信息化檔案管理模式存在的問題及優化措施

范 敏

（梁山縣工業和信息化局，濟寧 272600）

引 言

信息化檔案管理模式與傳統的檔案管理方式相比，擁有高效、高速、大容量的特點，受地點、時間等因素的影響較小，對保存環境的要求相對較低。因此，根據信息化檔案管理的特點，對信息化管理模式做進一步的研究探討，對于改進信息化檔案管理模式、提高檔案管理工作質量和效率具有重要意義。

一、信息化檔案管理的概念與特點

（一）信息化檔案管理概念

信息化檔案管理模式主要是指應用計算機技術對檔案信息各項數據進行綜合性的存儲處理、分類整理等，使檔案管理規范化、檔案信息數字化、檔案信息服務網絡化。應用信息化管理在實際開展過程中，可分為U盤、硬盤，以及云儲存等諸多模式。信息化管理在檔案管理過程中屬于具有創新性的管理模式，具有諸多方面的優勢，不僅能夠使得儲存空間得以有效節約，而且能夠進一步將圖片、文字、音頻、視頻等諸多內容進行綜合性的整合，使得檔案管理工作效率得到大幅度的提升。一方面，信息化管理能夠方便人們隨時對資料進行查閱與調取；另一方面，信息化管理能夠在一定程度上使管理成本大幅度降低。

（二）信息化檔案管理的特點

1.信息化檔案管理具有高效化的特點

隨著信息技術不斷升級，許多軟件能夠在檔案信息化管理過程中得到綜合性的應用，除了傳統的Word、Excel等諸多工具，相應的檔案館已經能夠對協同管理云系統進行應用，使檔案管理的信息化程度得到不斷的提升，不僅使檔案的分類儲存工作得以高效完成，并且能夠使相應的人員開展高效的協同合作，對檔案信息進行高質量、高效率的查詢。

2.信息化檔案管理具有高度系統化的特點

在信息化檔案管理模式之下，相應的檔案管理構建出更加系統化的特征。依托信息化檔案管理的工作人員能夠開展系統化的數據采集，并且對文字內容進行系統綜合性的編輯。信息化管理模式需要遵循嚴格的規范化模板，將需要填寫的檔案信息進行系統的完善，使信息得到有效的分類，防止各類差異性的信息冗雜融合。信息化檔案管理模式在實際應用背景之下，使檔案管理過程更為規范，也更為系統，并且分類將更為清晰。

3.信息化檔案管理工作具有全面化的特點

在信息化檔案管理模式的背景之下，檔案管理信息具有更加全面的特征。在傳統檔案具體管理的過程中，相應的檔案管理環節會由檔案管理室的工作人員以獨立的方式來完成，諸多信息采集角度存在碎片化及扁平化的特征。在開展信息化檔案管理的過程中，可以借助圖片、音頻及視頻等諸多信息，更加充分地使檔案從不同角度得到全面反映。對于部分較為重要的檔案而言，能夠為其進一步添加附件，使檔案管理能夠更為細致、更為全面。

二、信息化檔案管理模式的作用

（一）使檔案管理流程化工作模式得以實現

傳統檔案管理僅在某一地方對紙質材料進行儲存，如果需要對資料進行查閱，則需要在相應的地點進行，并且多數資料為孤本，很難進行共享。而信息化檔案管理在應用過程中，能夠使資源得到有效的共享，所有人均可以通過登錄計算機對所需要的資料進行查閱。此外，信息化管理模式在應用過程中能夠使檔案管理工作更加有效，能夠形成更為標準化的工作模式。

（二）使檔案管理工作的時效性得以大幅度提升

在信息化檔案管理工作開展之前，檔案管理人員需要耗費大量的時間來對資料文檔進行整理，并且進行有效的歸類，具有較為繁重、單調的工作特征，致使管理人員不愿從事檔案管理工作，也致使檔案管理人員存在消極怠工的現象，使得檔案管理工作的時效性得不到有效保證。而信息化檔案管理模式在具體應用過程中，能夠對上述問題予以規避，工作人員在短時間之內可對需要的資料進行錄入，并且能夠確保檔案信息管理工作具有高度的時效性。同時，計算機能夠自動地對各類信息進行有效的分類，使得信息的實用功能得到有效的發揮。

