信息技術在事業單位檔案管理中的應用

董莉

（阜新市轉型升級服務中心，遼寧 阜新 123000）

信息技術已經滲透到各行各業，極大地提升了各行各業的運行質量。其在事業單位檔案管理中的應用，實現了檔案的信息化管理，對事業單位檔案管理效率與質量的提升有著積極的意義。然而由于事業單位信息技術在實際應用中出現了諸多的不足，限制了信息技術效用的發揮，降低了事業單位檔案管理的現代化、信息化水平，檔案管理工作無法滿足現階段事業單位的要求，檔案管理部門需要加深對信息技術應用的認知，采取必要的措施推進信息技術在檔案管理工作中的深度應用，以發揮出信息技術的優勢，全面提高檔案管理的成效。

一、應用的必要性

（一）時間效益明顯

信息技術在檔案管理中的充分應用，取代了檔案管理工作中的眾多手工操作內容，借助信息化檔案管理系統，對檔案實行電子化管理。紙質檔案在完成一系列檔案處理流程后，在庫房進行妥善的保管，其各項操作在管理系統中完成，而其電子化檔案通過分類整理歸檔后，存儲至數據庫中，方便事業單位其他部門查閱與調取檔案，檔案共享程度與利用率得到明顯提升，節約了檔案管理人員大量的工作時間，時間效益非常明顯。

（二）優化組織結構

由于傳統的檔案管理工作需要眾多的手工操作，而事業單位檔案管理工作內容多，工作任務繁重，配置的檔案管理人員較多，組織較為臃腫，并增加了運營支出。在應用信息技術后，簡化了檔案管理工作流程，精簡了冗余崗位，部分手工工作內容由信息管理系統替代，提高了檔案管理的效率，還提升了檔案管理的精度，崗位設置也更加科學合理，整個組織結構得到了最大限度的優化，節省了事業單位的運營成本。

（三）安全性更好

紙質檔案管理對存儲環境有著較高的要求，需要做好“五防”工作，以避免檔案遭到損壞，影響到其利用價值，但是紙質檔案本身較為薄弱，容易受潮和遭到蟲蛀，在使用過程中，如果保管不當或翻閱力度過大，容易發生遺失、破損問題，整體的安全性較低。而使用信息技術能很好地解決以上問題，電子檔案保管在云盤或檔案部門自身的服務器中，保管的安全等級較高。在檔案利用過程中，使用者借助計算機通過互聯網查閱和下載檔案，無須使用紙質檔案，在節約檔案管理時間的同時，杜絕了檔案丟失、損壞等問題，檔案管理效益十分顯著。

二、信息技術應用現狀分析

（一）應用意識薄弱

受事業單位傳統檔案管理思維的影響，部分事業單位還在延續以往的檔案管理模式，信息技術在檔案管理工作中的應用十分有限，僅僅作為一個輔助性的工具，檔案管理功能也較為簡單，像查閱、調取、錄入信息等，整體信息化程度較低。此外，由于檔案管理無法產生直接的經濟效益，部分事業單位對檔案管理工作不夠重視，在人員、資金、物力等方面缺少足夠的支撐，部分檔案管理人員年紀偏大，對信息技術的接受程度較低，導致事業單位檔案管理整體信息技術應用意識薄弱，進而對信息技術應用造成阻礙。

（二）信息化建設滯后

由于事業單位重視程度與意識不足，其檔案管理信息化建設的進程受到影響，部分事業單位信息化檔案管理的軟硬件設施更新滯后，信息化設施功能性較差，無法滿足現代檔案管理工作對容量、傳輸、處理速度的要求，影響了檔案管理的信息化發展。目前，針對檔案管理的信息技術已經十分成熟，信息化、自動化、智能化水平較高，但是檔案管理信息化基礎設施建設的滯后，將限制信息技術能效的發揮，不利于檔案管理的高效率、高質量發展。

