醫(yī)院離退休人員檔案管理工作存在的問題及對策

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第一醫(yī)院 呂報春

離退休人員檔案管理工作要結(jié)合信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代發(fā)展需求，與時俱進，適應(yīng)時代發(fā)展的變化形勢。改變傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，加快信息化建設(shè)的步伐，針對目前離退休人員檔案管理中存在的不足，應(yīng)建立完善的離退休人員檔案管理體系。

一、醫(yī)院離退休人員檔案管理問題

醫(yī)院離退休人員檔案管理工作目前仍存在一些問題，有待改進。

（一）離退休人員的基本信息收集不全、信息量不足。主要體現(xiàn)在離退休人員退休后的身體狀況、生活狀態(tài)、家庭及再工作情況等動態(tài)變化難以實時了解，影響了離退休人員的檔案資料收集、整理和保存等工作。

（二）沒有構(gòu)建電子檔案平臺。離退休人員檔案資料的統(tǒng)計、查詢、檢索、分析等各個方面工作效率不高。仍然以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案方式保存，未進行電子檔案方式管理，不僅管理成本高，而且面對較多的離退休人員，其檔案管理工作任務(wù)繁重，效率不高，甚至發(fā)生紙質(zhì)檔案材料丟失、缺損等情況。

（三）存在保密性缺陷的問題。究其原因：一是由于檔案管理人員的法律意識淡漠和觀念落后，認為離退休人員已經(jīng)不在崗位工作，對其信息資料不予重視，甚至出現(xiàn)資料更改現(xiàn)象；二是紙質(zhì)檔案儲存設(shè)備和環(huán)境有限，保密措施不力，造成資料丟失、缺損。

（四）存在無法實現(xiàn)分類管理的問題。主要表現(xiàn)為離退休人員檔案未分類管理，不夠重視檔案分類管理工作。如離退休干部檔案管理未能采取“一人一策”管理，造成離退休干部重要資料信息不健全，給查詢和檢索離退休人員檔案造成了重重阻礙。因此，要求不斷提高離退休人員檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，離退休人員檔案管理工作規(guī)范性、科學(xué)性有待優(yōu)化。

二、離退休人員檔案管理工作的優(yōu)化對策

（一）健全離退休人員基本信息庫。針對離退休人員檔案管理工作中存在的問題進行改進，首先需要立足于現(xiàn)狀，成立專職管理部門（如離退休工作處），由專人負責收集和整理離退休人員檔案，通過微信群、電話聯(lián)系、走訪慰問、聯(lián)系人力資源處等方式進行離退休人員基本信息采集，加強對離退休人員基本信息的收集、整理、統(tǒng)計、分析以及使用工作，逐步完善健全離退休人員的基本信息庫。

（二）建立信息化檔案管理模式。信息化時代做好離退休人員檔案管理工作，必須加快信息化建設(shè)的腳步，實現(xiàn)科學(xué)化、現(xiàn)代化的離退休人員檔案管理工作目標。依托我省老干部局離退休干部信息管理系統(tǒng)，建立并逐步完善離退休人員的基本信息數(shù)據(jù)庫，推動離退休人員檔案管理工作信息化、精準化、規(guī)范化。在建設(shè)電子檔案平臺時，要保證檔案信息的安全性、完整性、真實性。在檔案管理的信息化建設(shè)中，要完善信息管理系統(tǒng)的功能，提高離退休人員檔案管理工作的效率，以節(jié)約成本、提高效率為目標，對傳統(tǒng)的檔案要采取保護修復(fù)措施，并不斷完善和優(yōu)化傳統(tǒng)的檔案，為電子檔案的發(fā)展夯實基礎(chǔ)。利用電子檔案管理模式，借助軟件技術(shù)，節(jié)約人力成本，真實模擬紙質(zhì)檔案管理模式，建立完善的信息系統(tǒng)，優(yōu)化功能設(shè)計，提高檔案管理的技術(shù)水平和智能水平。充分利用信息技術(shù)，輸入離退休人員的個人基本信息，對人員信息中缺少重要資料的情況，要及時聯(lián)系離退休人員，完善相關(guān)信息，保證信息管理系統(tǒng)中錄入的信息資料有效、真實，建立完善的離退休人員電子檔案管理系統(tǒng)，強調(diào)標準化、現(xiàn)代化的管理規(guī)范，打造綠色通道，實現(xiàn)離退休人員的社會化管理目標。

（三）提高檔案管理設(shè)施建設(shè)水平。隨著醫(yī)院對離退休人員檔案管理的重視，加大對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的資金投入，把建設(shè)開支列入每年醫(yī)院行政資金預(yù)算范圍。同時，需要上級財政部門積極配合，助力醫(yī)院的發(fā)展，給予資金保障和支持。在多渠道的資金籌措路徑中，檔案管理設(shè)備等基本的設(shè)施配備齊全，采用集中離退休人員檔案管理的方式，提高離退休人員檔案信息的管理水平和管理效率，從而提高檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。

（四）建立健全的檔案管理制度。離退休人員的檔案管理工作要加強制度建設(shè)，發(fā)揮制度的保障和依據(jù)作用，建立健全的制度體系，加強對離退休人員檔案的有效管理。完善機制建設(shè)，由行政部門落實監(jiān)管措施，將監(jiān)管職能發(fā)揮出來，通過針對性的監(jiān)管方案，保障檔案管理工作的順利實施。始終堅持依法治檔原則，加強對各項檔案管理規(guī)章制度的細化，使管理職責更加明確，各部門之間要構(gòu)建起相互配合、相互監(jiān)督、共同進步的良好關(guān)系，使離退休人員的檔案移交工作愈發(fā)規(guī)范，發(fā)揮健全的保障優(yōu)勢。組建起一支專業(yè)型的離退休人員檔案管理團隊，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。檔案管理人員要面向社會公開招聘，選擇具有較強專業(yè)能力、責任意識的專業(yè)人才加入其中，通過對人員的定期培訓(xùn)和再教育，提高人員的服務(wù)意識、工作水平，結(jié)合崗前培訓(xùn)、日常培訓(xùn)，規(guī)范、高效地實施離退休人員檔案管理，提高離退休人員檔案的管理成效。在制度保障和人員的支持作用下，保持離退休人員檔案管理規(guī)范運行，提高信息化管理水平。

三、結(jié)語

醫(yī)院離退休人員檔案管理是十分重要的，作為實施和展開社會化管理工作的基礎(chǔ)，加強對離退休人員基本生活權(quán)益的保障力度，依法為離退休人員的權(quán)益提供支持。在以人為本的理念下，優(yōu)化資源應(yīng)用，加快電子檔案建設(shè)腳步，實現(xiàn)資源共享，為構(gòu)建和諧社會貢獻力量。