辦公室文書檔案收集及歸檔工作對策

辦公室的文書檔案是企事業單位歷史發展的重要見證，是單位領導層進行決策的重要資料來源。對于這些檔案進行合理收集以及歸檔管理能夠提升單位工作的效率，加強運轉的水平，對于檔案的收集和管理工作必須要有效展開。應用現代化的管理理念以及管理工具，提升管理的效果以及水平。

一、辦公室文書檔案收集及歸檔工作的重要性

辦公室文書檔案收集以及歸檔工作能夠收集企事業單位發展過程中的各項資料，作為企事業單位發展的重要見證以及記錄，人們能夠通過翻閱各種辦公室文檔的方式獲得基礎性的資料，了解企事業單位運行實際狀況。同時檔案也是企事業單位發展變化的見證，為領導層決策提供了重要的參考。

二、辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在的問題

（一）文書檔案管理差距大。文書檔案分層化管理能夠有效提升管理工作水平，而分層化管理需要對檔案進行分層。有關單位發展的各種文書檔案內容差距較大，不好進行分層管理，不利于辦公室文書檔案管理工作的成熟化發展。同時，因為辦公室文書檔案的豐富性、多樣性，差距較大，所以辦公室管理人員在管理時，因為自身素養不夠，對于這些文書檔案的理解不到位，不利于文書檔案的科學管理。

（二）檔案收集歸檔力度小。歸檔管理工作能夠保證文書檔案收集有效進行，促進檔案管理的秩序化、規范化。在單位發展的過程中，存在著檔案收集歸檔不重視的現象。對于檔案信息保存以及分類保存不重視，影響了單位決策以及文化建設，不利于辦公室文書檔案發展建設。

（三）相關管理人員素質低。相關管理人員的管理素質較為低下，決定了辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平不高。單位的領導必須要提高對于辦公室工作人員素質的重視，這樣才能夠有效利用檔案進行決策，提升自身實力。因為辦公室文書檔案管理人員多為退休人員或是家屬，本身素質不是很高，缺乏對辦公室文書檔案管理工作的重視，許多辦公室員工因為工作環境較為安逸，缺乏進取心，對于單位的發展現狀了解不到位，思想水平不高，不利于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的開展。

三、辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的對策

（一）構建文書檔案管理體系。要促進文書檔案的規范化管理，首先需要建立管理體系，有效運用規章制度的方式，促進管理體系的成熟化發展。制定相關制度能夠引起相關人員對于工作的重視，對其工作內容起著引領和約束的作用，可以讓相關人員對于工作內容有明確的標準指引，這樣能夠有效加強企事業單位辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。建立文書檔案管理體系需要積極運用大數據的手段，有效進行信息的收集以及錄入、歸檔，科學管理。在管理體系建設的過程中，需要每一位工作人員根據管理制度進行具體的分工、執行，促進工作內容嚴格落實。在制定具體的管理體系以及規章制度過程中，需要每一個企業或是單位根據自身發展以及應用狀況確定體系建設內容，以提高工作效率為基本目標，不斷促進企事業單位辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的水平。例如，相關企事業單位可以根據企業發展的現狀，將辦公室的文書檔案管理人員進行細致分工，可分為收集以及歸檔兩類，使其做到各司其職。運用大數據的技術方式，收集企業發展的相關檔案信息，設置相關專業人員進行歸檔工作，加強對于文書檔案信息的分析能力，做好承接工作。文書檔案收集或管理工作是辦公室文書檔案管理的重要內容，兩種工作方向需要相互促進、相互融合。在文書檔案收集過程中，需要滲透歸檔工作內容，在歸檔過程中，需要不斷促進文書檔案收集的豐富性以及科學性，有效促進辦公室文書檔案管理的成熟化發展，為企業發展提供良好的基本信息來源。

