強化辦公室檔案管理的創新思路探討

在機關事業單位日常管理中，辦公室檔案管理是一項重要的基礎性工作，為企事業單位的發展運作提供重要的保障，在辦公室檔案管理工作中，為了不斷滿足日常工作變化，需要提升管理水平，同時滿足不斷變化的社會功能需求。通過對日常檔案管理制度的完善，提升檔案管理工作的服務意識，可以滿足檔案管理工作，滿足日常基本需要。但是隨著現代社會經濟的不斷變化，現代信息時代各類檔案信息的增多以及大數據時代的到來，在檔案管理工作中勢必需要不斷創新以滿足變化的需要。如果檔案管理工作依舊停留在傳統的紙質記錄模式，必然被時代所淘汰。面對新的形勢發展，為了保持辦公室在日常工作中的積極作用，需要在檔案管理工作中不斷創新，采用符合時代需要的方式方法完成日常工作。本文結合日常工作中的問題，通過對檔案管理工作的創新思路架構開展分析，希望對今后辦公室檔案管理工作提供幫助。

一、辦公室檔案管理的基本原則

（一）準確、高效原則。在企事業單位開展檔案管理工作過程中，檔案的準確性以及高效性原則是其基本的原則。真實、準確地對日常工作中產生的各類重要信息進行整理，并按照需要對信息進行歸檔工作，從而保證日常檔案資料的真實性是非常重要的。同時為了保證檔案管理工作的高效性，充分利用現代信息技術等先進手段來輔助開展工作，可以為日常檔案整理、歸檔、查詢工作提供高效保證。

（二）規范、靈活的統一原則。在現代企事業單位的日常管理中，都會制定相應的管理制度，在辦公室檔案管理過程中，同樣需要遵循特定的規章制度。同時針對不同的企事業單位，在日常管理中制定符合自身發展需求的制度，從而實現檔案管理過程中的規范性、靈活性特點，更好地為企業檔案收集、查詢提供服務。因此，在開展檔案管理工作中，制定合理的管理制度滿足企事業單位的日常工作需要，是符合企事業單位發展的，這就需要不斷探索總結，不斷進行完善。

（三）職責和權益兼顧的原則。在辦公室開展日常檔案管理工作期間，需要對自身工作職責進行全面掌握，明確自身職責以及權益。在日常工作中，需要對檔案管理工作的主要目標以及工作范圍進行明確，對檔案工作的執行情況進行定期檢查。同時對于檔案管理人員的權益進行明確，確保其合法權益得到維護，保證管理人員的工作積極性。從而保證日常檔案管理工作順利開展。

二、辦公室檔案管理的現狀與特點分析

（一）缺乏對檔案管理工作重要性的認識。在一些企事業單位的日常檔案管理過程中，存在對工作性質認識不清、重要性缺少充分認識的情況。從而導致企業各個層級對檔案管理工作沒有引起足夠的重視，對于檔案管理工作的職責沒有形成統一的認識，缺乏真正的業績考慮制度。長此下去，導致檔案管理工作流于形式，沒有真正為企業發展提供幫助。另外，一些單位甚至沒有足夠的資金投入檔案管理工作中，造成檔案管理工作缺少足夠的物質支持，嚴重影響了日常管理工作的開展。

（二）缺乏高素質的辦公室檔案管理人員。在開展辦公室檔案管理工作時，需要足夠的專業技能以及專業理論作為支撐，需要工作人員掌握足夠的專業技能，只有足夠的專業素質才能夠確保日常檔案管理工作的有序開展。但是，目前很多單位的檔案管理工作缺乏足夠的專業素質，甚至有些單位沒有專職的檔案管理人員開展此項工作，只是日常中的兼職工作。這就導致了在日常檔案管理工作中沒有足夠的能力或者不適應檔案工作人員開展此項工作。同時，單位沒有開展足夠的專業素質培養工作，不能對從業人員形成規范體系的培訓，導致很多業務流于形式，不利于辦公室檔案管理工作的開展。

（三）缺乏對現代信息技術的運用。在當今信息技術不斷發展的前提下，檔案數據管理系統對于保證檔案的正常管理具有重要的作用。在管理過程中應結合所管理的具體內容開展信息數據系統建設，并在發展過程中不斷完善，作為日常檔案管理工作的基礎，為不斷發展的檔案信息技術提供基礎依據。對于傳統的檔案管理，為了符合現代信息時代發展需求，需要不斷進行管理數據創新，對傳統管理模式進行改進，利用現代技術手段維護原有信息，同時加大數據管理措施，將原有檔案信息進行數據化管理，對于檔案的日常管理具有極大的幫助。利用數據管理模式，對于檔案的日常查找、使用具有極大的便利性，同時簡化了審批程序，加快了業務辦理速度。

