淺談醫院檔案管理如何適應信息化建設

臨沂市婦幼保健院（以下稱“我院”）作為一所綜合性婦幼保健院，業務領域較廣，涉及醫療、保健、科研、教學等，因此醫院檔案不僅涉及醫護人員的人事檔案、患者病例資料、醫生處方等，還涉及科研項目、教育教學等資料，因此管理難度較大。信息化時代為醫院檔案管理提供了新的發展方向。對此，我院在對現行檔案管理流程進行梳理的基礎上，充分利用現代信息技術，主動應對時代變革，探索全新的檔案管理方法和理念，并取得一定成效，為檔案信息化向智慧檔案邁進奠定了良好基礎。

一、醫院檔案管理與信息化建設相適應的必要性

（一）滿足社會發展需求。在國家出臺的一系列文件中，對信息化建設提出了諸多要求，如《全國檔案信息化建設實施綱要》就明確指出，要盡快推進全國檔案信息化建設進度；《2006-2020年國家信息化發展戰略》也明確提出，醫療行業應加快信息化建設。從馬克思哲學角度來看，世界是處于變動發展狀態的，我們要關注社會發展這一因素，尤其是在計算機、互聯網全面普及，高效、共享成為時代主題的背景下。筆者認為，開展檔案信息化建設是符合馬哲思想的，同時也是遵循社會發展規律的。

（二）滿足醫院檔案管理自身發展需求。在開展檔案信息化建設前，我院檔案管理依舊采用的是傳統的采集、錄入模式，且多為紙質檔案，管理和使用程序都較為繁瑣，醫院雖然投入大量的人力、物力和財力，工作效率卻沒有得到實質性提升。隨著信息化建設進程的推進，通過網絡系統就可以獲取檔案信息，并進行采集、錄入、歸檔和管理，不僅提高了工作效率，也提升了醫院的社會服務影響力，如今只需要提供身份證或是有效證件，就可以檢索所需信息，且與紙質檔案相比，電子檔案不易丟失，提高了檔案儲存的時效性。不僅如此，如今來院就診的患者，可以直接通過網絡預約掛號、繳費、查詢醫生信息等，提高了醫院的工作效率，這些都源于檔案管理信息化建設所帶來的改變，同時也得益于醫院檔案管理的自身發展需要。

二、我院檔案管理主動適應信息化建設的做法

（一）做好檔案管理信息化建設前期準備工作。2018年，國務院辦公廳印發了《關于促進“互聯網+醫療健康”發展的意見》，鼓勵各級醫療機構充分利用互聯網優勢，借助“互聯網+”對現有醫療服務進行優化。在此政策環境下，我院組織召開了檔案管理信息化建設工作籌備會議，厘清當前我院開展檔案信息化管理的優勢和不足，找出需要改進的地方，并對現有的文書檔案、科技檔案、病歷檔案、人事檔案、會計檔案以及音像實物檔案等門類進行分類整理，為后續電子檔案錄入奠定基礎。同時，圍繞群眾看病“難、繁、貴”等醫療服務不到位問題，建立“智慧檔案”之病歷檔案庫，實現了門診檢驗、住院診療、既往病史以及專家會診等于一體的數據共享系統，建立了規范化的門診與住院電子病歷檔案管理體系。此外，我院還針對除病歷檔案以外的檔案門類，構建了綜合化的檔案體系，借助大數據挖掘技術，分析這些檔案的價值，從而為醫院醫學技術、醫療服務以及醫院文化的發展提供了豐富的內涵支撐。

（二）建立數字檔案館。隨著“科技興檔、科技強檔”理念的不斷普及，近年來，我院加強了對數字化檔案館的建設力度，投入了大量的人力和財力，主要表現在以下幾方面：一是搭建平臺，推動數字檔案館的建設進程。為了實現我院各門類檔案資源的有效整合，使得檔案管理更高效、檔案應用更便捷，我們在確保檔案信息高度安全的情況下，依托互聯網和局域網構建了數字檔案平臺，并投入大量經費用于管理與應用系統的研發，實現了在局域網中獨立運行系統的功能，有效與外界進行了隔離，屬于我院內部檔案管理系統，主要開展各門類檔案的收集、整理、加工、分類和存儲。該系統總體框架由五個層次構成：基礎層、數據層、應用支撐層、應用層以及外部接入層。通過實踐表明，該系統實現了檔案檢索耗時低于3s，且檢索準確率高達99%。二是整合醫院各區、各部門、各科室的檔案資源。建立統一的數字化檔案管理制度，明確檔案部門的職責與權利，為檔案信息化建設保駕護航。三是加快數字檔案資源建設。通過幾年努力，我院逐步完善局域網服務器相關配置，加大對網絡安全設備的引進，確保了電子檔案收管存的有效性和安全性。

