傳統(tǒng)批發(fā)商貿(mào)型企業(yè)應(yīng)收賬款管理

宋春莉

（得力集團(tuán)有限公司，遼寧 錦州 121000）

一、D公司現(xiàn)狀

（一）D公司概況

D公司始創(chuàng)于20世紀(jì)80年代，屬于傳統(tǒng)批發(fā)商貿(mào)型企業(yè)，經(jīng)營狀況一直很好，2014年D公司開始全面應(yīng)用SAP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)。在批發(fā)行業(yè)當(dāng)中，資金重于勞動，資金問題直接決定批發(fā)商經(jīng)營的成敗。

（二）D公司應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀

D公司傳統(tǒng)分銷渠道客戶分為普通客戶和零售客戶，客戶的收款方式是電匯。

賬期主要為25日月結(jié)后30天內(nèi)付款和現(xiàn)款方式，特殊情況可以申請延長賬期。普通客戶采取25日月結(jié)后30天內(nèi)付款的賬期，新客戶和普通客戶大促銷活動需要以現(xiàn)款方式結(jié)賬，特殊情況下可以給個別客戶某個訂單申請鋪貨，延長賬期。

客戶需要在月結(jié)后30天內(nèi)支付貨款，系統(tǒng)設(shè)定寬限期為15天，到第15天收不到相應(yīng)款項，系統(tǒng)自動鎖賬，客戶無法正常開出銷售訂單。申請鋪貨的特殊訂單，客戶應(yīng)在鋪貨到期日前支付貨款，到期日前收不到相應(yīng)貨款，從到期日當(dāng)天開始系統(tǒng)自動鎖賬，客戶無法正常開出銷售訂單。

普通客戶的信用額度最高為30萬，根據(jù)上年銷售進(jìn)行調(diào)整，每個客戶信用額度不超過該客戶年銷售額的1/4。信用額度如果超過上限，開具銷售訂單時，系統(tǒng)會提示對客戶進(jìn)行信用檢查，無法開出銷售訂單。

企業(yè)實施產(chǎn)品賒銷政策后，有效解決了庫存風(fēng)險問題，卻出現(xiàn)了其他不利因素，其中就包括應(yīng)收賬款成本問題，比如核算的成本管理、機(jī)會成本、壞賬成本，以及稅收成本和缺口資金組織成本。這些問題都必須考慮到，并且制定相應(yīng)的解決措施。

（三）SAP系統(tǒng)下應(yīng)收賬款的處理特點

第一，維護(hù)客戶信息。第二，對客戶進(jìn)行分類，企業(yè)可以根據(jù)客戶的資金狀況、企業(yè)規(guī)模以及付款習(xí)慣，將客戶群體劃分為不同的等級，方便管理。在管理系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)可根據(jù)客戶的等級狀況設(shè)置不同的信用期限及額度。第三，在SAP中可以很方便地導(dǎo)出某客戶的明細(xì)賬、發(fā)票開具情況、收款情況、清賬情況。

二、存在的問題

（一）信用額度由業(yè)務(wù)部門申請

目前，客戶信用額度在30萬限額內(nèi)的，由業(yè)務(wù)人員提出修改。因此業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)為完成業(yè)績目標(biāo)，有時會批準(zhǔn)一些具有較大風(fēng)險的項目，而財務(wù)部門會因為客戶回款率低、經(jīng)常拖欠等問題拒絕修改，但業(yè)務(wù)部門仍會因為業(yè)績壓力強(qiáng)行修改。

（二）銷售人員舞弊

企業(yè)銷售人員是最常接觸客戶的群體，兩者之間容易建立起較為密切的關(guān)系。因此，部分銷售人員會在不影響自身利益的情況下，為客戶延長賬期或者提升信用額度，這種現(xiàn)象會損害企業(yè)利益，為收款工作留下隱患。

