辦公自動化環境下醫院檔案管理對策探析

文/甘肅省天水市第一人民醫院 高宸睿

如今，社會逐漸邁向科技信息時代，智能化、自動化進程在人們的工作生活中起到了重要的作用。對于醫院檔案管理部門的工作來說，自動化辦公條件，提高了醫院對于檔案管理的工作效率，解決了醫院傳統的管理模式下所產生的許多問題和隱患。但是對于醫院檔案管理辦公自動化、信息化而言，檔案的數量以及檔案的安全又成為一大難題，醫院要加強對于檔案的保護力度，建立完善的科學管理體系，提高檔案管理人員對于信息技術的操作能力，確保檔案管理工作合理開展，提高醫院的管理水平，提升醫院在市場競爭中的地位和影響力。

一、醫院檔案管理辦公自動化的優點

（一）改變傳統檔案管理模式下存在的問題。醫院以前通常以紙質檔案的形式出現，因為紙張本身存在著不易保存、容易折損破壞的問題，還容易受潮、易燃，導致檔案丟失、損壞、存儲不完整等問題不斷出現，醫院檔案繁多，導致檔案需要大量的地方存放，占用了醫院大量資源。檔案管理自動化、信息化有效解決了紙質檔案遺留的問題，將醫院電子檔案安全存放在計算機當中，只要計算機不出現問題，就可以保證檔案的存放時間，也可以為醫院節省大量的存放地點，節約醫院的資源，促使醫院資源合理運用。

（二）醫院檔案利用率提高。紙質檔案不利于工作人員的查找和翻閱，面對堆積如山的醫院檔案資料，工作人員難以進行檔案的查找，導致檔案的利用率低下，檔案常年存放在檔案室中，無人問津。醫院檔案管理自動化、信息化管理模式，可以將檔案進行有效利用，節約了查找檔案所需的時間。對于檔案管理工作人員來說，只需要將檔案通過信息技術，并按照規章制度將檔案進行編碼存放，減輕工作人員的工作量，提高了工作效率。在查閱檔案時，只需要輸入對應的編碼，便可以進行檔案的查閱，提高了檔案的查找效率，增加了檔案的利用率。

二、醫院檔案管理辦公自動化的現狀

（一）信息化網絡存在潛在風險。隨著信息技術的發展，醫院檔案管理部門進行信息化變革，在提高了工作效率的同時，也帶來檔案安全隱患問題，由于互聯網技術正處于發展階段，網絡風險仍然是不可避免的事情，醫院檔案以數字化形式進行保存，通過網絡傳播時，極有可能出現風險，導致檔案資料丟失或者被篡改，給醫院帶來無法衡量的經濟損失。

（二）管理人員的操作技術與安全意識不高。由于檔案辦公自動化，需要專業的人才進行檔案系統的操作和管理，醫院在選擇檔案管理工作人員時，沒有重視工作人員對于信息技術的掌握，導致工作人員對于檔案系統的操作只停留在簡單的基礎操作方面，對于數字化檔案管理的安全意識與防范意識不高，容易導致在復制與粘貼系統賬號密碼時出現風險，導致外部網絡進入醫院管理系統，修改管理密碼，使醫院遭受損失。

（三）檔案管理的要求和標準不一致。由于醫院內部結構的復雜特性，各個部門對于本部門的檔案管理與錄用標準不一樣，沒有統一的標準和要求，在檔案整合與管理時，加劇了醫院檔案部門的工作量，降低了檔案管理部門的工作效率，不利于針對各個部門原來的檔案與現在的檔案進行整合管理。

（四）工作形式局限，缺乏溝通。由于醫院各個部門的工作形式與工作內容不同，導致每個部門有不同的工作狀態。而對于檔案管理部門而言，缺乏與各個部門之間的溝通，導致各部門的檔案管理任務加劇，無形中增加了檔案管理工作者的工作量，并給檔案管理工作帶來困擾。

