“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新探討

柳建華

（襄陽市人事考試院，湖北 襄陽 441021）

對于事業單位來說，在展開檔案管理工作時應該注意對當前工作理念以及工作模式進行積極創新，要注意結合單位實際發展情況以及運轉需求確定新的檔案管理模式，這樣才能使事業單位的檔案資料價值得到有效發揮，不能為事業單位的各項業務順利開展奠定堅實的基礎。信息化技術對檔案管理工作的支撐作用逐漸得到了凸顯，成為當前企業檔案管理工作開展的重要路徑之一，檔案資料的多元化用途得到了體現。

一、“互聯網+”背景下事業單位檔案管理工作模式

在當前的社會背景下，檔案屬于事業單位非常重要的信息資源，其記載著事業單位的日常工作情況以及各個發展階段的重要事件，對事業單位今后的運行發展有重要指導意義，是事業單位的重要財富。由于當前事業單位的工作內容更為多元化，為了能夠有效反映工作內容，檔案資料的形式不斷被豐富，產生了文字、聲像、圖片等多種形式的檔案資料，使檔案資料對企業發展情況的記錄更為翔實。檔案數據本身具有較高的史料研究價值，同時也對我國社會主義經濟體系的建設有重要參考作用，從當前事業單位檔案管理工作開展情況來看，有效落實檔案管理工作可以使事業單位今后的運轉發展獲得堅實基礎［1］。當前事業單位的檔案管理模式較以往發生了較大變化，無論是在管理內容上還是管理形式上都發生了階段性的變化，開始體現出數字化以及現代化特征。在對檔案資料呈現方式進行選擇的時候，應用了大量的電子媒介，這也在很大程度上打破了傳統紙質檔案呈現方式的束縛。在“互聯網+”背景下，事業單位應該采用更為合理的方式對檔案管理工作模式進行創新，尤其要注意引進現代化的數據信息形式，從而使得事業單位檔案資料管理工作的開展可以獲得多種類型的數據信息支撐，這也更加有利于檔案信息發揮出自身價值。

二、當前事業單位檔案管理中存在的問題

（一）尚未建成符合“互聯網+”時代發展需求的事業單位檔案管理法律體系

從當前我國部分地區的事業單位檔案管理工作開展情況來看，雖然已經與互聯網信息技術進行融合，但是并沒有取得預期效果。歸根結底，這與當前我國沒有積極建立起相應的事業單位檔案管理法律體系有直接關系，這也使互聯網信息技術在事業單位檔案管理中的應用受到多種實踐因素的影響，其中以人為因素為主，這勢必會影響到檔案管理工作的整體規范性［2］。

（二）部分事業單位檔案管理思想理念與服務理念存在局限性

事業單位在展開檔案管理工作時，所涉及的內容往往較為龐雜，同時在實際工作開展過程中也會受到多種因素的制約及影響，很多檔案管理工作人員往往在長期工作中養成了固化思維，在當前的時代背景下依然應用傳統的檔案管理理念以及服務理念開展崗位工作，并沒有有效結合互聯網信息技術的獨特優勢，這也使得其并沒有在本質上提升工作效率以及工作質量，也直接影響了互聯網信息化技術的作用發揮。

三、“互聯網+”時代背景下事業單位檔案和管理創新工作開展的具體策略

（一）實現全面的檔案資源共享

互聯網信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用正在不斷深入，事業單位應該注意將實現檔案數據信息的共享作為重要目標，這也可以使檔案資料的利用率得到有效提高。事業單位在進行檔案管理工作模式創新時，應該注意明確互聯網信息技術在檔案資料傳輸以及檢索等方面的重要作用。同時，在進行檔案數據資料的信息化管理模式建設時，應該注意將其與當前事業單位內部自動化辦公系統進行有效連接，通過這種方式實現對檔案信息的完整儲存，同時也使檔案管理工作的整體開展效率得到有效提升［3］。隨著互聯網時代的全面到來，紙質檔案的管理以及儲存方式勢必會發生改變，逐漸向電子化以及數字化的檔案儲存方式轉變，這也能使事業單位檔案信息儲存能力以及檔案完整性得到保證。

（二）注意聘備數量充足、素質良好的檔案管理工作人員

想要使互聯網信息技術與事業單位檔案管理工作有效融合，應該保證有高素質的專業人才為其提供支持。良好的個人素質以及現代化計算機設備應用能力是對檔案管理人員的根本要求。因此，事業單位今后在進行檔案管理崗位招聘時，應該注意適當提升招聘門檻，尤其要對應聘者的計算機操作能力進行考核，只有確定其達到標準要求才能予以聘用［4］。同時，事業單位還應該注意對檔案管理崗位的在崗工作人員進行定期培訓，培訓內容應該包括最新的檔案管理理念以及先進管理技術手段，尤其要注意培養檔案管理人員的計算機系統操控能力，通過這種方式實現對在崗工作人員自身綜合素質的持續性提升，從而使其滿足當前事業單位發展以及社會發展對檔案管理人員的實際要求，使檔案管理工作的規范性以及安全性得到有效提升［5］。

（三）優化信息化環境，提升檔案信息管理安全水平

事業單位在展開檔案信息化管理工作時，要保證其安全性，應注意從系統運行環境優化入手，并且要制定出相應的規章制度，從而促進信息保密工作有效開展。現階段，互聯網技術在我國已經得到了普及，成為人們日常生活、工作中不可缺少的一項技術，在對此項技術進行應用時，應該意識到在信息傳播、共享的開發程度不斷提升的過程中，安全風險也在逐漸加大，尤其是對于事業單位的檔案管理工作來說，在應用信息化技術開展此項工作時，勢必會經常涉及信息檔案的傳輸，其開放性相對較強，導致檔案管理保密工作的開展存在一定難度。因此，要注意將檔案信息的保密工作放在重要位置，可以嘗試從以下兩個方面入手開展保密工作：第一，要對當前事業單位內部運行管理工作的開展情況有具體了解，以此為基礎加強事業單位內部管理體制的建設，檔案信息管理是事業單位內部管理工作的重要組成部分，需要對檔案管理人員實施嚴格管理，保證其檔案管理工作開展的規范性［6］；第二，要不斷強化當前信息系統的安全性，就目前來看，雖然很多基層事業單位在展開檔案管理工作時都開始積極與互聯網信息化技術進行融合，但有很大一部分事業單位在運用信息系統開展檔案管理工作時并沒有較強的風險管控意識，也沒有對信息系統的安全性進行持續強化，這也導致一部分事業單位的檔案管理信息系統存在漏洞和漏洞修復不及時的現象。上述現象的存在，使得計算機系統在實際展開檔案資料信息傳輸的過程中容易受到病毒以及不法黑客的侵入，從而造成數據丟失以及泄露等現象，這不僅影響企業檔案管理工作的開展進度，同時也很有可能給事業單位造成巨大的經濟損失。因此，事業單位應該及時了解計算機病毒的變化、更新情況，事業單位要引進先進的防火墻系統，不斷提高系統的防護能力，使檔案信息化管理環境的安全性得到保證。

四、結語

隨著“互聯網+”時代的全面到來，事業單位的檔案管理模式也發生了較大改變，在管理理念方面以及管理技術方面的變化最為明顯。但就整體來看，依然有一部分事業單位的檔案管理工作發展速度較為緩慢，這就需要事業單位從自身實際情況入手，對管理模式以及技術手段進行不斷創新，構建相應的檔案信息化管理系統，并且保證檔案傳輸的安全性。