（二）加強檔案人員素質培訓。要不斷提高管理人員的素質，目前許多辦公室工作人員的管理能力并不是很高，對于工作的積極性不夠，所以相關單位領導必須轉變人才管理方式，更新管理理念，需要招聘一批具有專業知識的管理能力強的優秀大學生從事文書檔案管理工作，減少家屬或退休人員在辦公室管理中的參與。吸納優秀的新鮮血液，有效提高文書檔案管理工作的效率。在員工就職的過程中，需要不斷通過培訓的方式，加強其綜合水平，保證理論建設以及實踐能力培養，加強其思想道德水平建設。目前線上培訓是新興的重要培訓方法，能夠打破時間以及空間的限制，有成本少、受眾面廣的優點，企事業單位可以通過與培訓單位協商合作的方式，定期進行管理人員的培訓和教育，從而保證管理隊伍的知識水平以及管理能力建設，在進行員工素養管理時，需要加強道德水平建設，應用微信公眾號等一系列知識輸出平臺，加強單位文化建設，增強社會主義核心價值觀以及黨的思想方針的引領，有效保證員工思想的正確性以及先進性，有效提升企業員工的綜合素質及綜合能力，做好辦公室管理人員的管理工作。例如，企事業單位可以通過線上線下培訓聯動的方式，加強辦公室文書檔案管理工作的培訓效果。可以運用線上培訓加強理論建設，提高理論輸出的效率，同時運用線下培訓的方式，加強其實操能力，促進辦公室文書檔案收集以及歸檔工作的融合開展。可以在線上組織“文書檔案收集培訓會”“文書檔案歸檔工作技巧”“大數據操作培訓會”等方式保證員工的參與積極性，運用新興的培訓手段，提高其學習的興趣。對于優秀的員工，企業需要進行精神上或物質上的獎勵，可以通過樹立榜樣員工的方式，加強員工綜合素質建設，提升辦公室文書檔案管理人員的綜合水平，引領其他員工向榜樣學習，更好地利用辦公室文書檔案為企業決策企業管理奠定基礎。綜上所述，加強檔案人員素質培訓是有力環節。

（三）加強文書檔案宣傳工作。加強文書檔案管理宣傳工作，能夠提升相關工作人員對于檔案整理以及歸檔的重視。宣傳對于企事業單位運行必不可少，通過文書檔案宣傳工作，能夠使相關工作人員對于檔案管理工作的重要性有進一步的認識，約束其更好地進行檔案的收集以及管理，能夠從側面監督辦公室文書檔案管理的真實性、高效性以及完整性，提升辦公室文書檔案管理的效率。加強文書檔案宣傳工作，需要加強領導層對于文書檔案收集以及管理工作的重視，只有領導層重視，才可能有效使各種改革措施達到上傳下達的改革過程。許多單位對于辦公室文書檔案收集以及歸檔工作不夠重視，特別是領導層面缺乏對于辦公室文書檔案管理工作的宣傳，檔案管理雖然不能直接收到經濟效益，但是對整個單位的發展以及品牌建設、文化建設、領導決策起著基礎性的作用，是單位正常運轉以及可持續發展的必不可少的要素。加強領導層面的重視，能夠促進文書檔案宣傳工作，加強宣傳的效率，從而提升管理人員的管理水平。在檔案管理宣傳工作中，需要重視對于檔案管理復查的宣傳，這樣能夠監督檔案管理人員的工作水平，防止其出現應付了事的心理狀態。因為辦公室檔案管理人員的調動和離職經常發生，對于剛離職人員的文書檔案內容進行復查，是剛入職人員必須要做的工作。檢查內容涉及是否有相關文獻資料缺失或是歸檔錯誤的現象，補漏查疑，需要保證文書檔案文件資料的完整性以及正確性。在文書檔案交接時，需要保證交接的科學性，使交接清楚有序地進行，提高任職人員對于檔案管理工作的重視。例如，企事業單位可以通過微信公眾號宣傳對于辦公室文書檔案管理工作的重視，提高辦公室文書檔案收集以及歸檔管理工作的水平，加強相關工作人員的素質建設，提高相關工作人員對于自身綜合能力發展的重視，引導其提高對于文書檔案管理工作的重視，從自制力的角度增強自身的管理能力，增強競爭能力。微信公眾號擁有廣闊的受眾，是目前許多工作人員的重要信息來源之一。做好單位微信公眾號建設，利用微信公眾號進行企業改革，能夠有效促進單位管理的水平，增強辦公室文書檔案收集以及歸檔工作管理效果。綜上所述，加強文書檔案宣傳工作是重要保障。

四、結語

本文從三個方面為辦公室文書檔案收集以及歸檔工作提出了建議，相關企事業單位需要根據發展現狀以及經濟發展基礎進行管理策略的制定，提高管理的針對性以及科學性，有效保證企事業單位可持續發展，提高社會競爭力。促進辦公室文書檔案收集以及歸檔工作健康發展。