高校教學管理信息化的戰(zhàn)略思考

孫臆涵

（吉林建筑科技學院 吉林 長春 130012）

自改革開放以來，我國一直沒有停下高校教育改革的步伐。雖說改革已經(jīng)取得了一定的成績，但仍未完成預期目標，原因在于信息化建設緩慢、人為因素影響較深，教學管理結果自然差強人意。

一、管理信息化的概述

1.概念

管理信息系統(tǒng)是指一類專門用于處理信息的系統(tǒng)。系統(tǒng)工作原理是先搜集信息數(shù)據(jù)，再進行加工處理，最后保存并使用。一般來說，系統(tǒng)會以先進的管理思想為根本，以計算機網(wǎng)絡技術為基礎，內(nèi)嵌龐大的數(shù)據(jù)庫。無論是管理人員，還是訪客，都能在被允許的情況下進入系統(tǒng)界面。使用者要依托自身需求完成相應操作，從而獲取到資料信息。管理信息系統(tǒng)在運行過程中需要內(nèi)網(wǎng)和軟硬件的支持。為最大限度滿足用戶的需要，管理系統(tǒng)會被劃分成若干模塊，如決策支持、系統(tǒng)控制、自動化辦公。其中，決策支持作用取決于系統(tǒng)擁有較強的人機交互能力、數(shù)據(jù)分析能力。為進一步提升決策的準確性，設計人員還會在系統(tǒng)中搭建模型。模型有兩類，一種比較固定，但穩(wěn)定性不足，另一種毫無規(guī)律可言。控制系統(tǒng)的目的在于，推動系統(tǒng)向現(xiàn)代化方向發(fā)展。常見控制手段有三個，分別是集中控制、分散控制、現(xiàn)場總線。自動化辦公是未來發(fā)展趨勢，理應順勢而為。管理者通過對流程優(yōu)化、資源調(diào)配，讓各項工作形成一個整體。在這樣的環(huán)境中，信息共享順暢，管理效果良好。

2.特點

管理信息系統(tǒng)的特點較為鮮明，主要體現(xiàn)在四個方面。其一，依托實際的管理需求，在短時間內(nèi)提取有用信息，讓管理者清楚未來發(fā)展方向，以及掌握發(fā)展竅門。其二，雖然說人機系統(tǒng)具有較強的技術性，但還具有人性化特點。[1]將管理者添加到系統(tǒng)中，讓其大展拳腳。在機器的幫助下，實現(xiàn)效益最大化。其三，管理信息系統(tǒng)涉及面廣泛，內(nèi)容也比較多，因此具有綜合性特點。這就要求管理者在使用系統(tǒng)時，要時刻關注進展，適時調(diào)整策略，推動目標的達成。其四，在管理信息系統(tǒng)中，不僅能夠體現(xiàn)出管理思想，還能看到現(xiàn)代管理方法的身影。在管理者堅持不懈的努力下，最終做出科學決策。

3.結構

管理信息系統(tǒng)之所以擁有強大的功能，得益于其完整的結構。管理者不僅要對系統(tǒng)進行優(yōu)化設計，還要確保系統(tǒng)良好運行。信息源也是不可或缺的一部分，負責全面收集信息，并將成果傳送給處理器。信息處理器的功能比較強大，能夠完成對海量數(shù)據(jù)的加工處理。使用者會根據(jù)具體內(nèi)容制定方略方針，以保證組織機構在正確道路上闊步前行。

二、高校教學信息化管理的主要問題

1.系統(tǒng)穩(wěn)定性差

20世紀90年代，我國就開啟了教育信息化進程，在隨后的時間里，高校陸陸續(xù)加入建設行列。在信息化初期，因為高校的招生人數(shù)有限，教學壓力不大，所以管理系統(tǒng)設計比較簡單。隨著教育改革的深入，招生人數(shù)不斷增加，教學壓力與日俱增。此時，原來的管理系統(tǒng)難以適應新形勢新要求。為了完成管理任務，又不得不使用管理系統(tǒng)，隨著系統(tǒng)漏洞不斷增多，管理效率直線下滑。一旦系統(tǒng)崩潰，數(shù)據(jù)損壞或丟失的風險就會增加。即便是最后修復系統(tǒng)，數(shù)據(jù)也會處于混亂狀態(tài)。

2.組織結構不適用

信息化管理經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，高校組織結構已經(jīng)成熟，特點比較明顯，部門眾多，層層疊加。要處理一件事情，部分之間先要傳遞信息，再召開會議進行討論。一套流程走下來，已經(jīng)過去很長時間。雖然說精細化管理有助于提升管理成效，但分工過于細致，反而成為一種阻礙，阻礙不突破，就無法實現(xiàn)資源共享、信息互通。可以看出，現(xiàn)有組織結構無法為信息化建設提供支持。

