基于大數據思維的人事檔案管理研究

文/德州市農業科學研究院 齊洪鑫

人事檔案是企業組織部門和人事部門進行人員培養、選拔的真實材料，其不僅詳細記載職員基本信息、工作能力，而且展示員工思想道德、個人經歷等，為企業全面掌握員工的重要參考，所以人事檔案管理的重要性不言而喻。提升人事檔案管理工作效率，為現階段各企業首要考量的問題，在先進科技的支撐下，可切實解決上述問題，切實實現人事檔案數字化管理。大數據背景下，檔案信息收集及利用方式發生變革，要求檔案管理工作應與時代發展相匹配，從多方面加強人事檔案管理創新，為企業準確選用人才奠定基礎，提升企業核心競爭力。

一、大數據時代人事檔案管理優勢

大數據背景下，切實將人事檔案管理帶入新的層級，實現數字化管理。與傳統紙質管理方式相較，數字化管理僅將紙質人事檔案掃描，并將其數據轉換為相應的文本及圖像，不僅提升人事檔案管理工作效率，而且增強檔案信息的精準度，為企業準確選拔人才提供便捷。大數據背景下，人事檔案管理優勢主要體現在以下幾方面：其一，管理規范化。傳統紙質人事管理，在查閱過程中，經常或出現損壞等問題。數字化管理可將上述問題解決，使檔案管理更具規范性，同時確保檔案數據信息的真實性。其二，更新及時性。傳統人事紙質檔案，需多人協作完成，管理過程中會涉及信息收集、整理以及歸檔等環節，不僅操作較為復雜，而且需耗損較長時間。大數據支持下，人事檔案管理可實時將信息更新，保證檔案資料時效性及準確性。其三，高效節約。數字化人事檔案管理，可實現無紙化辦公要求，節省存儲空間及成本。對人事檔案實時添加、更改、查閱時，僅通過計算機便可完成辦公，提升管理效率。其四，安全集中。紙質檔案由于頻繁查閱，使其難以實現長久性保存。大數據支持下，人事檔案管理資料可完成備份，為后續利用提供便捷。

二、大數據背景下人事檔案管理面臨的困境

（一）人事檔案信息化建設滯后。一方面，缺乏前期完善的整體籌劃。人事檔案信息采集與系統建設過程中，前期應做好大量準備工作，并通過專業團隊實施。然而，現階段部分企業在實際建設過程中，將核心置于業務發展層面，對人事檔案管理信息化建設重視度缺乏，導致信息建設相關標準未能完善，僅依靠人事部門自行探索，人事人員將該項工作委托于軟件開發，不僅造成重復開發，而且質量不理想，后期維護造成大量人力及資金浪費，同時系統功能應用缺乏合理性及科學性，造成信息化建設止步不前。另一方面，社會應用不足。當前個人事務辦理，工作效率較低，人事檔案信息化應用與理想成效存在較大距離。

（二）人事檔案管理模式落后。人事檔案管理手段與管理實際成效密切相關，面對大數據技術層面，人事檔案管理未能充分應用，難以與當前現代化發展潮流接軌。部分企業組織人員出于信息保密考量，對大數據技術應用具有一定的抵觸心理，從而難以將其貫徹于實際檔案信息管理中。此外，管理人員對大數據技術掌握能力缺乏，不僅需自身努力提升，而且相關部門應加強關注，人事檔案管理進步緩慢，與其他檔案管理迅速發展格格不入。

（三）人事檔案管理制度缺乏完善。當前企業人事檔案管理中，僅將管理層及職工檔案劃分管控，但針對此類管控并未給予相關制度及規定，所以人事管理人員僅依靠管理層檔案進行分類管控，與當前社會發展潮流難以匹配。因此，需對人事檔案管理進行整體籌劃管理，根據企業實際發展狀況，制定統一的人事檔案管理要求及標準，對人員身份不予以區分，完善相關管理機制，實施集中管理，構建人事檔案數據庫，并設相應的權限查詢，不僅提升工作效率，提高人事檔案利用率，而且促進人事檔案管理規范化。

（四）檔案信息安全和隱私性。人事檔案管理為一項系統性的工作，不僅要求檔案信息資料完整性及系統性，而且應保證檔案資料信息的安全性及真實性。檔案信息的安全性，一直是大數據發展的核心，而且成為大數據在人事檔案管理中應用的關鍵點。數字化技術不斷發展，信息傳播及發展不斷優化升級，但信息安全性能維護力度不足，成為當前首要考量的問題。隱私及安全不僅體現在技術方面，同時在利用大數據技術時，應將其核心內涵明確，確保該系統在提升檔案管理工作效率基礎上，確保檔案信息數據的安全性。人事檔案信息一旦泄露，不僅對職員造成影響，而且使企業經濟受損，不利于企業可持續發展。

