如何做好事業單位檔案管理的信息化建設

于靜

摘要：在當今信息技術快速發展的背景下，傳統的檔案管理模式已經無法滿足時代發展的需要，為了能夠跟上時代的步伐，做到與時俱進，事業單位的檔案管理工作也正式進入了信息化發展時期。與此同時，事業單位要充分意識到信息資源的價值，加強對事業單位檔案管理的信息化建設，對已有檔案資源進行充分的開發和利用，使檔案信息管理共享化得以實現。那么，如何做好事業單位檔案管理的信息化建設，是當前檔案管理中所要面對的一個重要問題。

關鍵詞：事業單位 檔案管理 信息化建設

在事業單位的檔案管理中，檔案是對工作以及活動軌跡的準確記錄，是用來體現事業單位的發展歷程的，同時也是工作決策中一個最為重要的證明。檔案管理工作的好壞，對事業單位的管理效率具有非常大的影響，同時對于事業單位能否健康發展也具有舉足輕重的作用。因此，在新時代背景下一定要做好檔案管理的部署工作，提高檔案管理的信息化建設。

一、豐富檔案的信息化資源，完善基礎設備建設

要想促進檔案信息化建設，首要的一點就是對基礎設施的完善，建立數字化檔案館。檔案管理部門需要根據自身的實際情況，加大對檔案管理經費的投入，逐步完善硬件和軟件設施的基礎設施。在進行事業單位檔案管理的信息化建設過程中，管理者能夠學會利用網絡自身的優勢，抓住網絡的特點，充分利用搜索引擎功能，來搜集整合檔案信息，并在整合之后，利用網絡功能加以豐富完善，并能夠將獲取的資源及時分享給每一位工作人員。

同時，對于事業單位內的檔案信息管理的設備要進行不斷地更新，對于新增添的設備也必須要滿足質量好、使用壽命長等最基本的要求。進行信息化管理離不開計算機，所以事業單位一定要特別注重計算機的性能，盡量避免計算機檔案丟失的情況發生。在進行設備購買的時候，一定要精心挑選質量較高的設備，因此，單位要加大資金的投入，不斷完善硬件和軟件設式，選擇一些大容量，高質量的計算機設備來進一步保障檔案管理工作，提升檔案管理的工作效率。

二、加強對單位檔案的管理，實現信息化建設

想要進一步加強對事業單位的檔案管理信息化建設，首先要加強對單位檔案管理工作的認識，事業單位的領導要充分重視檔案管理的工作，事業單位檔案管理人員同樣不能忽視了對檔案的管理工作，只有引起對檔案管理的足夠重視，在進行檔案管理的過程中，檔案管理的作用才能得到充分的發揮。檔案管理人員要及時改變傳統的檔案管理模式，主動接受新時代信息化的檔案管理方式，不僅如此，還要加強對檔案管理人員的信息化管理培訓，提高檔案管理人員的計算機操作能力，這樣才能在進行檔案管理的工作中，更加熟練的運用信息化的管理。除此之外，還需要進一步提高檔案管理人員的專業能力，如，獲取信息的能力、鑒定評估的能力，這些都應該是當代檔案管理人員所必須具備的專業能力，除了能夠運用到檔案管理信息化建設之中，還有助于事業單位檔案管理的信息化長遠發展。

三、加快對檔案信息化建設，實現檔案的數字化

在檔案信息化建設中最為重要的一個環節就是實現檔案管理的數字化。事業單位在進行檔案管理信息化建設工作的開展中，要將復雜繁多的紙質檔案進行數字化，并通過運用網絡技術，建立數字電子檔案，對于一些必須要紙質保存的檔案進行留檔保存即可，而對一些可以用數字化保存的檔案則通過運用計算機技術來實現其數字化的管理。為事業單位的檔案管理建立數字化網絡平臺，人們在查閱的時候可以通過網絡解鎖來獲取檔案信息，不僅節省了許多查閱紙質檔案的時間，而且又為保存紙質檔案節省了不少的空間，數字電子檔案的建立是檔案信息化的建設中最為重要的環節，電子檔案建立的逐步完善在很大程度上促進了檔案信息化建設。

在數字電子檔案建設完成后，一定要盡快接入業務操作系統，以方便人們的業務辦理工作，除首次辦理以及特殊情況以外，將一律使用電子檔案，確保提高流動人員的人事檔案業務辦理水平。

四、結束語

總而言之，對于事業單位檔案管理的信息化建設是檔案管理的一個必然的趨勢，他不僅改善了檔案管理的傳統模式，而且提高了檔案管理工作的效率。同時，檔案管理工作又是一項專業性與機密性都較強的工作，加強對事業單位檔案管理的信息化建設，能夠確保事業單位健康和諧的發展，并為基礎建設和文化建設奠定了良好的基礎，因此，檔案管理的信息化建設被作為事業單位檔案管理的方向和目標，這不僅關系到我們每一個人的切身利益，同時也關系到事業單位日常運行的每一個系統，它推動了甚至整個社會的資源共享與交流，它標志著社會文明的進步。

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