辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化建議

朱小麗

摘要：在信息化協同辦公大背景下，辦公室文秘工作與檔案管理工作聯系十分緊密。為更好地推進文秘工作與檔案管理工作協同落實，必須要重視文秘與檔案管理的一體化建設。現從辦公室文秘與檔案工作一體化管理的概念分析入手，淺談文秘工作與檔案管理工作之間的緊密聯系，并簡要分析一體化管理的相關策略。

關鍵詞：辦公室;文秘工作;檔案管理;一體化

120指揮中心各項工作的開展都需要以為傷病員贏得搶救時間而服務。在120指揮中心辦公室各項工作工作的落實中，要能夠難以計算機技術為支撐，做好呼救信息的收集、分析、處理及救護車輛的快速調度。在這一系列工作落實的過程中，除了規范急救網絡建設之外，必須要加強辦公室文秘工作與檔案管理工作的統一化、標準化、規范化落實。這樣才可以推動急救中心管理規章制度逐步完善，并督導各工作人員認真執行工作任務，樹立良好的崗位意識，為廣大市民建立起暢通高效的急救資源指揮服務體系。信息化時代，如何更好地加強辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化推進，成為我們需要探索的重點。

一、辦公室文秘工作與檔案管理一體化的概述及關系分析

辦公室文秘工作與檔案管理一體化，又被稱作是文檔一體化，是指在辦公室工作推進過程中，以計算機技術為依托，利用行政辦公管理系統，將文秘工作、檔案管理工作有效融合在一起，而形成智能化管理模塊的高效管理模式。辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化確保了檔案管理的準確與連貫。同時，在文檔的審核、簽發、歸檔過程中，可以及時由檔案部門對其進行監督管理和保存，從而更好地協調合作。

辦公室文秘工作和檔案管理工作息息相關，二者相輔相成，共同推進管理部門各項工作的落實。首先，文秘工作是著眼于日常任務的整理和統計，確保文件的信息準確，并為管理人員信息查找提供有效支持。檔案管理部門則主要是對各項文檔進行歸類和整理，所以檔案管理工作本身就是在文秘工作基礎上進一步細化分類，有效存儲的后續工作。檔案管理工作可以推進文秘工作更好地落實。同時，文秘工作是檔案管理工作開展的重要基礎，二者相輔相成。辦公室文秘工作與檔案管理工作的一體化推進，可以推進辦公室日常工作和諧有序、規范落實。

二、辦公室文秘工作與檔案管理工作一體化推進的策略

1.以文檔一體化推動二者協同配合

辦公室文秘工作與檔案管理工作在流程上有很大的銜接性，而在具體工作落實過程中，兩個部門又相互獨立，使得很多單位文秘工作與檔案管理工作存在銜接意識不強的問題。文秘工作的開展以文書整理工作為基礎，其中涉及了大量的文檔資料編輯整理。尤其是文秘工作需要與業務部門有效對接，在這個過程中產生的很多業務文件需要反復修改，并承接相關部門簽字及時流轉、分發和落實等相關工作。這就導致在很多辦公室內部文秘工作開展過程中，需要具體到某個員工去負責文檔的編輯與整理，因此很多辦公室內部的人員有單獨作業的心態，對于文檔的一體化應用意識不強。為了更好地加強文秘工作與檔案管理工作一體化推進，在日常文書編輯過程中，必須要樹立檔案一體化意識。

在文書編輯和整理過程中加強對內容的審核和管理，以文秘工作的文檔一體化為檔案管理工作提供重要基礎。同時，檔案管理部門要加強與文秘工作的對話意識，及時溝通文檔整理過程中的各項細節，核實相關的審核工作，確保提交到檔案管理部門的每一份文檔流程清晰、權責明確。

2.規范辦公室檔案文書立卷整理工作

隨著信息化手段的不斷應用，在辦公室文書管理的過程中，對文書的立卷工作進一步規范，可以更好地推動文秘工作與檔案管理工作標準化協作。文書立卷工作是文秘工作的核心環節，也是檔案管理工作的開展落實的重要基礎。為了更好地推進兩項工作協同落實，必須要加強對文書立卷工作的核查力度，定期對辦公室內部工作人員進行培訓管理工作，使他們重視文書立卷工作的推進和落實，為各項工作順利實施提供基礎保障。其次，要重視現代化管理手段的應用。以文檔一體化推進文書立卷規范智能常態化落實。依托對電子檔案的規范化整理，為檔案管理部門工作開展提供有效保障。另外，要落實好辦公室內部各位工作人員的崗位職責意識，在對電子文書立卷的日常整理過程中，確保電子檔案、紙質檔案一一對應，資料信息完整準確，各崗位工作人員需要能夠協同配合，落實有效的程序分工，為后續檔案信息的提取、整合、管理部門決策制定提供重要輔助。

3.提升辦公室文秘與檔案管理工作安全意識

辦公室文秘工作與檔案管理一體化工作推進落實的過程中，各項文書資料與辦公室日常工作息息相關，其中涉及的人員信息眾多，資料緊急程度也各不相同。在辦公室文秘工作與檔案管理一體化推進落實的過程中，要進一步提升文秘工作人員以及檔案工作人員的信息保密意識，既要強化對于文書檔案的整理工作，又要做好必要的信息分離后安全加密工作。在文檔資源的整理和登記過程中，必須要樹立明確的工作規范，并落實好監督復核工作。對于各項文書檔案的摘抄、負責人、標題、時間等都要有效篩選、精細管理，為后續資料提取以及檔案復核提供必要基礎，確保辦公室文秘與檔案工作管理的機密性和安全性。

總之，隨著社會的不斷發展，各行各業對于檔案管理工作的一體化落實都提出了更高的要求。辦公室文秘工作與檔案管理工作具有很大的銜接性，各個部門要樹立協同配合意識，加強文秘工作與檔案管理工作的一體化推進，確保各項檔案分類整理和歸納的完整性。同時，要進一步提升文秘工作與檔案管理工作的安全意識，保障辦公室日常工作的管理效率和統籌安排，使辦公室文與檔案工作可以更加標準化、統一化、規范化，為市民提供更加一流的急救服務。

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