（三）信息技術素養較差

信息化檔案管理工作的開展，對檔案管理人員的信息技術素養有著較高的要求，檔案管理人員除了要具備較高的專業水平，還需熟知信息化檔案管理的知識，并可熟練操作檔案管理系統與計算機，從而確保檔案信息化管理的質量。然而由于事業單位檔案管理人員在信息技術素養方面存在不足，信息技術在檔案管理中發揮的作用有限，沒有體現出應用信息技術的優勢，甚至影響了檔案信息化管理的成果。出現這一問題的主要原因是在檔案管理崗位設置階段，沒有針對該崗位設置嚴格的信息技術要求，側重于檔案管理知識方面的內容設置，而忽視了對崗位信息技術水平的要求。

三、信息技術在檔案管理中的應用分析

（一）存儲技術與備份技術的運用

在檔案信息化管理中，需將紙質檔案轉化為電子檔案，并存至檔案管理系統的數據庫中，以完成電子檔案的歸檔和保存。目前云存儲技術發展迅速，信息技術水平較高的云服務提供商可為用戶提供云存儲空間，保證用戶信息的安全。事業單位檔案管理可以借助提供商的技術優勢，將電子檔案存儲至云空間，并備份電子檔案，以確保檔案信息的安全性，這解決了事業單位信息技術水平不夠的難題。此外，大數據技術在檔案管理中也得到了充分的應用，數字化處理紙質檔案，并通過大數據技術進行資源整合，可以深挖檔案數據信息的價值，為其利用做好準備。基于云存儲與備份技術，將檔案存儲至安全空間，并對檔案進行數字化管理，防止了檔案丟失問題，對于事業單位檔案管理工作的開展非常有益。

（二）管理軟件的應用

將基于信息技術編寫的檔案管理軟件安裝至計算機中后，檔案管理人員就可通過操作計算機完成檔案管理的各項工作。事業單位在檔案管理中，可以使用計算機中的各種軟件進行檔案管理的各項工作，如通過計算機運行檔案管理系統，在系統中進行檔案文件資料的收集、整理、加工等工作，或者是查閱系統中存儲的檔案，可以直接檢索關鍵詞查找到目標檔案。在信息傳遞過程中，可以使用社交軟件進行事業單位內部信息的交互。在使用計算機管理檔案的過程中，要做好信息安全管理工作，強化檔案管理人員信息安全意識，明確其信息安全責任，規范其操作行為，以防止人為操作失誤，或者因網絡安全意識薄弱引發檔案信息泄露問題。

（三）內部信息網絡的應用

為了最大限度地應用信息技術，事業單位需開展全面的信息化建設，不僅要提高檔案管理的信息化水平，還要打造內部全面覆蓋的信息網絡，構建內部高效化運行的信息交互渠道，為檔案管理效率的提升奠定基礎。所以，運用網絡技術、信息技術，將事業單位的管理系統、業務系統、辦公系統等進行對接，為檔案管理構建一個暢通無阻的數據信息收集網絡，各個部門通過網絡將需要歸檔的文件資料、數據信息上傳至檔案管理系統，可以實現檔案管理部門文件資料的實時收集，保證檔案的時效性與完整性。

（四）共享技術的運用

云技術為事業單位檔案管理信息共享提供了支撐。云技術對網絡、硬件、軟件等資源進行了統一集中管理，集成了網絡技術、信息技術、管理平臺技術、應用技術等，根據用戶的實際需要，最大限度地為其提供相應的服務，可以與眾多終端建立連接，實現資源共享。云技術具備在事業單位檔案管理中應用的條件，各級事業單位檔案管理部門基于云技術構建檔案資源庫，對區域內檔案進行集約化管理，實現事業單位內部的資源共享，并將檔案存儲至云端，可避免出現檔案的丟失和信息泄露問題，信息安全性得到了明顯提升。