（三）使檔案檢索工作的精準性得到提高

檔案檢索的主要作用在于后續能夠快速便捷地對各類檔案進行查閱。精準性是檔案管理追求的目標，在人工管理模式下，需要以人工方式對各類檔案內容予以查詢，會消耗大量人力物力，同時在查詢之后需要對各類資料進行重新整理，使檔案管理的工作量大幅度增加。在電子信息化檔案管理模式下，查詢工作在計算機系統平臺上完成，通過輸入關鍵字或相關檢索內容便可查詢所需要用的檔案，因此檔案檢索精準性得到有效提升。

三、信息化檔案管理模式存在的問題

（一）信息化檔案管理安全性有待進一步提升

一方面，信息技術的應用能夠使檔案信息與實際載體進行分離，方便了檔案信息的使用，進一步體現了檔案信息的綜合使用價值；另一方面，檔案管理網絡化、數字化，加大了安全管理的難度，應引起管理人員的高度重視。

目前，電子檔案的保護僅為相應的用戶名及密碼的一次性防護，存在密碼泄露風險，對整體電子檔案的安全性構成了威脅。此外，檔案的安全防護工作與檔案管理制度化建設有著極為密切的聯系，仍有部分單位沒有健全完善電子檔案管理制度，存在計算機網絡非法運行及檔案非法竊取等諸多問題。在部分信息檔案丟失之后，相應的檔案追蹤工作無法得到有效的實現，也致使檔案管理工作存在的安全問題無法得到真正的解決。

（二）信息化檔案管理人員的工作素養有待進一步提升

檔案管理人員是檔案管理工作中極為重要的實施者，同時也是檔案管理工作過程中較為活躍的要素，其自身綜合素養對檔案管理的質量會產生較為明顯的影響。在信息化檔案管理過程中，需要管理人員能夠使用計算機信息操作技術，對各類檔案資料進行加工處理，對檔案管理情況進行分析。但是，目前部分工作人員仍然按照以前的經驗和做法，而不是按照信息化檔案管理的技術要求進行操作，使得檔案管理不可避免地存在隨意性，不能充分發揮檔案管理軟件的作用，檔案管理質量得不到保證。

四、信息化檔案管理工作優化措施

針對信息化檔案管理工作中存在的問題，需要從多種角度使管理工作得到有效的優化。一方面，需要構建嚴格的信息化檔案管理工作流程；另一方面，信息化檔案管理模式的安全性需要得到有效的提升。此外，在檔案管理過程中，需要使相應的管理人員接受學習培訓，使管理的效果得到不斷的優化。

（一）構建規范嚴格的工作流程

與傳統的檔案管理相比，信息化檔案管理模式的便捷性大幅度提升，諸多檔案能夠進行有效且及時的傳輸。在高效儲存模式背景之下，信息化檔案管理工作更加需要對其工作流程進行規范，需要對人工操作的嚴謹性予以加強，需要制定更加專業的管理流程，使工作人員在開展信息化檔案管理工作過程中，能夠依照相關的工作流程執行具體的信息化檔案管理工作。同時，在制定信息化檔案管理方案的過程中，需要結合實際情況，確保所制定的工作流程與實際相符。需要對照工作流程，建立嚴格的管控制度，明確職責分工，加強審核監督，對不按工作流程違規操作者嚴格追責問責，使信息化檔案的管理過程規范有序。

（二）有效提升信息化檔案管理模式的安全性

在信息化檔案管理過程中，需要使檔案管理人員的操作能力大幅度提升，并強化數字化的安全管理。若工作人員不能進行有效的安全防護工作，將給信息化檔案管理工作帶來較大的安全隱患。此外，在信息化安全管理過程中，存在著因為工作人員操作不當而致使信息泄露或者存在丟失的問題。為了防止上述問題發生，必須制定相應的檔案信息安全管理工作制度，提高檔案管理工作人員安全意識、防范意識，使相關人員對每個檔案高度負責、認真對待，確保工作人員都能夠進行規范性操作。

此外，在進行信息化檔案管理的過程中，需要構建檔案安全的保障體系。電子檔案無論在進行歸檔或者具體使用過程中，均需要在網絡系統中予以操作。信息化檔案對于計算機設備具有較強的依賴性，而計算機網絡在構建過程中，具備一定程度的開放性，網絡空間具有一定的公共性與共享性，在為相應的用戶提供便利的同時，也使得不法分子借助網絡竊取信息的機會大幅度增加，因此需要構建更為完善且高效的安全保障體系。信息化檔案管理必須對電子檔案開展加密性的處理，設置檔案信息訪問權限，并構建相應的身份認證服務器，在應用過程中，需要定期地進行修補，更新系統配置，防止非法入侵者對相應的檔案信息進行竊取。

