關于做好事業單位人事檔案管理工作的思考

文/中共通化市委黨校 吳凡

一、事業單位人事檔案管理工作的概念和現狀

事業單位的人事檔案管理是把職工的人事檔案信息材料進行科學合理地收集、鑒定、分類、整理、裝訂、統計、保管和開發利用的一系列行為。檔案中的信息記載和變動，是對事業單位中各級領導干部和職工的個人成長履歷、工作學習經歷、黨團社會關系、職務職稱晉升、工資工作變動及所經歷的重大事件等的真實客觀記錄。同時也是對干部選拔任用、人才調動、事業單位改革發展的重要參考依據。目前，個別事業單位的人事檔案管理制度仍存在一些弊端和局限性，在一定程度上阻礙了人事管理工作的有效開展。事業單位必須對傳統的人事檔案管理制度與模式進行積極探索與開拓創新，這是其謀求進一步發展的必經之路，也是新形勢下事業單位改革發展的必然要求。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

各事業單位在日常開展的人事檔案管理工作的過程中一直追求發展，但還是存在與當下社會各項事業發展不適應的情況，具體表現在：

（一）綜合型、高素質管理人才缺乏。新時期，人事檔案管理工作必須配備素質更高的管理人員，才能切實保證此項工作的專業性和高效性。目前的管理隊伍中，亟須既精通檔案管理專業知識又掌握電子信息化技術的綜合型人才。管理人員的綜合素質普遍不高，在檔案意識、專業知識、思想素質與服務責任意識等方面比較欠缺，還存在著學歷不高、年齡偏大、對新知識的接受速度較慢、日常接受的培訓缺乏、自身職業認可度偏低等問題。很多管理人員并非專職人員，多為身兼數職，或跨行管理，在人事檔案管理工作上的時間和精力受限。種種問題阻礙了事業單位人事檔案數字化、標準化建設工作的發展，直接影響了大數據背景下的檔案管理信息化進程，致使一些新方法、新手段在事業單位人事檔案管理中的推廣受到阻礙。

（二）標準化制度、信息化體系建設落后。隨著社會的不斷發展，事業單位的性質、內容也隨之發生變化。人員的流動和性質轉變，為人事檔案管理工作帶來了新的難題。目前事業單位存在著創新工作開展積極性不夠、制度體系建設缺乏標準、多頭管理、檔案內容收集被動、更新滯后、規章制度存在漏洞等問題，導致檔案的日常環節缺乏秩序，影響了人事檔案管理工作標準化開展水平。信息化建設滯后同樣是事業單位檔案管理的共性問題——當前很多單位依然采用傳統的、較為過時的管理制度與模式，無法滿足單位對人事檔案利用的迫切要求。相比于紙質檔案電子化具有便于查閱、存儲、省時省力的優勢，傳統的紙質檔案弊大于利，存在著易丟失，不易保存，查閱費時費力，存儲占據空間等問題。即使引入電子管理，也僅存在于目錄錄入、登記、轉遞等日常管理環節中。因此，人事檔案管理總體呈現出信息化建設水平滯后等問題。

（三）對檔案工作的重要性認知缺乏。當前，有些事業單位對檔案管理重要性的認識還沒有提到戰略地位，致使人事檔案管理工作經常被邊緣化，檔案管理工作出現了被動滯后等問題。很多領導認為檔案管理只有面臨查閱、調動、迎檢等需求時才得以利用，錯誤地認為人事檔案管理工作是沒有技術的邊緣性基礎工作，在資金投入、設施建設、人才配置等方面都缺乏深入的研究。職工的檔案意識差，會導致個人提交存檔材料時態度敷衍，檔案材料不準確、不完善。檔案管理人員對于人事檔案管理工作了解不夠，對自身的職業認可度低，把其看作是簡單整理收納工作，對于職業前景持有消極態度。各個層面的不重視會導致檔案工作整體規劃不足，基礎設施建設的落后，軟件技術落后、人員過少等問題，直接影響了個人檔案的規范性和事業單位人事工作的正常開展。

（四）內容的開發利用有局限性。人事檔案管理工作存在的根本意義在于高效利用，能實現為干部職工考學、調動、晉升提供依據等服務。而目前人事檔案管理卻本末倒置，存在重保密、輕利用的情況，對其內容開發和利用的深度、廣度都十分有限。人事檔案材料不夠完善，更多停留在信息簡單匯總和整合，大多是學習工作經歷、社會關系以及個人思想政治品德方面的內容，而有關個人特長、工作能力方面的比重較少。如果人事檔案無法完整、全面地反映干部職工的綜合素質和真實水平，也就無法為下一步的人事決策提供更加科學真實的參考依據。同時，檔案材料被使用的方式也比較嚴格，只有領導調閱、組織審查時，檔案管理部門才能提供。利用范圍十分有限，總是處于被動的狀態，使得人事檔案的實際價值未能體現。

