黨政辦公室運(yùn)營(yíng)管理方法探析

黨政辦公室是企業(yè)行政、黨建管理與辦事的綜合部門(mén)，既是企業(yè)的指揮中心，又是溝通聯(lián)系各部門(mén)工作的“橋梁和紐帶”，工作量大、事務(wù)繁雜、政策性強(qiáng)。其工作完成的好壞，直接影響著公司的形象和有效運(yùn)轉(zhuǎn)。如何有效提升人員素質(zhì)，提高辦事效率，是黨政辦公室主任深度思考的問(wèn)題和必須完成的答卷。本文結(jié)合人力資源管理的實(shí)際，從組織管理角度對(duì)黨政辦公室運(yùn)營(yíng)管理進(jìn)行初步探析。

一、分工：提升工作效率

弗雷德里克·溫斯洛·泰勒通過(guò)研究工廠工人具體操作方法和動(dòng)作，提出讓工人效率最大化的方法是分工。分工不明，則工作職責(zé)沒(méi)有邊界，在實(shí)際工作中很容易出現(xiàn)互相推諉、無(wú)人問(wèn)津的現(xiàn)象。

黨政辦公室是綜合性部門(mén)，管理工作點(diǎn)多、面廣、事務(wù)雜，凡是沒(méi)有部門(mén)管理的事務(wù)全部由黨政辦公室落實(shí)。黨政辦公室的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了辦公室人員的崗位必須做到有效分工，明確崗位職責(zé)、細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)。為此，黨政辦公室要根據(jù)人力資源部設(shè)置崗位編制：一是重新對(duì)崗位職責(zé)進(jìn)行梳理，對(duì)以前職責(zé)不清的部分進(jìn)行劃分，將每個(gè)崗位職責(zé)的劃分盡可能做到全面、詳細(xì)；二是要按照崗位職責(zé)，對(duì)崗位工作制定工作細(xì)則及工作標(biāo)準(zhǔn)；三是要將崗位職責(zé)統(tǒng)一制作，安裝在相應(yīng)崗位人員的辦公室內(nèi)，使之知其職，明其責(zé)。具體而言，可從崗位描述、工作職責(zé)、工作權(quán)限三個(gè)方面制定《XX崗職責(zé)》，從工作細(xì)則、工作標(biāo)準(zhǔn)兩個(gè)方面再對(duì)職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化，形成《XX崗工作細(xì)則及標(biāo)準(zhǔn)》。

“分工”可以有效解決“術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻”的問(wèn)題，避免了工作推諉扯皮，提升了工作效率。

二、明權(quán)：提升組織效率

綜合協(xié)調(diào)是黨政辦公室工作的重要特點(diǎn)。黨政辦公室不僅要及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，還要及時(shí)應(yīng)對(duì)公司各種突發(fā)性事件。在實(shí)際工作中，黨政辦公室人員總是事無(wú)巨細(xì)，第一時(shí)間向上一級(jí)主管和領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)，沒(méi)有明確授意則不敢自作主張，一定程度上個(gè)人辦事能力受到限制，也影響了工作的進(jìn)度。

有效分工僅僅是解決了工作效率問(wèn)題，馬克斯·韋伯和亨利·法約爾提出了行政組織理論，從關(guān)注工作效率轉(zhuǎn)向組織效率。組織要想獲得高效率，需要組織體系內(nèi)個(gè)人能力突出，同時(shí)還有依據(jù)工作職責(zé)所獲得的充分權(quán)力。

在制訂黨政辦公室崗位職責(zé)時(shí)，一定要明確各崗位的工作權(quán)限，將工作權(quán)力逐級(jí)分配下去，同時(shí)各級(jí)崗位經(jīng)理、主管要對(duì)下屬進(jìn)行充分的授權(quán)，讓員工有自主判斷和行事的權(quán)力，充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性和主觀能動(dòng)性。員工個(gè)人獲得工作權(quán)限，一定程度上參與管理，體驗(yàn)局部決策的愉悅感和獲得感，其個(gè)體才能得到了充分發(fā)揮，整個(gè)黨政辦公室的組織效率得到有效提升。

“明權(quán)”可有效提升員工的主人翁意識(shí)，避免了層級(jí)請(qǐng)示匯報(bào)延誤工作進(jìn)展問(wèn)題。

三、確利：提升人的效率

黨政辦公室運(yùn)營(yíng)管理的“確利”原則，即加強(qiáng)員工的工作績(jī)效考核，根據(jù)員工的才能與崗位奉獻(xiàn)，給予其崗位晉升空間的時(shí)間，讓員工的價(jià)值創(chuàng)造與收益相匹配。