應用信息化檔案管理模式按照各類介質的不同進行差異性管理。同時，在進行檔案保管的過程中，需要更加注重對檔案保管環境的維護。需要對防腐、防潮等工作進行細化，確保能合理地控制環境的濕度、溫度。對于電子儲存介質，需要對其安全性予以重視，定期進行數據備份，開展病毒掃描，避免信息資源數據受到威脅。

（三）提高檔案管理工作共享效率

檔案管理工作不僅需要對數據進行儲存，更加需要與當前時代發展形勢相符，推進資源共享與交流，以網絡系統為基礎，及時對部分優質檔案予以共享。此外，可借助數據庫系統，將數據進行上傳，進而方便后續檔案查閱等各項工作的落實。在檔案管理推進過程中，電子檔案管理與開發工作仍然擁有較大拓展空間，因此以信息化系統對檔案管理工作進行完善需要確保信息的共享性得到提升。

（四）提升信息化檔案管理工作人員的綜合素養

為了使管理人員的綜合素養得到提升，需要在工作過程中進一步加大宣傳培訓工作的力度。在信息化檔案管理模式的構建過程中，存在多方面的問題，需要檔案管理工作人員具備良好的工作素養。應強化檔案管理工作人員的業務水平，提高其綜合素質，使其處理問題的方式和能力得到顯著的改善與提升。因此，需要對檔案人員進行在職培訓，以資格培訓與繼續教育為培訓的重點，同時激發檔案管理工作人員的學習積極性，進一步引導檔案管理工作人員主動進行知識更新，并且進行知識結構優化。提高信息化檔案管理工作人員自身專業能力水平，構建具有多層次的專業性隊伍。在工作中，搭建信息化檔案管理工作人員經驗交流平臺，做到互相學習、取長補短；也可以開展各個部門之間及區域之間的交流學習活動，對外地信息化檔案管理的新技術、創新性的做法進行借鑒，提升其工作能力。此外，通過交流學習，檔案管理人員能夠將工作感性經驗進行理論化的轉變，將一些好經驗在信息化檔案管理模式中進行應用，使信息處理的質量得到大幅度的提升。

（五）完善信息收集、整理與鑒定工作

應用計算機技術對檔案信息進行有效收集，而后可將收集的信息進行統一匯總、統一編寫，并以此為基礎構建數據庫。在數據庫內，可將信息依照管理的實際需求進行整理，并分類編排整理后的信息，也可依照邏輯需求進行精準位置排列，有效構建與之匹配的檢索目錄，確保用戶在第一時間更加快速地對所需要的信息進行檢索。在檔案數據庫的構建過程中，應通過計算機技術對檔案信息檢索與生成條件等內容予以鑒定，同時對不同信息的使用以更加精準的方式進行劃分。如若鑒定工作量相對較大，則需要配合應用人工鑒別方式，以此提升檔案信息鑒定效率。

（六）提高檔案資源統計工作水平

檔案資源統計工作是檔案管理工作的重要一環，根據檔案類型和特點，對檔案數據進行歸類整理，以圖片和表格的形式表現出來，是了解和掌握檔案的形成、管理、利用的重要手段，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。做好檔案統計工作，需要應用計算機技術的統計功能，對檔案信息進行分類，由此形成更加細致的統計結果，降低統計環節人工勞動量，提高統計速度，使檔案資源利用效率大幅度提升。同時，需要檔案統計人員不斷加強專業知識學習，具備扎實的專業能力，大膽探索，不斷創新，進一步認識和掌握檔案工作的基礎規律，提高檔案管理服務水平。

結 語

信息化檔案管理工作涉及很多方面的內容，檔案管理人員既要具備檔案管理專業知識，又要掌握一定的計算機信息技術，以適應信息化時代對檔案管理工作的要求，完成檔案管理由傳統模式向信息化管理模式的轉變，發揮信息技術在檔案管理中的作用。同時，檔案管理人員需要擁有較強的創新意識，加強對各類新型管理模式的學習，不斷提高檔案管理工作水平，促使檔案管理工作跟上信息時代的發展步伐。