三、辦公室檔案管理創新工作的實際意義

在當今社會的發展形勢下，信息時代檔案信息的管理得到了很大的技術支持，能夠使檔案管理維護更加輕松，節省了大量的人力，同時對檔案信息的快速獲取提供了便利條件，使得利用檔案信息開展的日常工作得以順利進行。但是隨著現代信息技術的不斷發展，各類新型技術層出不窮，對檔案管理提供進一步輔助的同時，對檔案管理工作的創新提出了更高的要求，需要在日常工作中不斷適應技術變化，滿足日常管理需求。首先，通過創新手段來提升檔案管理效率，對于滿足企業日常管理需要具有積極作用；其次，通過現代化技術手段的介入輔助開展檔案管理工作，對企業檔案管理的科技水平同樣具有積極作用；最后，通過管理策略的創新，對提升企業管理水平具有重要意義。

四、強化辦公室檔案管理的創新思路框架

（一）強化辦公室檔案管理的重要性。在開展檔案管理創新的過程中，提升檔案數據管理的重視程度對于保證檔案的正常管理具有重要的作用。在管理過程中，應結合所管理的具體內容開展信息數據系統建設，并在發展過程中不斷完善，作為日常檔案管理工作的基礎，為不斷發展的檔案信息技術提供基礎依據。對于傳統的檔案管理，為了符合現代信息時代發展需求，需要不斷進行管理數據管理創新，對傳統管理模式進行改進，利用現代技術手段維護原有信息，同時加大數據管理措施，將原有檔案信息進行數據化管理，對于檔案的日常管理具有極大的幫助。利用數據管理模式，對于檔案的日常查找、使用具有極大的便利性，同時簡化了審批程序，加快了業務辦理速度。

（二）加強對檔案管理制度的創新。在不斷發展的時代背景下，針對檔案管理工作的創新工作需要，從日常管理理念出發，不斷提出創新舉措適應管理需求。需要對檔案管理的信息功能進行完善，同時發揮不同管理部門的優勢，提升管理工作的效率。加大對信息化技術的重視程度，不斷開展相關管理工作培訓，使管理人員能夠勝任信息化管理工作。培養管理人員的創新意識，對信息化管理具有充分的認識，提升自身管理水平以及服務水平，使檔案管理工作能夠在現代信息技術的輔助下順利開展。

（三）強化辦公室檔案管理人員創新意識。為了提升辦公室檔案管理工作的日常創新，需要保證管理人員的綜合素質符合檔案管理工作，提升人員素質對于提升檔案管理工作質量具有直接作用。檔案管理工作具有一定的技術要求，綜合能力要求較高，因此，從業人員需要掌握足夠的業務技能。企事業單位在開展檔案管理工作制度的同時，需要增強對從業人員業務能力的培養，完善檔案管理人員隊伍建設，使其滿足日常工作需要，并不斷適應新時代檔案管理工作的變化。同時加強檔案工作人員的責任意識培養工作，使相關人員能夠對所開展的工作重要程度進行重視，從而建成綜合素質水平一流的檔案管理人員隊伍，促進檔案管理工作順利開展。

（四）強化運用現代科技促進檔案管理創新。在當今社會科技不斷發展，企事業單位檔案類型逐漸向電子信息類轉化的情況下，檔案管理工作信息化、網絡化發展將是今后工作的重要方向。在日常檔案管理工作中，應充分借助現代科技促進檔案管理工作的創新，切實利用計算機技術、網絡計算以及現代存儲手段開展檔案管理工作。在日常工作中，可以充分借鑒發達國家在檔案管理中的經驗，利用現代存儲手段處理日常產生的檔案資料，利用數字化技術實現檔案資料的可靠保存，在減少浪費的同時增加資料的完整性。另外，應加大企事業單位檔案管理過程中的信息化技術投入力度，加速現代化管理方式的建設工作，促進檔案管理工作的創新工作符合時代的發展。同時應加大檔案管理工作的宣傳力度，使員工重視檔案管理的重要性，提升檔案管理工作的質量。

（五）強化辦公室檔案的保密工作。在開展檔案管理工作創新舉措的同時，需要保證檔案的保密性不受到影響。在檔案的收集整理過程中，一些重要資料需要進行保密處理，如果出現泄露情況，會對企事業單位利益以及經營安全造成嚴重影響，因此檔案管理工作應注重保密工作的開展。針對企事業單位開展的檔案管理創新需要符合檔案管理保密性要求，采取有針對性的措施，建立完善的保密制度，提升管理人員對檔案管理保密工作的重視程度。在開展現代信息技術作為檔案管理工作輔助手段的同時，應加大對網絡安全的重視程度，避免發生檔案泄密事故，切實保證企事業單位檔案安全。

五、結語

綜合以上分析，辦公室檔案管理工作是一項綜合性高、系統性強的工作，其管理水平的好壞直接影響著事業單位的內部管理與發展。在現代化技術不斷發展以及企事業檔案管理工作需求變化的背景下，只有通過不斷提出創新舉措，才能滿足日常管理的需要。本文分別從建立并完善相應的管理制度、不斷提高檔案管理人員的水平與綜合素質，投入資金運用現代化的信息技術等相關舉措的論述，為今后檔案管理工作的創新提供了借鑒。