3.信息協(xié)調(diào)困難

通常情況下，教務系統(tǒng)是依照部門職能來劃分的，這導致每個部門都只想著做好本職工作，哪怕是部門職能存在交叉，也是自顧自地工作。部門之間既不會積極溝通交流，也不會主動關注學校整體管理進度。教務部門被日常工作搞得焦頭爛額，還要抽空去協(xié)調(diào)各部門之間的工作。協(xié)調(diào)存在困難，是影響信息化建設效果的因素之一。

4.信息管理低效

高校信息管理低效現(xiàn)象普遍存在，要想徹底根除，需要找到根本原因。高校組織結構復雜，部門之間缺少聯(lián)系，倘若某個部門不能按時完成任務，就會導致下一個部門無法開展工作。[2]比如學生登錄教務系統(tǒng)，提出學籍變動信息，負責管理學籍的部門應在接到申請后第一時間處理，待學生信息更改后，將其資料放入對應班級。倘若管理部門沒有按流程操作，教師就無法在系統(tǒng)中看到這位學生的相關信息，自然也就無法完成考核、報送等工作。

5.傳輸渠道閉塞

教學管理高效與否，關鍵要看信息傳遞是否順暢。從實際情況來看，高校對現(xiàn)代教育技術了解不夠深入，導致技術優(yōu)勢無法發(fā)揮，缺少技術的支持，資源共享、業(yè)務整合等工作不到位。部分高校已經(jīng)認識到這一點，借助網(wǎng)絡技術和移動技術創(chuàng)新了信息傳輸方式，但效率不高。在部分高校中，各部門“自掃門前雪”，很少關心其他部門的工作進展及遇到的問題。

三、高校教學信息化管理體系的構建

1.需求分析

為切實提升信息化建設成效，高校應了解實際需求，主要涉及兩個方面：一是系統(tǒng)結構需求，二是功能模塊需求。

第一，系統(tǒng)結構需求。適用性強和功能全是系統(tǒng)結構的主要特點，高校要著力打造。一般來說，管理信息系統(tǒng)由C/S結構和B/S機結構組成。其中C/S結構囊括各個部門崗位，主要負責系統(tǒng)維護、教學計劃管理、教學質量評價、學生管理、教師管理、課程管理、考試管理、實踐管理等事務。B/S結構涉及的主體有學生、教師、訪客。學生可以在系統(tǒng)上選課、報名、查詢。教師可以在系統(tǒng)上錄入成績、更新信息、查詢結果。各科室可以在系統(tǒng)上發(fā)布公告、優(yōu)化機構、管理設施、公布成果，提供資料。訪客通過登錄系統(tǒng)，能夠獲悉教務公告內(nèi)容，了解到學生培養(yǎng)計劃，知曉課程設置及教學條件。

第二，功能模塊需求。模塊不同，需求也會有所不同。只有明確需求，才能讓教學系統(tǒng)穩(wěn)定運行。設計也好，改進也罷，高校都要堅持以人為本原則。具體來說，維護系統(tǒng)模塊主要負責的是修改權限，添加代碼，增加口令。通過這些舉措讓系統(tǒng)處于健康狀態(tài)，繼而提供較為準確的數(shù)據(jù)。學生管理模塊主要負責的是完善學生各方面信息，如注冊、交費、選課等。教學管理模塊主要負責的是完善教師各方面信息，如薪酬、教學等。教學計劃模塊主要負責的是呈現(xiàn)未來一段時間的教學規(guī)劃。課程安排模塊是指依托現(xiàn)有資源合理分配課程，并公布信息。考試管理模塊主要負責制定考試方案，不僅要告知學生明確的考試時間、地點，還會展示監(jiān)考教師和應試學生的基本信息。待考試結束后，成績會公布在系統(tǒng)上，以便學生查詢。教學評價模塊主要負責公布考核方案，反映考核結果，接受各方監(jiān)督。

2.體系框架

要想讓教學信息管理系統(tǒng)發(fā)揮作用，需要構建完整的體系框架。框架由軟件平臺和數(shù)據(jù)流程組成，高校要明晰目標思路。

既然軟件平臺是為師生提供服務，就要努力提高其簡潔性，提升系統(tǒng)可操作性，讓師生有一個良好的體驗。基于這兩點考慮，高校需要引入SOA系統(tǒng)，中文名稱為面向服務的架構。這套系統(tǒng)是以Java和J2EE技術打造的平臺，以J2EE和.NET搭建的網(wǎng)絡。在這個框架上搭建軟件平臺，使其擁有良好的整合協(xié)調(diào)能力。需注意的是，軟件平臺不會直接和硬件平臺相結合，在二者的中間要加入一個媒介，以此增強交互性。通過統(tǒng)一服務接口，從而提高教學管理實效。

