基于商旅服務平臺的廣電媒體差旅費管理應用

蔣佳

（中央廣播電視總臺，北京 100000）

一、引言

研究顯示，差旅費已成為僅次于人力成本的第二大可控成本，對差旅費進行系統化的管理，能夠有效實現對運營成本的管控，同時提升費用的合規性和運營效率。廣播電視媒體作為重要的新聞輿論機構，承擔著各類重大宣傳報道任務，其差旅具有頻率高、金額大、對時效性要求高等特點。在媒體融合背景下，滿足廣播電視媒體對出行管理理念和手段的創新要求，建立一個高效、安全、可控的差旅管理體系，是推動廣播電視媒體整體實力建設、提升傳播競爭力的重要保障。

二、A電視臺差旅費管理現狀

A電視臺作為我國重要的新聞輿論機構，承擔著重大的宣傳報道任務，差旅需求多由國際、國內各重要活動的報道需求決定，出差頻率高，出行人員多，具有突發性、緊急性的特征，注重報道的準確性和時效性，而原有差旅管理模式存在差旅資源分散、差旅標準和管理水平參差不齊等現象。

2015年起，A電視臺開始對因公差旅進行管理探索。一是制定以國家政府采購規定為標準，以兼顧臺內差旅個性化需求為目的，以合規、節省為原則的差旅管理規定；二是引進新的合規的服務商和服務理念，通過與原有服務商形成競爭，提高整體差旅服務標準和服務水平，為單位的因公出行提供更加滿意的服務保障；三是在差旅服務商的配合下，與國內主要航空公司進行協商談判，簽署更新大客戶協議，在協議的優惠幅度、優惠時間、優惠艙位等多方面進行大幅度優化。盡管進行了一系列探索，但A電視臺的差旅費管理仍然存在一些問題。

第一，規模效益未完全體現。目前A電視臺在機票方面獲得了規模效益，但是在酒店等其他差旅項目上仍是員工分散采購、分散報銷模式，不具備整體議價能力，未體現集中采購的規模效益。

第二，未實現系統化管理。傳統的差旅管理往往涉及多個部門，管理鏈條長、職能分散，報銷流程煩瑣，工作效率較低，同時也存在違規風險。此外，差旅包括飛機、住宿、用車服務等多個項目，這些項目未能實現整合，不利于對整體供應鏈的管控，潛在漏洞較多。差旅費用管理涉及面廣、業務量大，由于缺乏集中統一的管控平臺支持，難以實現差旅業務全過程的精益管控。

第三，無法為管理層提供決策依據。在傳統差旅管理模式下，差旅審批、預訂、報銷無系統，差旅數據分散，不能準確地獲取差旅費動態數據，重要差旅指標的缺失，導致管理層進行相關決策時缺乏科學依據。如在制定單位差旅相關標準時，不能根據不同地段、不同季節淡旺季來制定彈性方案，以實現精細化管理。

三、商旅服務平臺概述及建設意義

（一）商旅服務平臺概述

商旅服務平臺是提供給出差人員使用的，可通過電腦端或手機端的應用程序，自助進行差旅申請、審批、產品預訂、報銷的系統。

商旅服務平臺不僅能為員工提供更便捷的差旅產品線上預訂服務，實現機票、火車票、酒店、租用車等的自助預訂操作；還能根據單位的差旅管理要求，加入相應的流程和管控功能；并可以根據單位的報銷與結算要求，與財經管理系統對接，通過雙方的數據互傳交換，實現差旅申請、審批、訂購、報銷線上全流程貫通。

（二）商旅服務平臺的建設意義

商旅服務平臺可為員工提供集申請、審批、訂購、報銷于一體的一站式服務平臺，實現員工出差的免墊付、免貼票、免報銷，同時通過多方式、多途徑的申請、審批、查詢方式，在做到強管控、降成本的同時，有效優化員工的差旅體驗。

第一，簡化流程，方便員工出行。一是通過對一站式商旅服務平臺的建設，員工可實現出差申請、審批、訂購、報銷等差旅業務的全流程在線操作；二是商旅服務平臺通過統一墊付資金、統一開具發票、統一對賬結算的方式，實現了員工出差的免墊付、免貼票，可以有效優化員工體驗。

第二，整合資源，降低差旅成本。與酒店集團、航空公司、出租車公司等簽訂協議，爭取更優惠的商旅專屬價格和專享服務，發揮規模經濟效益，實現成本節約。

第三，防控風險，強化財務管理。一是固化管理制度，實行差旅標準上限管控，在訂購環節顯示符合差旅標準的商旅產品，從源頭上杜絕超標情況；二是差旅費用報銷實行統一結算，保證票據的真實性，有效防控風險；三是差旅數據全程精準記錄，可隨時掌控費用進度，為單位的差旅成本控制提供有力的數據支持，從而為進一步的差旅分析、管理及決策提供依據。