四、強化信息技術應用的對策

（一）建立并實行嚴格的檔案管理制度

制度是開展一切工作的先決條件，我國現行的《檔案法》明確了各檔案管理部門檔案管理制度建設的要求。基于此，事業單位檔案管理部門需重塑檔案管理工作流程，完善管理制度建設，對檔案管理方式、管理方法、管理內容等進行優化調整，以打造出實用性強、行之有效的管理制度。第一，對目前檔案管理中存在的不足進行深入分析，依據《檔案法》的要求與標準，進行管理制度的調整與優化；第二，明確檔案管理責任，細分檔案工作內容，建立和實施嚴格的管理責任制度，對檔案工作的每一個環節進行監督管理，以避免檔案管理工作出現問題，即使出現問題也可以找到直接的負責人，提高解決問題的效率；第三，建立并實行激勵機制，明確獎懲標準，形成對檔案管理人員的約束與激勵，以確保檔案信息化管理的質量與效率。

（二）樹立信息技術應用意識

為了實現信息技術在檔案管理中的充分應用，事業單位應從強化思想意識上入手，樹立全員的信息技術應用意識，以促進檔案管理信息化水平的提升。第一，從檔案電子化入手，把控好信息化檔案管理的關鍵點，明確信息技術應用的優勢與必要性；第二，事業單位領導需以身作則，通過學習提升自身的信息技術素養，帶動和引導檔案管理人員學習信息技術，營造濃厚的信息技術學習氛圍，為信息技術應用奠定思想與理論基礎。

（三）增加資金投入

針對事業單位信息化基礎設施不完善的問題，事業單位需要增加資金投入，將信息化建設提上工作日程，為信息技術在檔案管理中的應用做好基礎保障。由于信息技術不斷更新發展，事業單位應制定長期的資金投入計劃，信息化建設應與時俱進，根據信息技術的發展及時更新。第一，將信息化建設作為事業單位中的正式工作，提前進行統籌規劃，以長遠發展的眼光編制預算，為信息化建設提供充足的資金支撐；第二，制定資金使用計劃，嚴格控制檔案信息化建設成本，可與云服務提供商合作，減少硬件設施上的維護成本；第三，引進智能化設備與系統，以智能化檔案管理為方向，進一步提高檔案管理的現代化水平，實現信息技術優勢的最大化發揮。

（四）提高人員的信息技術素養

檔案管理人員的信息技術素養水平，直接影響著信息技術在檔案管理中應用的成效，所以人員信息技術素養的提高非常關鍵，事業單位需要提高對信息技術培訓的重視程度，對現有檔案管理人員進行系統性、專業化的信息技術培訓，以提高其信息技術水平。第一，信息技術培訓涉及檔案管理系統操作培訓、計算機技術培訓、信息安全培訓等，能在確保檔案管理安全的同時，提高檔案管理人員的實際操作能力。第二，基于信息技術的檔案管理知識培訓，將當下最為先進的檔案管理知識、管理理念、管理技術等納入培訓范疇，全面提升檔案管理人員在信息時代檔案管理的專業度。第三，加強保密培訓，事業單位檔案中存在較多的涉密檔案，應針對《保密法》進行培訓，增強檔案人員的安全意識，保障檔案信息的安全性。檔案管理信息技術的應用，應切實做好人員的相關培訓工作，夯實信息技術應用的基礎，為信息技術應用效力的充分發揮提供保障。

五、結語

檔案管理是事業單位運營管理中非常重要的一項內容，檔案完整真實地記錄了事業單位日常運行中的重要事物，屬于事業單位寶貴的數據資產，具有巨大的參考與利用價值。在信息時代，各行各業實現了信息化的發展，信息技術呈現出了應用的巨大優勢，事業單位在檔案管理工作中，需充分應用信息技術，提高自身檔案管理的水平，以滿足社會經濟發展的需要，實現事業單位的健康發展、高質量運營。