淺談醫療衛生機構疫情防控檔案的“管”與“用”

做好醫療衛生機構的新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案工作，既是各級醫療衛生機構檔案部門的主要任務，也是檔案行政主管部門抓好疫情防控檔案工作的重點。作為醫療衛生系統的檔案從業人員，筆者就此談幾點看法，供大家參考。

一、建立健全疫情防控檔案工作機制

新型冠狀病毒肺炎疫情出現之后，各級醫療衛生機構普遍成立了疫情防控領導小組，醫療衛生單位檔案部門主動與疫情防控領導小組聯系，通過交流溝通將疫情防控檔案工作納入疫情防控工作體系，相應成立由檔案業務素質高、工作責任心強的專業人員擔任組長，具備一定檔案專業知識和實踐經驗的人員作為成員的檔案工作組。充分發揮疫情防控檔案工作組的作用，及時收集疫情防控過程中形成的各種文件材料。由于新型冠狀病毒肺炎通過接觸容易傳染，為減少接觸、避免聚集，檔案工作人員要充分利用各種現代化通信工具，通過電話、短信、OA遠程辦公系統、微信、移動客戶端等線上平臺進行咨詢交流，隨時隨地開展業務指導。這里重點提到的是那些臨時建立起來的方艙醫院、定點收治醫院、集中隔離點，更應該成立相應的檔案工作組，指派專人負責做好疫情防控相關檔案材料的收集、整理工作，確保疫情防控檔案材料在這些機構關閉之前整理好，并按規定移交給相關單位。這么做的原因在于方艙醫院、定點收治醫院、集中隔離點都是臨時機構，一旦疫情過后，救治、隔離任務完成，機構就會解散，疫情防控期間形成的文件材料將處于無人監管的狀態，會隨之遺失。為此要進一步完善疫情防控檔案工作機制，嚴肅工作紀律，做到疫情防控文件材料的收集、整理、歸檔工作與疫情防控工作兩不誤，二者同步協調推進。

二、制定本單位疫情防控文件材料的歸檔范圍

新型冠狀病毒肺炎疫情暴發之后，國家檔案局發布了《關于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，各省、市檔案行政管理機構也相應印發類似通知，部署開展新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控文件材料的收集工作，同時著手向社會各界征集與疫情防控相關的實物資料。福建省檔案館啟動《為英雄建檔、讓英雄留名》疫情防控檔案資料征集活動，以“一人一庫”的形式為福建省援鄂醫務工作者建立專題檔案庫，讓戰疫前線“最美逆行者”的英名和壯舉鐫刻史冊。因此各級醫療衛生機構要按照檔案行政主管部門的通知精神，結合本單位的實際情況，制定本醫療衛生機構防控新型冠狀病毒肺炎疫情工作檔案材料的收集范圍和保管期限表，用來指導本單位相關人員做好防控新型冠狀病毒肺炎疫情檔案工作，同時配合相關檔案局、館做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案資料的征集工作。

筆者作為省屬三甲專科醫院檔案管理工作者，對于這一突發性公共衛生重大事件，從一開始就把收集和整理疫情防控檔案放在了十分重要地位, 制定了相關歸檔范圍，包括疫情防控文字、聲像、電子等各種門類、載體的檔案材料，為當前和今后科學決策及正確應對類似重大突發事件積累經驗。具體歸檔范圍大概圍繞以下幾方面：疫情防控工作的組織領導、工作機制、宣傳培訓、應急預案，以及領導小組的有關會議記錄、會議紀要等材料；疫情防控監測體系、流行病學調查表、信息網絡直報材料；上級主管部門重大疫情的指示、通知、決定、實施方案、工作安排、會議記錄，以及工作簡報、疫情通報、宣傳材料、階段性總結等；我院有關疫情防控的新聞報道、疫情科普作品、出版物、采訪實錄、錄音錄像等材料；醫療專家組意見，上級領導檢查、視察、指導疫情防控工作的講話、指示、報告等材料；本單位有關疫情防控的工作部署和向上級部門報送的總結、報告；前方一線醫務人員及后方保障人員在抗擊新冠肺炎疫情中涌現出的先進事跡、英雄模范材料，包括照片、錄音、錄像等聲像材料；有關疫情防控過程中接受海內外機構、社會個人的捐贈、捐獻防疫物資、分配使用情況等材料。

