試析疾控中心檔案管理的信息化建設

王 潔

（忻州市疾病預防控制中心，忻州 034000）

引 言

如今，我國社會發展速度越來越快，各單位針對檔案管理工作提出了嚴格要求，以期逐步完善檔案管理理論。疾控中心在發展的過程中，也積極引入信息技術，使信息技術出現在疾控中心工作的方方面面，若將其與檔案管理工作相互融合，勢必會推動檔案管理工作朝向信息化及科學化方向發展。為此，就需要疾控中心檔案管理人員改變檔案管理思路，創新信息化管理方式，優化信息化檔案管理機制，努力提高檔案管理工作效率。

一、疾控中心檔案管理信息化和科學化建設的重要性

結合疾控中心檔案管理經驗，信息化建設及科學化建設已成為檔案工作的大勢所趨。在具體發展的過程中，應針對這兩個方向給予高度重視，采用科學手段管理日常檔案。有關疾控中心加強檔案信息化建設及個性化建設的重要意義，主要體現在下面這兩點。

（一）滿足時代發展要求

在新時期背景下，網絡技術廣受人們的關注，并在各行各業得到了大范圍的應用。疾控中心順應時代發展潮流，引進信息化處理技術，可切實滿足新時代的發展形勢和要求。高效發揮互聯網技術優勢，針對檔案管理工作進行高效處理，細化各種檔案報表，檢測檔案工作實況，以循序漸進的方法管理檔案內容，科學發揮信息化技術價值，配合先進設備及機械，既能簡化檔案管理程序，又能提高檔案管理精準度，推動檔案管理活動順利落實，全面提高檔案管理工作水準，為疾控中心各部門應用檔案提供可靠幫助及高價值信息。

（二）利于實現資源共享

疾控中心在推動檔案管理工作時，采用信息化手段，建設專業網絡信息平臺，通過這一平臺，能夠促進單位內部資源共享。信息資源是檔案管理工作的重要內容。在材料共享之際，可切實解決傳統管理方法下資源不對稱的難題，優化管控機制，減少檔案管理過程中出現的問題，更利于相關人員及時查找檔案資料，以及分享檔案內容，在一定程度上提高檔案資源應用效率，并有效節約物力資源、人力資源，全面改進疾控中心檔案管理工作成效。此外，在疾控中心推動檔案管理信息化建設工作時，有利于為內控工作帶來一定便利。在信息化建設后，可為其他部門工作提供一定支持，便于及時發現內控時存在的問題。通過高效方式解決檔案問題，高效配合內控管理人員工作，進而提高疾控中心整體運營水準。

二、疾控中心檔案管理工作現狀分析

（一）投入力度欠佳

伴隨社會發展腳步的加快，疾控中心的檔案管理工作日漸復雜化，工作量持續增加，加上近些年政府對檔案管理工作提出了全新的標準及要求，即要求疾控中心創建信息化平臺。但是，在具體建設信息化平臺及執行信息化管理機制時，投入明顯不足，并未全面創新軟件系統及引入硬件設備，無法高效開展信息化檔案管理工作。此外，由于缺少完善的管理方式及方法，更是在一定程度上影響了疾控中心檔案管理工作的進展。值得提出的一點是，在一些經濟發展水平偏低的地區，疾控中心在管理檔案期間，無法在信息化建設過程中投入充足資金，所以極不利于創新檔案管理工作。

（二）缺少高素養人才隊伍

據了解，目前大多疾控中心并未組建高素養人才隊伍，在人力資源方面面臨巨大挑戰。現有檔案管理人員的檔案知識體系受限，僅能完成日常基礎工作，缺少精力研究信息技術應用技巧，無法高效創建信息化檔案管理平臺。即使一部分人員掌握了一些信息技術，但在實際操作過程中，也常常出現操作失誤現象。此外，在疾控中心運營時，并未針對所有檔案管理人員開展階段性專業知識及技能培訓活動，整體教育培訓水平有待提高，不利于檔案管理人員應用先進方法靈活解決檔案管理問題。

（三）信息化水平低下

現階段，疾控中心在推動檔案管理工作過程中，并未全方位引入信息化技術，整體管理方式信息滯后，在硬件系統及軟件系統配備方面，都未達到具體標準。同時，工作人員也未結合檔案管理工作特點和發展現狀優化軟硬件設施，個別疾控中心在管理檔案的過程中，不具備充足數量的計算機，且軟件系統過度老化，達不到科學管理檔案的標準。

三、疾控中心檔案管理信息化建設方法

（一）建設檔案信息化電子采集系統

若想將疾控中心檔案管理信息化目標落在實處，首要任務就是創建檔案資料信息化電子采集系統，通過信息化方式采集檔案資源。最近幾年，信息化技術在各個領域的應用頻率持續升高，資源文件存在形式發生一定改變，由“電子文件形式”取代了“傳統紙質文件形式”。在這種情勢下，就需要疾控中心檔案管理人員全面了解電子文件特點，明確電子文件編碼形式，在此基礎上高效操作信息化管理技術。此外，管理檔案的人要注重掌握檔案電子文件采集技巧，了解信息數據庫和多媒體技術應用優勢，以便從根源加強疾控中心檔案管理信息化力度。最后，要督促檔案管理人員科學應用計算機技術，發揮網絡技術輔助檔案管理的作用，提高檔案收集、儲存、檢索效率。