三、提升事業單位人事檔案管理水平的若干措施

（一）加大專業人才隊伍培養力度。為了滿足大數據背景下現代人事檔案管理工作的順利開展，人事檔案管理工作必須以構建一支具備專業知識、信息技術、安全意識和實操能力、創新意識的檔案管理人才隊伍為目標，大力培養現有的優秀人才，并通過招聘、交流等方式引進更多的專業人才。要根據實際工作需求，在日常工作中注重對管理人員進行專業理論技能、職業素養等方面的培訓和教育，使檔案管理工作與時俱進。通過“請進來”“走出去”策略，引進掌握專業的檔案知識、網絡應用技術的復合型人才來完善人才結構，邀請檔案領域的權威人士或先進部門授課，安排人事檔案工作者赴優秀單位參觀考察。同時實行單位內部考核競爭激勵機制，促進管理人員的內生動力，激發職業積極性，增加工作責任感。

（二）加強信息化規范化制度建設。在推進檔案信息化建設的過程中，單位應從軟件、硬件建設兩方面入手，進一步夯實人事檔案改革發展的各項基礎。硬件方面，要完善檔案信息化管理的基礎設施，從人員配置、館室建設、購置設備等方面加大數字化檔案管理的物質保障；軟件方面，要充分利用檔案材料信息化優勢，構建出一體化的檔案信息化網絡管理體系，創立人事檔案數據信息庫，通過統一高效的操作模式和處理體系，便于人事檔案原始紙質版的掃描錄入、更新編輯、收集整理的自動化。逐步淘汰摒棄不符合實際的舊規章制度，健全完善現有的檔案管理制度，制定出更加科學的人事檔案整理流程。對檔案管理工作進行監督管理，量化考核，既從紀律和制度方面規范管理人員的管理行為，又從組織激勵、培訓教育方面提升管理人員的積極性和責任感，使人事檔案管理工作朝著更加規范、標準的方向發展。

（三）建設人事檔案管理新模式。加強人事檔案管理的最終目標是為單位和個體員工的發展提供服務，提高服務能力有助于事業單位向服務性單位職能的轉變，因此，需要對人事檔案的功能性、實用性和服務性進行重新定位和內涵提升。檔案內容應與時俱進，呈現出更加全面、客觀的特點，兼具動態性。有效保留檔案中原有的重要內容，及時更新舊檔案信息，對檔案的實際內涵進行擴大和豐富，增添充分體現實際狀況如專業特長、工作能力、特殊技能、道德素養等內容，給單位提供更完整客觀的檔案信息。要以服務第一、重視利用、深度開發為未來調整方向，以滿足人事檔案使用需求。可以紙質版的人事檔案為依據，建立人事檔案信息數據庫，供利用單位和個人按權限查詢利用，嘗試建立社會化開放式的人事檔案管理新模式，提供多樣、全面的人事檔案服務。

（四）樹立現代化的人事檔案觀念。切實提升檔案管理工作水平的前提是正確認識人事檔案，因此加強檔案管理人員和領導干部、職工本身的檔案意識和開發利用意識至關重要。開展好檔案相關知識的宣傳教育工作，促使檔案管理者加快觀念轉化，明確其工作性質和崗位職責。通過運用先進的檔案管理理念，利用學習提升自身檔案素質、管理服務素質和信息化素養、精細化工作意識、職業認同感，充分認識檔案管理工作的實際價值，樹立工作責任感和敬業精神。領導干部們必須做到率先垂范，認識到人事檔案管理工作的專業性、重要性和嚴肅性，重視檔案工作的硬件、軟件設施的完備和對檔案人員的培訓工作；定期對其他職工進行檔案知識的普及工作，使其認識到人事檔案對于維護個體利益和配合單位人事決策的需要，意識到準確完整的檔案對個人成長發展的重大意義，為單位人事檔案工作的順利開展作貢獻。

四、結語

綜上所述，當前事業單位人事檔案工作中存在著一些亟待解決的問題，改革發展任重道遠。因此，為了達到提升事業單位人事檔案工作水平的目標，要創建更加科學、先進的人事檔案管理制度，培養高素質的人事檔案管理隊伍，提高此類工作的整體效率，事業單位人事檔案管理工作一定會邁上一個新臺階，為我國社會各項事業的蓬勃發展助力。