淺議文書檔案管理電子化

薛彬彬

（青海鹽湖工業股份有限公司，青海 格爾木 816099）

一、前言

行政辦公自動化可以幫助工作人員準確把握信息，并有效提升他們的工作效率。辦公自動化的發展改變了手動辦公的劣勢，文字表格開始被數據替代，進而產生了電子文件。如何對電子文件進行儲存、歸納和整理并在后期進行有效應用，是當前檔案管理工作者急需解決的問題。推動檔案管理朝著網絡化的方向發展是時代發展的趨勢，也推動著文書檔案管理的有序發展。本文從文書檔案管理現狀出發，提出了電子化管理的對策，希望能推動檔案管理工作的順利開展，并使兩者在有效結合中互相促進和發展。

二、文書檔案電子化管理的現狀分析

信息技術的發展推動了辦公自動化的發展，但這僅僅是開端，尚未形成社會化的發展格局。檔案電子化管理在我國行政辦公中的應用依然處于探索階段，在生產力低下、科技發展落后的情況下，實現檔案管理的電子化發展依然有很多問題需要解決，具體表現如下：

（一）辦公自動化并未在全社會普及

只有實現辦公自動化才能推進檔案管理的電子化發展。雖然對于辦公自動化，我國有大力推廣之意，但很大一部分單位依然沿用傳統的辦公方式。國家單位機關對辦公自動化提出了一定的要求，行政機關各部門業務的往來、上級任務的傳達、下級信息的匯報都必須實現自動化，所以地區事業、機關單位必須做到辦公自動化，以逐步推動并實現其在企業中的應用。經過調查研究表明，機關單位的信息業務處理很大一部分依賴于文件的傳遞，文件的管理效率影響著辦公效率。

（二）電子化檔案的利用率低

雖然辦公自動化在政府機關、各大企業單位已經推廣了多時，但很多單位僅僅將其作為公司發展的一個邊緣任務，沒有認識到辦公自動化對自身發展的優勢，依然采取傳統方式辦公。而且，部分單位雖然購進了現代化的設備，但對計算機的利用僅僅放在了文字錄入、文檔打印上，人們只片面地看到了可以隨時觸摸的紙質文件，卻忽視了電子傳送文件的優勢，進而造成了人力、物力資源的浪費，阻礙了檔案電子化管理的發展進程。

（三）電子文件對設備的過度依賴

脫離了計算機、相關設備的支撐，電子文件無法獨立存在和傳輸。即電子文件的生成、信息價值都必須以計算機設備為基礎。

（四）檔案軟件缺乏信息管理功能，無法實現互通互用

基于檔案部門的不同，其采取的計算機形式和型號各異，無法交叉使用，而且沒有集檢索、信息管理于一體的軟件，所以無法利用電腦開展信息管理，更無法編印成最終的結果，由此阻礙了檔案的信息化管理步伐。

（五）檔案信息化管理標準化、規范化有待完善

只有規范好基礎工作，才能為檔案管理的信息化發展打下堅實的基礎。但受到歷史因素的影響，檔案管理業務基礎薄弱、卷宗質量有待提升，特別是對檔案的歸類和整理不規范、不合理，無法實現統一標準，只能對某個專業進行管理，無法擴大到整個部門，由此阻礙了檔案管理的電子化發展進程。

三、電子化文書檔案管理的優點

（一）提升辦公效率

計算機超強的信息處理能力是文書檔案電子化的最大優勢。在傳統的檔案管理中，大多以人工形式進行檔案信息的收集、分類、整理和查閱，整個環節復雜多變且操作十分不便，但文書檔案的信息化管理可以化繁為簡，讓一切有秩序地進行。

（二）文件和文字信息的有效交流

計算機的發展可以將檔案信息和載體分離開來，可以實現信息衡量、縱橫、跨越時空的利用，而且還能脫機調閱檔案信息。

（三）電子文件具有保存穩定性、安全性等特點

和紙質檔案相比，利用電子文件保存檔案可以延長保存時間，而且隨著電子技術的成熟、設備的多樣化發展，我們可以基于自身需求自由選擇。以電子形式保存的文件具有讀取方便、傳送快捷、受外部因素影響小的優勢。

（四）提升文件傳遞速率

工作人員丟失文件的事件十分常見，而且傳統文件傳輸以郵政系統為主，這大大延長了文件傳輸時間，給工作人員帶來了極大的不便。而隨著電子技術的應用，文件可以憑借網絡的互通性進行傳遞，大大提升了文件的傳播速率。

