檔案管理的質量。第三，建立一個主要的檔案管理小組。對人事檔案管理人員進行定期檢查和培訓，以提高其業務水平和專業技能，能夠更有效地處理人事檔案工作，滿足當前信息化、標準化和動態的發展需求。第四，完善人事檔案管理體系，充分反映其價值，充分發揮人事檔案管理的作用。為了提高公共機構人事檔案管理的效率，負責人員要加強人事檔案管理，而且要對人事檔案管理進行詳細規劃。在人事檔案管理工作過程中，需要詳細分析實際管理的需求。另外，為使人事檔案管理更加便利，在人事檔案管理的過程中，可以對人事檔案進行分類，系統地整理人事數據，方便對人事檔案的快速查詢。排列整齊，有效提升了人事檔案管理的效率，而且以后檢索人事檔案也很方便。

（四）凸顯管理作用

完善人事檔案管理的功能，可以有效推進檔案管理工作。因此，事業單位需要整合自己的發展水平，改進文件管理系統，并定期檢查和監督人事文件。此外，需要充分參考人事檔案管理服務的倡議，積極向相關人員提供檔案信息，對人事檔案進行合理的整理和分類，這有利于提高人事檔案管理人員對檔案的管理效率。人事檔案查詢完成后，要盡快將檔案信息存檔，定期核查人事檔案的一致性，使檔案經理的專業使命和責任感充分發揮出來。為了盡可能提高人事檔案的管理效率，以促進事業單位的發展，人事檔案管理的創新意義非凡。隨著事業單位的發展進步，人事檔案管理的重要作用不斷凸顯。因此，必須及時更新人事檔案管理的主要工作內容。同時，事業單位對人事檔案管理提出了具體要求，根據實際情況調整人事檔案管理的目標，以提升人事檔案管理工作效率。此外，在人事檔案管理具體過程中，事業單位必須制定特定的人事變動和職責評估的明確參考標準，使人事檔案管理的順利推進得到保證。

（五）加強思想建設

人事檔案對于事業單位來說價值非凡，是事業單位激發員工才能的重要參考。事業單位的主要領導和所有員工都非常重視人事檔案管理，并與檔案負責人一起執行各項任務，因此必須在事業單位內加強意識形態建設。首先，在經濟發展的新常態下，事業單位人事檔案的價值越來越顯著，事業單位需要建立一個專業的管理組織，其不屬于檔案和人力資源部門，但必須被看作一個獨立的組織，以促進各種任務的完成。其次，單位領導與內部員工必須改變以前的僵化思維方式，注意人事檔案管理，加強單位內部宣傳，促進各種任務的有序進行。最后，必須跟上時代發展的步伐，加強管理創新和改革，創新管理方法和管理內容，促進人事檔案管理的流程和體系的標準化。科學的系統可以為人事檔案管理提供指導，人事檔案管理如果沒有系統的引導，其工作就會出現混亂，對存檔資源的可靠性和安全性會產生不利影響。因此，事業單位必須根據工作需求建立不同的管理系統，需要充分傾聽事業單位員工的意見和建議，確保系統的合理性、科學性和可操作性，應建立一個完整的系統，包括人事檔案管理的所有內容。管理系統并不是靜態的，事業單位必須根據工作的具體情況適當調整和優化系統，以確保系統的可操作性，在建立相關系統時，事業單位必須收集、排序、存檔和使用檔案，確保人事文件資源的完整性和可靠性。

在事業單位人事檔案管理中，人力資源文件具有重要價值，事業單位需要充分利用其應用程序的價值，進一步改善人事檔案管理的功能。在收集存檔信息時，確保重要信息的完整性和可靠性，并長期保留重要信息。持續充實失業保險、醫療保險、養老保險等人事檔案內容，提升人事檔案參照值。人事檔案必須分析員工的履行職責能力、專業素養、學習能力和薪酬情況，以滿足就業單位的不同需求。

四、結語

當今正處于信息化時代，互聯網技術發展迅速，事業單位全面提高了其管理水平，實現了對人事檔案的信息管理。如果事業單位想要在變革和改革的關鍵時期，或者在市場競爭日益激烈的環境中實現可持續發展，必須加強人事檔案管理，充分發揮檔案管理的價值，認識到提升檔案管理效率的必要性。事業單位應繼續提升人事檔案管理的能力和水平，確保良好發展，共同推動我國實現社會主義現代化。緩解人事檔案管理工作人員的工作壓力，還要注意解決管理效率、管理質量等實際問題，推動人事檔案管理向系統化、科學化方向發展，保證人事檔案管理的可靠性。為滿足事業單位發展和改革的基本要求，必須重視人事檔案管理，實現系統標準化管理，并合理實施管理方法。