（二）創建檔案信息化電子儲存平臺

在實施電子采集計劃后，應將所采集的信息完整地保存在電子儲存平臺中。所以，就要求疾控中心創建完善的檔案文件信息電子儲存平臺。如今，疾控中心在工作中涉獵大量的電子文件。隨著電子文件數量的增加，計算機儲存壓力越來越大，儲存空間受限，極有可能因儲存空間不足而導致計算機癱瘓。一旦計算機系統出現“崩潰”問題，則會導致大量電子文件丟失、泄露，為疾控中心檔案管理工作增添巨大負擔。所以，檔案管理人員要重視儲存電子文件這一問題，采用創新的、先進的網絡儲存技術，在條件允許的情況下，結合單位檔案管理狀況，創建極具針對性的電子儲存平臺，并優化儲存設備，提高電子文件儲存安全性。

（三）建設檔案信息化共享平臺

建設共享平臺，是疾控中心響應時代發展號召的一種體現。在管理檔案過程中，堅持共享原則，建設信息化共享平臺，可加強疾控中心各種檔案資源的實際應用效率，發揮各種檔案信息的應用價值。具體來說，管理檔案的人員要注重把紙質檔案變成數字化檔案，將所有紙質文件內容輸入統一的電子檔案系統內。值得注意的一點是，應在數字化背景下設置數字化信息查詢系統及內部檔案共享系統，并加強保密工作，重點檢查檔案資源電子化管理時存在的漏洞，有效清除檔案信息安全隱患，提高疾控中心檔案服務質量。在具體管理檔案之際，疾控中心檔案管理工作者要善于發揮網絡優勢，發揮高水準檔案共享平臺價值，以確保內部各部門能互相借閱、參考部分信息，提高各部門工作效率。

（四）優化檔案信息化管理機制

在工作過程中，需要疾控中心檔案管理人員高度重視檔案資源文件管理作用，只有切實展現檔案資源管理價值，才能保障檔案信息資源的完整性、精準性、真實性。在管理檔案時，要注重高效分析檔案資源、分類檔案信息資源、歸集檔案信息資源，并注重監督檔案管理工作過程，形成完整的疾控中心檔案信息化管理制度。具體來說，在將電子文件錄入歸檔這一環節，就應加強管理力度，并且要加強檔案信息資源借閱監督工作程度。在借閱檔案時，應保持“只讀形式”，避免其他人員篡改信息。另外，工作人員應建設電子文件預歸檔制度，防止檔案資源過于分散，導致疾控中心出現財產損失，全方位保障電子檔案的穩定性。

四、疾控中心檔案管理科學化發展建議

（一）實施內部繼續教育，組建專業人才隊伍

疾控中心要定期培養檔案管理人員職業素養，扎實其專業能力。針對檔案管理人員進行繼續教育，是組建科學化專業管理隊伍的有效途徑。因此，就需要疾控中心領導人員正視目前疾控中心現有檔案管理人員的“非專業”現狀，多為檔案管理人員提供進修機會，以便能真正提高在職檔案管理人員的職業操守、基本素養等。與此同時，應注重開展專項培訓，令在職的管理人員掌握新型檔案管理工作理念，善于操作前沿的檔案管理技術及相關軟件，促進檔案管理人員勇往直前，為推動疾控中心檔案管理科學化建設工作做出一份貢獻。

（二）營造影音檔案保存氛圍，加強檔案管理科學性

疾控中心管理者要明確時代發展形勢，分析最近幾年的疾控中心檔案資源構成結構，針對大量影音檔案資源進行全面認知。相比傳統紙質檔案資源，影音檔案資源的保存條件更嚴格一些，很容易受高溫因素、潮濕因素影響。所以，很多影音資料都需要在電腦系統內保存，但不排除電腦系統會被病毒侵害，影響影音檔案資源安全性。所以，就要求疾控中心優化影音檔案保管環境，通過科學手段保管影音檔案資源，避免影音檔案遭到破壞，提高檔案管理的科學性。

結 語

綜上所述，促進檔案資源管理信息化、科學化發展，對疾控中心醫療服務水平的提高具有重大意義，既可以在一定程度上高效調節疾控中心內部人力資源配置效率，又能改善疾控中心資源管理“低效率”現狀，為疾控中心未來發展夯實根基。但是，若想保障疾控中心在檔案管理工作中達到科學化標準及信息化標準，就要加強相關制度的建設力度，并優化管理工作機制，這樣才能全面提高檔案管理效果。