淺析高校畢業(yè)生檔案管理工作現(xiàn)狀及切入點

文/濟(jì)寧市人力資源市場配置服務(wù)中心 王兵

近幾年，高校畢業(yè)生待業(yè)情況持續(xù)高升，特別是受新冠疫情影響的2020年，被稱為“史上最難就業(yè)年”。出國留學(xué)、準(zhǔn)備攻讀更高學(xué)位、未嘗試找工作、嘗試找但未找到理想的工作、頻繁更換工作等情況造成了高校畢業(yè)生檔案管理工作的新困境。新形勢下，提升高校畢業(yè)生檔案管理效能任重道遠(yuǎn)。

一、高校畢業(yè)生檔案管理的意義

高校畢業(yè)生檔案管理是畢業(yè)生就業(yè)工作的重要組成部分。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的高校畢業(yè)生檔案在記錄學(xué)生個人基礎(chǔ)信息等成長經(jīng)歷的同時，能綜合、客觀地反映出學(xué)生在校期間德育、智育、體育、生活表現(xiàn)和素質(zhì)能力，具有極高的可信性和可追溯性。尤其是學(xué)生在校期間的獎、懲情況，能從側(cè)面客觀反映學(xué)生部分真實面貌，促使用人單位認(rèn)真審核、判斷學(xué)生的個人素養(yǎng)情況，是高校畢業(yè)生就業(yè)的重要依據(jù)。

人事代理人員檔案管理服務(wù)工作的開展和被代理人原始檔案材料完整性、準(zhǔn)確性密切相關(guān)，特別體現(xiàn)在勞動關(guān)系簽訂、解除、終止、工資調(diào)整、發(fā)展規(guī)劃、人才素質(zhì)測評、崗位技能培訓(xùn)、社會保險代辦、職稱評審等就業(yè)延伸工作方面。因此，對高校畢業(yè)生檔案管理工作提出了明確要求。

二、高校畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對原始檔案的追溯性重視度不夠。現(xiàn)階段，高校對學(xué)生學(xué)籍檔案的重視度逐年提升。高校在學(xué)生入校時，會對學(xué)生原始材料、前置學(xué)歷進(jìn)行核查，對錄取通知書、身份證、戶口遷移證、準(zhǔn)考證等材料與考生紙質(zhì)檔案、錄取名冊、電子檔案逐一核查，嚴(yán)格比對新生照片和關(guān)鍵信息，嚴(yán)防冒名頂替。對學(xué)生身份信息與省級招生部門錄取信息（姓名、性別、身份證號等）嚴(yán)格核對，保障學(xué)生原始學(xué)籍的真實性。但對學(xué)生檔案里的原始材料，如：高中紙質(zhì)檔案材料、團(tuán)員材料、入校前各種獎懲材料等紙質(zhì)材料重視度不夠，很多缺、漏材料沒有要求學(xué)生及時補(bǔ)齊，使原始檔案材料具有更強(qiáng)、更可靠的可追溯性。

（二）對紙質(zhì)檔案管理認(rèn)識度不高。高校在校生檔案一般由學(xué)生對應(yīng)的輔導(dǎo)員、班主任直接負(fù)責(zé)管理。學(xué)生入校前，考生檔案會由其所在高中以郵寄的方式寄送高校。高校輔導(dǎo)員會在學(xué)生入校資格審核之后，將紙質(zhì)檔案歸放到一處，但通常不會進(jìn)行詳細(xì)歸檔整理，造成部分學(xué)生畢業(yè)時原始檔案出現(xiàn)丟失、不全；或者原始檔案材料和原始檔案封皮目錄不相符的混亂現(xiàn)象。

（三）對檔案管理責(zé)任心不強(qiáng)。高校學(xué)生入校后，原始檔案材料里學(xué)生每學(xué)期獲得的獎、懲情況等綜合素養(yǎng)方面的內(nèi)容，會逐學(xué)期、逐年發(fā)生改變。檔案管理人員由于身兼數(shù)職，事務(wù)性工作繁雜，一般不能及時錄入、補(bǔ)充、更改、替換原始檔案信息；也有在學(xué)生畢業(yè)離校前，統(tǒng)一集中錄入學(xué)生在校幾年信息的情況；更有檔案管理人員做“甩手掌柜”，委托其他學(xué)生幫忙集中錄入增減獎、懲的現(xiàn)象，這些情況造成了原始檔案材料的及時性、真實性、可靠性不可推敲的復(fù)雜局面。

（四）考生檔案沒有按機(jī)要或指定渠道郵寄。個別考生考入高校，但因各種原因選擇不入校就學(xué)；原高中所在學(xué)校將檔案郵寄到考入高校，而考生因個人原因沒有及時取回檔案；考生認(rèn)為暫時用不著或者今后用不著檔案的現(xiàn)象，造成考生原始檔案丟失。