（三）分步推進數字檔案室建設。我院根據自身信息化發展規范以及上級主管部門的相關要求，將數字檔案室建設擺在首要位置。在平時，我院除醫療、教學、科研等工作會產生檔案資料外，公益知識健康講座、對口幫扶、醫聯體建設等活動，使得檔案載體不斷豐富，我們對當前情況進行全面分析，及時對歸檔計劃與標準進行調整優化，不斷擴大醫院檔案的歸檔范圍，確保檔案管理全覆蓋。同時，為了能夠提高檔案信息的價值，給醫院其他部門和科室提供有效的醫療信息，我院圍繞大發展觀，組織檔案管理人員深入臨床、醫療、教學、科研一線征求意見，了解他們真實的檔案需求，有針對性地提供服務，將檔案利用的觸角伸向醫院各個科室和部門。2017年，我院開展了數字檔案室前期系統搭建和服務器測試工作，同時我們還根據實際情況，結合醫院檔案特點，對原有的檔案系統模塊進行優化改進，確保系統的應用范圍涉及各門類檔案目錄的管理、歸檔電子檔案以及數字化影像資料等多個領域，包括檔案整理與收集、檔案接收與存儲、檔案利用與借閱等多個分類模塊，使得我院檔案管理以及檔案資源的利用更加便捷高效。2018年，在前期工作的基礎上，我院進一步對數字檔案室建設的實施步驟進行了明確和總體規劃，同時擬定了三步走計劃：先試點、再總結、后鋪開，以期循序漸進開展檔案信息化建設工作，同年底，我院邀請了專家對數字化檔案室進行驗收，獲得高度認可。2019年，我院加快了數字檔案室的建設步伐。首先，我們對數字檔案室的系統功能進行了優化，實現了與醫院OA系統的無縫對接，為推動檔案管理信息化建設奠定了良好基礎。其次，我院積極開展檔案編研活動，借助我院院慶這一契機，建立了院史電子陳列館，編寫院志，同時編印我院的發展歷程畫冊、科技成果、榮譽譜以及科研論文匯編，整理現有的門類檔案，全方位、多層次搜索和尋求醫院遺失的檔案，為推動我院檔案信息化建設奠定良好基礎，力求到2020年底，建成以檔案管理部門檔案為核心，各科室、各部門相結合的檔案信息數據共建共享平臺，推進我院檔案資源的全面整合，實現我院各門類檔案管理現代化。

（四）加強專業人才隊伍建設。檔案管理信息化涉及多個層面的創新，包括技術、管理以及制度等，而我們知道，要想推動檔案管理信息化有序開展和良好運行，積極應對時代變革，適應信息化建設需求，必須要加強人才隊伍的培養，積極開展人才隊伍建設工作。對此，我院針對檔案信息化建設工作，制定了專門的人才培養體系，堅決避免出現建設過程中“重軟硬件投入，輕人才教育培養”的現象。我院所開展的培訓內容主要有：信息化時代檔案管理的新理念與新知識、檔案信息化建設的相關法律法規、醫療衛生行業檔案信息化建設的經典案例、系統操作技能以及亟待解決的專項重難點問題等。培訓對象不僅包括檔案管理人員，同時各科室、各部門也相繼開展類似培訓活動，力求讓全體醫務工作者都提高對檔案信息化建設的重視，并主動參與進來。通過建立科學的培訓機制，我院檔案管理人才隊伍信息化意識、檔案信息化管理的能力均得到大幅度提升，同時也塑造了良好的工作氛圍，無形之中增強了工作人員的責任心。

三、結語

總而言之，臨沂市婦女兒童醫院檔案管理信息化建設工作在各級領導的指導和關心下，取得了優異成績，并積累了一定經驗，在此與大家分享。對于每一位檔案管理人而言，信息化建設的每一步都是新起點，要想實現檔案數字化建設，任務艱巨，我們會在今后的工作中不斷總結和完善，拓展思路，提升標準，努力將醫院檔案信息化管理水平推向新高度。隨著醫療體制改革的持續推進，在建設過程中勢必會遇到各種難題與挑戰，我們會以此為契機，勇往直前，不斷進取，狠抓落實，緊緊圍繞“健康臨沂”的發展目標，不斷強化我院數字檔案室建設，加快推進檔案信息化建設進程，積極探索符合我院發展戰略的檔案管理新模式，切實提高醫療檔案服務水平。