考慮到有些高校不具備開發(fā)教學信息管理系統(tǒng)的實力，高校要積極尋找合作伙伴，以便打造科學的數(shù)據(jù)流程體系。主要遵守四個開發(fā)原則：第一，實用性要強。管理者要想有效解決教學管理問題，需要系統(tǒng)具備較好的實用性。管理者可以考慮將Web作為網(wǎng)絡基礎，以此打通信息查詢通道。只要有網(wǎng)絡和設備，師生就能查到所需信息。當教學安排有變化后，高校也能在系統(tǒng)上進行公布，讓廣大師生知曉此事。第二，安全性要高。安全是一切工作的前提，教學管理亦是如此。為了防止學校信息外泄或被篡改，需要提高系統(tǒng)的安全性。管理者不僅要在系統(tǒng)中增加身份驗證功能，并設置訪問權限、防火墻，讓惡意侵犯行為無所遁形。即便是安全等級提高，高校也要做好數(shù)據(jù)備份，確保萬無一失。第三，兼容性要好。時代在發(fā)展，教學信息管理系統(tǒng)也要升級換代。為了方便日后添加功能，系統(tǒng)需要擁有良好的兼容性。第四，維護操作方便。在系統(tǒng)運行過程中，肯定會出現(xiàn)訪問量激增的情況。倘若系統(tǒng)的負載能力不足，就會出現(xiàn)延遲或崩潰。管理者應讓教學信息管理系統(tǒng)的頁面保持簡潔，只需很少操作就能達成目的，這對提升系統(tǒng)的負載能力很有幫助。在滿足各項要求后，系統(tǒng)就能生成科學的數(shù)據(jù)流程。

3.保障措施

要想提高教學信息管理水平，高校需要做好保障措施。[3]共有四項措施，分別是思想保障、制度保障、組織保障、資源保障。

第一，思想保障。高校要想提升檔案管理水平，首要任務就是培養(yǎng)科學認知。高校管理者要深刻認識到教學信息化管理的重要性，受管理者的影響，教職工的思想也會完成蛻變。高校要做好宣傳工作，促進形成全員的科學認知。宣傳方法有兩種，一種是在關鍵區(qū)域張貼標語，另一種是在工作群推送信息。

第二，制度保障。常言道：“管理提升，制度先行。”高校要結合內(nèi)外部形勢，深化制度建設。首先，明確管理職責。梳理各項工作，避免職責存在交叉，為每個工作崗位安排人員，避免一人兼任多職。召開專題會，詳細講解每項工作內(nèi)容及具體要求。同時，為教職工答疑解惑，以便理清工作思路。其次，優(yōu)化管理流程。管理者應根據(jù)實際情況，設計流程。在流程落地后，要時刻關注應用狀況。如發(fā)現(xiàn)問題，管理者要立刻處理。再次，優(yōu)化獎懲機制。獎勵的目的在于激勵，懲罰的目的在于警示。最后，完善監(jiān)督機制。為規(guī)范教職工的日常行為，高校應當委派專業(yè)人士對教學信息化管理過程進行監(jiān)督。當看到違規(guī)操作后，要第一時間叫停工作，并幫助其改正。只有當問題徹底消失后，方可按下“重啟鍵”。

第三，組織保障。高校要將教學管理信息化當作一個項目，挑選合適人員擔任項目經(jīng)理。在經(jīng)理下面設置三個崗位，包括業(yè)務流程分析、系統(tǒng)構建顧問、數(shù)據(jù)庫開發(fā)顧問。其中業(yè)務流程分析涉及三項工作，分別是數(shù)據(jù)采集、流程監(jiān)控、業(yè)務反饋，由各職能部門完成。系統(tǒng)構建顧問的主要工作有系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)維護，由管理人員或網(wǎng)絡人員負責。數(shù)據(jù)庫的作用有三個，一是搜集信息，二是信息錄入，三是信息分析。在多方努力下，推進項目建設。

第四，資源保障。無論開展何種工作，都需要資源的支持，構建系統(tǒng)亦是如此。資源分三類：一是信息資源，高校要集中優(yōu)質資源，創(chuàng)建共享平臺。在實踐過程中，嚴格管控，如發(fā)現(xiàn)信息重復、遺漏等現(xiàn)象，管理者要立刻解決，實現(xiàn)信息互通有無。二是人力資源。上至領導，下至教師，都要認識到教學信息化管理的必要性。從大局出發(fā)，優(yōu)化人力配置。在關鍵崗位安排專業(yè)人士，保證建設管理效果。需注意的是，信息化建設之路并非一帆風順，會遇到各種各樣的難題。要想攻克難關，需要高校定期組織教職工培訓，以此提高信息技術應用能力。授人以魚的方法固然有效，但遠不及授人以漁，高校要設立各種獎項，激發(fā)教職工的學習動力。

四、結語

當前，教學管理和信息技術的融合效果不佳，缺少技術支持，管理質效自然沒有保證。為了改善這一現(xiàn)狀，高校應當堅持“三步走”策略。第一步，深入分析需求，明確建設方向。第二步，確立管理框架，明晰建設內(nèi)容。第三步，制定保障措施，提高管理成效。