（三）系統(tǒng)自動鎖賬漏洞

即使已經(jīng)給客戶設(shè)定了信用額度，也會出現(xiàn)一定的漏洞。例如，某客戶信用額度為5萬，截至今日應(yīng)收賬款加上當(dāng)期銷售為4萬，說明客戶信用額度已經(jīng)使用了80%。如果今天客戶再下兩筆訂單，金額分別為2萬、1萬，那么系統(tǒng)開出2萬訂單以后，在開第二筆1萬訂單的時候才會提示客服人員檢查信用額度。如果客戶訂單是5萬和1萬呢，那5萬的訂單如果也能夠正常開出，客戶鎖單時的狀態(tài)就是客戶信用額度使用狀況為200%，這樣會給企業(yè)帶來風(fēng)險。

三、改進(jìn)及優(yōu)化策略

（一）完善相應(yīng)的組織架構(gòu)

目前，我國很多企業(yè)的應(yīng)收賬款操作由銷售部門和財務(wù)部門共同負(fù)責(zé)，但是這兩個部門有不同的管理目標(biāo)和職能，所以在工作過程中必然存在很多分歧，為了各自部門的利益，很可能無法勝任企業(yè)的信用管理工作。此外，在工作過程中，兩個部門的溝通很少，沒有專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)銜接工作，更不會有部門主動過問回款問題，都不愿意承擔(dān)責(zé)任，信用管理處于真空狀態(tài)。

由此可見，有必要設(shè)立專職的組織結(jié)構(gòu)，負(fù)責(zé)企業(yè)的信用管理問題。通常的組織結(jié)構(gòu)是指和運(yùn)營流程有關(guān)的管理結(jié)構(gòu)，企業(yè)內(nèi)部的信用管理結(jié)構(gòu)必須具有對企業(yè)信用政策進(jìn)行制定、修改、審定的權(quán)力，還要有對信用部門人員的工作內(nèi)容、權(quán)力、任免等問題的決策權(quán)。同時，在出現(xiàn)特殊情況時，這個組織結(jié)構(gòu)還可以得到臨時授權(quán)，確保信用管理的順利實施。

通常情況下，銷售部門的工作包括開發(fā)新客戶、維護(hù)與老客戶間的關(guān)系、收集客戶信息、幫助客戶申請賒銷賬期和出貨額度等事物。此外，還要負(fù)責(zé)執(zhí)行信用管理部門制定的企業(yè)信用政策，如果發(fā)現(xiàn)客戶違約，負(fù)責(zé)追討欠款。

財務(wù)部門的主要工作是處理企業(yè)賬務(wù)工作，定期分析應(yīng)收賬款的賬齡，每月根據(jù)公司規(guī)定計提壞賬，并向銷售部門提供報表，提醒銷售部門追蹤預(yù)期的應(yīng)收賬款。

（二）改進(jìn)風(fēng)險角度

目前，企業(yè)內(nèi)的賒銷政策是應(yīng)收賬款問題的根源，因此解決問題須從制定賒銷政策入手。

第一，業(yè)務(wù)人員須根據(jù)企業(yè)的賒銷管理制度為客戶申請賒銷的額度和期限，不符合條件的客戶不予賒銷。第二，賒銷須按照審批流程完成，形成規(guī)范的管理模式，避免放寬賒銷條件以及盲目賒銷的問題出現(xiàn)。第三，對賒銷客戶可采用批量分期結(jié)賬策略，這樣可以解決大金額貨款較難收回的問題。第四，初次合作客戶不可賒銷。第五，客戶放賬額度或賒銷期限應(yīng)由業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)申請，信用管理部門進(jìn)行審核，財務(wù)部門會簽，不同部門負(fù)責(zé)不同工作，能有效降低風(fēng)險。第六，確保年壞賬產(chǎn)生的損失不超行業(yè)平均值。第七，建立良好、值得信任的客戶關(guān)系。第八，定期審查信用政策。