（五）個人對檔案材料不重視。高校畢業(yè)生離校后，由于高校院、系檔案管理部門和管理人員經(jīng)驗不足、沒有廣泛宣傳檔案和檔案管理的重要性等原因，導(dǎo)致畢業(yè)生忽視個人檔案材料，甚至不知道、不了解個人檔案材料去向，出現(xiàn)報到證遺失等情況。還有部分畢業(yè)生由于自主擇業(yè)、頻繁更換工作、工作單位及個人對檔案材料不重視等原因，使高校畢業(yè)生大量出現(xiàn)棄檔、失檔，造成人事代理單位檔案管理困局。

三、高校畢業(yè)生檔案管理解決思路

（一）落實高校畢業(yè)生檔案管理機(jī)制。高校畢業(yè)生檔案管理是一個周期長、工作量大的系統(tǒng)工作，高校應(yīng)明確制度、具體分工、責(zé)任到人，發(fā)揮“老帶新”“傳幫帶”的優(yōu)勢，做好檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。能在學(xué)生入校審核原始檔案時，梳理出問題，查找出缺、漏的材料，本著能找盡找、能補(bǔ)必補(bǔ)，找不到、補(bǔ)不了必須提交相應(yīng)證明材料的原則，充實原始檔案，使學(xué)生檔案相對完整、有可追溯性，最大化避免錯失重要檔案信息。

（二）提升高校畢業(yè)生檔案管理意識。檔案管理制度規(guī)范化、制度化，在學(xué)生入校后，整理學(xué)生原始檔案，匯總成電子、書面兩種模式歸檔。保障檔案材料管理系統(tǒng)、完善，真正發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)性和準(zhǔn)確性，梳理隱患，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素、減輕影響。

（三）保證高校畢業(yè)生檔案管理的透明性。以學(xué)期為單位，以學(xué)年為節(jié)點，指定專人在每學(xué)期結(jié)束后，及時公示學(xué)生獎、懲情況及檔案增、減情況的原始數(shù)據(jù)，并按要求錄入學(xué)生紙質(zhì)、電子學(xué)籍檔案，使檔案材料真實、有效，使就業(yè)用人單位能夠更好地審查學(xué)生在校情況，為畢業(yè)生就業(yè)增加優(yōu)勢。

（四）加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理的力度。改變延用固有的人事代理模式，缺乏有效溝通的局面。加強(qiáng)宣傳力度和廣度，送政策進(jìn)高校服務(wù)，人事代理單位工作應(yīng)具有前瞻性，將工作重心前移。認(rèn)真梳理工作流程，和高校就業(yè)部門建立聯(lián)系，以學(xué)生入校、職業(yè)規(guī)劃、畢業(yè)指導(dǎo)、考研考編、就業(yè)動態(tài)等幾個時間節(jié)點為切入點，制定簡潔易懂的服務(wù)指南，分批次分階段進(jìn)行政策宣講、管理發(fā)動、調(diào)研跟蹤、檔案去向等普及培訓(xùn)和教育，讓學(xué)生充分了解檔案材料對個人的重要性和意義。

（五）改變高校學(xué)生檔案固有模式。以職業(yè)發(fā)展與規(guī)劃為基礎(chǔ)，根據(jù)企、事業(yè)用人單位對人才需要的側(cè)重點和方向不同，把檔案材料和求職材料相結(jié)合，打破單一模式，匯總成形，給畢業(yè)生提供多角度展示的平臺。把企、事業(yè)用人單位的實際需求作為檔案形式最大化展現(xiàn)的重要依據(jù)，將學(xué)生專業(yè)特長、就業(yè)優(yōu)勢，獲得職業(yè)技能資格證書、職業(yè)期望等說明學(xué)生能力的證明材料補(bǔ)充到個人檔案信息中，完善個人檔案材料，根據(jù)時代要求加強(qiáng)信息化建設(shè)，順應(yīng)市場化、職業(yè)化發(fā)展方向，拓寬畢業(yè)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)渠道。

四、結(jié)語

高校畢業(yè)生人事代理單位、地方檔案管理部門工作前伸、具備前瞻性。重視高校畢業(yè)生檔案管理各個環(huán)節(jié)的切入點，和高校穩(wěn)步合作，以檔案管理為抓手、以人才培養(yǎng)為目標(biāo)、以就業(yè)創(chuàng)業(yè)為導(dǎo)向，力求檔案管理的可靠性、可追溯性的完整呈現(xiàn)，是人事代理人員可享受各種社會待遇的有力憑據(jù)，是解決潛在勞動糾紛的重要依據(jù)，也是保障人事代理人員切身利益的關(guān)鍵。高校畢業(yè)生檔案管理實效化、市場化、細(xì)節(jié)化，能解決人事代理單位、地方檔案管理部門難點；增強(qiáng)人才和崗位匹配精準(zhǔn)度，提升雙向選擇優(yōu)勢；促進(jìn)畢業(yè)生繼續(xù)攻讀學(xué)業(yè)與就業(yè)工作有序銜接，明確職業(yè)生涯和規(guī)劃，提高就業(yè)創(chuàng)業(yè)的比率。