工程企業協同辦公系統建設研究

文/中國電力建設集團有限公司北方區域總部 景中杰

隨著建筑施工行業的快速發展，工程企業市場競爭壓力日漸增大，而提高工程企業管理技術水平是解決企業發展困境的重要方式。辦公管理作為工程企業綜合管理中的一部分，其管理水平直接關系著工程企業經濟效益和社會效益。目前，伴隨著企業規模的不斷擴大，一些大型工程企業普遍面臨企業總部、各部門、分公司距離遠，信息傳遞和協同辦公效率低的問題，阻礙著工程企業可持續發展?；诖耍疚脑诿鞔_協同辦公系統基本含義基礎上，分析并探究工程企業協同辦公系統建設的意義和策略，這對工程企業有效加強協同辦公系統建設、提高辦公管理效率具有借鑒意義。

一、協同辦公系統

協同辦公系統是通過將現代化信息技術和電子一體化技術結合在一起，最終構建而成的綜合辦公平臺。協同辦公系統具有較強的綜合性特征，可以將企業辦公信息整合在一起，實現統一化管理，即將會議、檔案、公文以及知識等元素實現一體化管理。近幾年來，隨著協同辦公系統的持續發展，逐漸衍生出多種形式，具體包括純文檔型辦公、電子文檔傳遞、部分管理系統的信息化、各行業的信息化等內容。

從特征方面來看，協同辦公系統具有通用性和可拓展性、技術的前瞻性、整體性和統一性、穩定性、安全性以及容錯性、快速表單制作。其一，通用性和可拓展性。系統設計通用性較強，符合國家制定的電子政務標準，其中WEB瀏覽器方式是系統所有功能實現和操作的基本保障。其二，技術的前瞻性。系統各個平臺均采用開發語言和開發工具，提高系統設計和開發的適用性。其三，整體性和統一性。系統采用的協議、信息格式以及接口標準均符合國家標準，保證各平臺在數據層和應用層進行數據交換的流暢性，同時系統設計風格和設計界面保持高度統一性。其四，穩定性、安全性以及容錯性。系統身份認證和信息審核較為嚴格，保證用戶使用系統和信息傳遞的安全性；關于病毒預防、數據備份，系統中設置了相應解決方案，確保系統有序運轉；系統具有容錯性，對用戶的非正常操作能夠進行精準識別并處理，避免出現運行錯誤。其五，快速表單制作。協同辦公系統代替了傳統式的手工制作表格，工作人員只需通過辦公系統便能快速進行數據提取、表格繪制以及分析和統計數據，能為企業決策提供數據依據。

二、工程企業協同辦公系統建設的意義

工程企業應用協同辦公系統，用戶通過系統可以隨時隨地進行日常辦公管理工作，打破了時間、地點、人員的限制，不僅成為工程企業會議決策的重要通道，還是企業進行信息數據跨區域傳遞、信息溝通以及業務處理的主要工具，能提高企業辦公效率，給工程企業帶來經濟效益的同時，也帶來了社會效益。

（一）提高企業日常管理工作效率。工程企業運用協同辦公系統能減少管理工作環節，簡化工作流程，提高企業日常管理工作效率。傳統的管理模式下，工程企業信息數據通常是儲存在計算機里，數據利用率不高，信息數據的真正作用沒有發揮出來，而且傳統的文件傳播方式主要采用的是軟件盤或其他硬件設備，文件共享所涉及的程序較為繁雜，增加了時間成本和人力資源成本，降低了工作效率，對工作進度有一定的不利影響。企業加強協同辦公系統建設，工作人員只需通過系統便可實現所有文件的分享與發放，減少不必要的操作與流程，簡化管理工作環節，減少相關資源的消耗，提高管理工作效率。

（二）增強企業經濟效益。工程企業運用協同辦公系統能減少人力、物力等資源的消耗，降低管理成本，增強企業經濟效益。傳統管理模式下，工程企業應用的系統軟件程序較為復雜，網站建立以及維護所涉及的程序比較繁瑣，不僅需要花費大量時間成本，還需要專業的技術人員，人力和物力成本較高，降低了工程企業經濟效益。企業應用協同辦公系統，該系統將工程企業各方面管理工作結合到一起，包括會議決策、業務處理、信息數據分析統計以及對員工的職能培訓等工作內容，通過系統應用，可以實現各項管理工作的協同合作，極大程度上節約了人力資源和部分基礎設施資源，減少了工程企業在管理方面所花費的成本，促進工程企業經濟效益不斷提高。