三、醫院檔案管理辦公自動化的對策

（一）提高醫院檔案管理水平。醫院檔案進行自動化管理，極大程度上為醫院節約了資源，使醫院在檔案管理過程中，做到資源的優化利用，提高了檔案管理工作的效率。針對數字化檔案管理，醫院要加強管理，對檔案進行安全科學的存放，建立科學安全的信息互聯網環境，為數字化檔案在查閱和傳輸過程中提供保障。加強醫院網絡安全建設，加強檔案安全的管理，防止外部網絡、病毒、木馬等網絡風險滲入醫院檔案管理網絡當中，給醫院檔案管理工作造成麻煩和損失。由于檔案涉及工作人員隱私，一旦發生檔案失竊或者篡改，都會給醫院的經營和管理造成巨大的風險。因此，要加強醫院網絡安全建設，提高醫院檔案管理水平，確保數字化檔案安全。

（二）提高檔案管理工作人員的技術水平。針對醫院檔案管理工作而言，要加強對于管理人員的培訓，對檔案管理人員進行安全意識教育，提高工作人員的安全意識和防范意識。對檔案管理工作人員進行全方位的技能培訓，針對檔案管理系統操作，提高醫院檔案管理工作人員熟練操作水平，讓工作人員熟練使用管理系統，在操作系統出現問題或者故障時，可以及時做出反應，甚至可以修復系統，加強對于系統的保護。要改掉操作人員錯誤的操作習慣，對于電腦上不常使用的軟件，應及時進行清理，以免造成操作系統被攻擊。加強對于操作人員的安全教育，在登錄管理系統時，不要將管理系統的賬號密碼存放在桌面或者顯眼的位置；或者為了方便登錄，直接復制粘貼，這樣很容易造成密碼被更改。要強化安全意識，在每次進入系統管理界面時，都要在確定電腦安全的情況下，進行手動輸入，以免密碼被更改造成損失。操作人員要不定期更換密碼，加強密碼的強度，防止簡單密碼被破譯。

（三）建立完善的檔案管理規章制度。醫院要建立健全相應的規章制度，對于檔案管理的標準和要求，通過規章制度的形式，進行合理科學的統一規范，并加強各部門之間的責任意識，對于檔案管理要嚴格按照醫院規則辦事，減少檔案工作人員的工作壓力，提高檔案管理工作效率，方便醫院的運營和管理，實現資源的最大化利用。檔案管理人員要依據規章制度，及時進行檔案的鑒定，將無用的檔案、超過保存期的檔案進行銷毀清除，加強醫院檔案管理工作，實現檔案管理的最優化配比，了解各部門的檔案情況，方便部門對于檔案的查閱調取，減少調取時所需要花費的時間，實現高效的檔案管理模式。

（四）加強檔案管理部門與各部門之間的溝通。醫院各個部門要加強部門之間的合作與溝通，變革工作模式，提高工作效率。雖然各部門是相對獨立的，但不妨礙工作上的溝通與合作。對于檔案管理部門而言，與各部門之間的溝通要更加密切。針對各部門的檔案管理，如工作人員在管理檔案過程中出現問題，要及時報告部門的負責人員，與負責人員進行及時溝通，可以減少檔案管理工作中的失誤，縮減了歸檔檔案所需要花費的時間，提高檔案的管理能力。檔案管理工作人員要強化工作意識和工作態度，對于檔案的歸檔、整理和存放，要進行科學合理的管理，避免與其他部門檔案的重合，導致檔案存放失誤，增加檔案查找過程中所需要的時間。加強檔案管理部門與各部門之間的溝通與合作，在檔案管理過程中，可以有效提高檔案管理工作效率，提高管理水平。

四、結語

總而言之，隨著時代的變遷、科技的進步，醫院檔案管理實現信息化，是時代進步的表現，也是醫院進行現代化管理的重要標志。醫院實現檔案管理工作自動化提高了管理人員的工作效率，變革了傳統醫院檔案管理模式，推動醫院檔案管理的現代化步伐，也促進了醫院的前進和發展。但是檔案管理自動化也存在一定的困難，需要醫院領導與檔案管理工作者加以重視，要提高檔案管理工作人員自身的能力與安全意識，為保障醫院檔案的安全做好充足的準備，建立科學合理的管理體制，防止醫院檔案泄露與丟失。醫院檔案管理辦公信息化，是科技社會發展的產物，也是時代進步的標志，推動著醫院現代化進程，能提升醫院的管理水平與經營水平，提高醫院的社會影響力。