四、推動文書檔案管理電子化發展的有效對策

文書檔案管理的電子化發展必須以自動化辦公為基本前提，而且必須立足于公文管理。雖然我國處于傳統辦公向自動化辦公發展的時期，但依然以傳統辦公為主。面對此種情況，本文針對如何將電子文件科學、合理地歸檔提出了如下幾點對策：

（一）立足電子檔案，健全管理制度

應形成從上到下的管理制度，諸如檔案歸納制度、文件儲存和保密制度、檔案真偽鑒定制度以及網絡安全維護制度等等，以切實保障電子化檔案的安全，推動檔案的電子化發展。另外，在電子檔案的收集、歸納和制作上，要分配專人專管，避免部門人員調動、計算機損壞或升級換代造成的電子文件遺漏或遺散，保證檔案資料的真實性、完整性。

（二）實現電子和紙質文件的共同儲存，建立文書檔案的一體化發展工作制度

我國處于紙質時代向電子時代轉型的階段，文書檔案的電子化管理要克服過程中遇到的諸多問題，所以紙質文件向電子文件的過渡還需要很長的一段時間。當前最好的解決方法就是立足于傳統紙質文檔，推進電子文件的發展，兩者并駕齊驅。要構建連接紙質文件和電子文件的橋梁，將兩種不同時代的文件保存形式以文本、影像的方式展現出來，并完善管理制度，如此不僅可以將文檔的憑證作用發揮出來，還能實現資源的共享。

（三）落實電子文檔管理制度

檔案是一種特殊的文字資料保存方式，部分可以對外開放，有的則要做好保密工作。保密的檔案必須加設密碼，過了保密時間方可解開。對于加密文件的管理要做到“一把鎖配一把鑰匙”，保護文件和鑰匙的操作者要互相制約。隨著檔案管理的信息化發展，加密文件的安全管理更加重要，不單要做好信息儲存媒介的質量關卡、保管好信息儲存的電子設備等硬件安全管理工作，還要做好權限設置和加密管理以及設置防火墻等軟件安全管理，通過硬軟件的安全管理增強系統的保密性，避免不法訪問對系統數據造成損壞。

（四）從日常工作出發，做好文書檔案管理工作

一般情況下，電子文件的管理可以劃分為兩大部分。第一，電子文件形成中的有效管理。一般要經歷起草、修訂、審核、簽發、打印、封存、發放等流程，在這一過程中要根據實際要求，明確文件的形式、確立好標題以及加密級別和時間權限等，最好將文件修改次數、標記之處附著在附錄上。第二，文件歸檔處理工作。在將電子文件歸檔的過程中，要遵循如下幾點原則。一是按時歸檔。按照規定完成的電子文件要及時發送到檔案室，其形式可以是多種多樣的，如拷貝、郵箱發送、直接移交等，再由檔案室分類歸納和管理。紙質文件要在限定時間移交檔案室，同時還要做好紙質和電子文件的校對、審核，避免中途篡改。二是核對原則。對于已經歸檔的文件要做好鑒定、核對，鑒定和核對人員由各部門抽調出業務能力強、責任心強的人員共同進行，并在規定時間內完成對電子文件和紙質文件真實性、完整性的核對，同時按照編制進行文件的電子化儲存，以供調取和查閱。

（五）建立一支業務能力強、責任心強的管理隊伍，提升管理水平

在信息大爆炸的今天，檔案管理也正在從勞動密集型形式向現在的專業化方向發展，這就要求管理者要具有超高的敏感度和超強的數據分析能力，能夠精準把握專業性強的檔案。除此以外，檔案管理者也要從檔案利用者需求出發搜集和管理信息。而如上情況的實現對管理者的專業知識、素質能力提出了很高的要求，所以建立一支業務能力強、責任心強的隊伍刻不容緩。

五、結語

文書檔案的電子化發展是一個長期的過程，其在應用和發展中的利弊是相互的，但總體來說，進行電子檔案管理利大于弊。但我們在享受信息技術帶來的便利的同時，也要注重系統安全的防護。檔案管理部門要加強對員工的培訓，在做好日常工作的同時學習電子文件管理知識，只有強化工作人員的意識，才能在工作中加強創新，才能實現紙質檔案管理向電子化文件管理的發展，才能加快文書檔案管理的電子化發展進程。