（三）多維度管控應(yīng)收賬款，降低應(yīng)收賬款風(fēng)險

1.內(nèi)部控制。目前D公司的當(dāng)月回款會影響到銷售人員的獎金，超賬齡客戶超賬金額的罰息也會使銷售人員受到處罰。從客戶角度來看，只是會影響到其年底返利金額，平時少還款、晚還款甚至鎖賬幾天，影響并不大。所以可以適當(dāng)設(shè)定現(xiàn)金折扣的獎勵制度，激勵客戶提前還款，針對超賬齡客戶還應(yīng)設(shè)定應(yīng)收賬款罰息制度。

信用額度是企業(yè)授信的范圍，因此需要根據(jù)實際情況來確定，如果客戶的經(jīng)營狀況出現(xiàn)變故，企業(yè)就要隨時改變信用額度，這就是企業(yè)設(shè)置客戶信用額度的目的。在調(diào)整信用額度的過程中，企業(yè)會產(chǎn)生人力資源和時間上的消耗，但仍需定期復(fù)核，掌握客戶目前的真實支付能力，這樣才能確保企業(yè)不會因為賒銷而陷入財務(wù)危機(jī)。經(jīng)常修正客戶的信用額度還能促進(jìn)優(yōu)良客戶訂單的增加，及時治理回款慢、信譽(yù)不好的客戶，幫助企業(yè)維持良好的信譽(yù)。

2.外部控制。重點客戶除了要參考企業(yè)內(nèi)部信用管理部門的意見以外，必要時還需要委托專業(yè)的信用評級機(jī)構(gòu)對其信用狀況進(jìn)行評價。曾經(jīng)出現(xiàn)過信用問題的客戶如果還想繼續(xù)合作，可以從降低信用額度、縮短賬期兩個角度進(jìn)行限制。

每月給客戶發(fā)出對賬單及對賬函，函證可以及時發(fā)現(xiàn)跟客戶之間的賬目是否清晰準(zhǔn)確，一旦客戶日后拖欠貨款，函證還可以作為一項有利的法律證據(jù)。

3.第三方控制。對于大客戶和風(fēng)險較高的客戶，還可以采取購買保險的策略，讓保險公司幫助企業(yè)承擔(dān)大部分的信用風(fēng)險。保險公司的加入還能起到維護(hù)大客戶信用的作用，這對款項的催討幫助很大。企業(yè)投保不但能減少壞賬帶來的損失，保證企業(yè)財務(wù)平穩(wěn)運(yùn)行，還可以通過第三方了解到客戶真實、詳細(xì)的資料，挖掘更具償付能力的大客戶。

4.系統(tǒng)支持。單靠企業(yè)管理人員的經(jīng)驗和傳統(tǒng)的工作方法是不可能準(zhǔn)確識別和評估信用風(fēng)險的，因此企業(yè)需要借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段。目前企業(yè)已經(jīng)將專業(yè)的ERP（企業(yè)資源計劃）控制手段應(yīng)用到信用數(shù)據(jù)分析當(dāng)中，這項技術(shù)能夠準(zhǔn)確、迅速地完成客戶信用信息預(yù)警、信用評估以及風(fēng)險預(yù)測等工作。除信用管理外，SAP系統(tǒng)還能用于付款擔(dān)保，比如信用證明或者支付卡等業(yè)務(wù)，有效降低應(yīng)收賬款風(fēng)險，而這種擔(dān)保應(yīng)收額會影響到客戶的信用額度，所以系統(tǒng)支持也是管理應(yīng)收賬款的重要手段。

四、結(jié)語

本文詳細(xì)研究了D公司應(yīng)收賬款的內(nèi)部控制狀況，分析了應(yīng)收賬款形成的原因和目前存在的問題，并且根據(jù)實際情況制定了相應(yīng)的管理措施，希望能夠通過科學(xué)規(guī)范的管理機(jī)制，將該企業(yè)的應(yīng)收賬款風(fēng)險控制在可控范圍內(nèi)。與此同時，企業(yè)還要實現(xiàn)對應(yīng)收賬款的核算記錄和監(jiān)控，利用科學(xué)的方法規(guī)避企業(yè)信用風(fēng)險及壞賬風(fēng)險，建立完善的應(yīng)收賬款內(nèi)部控制流程和體系，為企業(yè)平穩(wěn)健康的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。