四、A電視臺商旅服務平臺建設步驟

（一）統一制度，流程再造

根據單位的內部控制要求，結合單位實際，全面梳理差旅流程，統一差旅制度，制定詳細的商旅服務方案。

（二）組織談判，遴選服務商

組織目標服務商談判，全方位考察評估，確定最適應單位差旅需求的服務供應商。

（三）組織開發，對接系統

制定工作時間表，組織系統開發，實現商旅服務系統與現有財經系統及管理模式的對接。

（四）分批試點，優化方案

選取部分節目中心、欄目進行試點，在此基礎上，改進完善方案，優化業務流程，建立科學合理的商旅制度體系。

（五）全面實施，提升服務

適時在全單位范圍內推廣實施，全面提升商旅管理的服務水平。

五、A電視臺商旅服務平臺運行流程

A電視臺通過商旅系統與財務系統的對接，實現了審批、訂購、報銷的全流程貫通，總體運行思路如下。

一是員工在財經系統內填寫出行信息，提交出差申請單；二是出差申請經主管領導在財經系統審批后，傳遞至商旅服務系統；三是員工收到批準信息后，通過商旅服務平臺進行機票、酒店、租用車等的預訂；四是商旅服務系統校驗訂購信息和申請單信息，完成預訂；五是員工出差直接乘機、入住或用車，無須支付費用；六是訂購信息由商旅服務系統回傳財務系統，完成報銷流程。

（一）發起出差申請

出差申請人在財經系統填寫出差信息，包括出差人員、出差時間范圍、出發及到達地、出差交通工具、出差事由等，填寫完畢后送相關領導審批，出差申請單審批通過后，即由財經系統推送至商旅服務系統。

如在出差申請審批完成后，需對出差申請內容進行修改，駁回出差申請單時需校驗是否有商旅訂單信息。無商旅訂單信息時，允許駁回出差申請單并修改，并重新履行審批流程；有商旅訂單信息時，為避免報賬人修改出差申請單后不重新提交的情況出現，有商旅訂單信息的出差申請單不允許駁回修改；對于已審批完成的出差申請單，需要補充人員的，則需新增一張出差申請單，且需錄入增加人員的出差申請單號。

（二）線上預訂

線上預訂流程需注意以下環節的控制：一是交通工具往返時間需要在出差申請時間范圍內；二是出差人員需要在出差申請單范圍內；三是結合單位差旅管控要求，確定出差地點的控制力度，因電視臺出差情況變化多、時效要求高，且經常前往偏遠地區，飛機、火車無法直接到達，因此對出差地點的管控方式采取了弱管控的方式；四是機票標準、住宿標準需在商旅服務平臺內維護并管控。

（三）差旅費報銷

出差結束后，進行差旅費報賬時，出差人/經辦人在財經系統填寫差旅費報賬單，關聯該行程的出差申請單。此次通過商旅服務平臺預訂的機票、酒店自動帶入差旅費報賬，報賬人無須填寫；其他差旅行程相關票據需在影像平臺掃描。生成差旅費報賬單時，需校驗影像數據是否與出差申請單數據匹配；差旅補助及其他信息由填報人手工補充完整，保存單據；報賬人確認無誤，提交單據，進入審批流程。

（四）訂單結算

出差行程結束后，商旅服務系統將結束的訂單信息返回，報賬人進行差旅費報賬單填報；財經系統根據結算類別，自動將應付款金額進行匯總分類；財務根據分類后的應付款金額進行結算；對公結算后，商旅服務商財務核銷應收款，將該筆訂單已結算標識回傳財經系統；財經系統根據出差申請單號，查找關聯的差旅費報賬單據，更新商旅訂單報表是否結算標識，以便財務對賬。

六、推行中需要注意的問題

第一，商旅服務平臺在推行初期，因項目尚未完善、新舊管理模式銜接不夠順暢、員工對新事物可能存在消極抵抗情緒等一系列問題，工作量可能不降反升，對工作效率的提升效果不大。

第二，商旅服務平臺推行后，如何保證信息數據安全，對差旅所執行項目、出行人員的各項信息及差旅數據進行有效管控，防止泄露造成的隱患和損失，是值得關注的一個焦點。尤其要對合作的差旅服務商進行嚴格的資質審核，對使用的技術系統及產品資源進行嚴格的把控。

第三，差旅服務平臺推行后，財務人員需要加強對差旅服務平臺的操作訓練，能夠在差旅服務平臺上準確處理各項業務，包括數據的提取、處理、傳遞、分析等工作。如果財務人員的專業素養不達標，基本操作不過關，溝通協調不順暢，那么帶來的動手操作風險、業務處理風險、信息傳達風險將會導致單位整體風險居高不下。