事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀與時(shí)代融合分析

檔案管理信息化建設(shè)是新時(shí)代背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必然，在信息時(shí)代背景下，人們的工作節(jié)奏加快，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展的需要，在這樣的背景下，如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化管理成為相關(guān)人員需要思考和解決的問(wèn)題。事業(yè)單位本身涉及的檔案資料比較復(fù)雜，所有信息的收集、分類(lèi)、管理環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，將信息技術(shù)應(yīng)用其中能夠提升事業(yè)單位檔案管理效率，從而為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展創(chuàng)設(shè)更加有利的條件。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理改革的必要性

（一）節(jié)省資源，強(qiáng)化內(nèi)部交流。隨著數(shù)字化、信息化社會(huì)進(jìn)程的加快，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字水平不斷提升，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)不僅能夠降低事業(yè)單位檔案管理成本費(fèi)用，而且還能夠提升事業(yè)單位的工作效率，強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)部門(mén)之間的溝通交流。

（二）事業(yè)單位檔案管理順應(yīng)時(shí)代的體現(xiàn)。在物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算數(shù)字信息技術(shù)的完善下，各個(gè)技術(shù)形式開(kāi)始被人們應(yīng)用到檔案管理中，事業(yè)單位檔案信息化管理是其順應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的體現(xiàn)。

（三）滿(mǎn)足事業(yè)單位改革發(fā)展的需要。事業(yè)單位制度改革離不開(kāi)信息化平臺(tái)的支持，在這個(gè)平臺(tái)的支持下，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)設(shè)良好的條件支持。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）事業(yè)單位沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。受傳統(tǒng)思想理念的束縛，長(zhǎng)期以來(lái)，事業(yè)單位將發(fā)展的重點(diǎn)放在業(yè)務(wù)服務(wù)管理上，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要作用。在事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，很多人員普遍認(rèn)為檔案管理工作無(wú)法為事業(yè)單位發(fā)展創(chuàng)造較多的價(jià)值和利益，由此也就沒(méi)有為檔案管理工作的開(kāi)展提供足夠的人力、物力和財(cái)力支持，降低了檔案管理工作效率。

（二）事業(yè)單位檔案管理人員水平不高。事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化、復(fù)雜化的工作，具體要求檔案管理人員不僅要掌握過(guò)硬的檔案知識(shí)，而且還需要具備耐心、細(xì)心的品質(zhì)。但是從當(dāng)前發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理人員都擁有各自的工作，無(wú)法為檔案管理付出足夠的精力，且在檔案管理工作薪資水平不達(dá)標(biāo)的情況下，還會(huì)出現(xiàn)倦怠的心理。

（三）事業(yè)單位檔案管理方式不合理。伴隨信息技術(shù)和通信技術(shù)的深入發(fā)展，事業(yè)單位開(kāi)始邁向信息化的方向，但是在檔案管理的過(guò)程中，管理人員沒(méi)有積極利用信息技術(shù)，事業(yè)單位沒(méi)有培養(yǎng)和檔案信息化管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員。

三、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化發(fā)展對(duì)策

（一）重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程。第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過(guò)程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)部門(mén)在工作的時(shí)候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，優(yōu)化檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時(shí)候要將檔案流程標(biāo)準(zhǔn)以制度的方式固定下來(lái)，明確檔案管理分工。第三，完善事業(yè)單位流動(dòng)人員的檔案管理。對(duì)事業(yè)單位的流動(dòng)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果對(duì)人員管理進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，一方面要加大對(duì)流動(dòng)人才的檔案保留管理，另一個(gè)方面要簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定出和整個(gè)單位相適應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理方案，不斷提升事業(yè)單位人員檔案管理質(zhì)量和管理效率。

（二）拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力。事業(yè)單位檔案管理的本質(zhì)是服務(wù)，檔案管理服務(wù)能力是事業(yè)單位檔案信息化發(fā)展的關(guān)鍵。因此，事業(yè)單位檔案信息化管理的過(guò)程中要注重提升檔案管理的服務(wù)能力。第一，拓展服務(wù)能力。事業(yè)單位以往的檔案管理服務(wù)職能是檢索、查閱，在信息化技術(shù)的支持下，事業(yè)單位檔案管理要注重借助強(qiáng)大的信息技術(shù)功能來(lái)拓展檔案管理功能，積極開(kāi)展檔案管理功能模塊，借助先進(jìn)的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的自動(dòng)化歸檔管理、自動(dòng)化篩選、自動(dòng)化比對(duì)、自動(dòng)化分析。第二，拓展服務(wù)內(nèi)容。以往的檔案管理服務(wù)內(nèi)容更多的是被動(dòng)等待，而在檔案信息化管理模式下，檔案管理人員需要積極利用先進(jìn)的技術(shù)形式來(lái)拓展檔案服務(wù)內(nèi)容，將檔案內(nèi)容從被動(dòng)等待拓展到主動(dòng)提供，將檔案信息從單純的指導(dǎo)轉(zhuǎn)變?yōu)榻虒?dǎo)，從普通的服務(wù)拓展到專(zhuān)業(yè)化、個(gè)性化的服務(wù)。在技術(shù)的支持下，還可以不斷拓展檔案的服務(wù)功能，在檔案應(yīng)用的時(shí)候和其他信息打造出一個(gè)清晰的對(duì)比模型，并在檔案服務(wù)過(guò)程中增加其他服務(wù)功能，比如根據(jù)所查找數(shù)據(jù)信息提供對(duì)應(yīng)的檔案信息、在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，從而讓檔案信息使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)的年份和使用方向找到同類(lèi)檔案信息。