（三）增強企業社會效益。工程企業運用協同辦公系統能增強企業市場競爭力，提升企業社會效益。傳統管理模式下，工程企業信息傳遞效率低、速度慢、順暢度不夠，信息共享功能缺失，管理系統對企業社會效益的促進作用不明顯。而在工程企業中應用協同辦公系統，可以充分提升企業形象，改善企業溝通時效，拓展企業宣傳渠道，提高工作過程中的溝通效率，讓信息傳遞更加順暢，傳遞的速度更快、更有效。通過利用互聯網信息技術，增強企業綜合競爭能力，給企業帶來良好的社會效益。

（四）解決會議召開時地點、時間的限制問題。工程企業運用協同辦公系統能解決會議召開時地點、時間的限制問題，提高工作效率。傳統管理模式下，企業會議召開受時間、地點以及人員限制較為嚴重，各分公司員工為了參加會議，需要從各地返回公司總部所在地，路上需要耗費大量時間，且要花費一定經濟費用，不僅浪費員工工作時間，還容易影響會議的正常召開。而在工程企業中應用協同辦公系統，該系統將公司總部以及各地分公司的網絡系統整合在一起，在會議召開之前，員工只需要登錄系統界面，選擇會議功能，便能實現線上會議的召開。協同辦公系統軟件打破了區域的限制，企業可隨時隨地召開會議以及進行其他方面的工作，有助于提高工作效率。

三、工程企業協同辦公系統建設策略

（一）以企業辦公特性為前提。不同企業辦公特性不同，工程企業在建設協同辦公系統過程中，要從實際出發，結合企業本身辦公特性，制定科學有效的協同辦公系統，如財務管理軟件、工程預算軟件以及人力資源軟件等。工程企業結合本身發展特點，以促進企業發展為前提，加強協同辦公系統內的功能建設，包括內網QQ、電子郵件、電子會議室、留言板以及公告欄等模塊，讓企業與分公司、各項目部門、員工之間能夠快速、高效進行信息的傳遞與共享，提高工作效率和信息收取率。另外，增加線上公文處理模塊，實現自定義公文流程，且每個環節可由多個處理人同時審批公文，增強流程的靈活性。

（二）提升系統的安全性能。安全機制是協同辦公系統順利運行的基本保障，加強系統安全性能建設與優化能進一步提高協同辦公系統運行的科學性、規范性以及標準性，能有效避免系統錯誤的發生，提高系統運行速度，增強工作效率。其一，身份認證。工程企業在建設協同辦公系統時，要不斷強化員工安全管理意識，讓員工重視安全管理。同時，在建設優化系統過程中，工程企業要在原有基礎上提高身份認證級別，增加身份審核內容以及審核環節，保障用戶身份信息的安全性，避免信息泄露。其二，權限管理。為更好促進企業內部協同管理工作的有效開展，工程企業在現有情況下適當放寬協同辦公系統管理權限，但要把握好放寬的程度及范圍，如增加部分負責人管理權限，實現共同監督和管理，提高系統的安全性。

（三）構建一體化的信息平臺。新的社會環境下，工程企業規模擴大的同時，對企業內部管理系統提出了更高要求，管理系統不僅要滿足企業內部信息共享、傳遞、會議召開等基本工作要求，在此基礎上還要不斷增加系統功能，使系統的綜合性和統一性更加完善。在實際建設中，工程企業可以借鑒國家大型企業在工程方面制定的標準和相關規定，并根據企業自身實際發展情況，制定出更加合理、規范且符合企業長期發展的方案，從個人管理到各部門協同管理，從信息挖掘到信息數據分析統計，再到信息的傳遞與共享，形成一體化的信息平臺，幫助企業實現現代化管理。

（四）加強學習推進系統技術不斷優化。要堅持創新發展道路，堅持技術創新和管理創新。創新是當前現代社會發展的核心要素，是推動社會主義和諧建設和發展的根本方向。只有不斷創新突破，才能在激烈的競爭中站穩腳步。因此，工程企業在加強協同辦公系統建設的同時，要格外重視系統技術創新和優化，要深入貫徹黨中央關于創新推動發展戰略，堅定創新管理理念，積極學習其他工程企業在協同辦公系統方面的建設應用，并從中汲取對自己有利的部分，創新優化協同辦公系統，滿足工程企業發展對系統的高要求。

四、結語

綜上所述，隨著社會經濟的不斷發展以及科技水平的不斷提高，我國建筑工程行業正逐步實現現代化、智能化。工程企業作為建筑工程行業發展中的重要組成部分，其本身發展能力關系著企業可持續發展，對整個行業發展有著一定影響。現代化社會的到來加快了工程企業發展速度，同時增加了該行業的競爭壓力。為了在激烈的市場競爭中占有一席之地，工程企業充分加強協同辦公系統建設，不僅能提高企業經濟效益和社會效益，還能打破時間、區域限制，提高企業工作效率。因此，工程企業在建設協同辦公系統時，要以企業辦公特性為前提，強化系統的安全性，積極構建一體化信息平臺，同時加強學習和借鑒，推動協同辦公系統技術不斷優化與完善。