黨政辦公室員工的績(jī)效工資和獎(jiǎng)金發(fā)放權(quán)在于人事部門(mén)，但其考核權(quán)在于黨政辦公室。為此，黨政辦公室要根據(jù)部門(mén)工作特點(diǎn)和各崗位實(shí)際情況，制訂科學(xué)有效的考核辦法和細(xì)則，量化考核指標(biāo)，按百分制進(jìn)行綜合打分。在日常考核和月度績(jī)效考核中，要本著“公正、公平、公開(kāi)”的原則，做到獎(jiǎng)懲分明、賞罰有度，讓實(shí)干者得其利，讓創(chuàng)造者受其惠，讓?xiě)猩⒄咧浜Α?/p>

可以根據(jù)工作情況，量化指標(biāo)設(shè)置。主要分為明確性的工作和事務(wù)性的工作。

明確性工作主要是指有指導(dǎo)性文件規(guī)定和約束的、目標(biāo)清晰內(nèi)容具體的工作，黨政辦公室要將工作要點(diǎn)進(jìn)行細(xì)致的分解和量化，制作成進(jìn)度表和節(jié)點(diǎn)圖，下發(fā)到部門(mén)相關(guān)責(zé)任崗位員工。考核時(shí)根據(jù)工作完成情況進(jìn)行百分制打分。

事務(wù)性工作主要是日常工作，如接待、文秘、行政、檔案整理等日常性和事務(wù)性的工作。黨政辦公室按照辦文、辦會(huì)、辦事的特點(diǎn)進(jìn)行流程化，部分工作還按工作完成的及時(shí)率、差錯(cuò)率進(jìn)行考核。

如公文處理：明確要求“審核仔細(xì)，排版格式正確；文字精練，標(biāo)點(diǎn)、文字無(wú)誤；一般文件5個(gè)工作日辦結(jié)，重要文件3個(gè)工作日辦結(jié)”，一項(xiàng)不達(dá)標(biāo)扣1分。

做好績(jī)效考核的同時(shí)，還要關(guān)注員工的成長(zhǎng)與成才，培養(yǎng)后備人才梯隊(duì)，打通崗位晉升通道，實(shí)現(xiàn)崗位成才。對(duì)優(yōu)秀人才要大膽選拔，破格提拔。

“確利”可激發(fā)員工個(gè)體工作的積極性，是提升個(gè)人效率的有效方法與途徑。

四、賦能：提升系統(tǒng)效率

在數(shù)字化、信息化時(shí)代，員工個(gè)人能力突出并不代表部門(mén)整體協(xié)同效率強(qiáng)大。提升部門(mén)系統(tǒng)效率在于員工的協(xié)同意識(shí)提高和工作方式的轉(zhuǎn)變。

共享意識(shí)是“賦能”的基礎(chǔ)。黨政辦公室要承上啟下、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、綜合協(xié)調(diào)，其職能特點(diǎn)要求部門(mén)人員必須做到信息共享、協(xié)同配合，特別是在大型公務(wù)接待、文體活動(dòng)中，單靠個(gè)體能力無(wú)法完成。

“賦能”的本質(zhì)在于加強(qiáng)培訓(xùn)，激發(fā)潛能，整合資源。具體而言，就是平時(shí)練兵、戰(zhàn)時(shí)協(xié)同。平時(shí)，堅(jiān)持召開(kāi)部門(mén)工作例會(huì)（可視情況1月1次），在工作例會(huì)上對(duì)前期重大活動(dòng)和重要工作進(jìn)行案例分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，同時(shí)利用工作例會(huì)進(jìn)行業(yè)務(wù)素質(zhì)、綜合能力和信息化辦公方面的培訓(xùn)，賦予員工查找問(wèn)題、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力，不斷鍛煉部門(mén)團(tuán)隊(duì)成員的能力。戰(zhàn)時(shí)，例如大型公務(wù)接待活動(dòng)，要制訂詳細(xì)的接待方案，進(jìn)行任務(wù)分解，讓參與人員明確“指揮官意圖”；要指出常規(guī)性目標(biāo)和挑戰(zhàn)性目標(biāo)，參與人員明確目標(biāo)和任務(wù)重難點(diǎn)；要以結(jié)果為導(dǎo)向，設(shè)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)，尋求內(nèi)外部資源支持，確保目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)；要保持信息暢通，做到信息共享。

“賦能”的結(jié)果是信息共享和整合資源，賦予部門(mén)員工解決問(wèn)題和協(xié)同作戰(zhàn)的能力，有效提升了黨政辦公室的系統(tǒng)效率。

五、結(jié)語(yǔ)

黨政辦公室是企業(yè)的中樞機(jī)構(gòu)，做好黨政辦公室運(yùn)營(yíng)管理，提高黨政辦公室綜合辦事效率是辦公室工作的重要課題，需要在工作實(shí)踐中不斷分析成因，解決問(wèn)題，探索方法，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，固化成果。