三、基于大數據創新人事管理策略

（一）樹立大數據人事檔案管理理念。基于大數據背景下，企業人事檔案管理部門應正確掌握當前形勢，轉變傳統管理理念，應以企業管理層為主導，通過各方面途徑，加強人員大數據管理理念，并不斷為其他員工樹立典范，使全體人員正確認識大數據的重要性，并掌握大數據在檔案管理中的優勢，促進人事檔案信息化建設。同時，企業應積極組織員工強化大數據理念，全方位掌握大數據時代特征及內涵，以此提升大數據技術對企業人事檔案管理的高效性，促進企業可持續發展。

（二）健全人事檔案管理機制。為確保大數據技術有效應用，應完善人事檔案管理機制，滿足其應用要求。企業應根據自身發展戰略目標，結合自身實際人事管理狀況，健全人事檔案管理機制，為人事檔案工作有效管理提供保證，加快人事檔案管理創新腳步。該過程中，管理人員應嚴格遵循相關制度要求操作人事檔案管理，嚴格將其貫徹于檔案資料數據信息收集、整理及歸檔等，確保人事檔案資料的完整性及真實性。需特別注意的是，企業管理人員應積極利用大數據技術，將檔案資料劃分類別，為后期便捷使用提供助力。

（三）建設信息化數據庫。大數據背景下，加強人事檔案信息化建設不可或缺，而信息數據庫為信息化建設核心內容之一。首先應通過專業檔案管理人員，將檔案管理內容明確，循序漸進實現數字化建設。其次，人事檔案信息編輯之前，建設相應信息化數據庫，利用云計算、云存儲等大數據技術，實現檔案信息收集、整合及分類，確保編輯數據與紙質檔案信息保持一致，防止檔案信息不對稱性。最后，建立相關訪問材料實際界面，主要體現在兩個方面：一方面，前臺操作系統。確保信息可實現全部整理及搜索，不僅簡單便捷，而且準確性較高；另一方面，建后臺操作系統。專業人員需根據實際狀況，將人事檔案資料添加或修改，確保其資料數據時效性及完整性。由此表明，利用大數據建設信息化數據庫，為人事檔案管理提供新的切入點，不僅可切實提升工作效率，而且避免數據丟失等。

（四）優化、維護管理系統。為確保人事檔案管理健康發展，數字化人事檔案管理過程中，需制定完善的優化及升級計劃，確保管理系統處于最佳工作狀態，避免系統出現故障，影響工作效率。現階段，計算機處于高速發展階段，為人們帶來便捷的同時，計算機病毒隨之增多，若對管理系統不能進行優化維護及升級，使防御系統受損，增加數據信息泄露風險。此外，選用人事檔案管理系統時，應根據企業計算機硬件狀況，選用匹配性最佳的系統，確保其使用的持續性。構建專業管理團隊，并實施責任制，將管理系統在使用、維護等工作中落實，充分發揮管理系統的有效價值。

（五）強化信息安全管理。大數據時代，信息安全性成為人們關注的焦點，如何保證人事檔案材料的安全性，為數字化人事檔案管理首要考量問題。具體管理人事檔案時，應做好以下幾方面：首先，傳遞及搜索相關資料時，應嚴控信息審批，確保存儲使用規范。其次，數據采集過程中，應把控采集軟件使用范圍。數據實施共享過程中，應嚴加斟酌開放度，適當設定相應的使用權限，對相關人員信息隱私保護，避免信息泄露。為避免計算機系統被黑客入侵，應通過多途徑實現，如網絡隔離、逐級加密、設立防火墻等。最后，數據備份、維護及使用系統過程中，應嚴格將權責落實。以云計算為代表的大數據技術，均具有相關數據恢復功能，在維護系統安全過程中，應將其多個安全技術聯合應用，確保數據信息的安全性。

（六）提升檔案管理人員專業素養。若想滿足大數據時代要求，應積極加強人事檔案管理人員專業素養，并確保其利用信息技術，將各類問題予以解決，依照當前實際狀況，利用多項培訓方式，提升管理人員專業素養，使其滿足大數據時代人事檔案管理工作要求。同時，應積極組織專題學術活動、業務交流會等，積極為人事檔案管理人員傳輸當前先進的管理方式，并鼓勵員工提出創新，根據自身管理經驗，分享管理創新方式，主動樹立服務理念，提升人事檔案管理工作效率。

四、結語

大數據背景下，信息技術不斷革新，為人事檔案管理帶來便捷的同時，提出新的管理要求。企業迅速發展過程中，人事檔案數據信息不斷增加，若仍沿用傳統管理模式，不僅難以提升管理效率，而且準確性無法保證。因此，大數據背景下，應積極將人事管理模式創新，通過積極利用大數據建設信息化數據庫，完善相關管理制度，強化信息安全，為人事檔案管理奠定良好基礎。