（三）打造檔案管理信息化平臺(tái)。第一，強(qiáng)化檔案信息化平臺(tái)的軟件建設(shè)。軟件是檔案信息化建設(shè)的重要載體，為此，在檔案信息化管理的過(guò)程中，需要相關(guān)人員注重軟件性能和功能的完整性。事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際需要向第三方購(gòu)買(mǎi)檔案管理軟件，也可以根據(jù)單位發(fā)展需求自主設(shè)計(jì)適合開(kāi)發(fā)和應(yīng)用的軟件管理平臺(tái)，使得檔案管理軟件在具備檔案管理功能的同時(shí)，滿(mǎn)足事業(yè)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展特點(diǎn)。第二，強(qiáng)化資源信息的整合利用。在檔案信息化整合管理的過(guò)程中，借助事業(yè)單位管理平臺(tái)來(lái)整合各個(gè)資源信息，將檔案管理工作納入整個(gè)事業(yè)單位的管理平臺(tái)上，在最大限度上發(fā)揮出檔案管理信息化的重要價(jià)值。第三，借助人事檔案信息網(wǎng)站進(jìn)行管理。在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)要和信息化管理部門(mén)協(xié)同合作，加快打造協(xié)同、完善、多元化的人事檔案信息網(wǎng)站。在網(wǎng)站平臺(tái)上以網(wǎng)頁(yè)的形式將資源信息提供給相關(guān)人員進(jìn)行查閱和咨詢(xún)。在網(wǎng)站平臺(tái)建設(shè)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，還需要應(yīng)用權(quán)限分級(jí)管理制度來(lái)對(duì)檔案資源信息進(jìn)行分級(jí)整合，通過(guò)整合信息更好地滿(mǎn)足檔案管理的安全需要，避免檔案信息被不法分子隨意使用。檔案管理部門(mén)還需要積極和網(wǎng)站運(yùn)營(yíng)公司協(xié)同聯(lián)系，在檔案信息網(wǎng)站設(shè)計(jì)、建設(shè)的過(guò)程中，要注重制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

（四）提升事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)。在事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中，檔案管理部門(mén)要采取措施提升檔案管理人員的思想素質(zhì)，在優(yōu)化人力資源管理的過(guò)程中，不斷創(chuàng)新人事檔案管理工作。事業(yè)單位檔案管理人員要嚴(yán)格落實(shí)自己的工作職責(zé)，并在檔案管理的過(guò)程中實(shí)施人性化管理，在檔案信息管理的過(guò)程中，制定出一系列人性化服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理人員提供必要的工作福利。在檔案管理的過(guò)程中，還需要制定出一系列人性化的服務(wù)系統(tǒng)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，為檔案管理工作人員創(chuàng)設(shè)更為理想的工作環(huán)境，不斷提升檔案管理工作人員的積極性。

（五）優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理機(jī)制。在行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展下，人事檔案管理工作在實(shí)踐應(yīng)用中的比重不斷加大。為了更好地滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需要，事業(yè)單位人事檔案管理工作要進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。其中，針對(duì)國(guó)內(nèi)人事檔案管理工作普遍存在的管理體制問(wèn)題，需要相關(guān)部門(mén)和事業(yè)單位管理人員積極商討具體的對(duì)策，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作實(shí)際情況制定出科學(xué)合理的人事檔案管理體制，在這個(gè)體制的作用下，更好地發(fā)揮出人事檔案工作在行政事業(yè)單位中的作用。在事業(yè)單位檔案管理的過(guò)程中，還需要強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部人性化管理模式的運(yùn)作，在人事檔案管理的過(guò)程中，制定出一系列人性化服務(wù)條款，為事業(yè)單位檔案管理工作人員提供必要的工作環(huán)境和福利支持。根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要，檔案管理人員在利用檔案信息的時(shí)候要制定嚴(yán)格的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和約束下，提升事業(yè)單位管理人員的綜合素質(zhì)，不斷提升檔案人員的職業(yè)道德精神和技術(shù)水平，使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作始終處于一個(gè)不斷上升的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。在檔案管理的過(guò)程中，管理人員還需要努力打造出一個(gè)完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在網(wǎng)絡(luò)資源的作用下，拓展檔案管理模式和管理路徑，使得檔案管理人員在檔案管理的過(guò)程中充分發(fā)揮出自身的職能作用，不斷為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案作為歷史材料的重要記錄載體，能夠詳細(xì)匯總分析事業(yè)單位的發(fā)展歷程和人員情況，檔案管理水平是檔案科學(xué)使用的重要保障，也是整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要支持。為此，結(jié)合新時(shí)期事業(yè)單位的變化發(fā)展，需要相關(guān)人員應(yīng)用更先進(jìn)的技術(shù)形式來(lái)進(jìn)行檔案管理，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮出檔案資源信息在事業(yè)單位管理發(fā)展中的作用。