三、開展消毒工作，確保檔案從業人員身體健康

為了及時有效地防控疫情，做好新型冠狀病毒肺炎病例診斷和醫療救治工作，國家衛生健康委辦公廳、國家中醫藥管理局辦公室先后修訂、發布了七個版本的《新型冠狀病毒肺炎診療方案》。醫療衛生機構在救治新型冠狀病毒肺炎患者的過程中，會形成大量與之有關的病歷檔案，這些病歷在移交到檔案室之前，長時間暴露在患者治療的病區之中。由于檔案室庫房是相對封閉的空間，平時庫房內外通風換氣較少。為了防止新型冠狀病毒通過患者的病歷檔案傳播，醫療衛生單位在交接這部分患者紙質病歷時，應該按規范做好消毒處理工作。

在消毒處理時，要嚴格按照國務院應對新型冠狀肺炎疫情聯防聯控機制綜合組《關于進一步規范和加強新型冠狀肺炎流行期間消毒工作的通知》要求，結合檔案保護技術學的相關知識，采取科學消毒措施，防止過度消毒。這些措施既要達到消滅病毒的作用，又要減少消毒方法對紙質病歷檔案產生的損害。

除了重點做好新接收病歷檔案的消毒工作，還要對提供利用之后歸還的檔案采取適當方式進行消毒處理，同時對檔案室、查閱室、辦公室的環境進行消毒殺菌。在使用空調的場所，應該按照國務院應對新冠肺炎疫情聯防聯控機制綜合組《關于印發公眾科學戴口罩指引（修訂版）和夏季空調運行管理與使用指引（修訂版）的通知》（聯防聯控機制綜發〔2020〕174號）要求，做好空調使用前的檢查、清洗及運行中的管理維護工作，防止新型冠狀病毒通過空調系統傳播。

四、按規范做好疫情防控材料的整理歸檔工作

醫療衛生機構在新型冠狀病毒肺炎疫情防控過程中形成的文件材料數量較多，載體品種多樣，既有紙質材料，也有照片、視頻、電子數據，還有實物檔案。因此在歸檔時要按照相關檔案工作標準規范系統整理。

紙質病歷檔案在整理歸檔時，要按照《紙質檔案數字化規范》（DA/T31-2017）要求，相應開展數字化掃描工作，為檔案信息共享創造條件，以適應新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的需要。這是因為《新型冠狀病毒肺炎診療方案（試行第七版）》在出院后注意項目中要求：“定點醫院要做好與患者居住地基層醫療衛生機構間的聯系，共享病歷資料，及時將出院患者的信息推送至患者轄區或居住地居委會和基層醫療衛生機構。”如果醫療衛生機構沒有按照《紙質檔案數字化規范》要求做好紙質病歷檔案的數字化工作，何來病歷資料共享。

五、做好信息資源開發，為疫情防控工作服務

檔案工作的最終目的是為社會各界提供利用、發揮檔案的價值作用，如果沒有開展服務工作，檔案將失去歸檔保存的意義。只有檔案服務“不打烊”，才能確保檔案工作“不斷檔”。這種服務既有對以前檔案信息資源的利用，也有對新近收集的疫情防控檔案資料的開發。檔案工作者結合重大事件的特點，根據利用者的需要, 有針對性地對重大事件檔案進行管理、利用和編研，不斷拓寬重大疫情防控檔案的利用渠道，最大限度地為社會和使用單位提供檔案資源，使重大疫情檔案發揮出其應有的價值。由中建三局承建的武漢火神山醫院能在短短的10天建成，就是利用以前疫情防控檔案資源，為抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情服務最明顯的一個例子。福建省檔案館的征集活動得到支援湖北省宜昌市前方指揮部和援鄂醫務工作者大力支持和熱烈響應，征集到了支援湖北抗疫一線的檔案資料，包括援鄂隊員在前方的個人請戰書、照片、“群英譜”MV、各級各部門及患者家屬的感謝信，以及支援隊簽名的隊旗、防護服、白大褂等實物檔案，還有前線醫務人員的簽名、家書、證書。這些捐贈物，充分展現援鄂醫務工作者義無反顧奔赴湖北主戰場，白衣執甲、逆行出征的崇高精度和不畏艱險、舍生忘死的戰疫風采。

這次醫療衛生機構形成的疫情防控檔案資料是我國國家檔案資源的重要組成部分，各級醫療衛生機構只有按規范要求做好疫情防控檔案工作，才能充分發揮這些檔案在今后開展科學研究和宣傳教育、制定疫情預防應對措施中的作用。