煤礦數字檔案室建設淺析

文/陜西涌鑫礦業有限責任公司 劉莎

黨的十九屆五中全會通過的《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年規劃和二〇三五年遠景目標的建議》為全國煤炭行業建設智慧化礦井提供了新動能，加快了煤礦建設數字化。在煤炭挖掘過程中，必然會產生許多技術含量高、參考價值大的電子文件及具有長期保存價值的數據。要想使這些珍貴的技術數據為企業發展、運營服務，煤炭企業必須實現檔案信息數字化，使電子檔案管理信息系統與OA系統、各業務系統相互連接，使檔案管理系統收集的電子檔案可靠、規范。新頒布的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設”的內容，“明確要求機關、團體、企事業單位以及其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設；積極推進電子檔案管理信息系統建設與辦公自動化系統、各類業務系統等相互銜接；鼓勵和支持檔案館、機關、團體、企事業單位以及其他組織推進傳統載體檔案數字化”。從法律上明確了電子檔案與傳統載體檔案效力同等。近年來，國家檔案局下發了一系列有關數字化檔案室建設的標準規范，例如《電子文件歸檔與管理規范》《紙質檔案數字化技術規范》《數字檔案館建設指南》等等，各行各業在檔案歸檔過程中都實行了紙質檔案與電子文件共同歸檔的雙套制管理模式。有些大型煤礦已經在電子文件單套制管理方面取得了很好的成績，例如：國家檔案局在山西潞安礦業（集團）有限責任公司做的會計核算系統、煤炭營銷管理信息系統、安全生產調度指揮系統（煤炭監管信息平臺）、企業電子商務平臺形成的電子文件歸檔全過程試點已順利通過驗收。潞安礦業的經驗，為我們煤炭企業實行電子檔案管理系統建設帶了一個好頭。

目前，涌鑫礦業公司數字礦井建設的各項工作正逐步推進，其中：OA系統、財務系統、礦山安全監測系統、生產調度系統等已經建成運行，并產生了大量的數字信息，數字礦山其他各子系統也正在建設。要使這些業務系統在運行過程中產生的具有保存價值的電子文件及其元數據，經系統整理移交到電子文件檔案管理系統，從而使這些珍貴的電子文件順利歸檔，使這些文件信息在涌鑫礦業公司生產運營過程中起到作用，為公司建設“煤炭生產建設現代化、煤炭生產隊伍專業化、煤炭運營管理精益化、公司各級領導決策智能化、煤炭生產標準化”的一流數字化礦井建設及運營中起到作用，我們檔案管理人員的工作重點就必須從傳統檔案的收集、整理和利用盡快向電子文件的收集、整理、鑒定、利用方面轉變，如何解決涌鑫礦業公司數字化煤礦建設中建立的各業務系統，與檔案管理信息系統相互銜接的問題，成為我們檔案工作人員需要研究的目標。

一、數字化檔案室建設需要解決的問題

我公司的檔案類型主要包括科技檔案、文書檔案、會計檔案，各類傳統紙質檔案都缺少視頻、音頻、多媒體等種類的電子文件，而且這類文件很難轉換成紙質檔案，如何解決電子檔案和紙質檔案之間存在的不對應及保證檔案的完整性和真實性問題，是需要解決的第一個問題。

文書檔案、會計檔案采取紙質版、電子版共存的方式，對于同一文件業務人員要重復辦理兩種方式，并隨業務流程同步運轉，辦理結束后雙套歸檔，不但造成人力物力浪費，而且由于電子文件在四性檢測方面存在問題，所以電子文件的憑證作用又略顯不足，如何使電子檔案、傳統載體檔案發揮的效力一樣，是需要解決的第二個問題。

隨著我們公司數字礦井建設的推進，各業務系統建成運行并產生了大量的數據，這些數據隱藏著重要的生產經營信息，業務系統和檔案管理系統如何進行全面、高效、系統地整合，解決業務系統與檔案管理系統數據異構問題及對數據進行挖掘分析，是數字化檔案需要解決的第三個問題。

二、解決方案

（一）領導的態度是建設數字化檔案室的重要因素。要建設數字檔案室必須取得領導層的支持，因為只有領導才能把各相關部門及檔案室凝聚到一起，使大家共同努力、共同解決數字檔案室建設中存在的技術問題、資金問題、配合問題。為了得到領導支持，檔案室做了大量工作，大力宣傳有效的電子文件歸檔利用的好處和優點，讓領導及員工明白：檔案數字化后在檔案利用方面可以超越時間、空間的約束，所有人員都能夠依據自己的權限范圍，在電腦前通過文件目錄和全文檢索，查詢到自己所需要的資料；電子文件直接線上歸檔，可確保檔案的真實性；通過檔案信息的數字化，能使檔案更好地為公司的生產經營、設備運行、安全生產提供服務，還能提高檔案人員工作效率，達到降低檔案運行成本、提高檔案利用率的目的。經過宣傳，涌鑫礦業公司數字檔案室建設有了一定的基礎，得到領導的大力支持和相關部門的積極配合。

（二）借助外力合作開展檔案數字化和數據挖掘。根據目前公司檔案人員的配置及公司檔案數字化的實際情況，要想做好傳統檔案數據挖掘及檔案數字化，保證各業務系統及OA系統中形成的具有保存價值的電子文件，從產生到數據采集、傳輸、存儲及永久保存或銷毀的整個生命周期全程管理，徹底解決業務系統與檔案管理系統數據庫結構與數據嚴重異構問題，解決“電子檔案與傳統載體檔案同等效力，可以電子作為憑證使用”的問題，應該借助社會上檔案科技軟件公司的力量，把專業的事情交給專業的人干，從而使公司的數字化檔案進程取得更好的效果。

（三）建立電子檔案管理制度使電子檔案的產生、收集、歸檔、分類有據可依。沒有規矩不成方圓，要做好數字化檔案工作，必須以國家檔案局發布的相關標準為依據，結合涌鑫礦業公司的實際情況量身制定相關的制度和標準，保證電子文件管理流程、元數據采集、電子簽名、四性檢測等程序按規定進行；從制度上保障電子檔案真實完整、安全可靠、長期可用；使歸檔的電子檔案可以電子形式作為憑證使用。

（四）檔案人員首先要轉變觀念，提高業務素質。作為檔案工作者，要從傳統分散的紙質檔案管理方式向全程電子文件管理方式轉變。首先，要從年度歸檔、階段歸檔、事后歸檔等方式轉變為隨辦隨歸，及時收集各業務系統及OA系統形成的新檔案數據，樹立數據越多公司財富越多、數據就是財富的觀念；其次，檔案人員要認真學習電子檔案管理流程，學會在系統中進行文件生成與流轉，提升管理能力；最后，檔案人員要認真學習電子文件形成及歸檔的規范、標準、制度，把思想轉變和制度及國家的規范、標準結合起來，才能真正做好公司檔案數字化工作。

（五）采取有力措施保證檔案信息安全。檔案工作人員在電子信息化建設過程中，要增強檔案信息安全意識，對于已經通過掃描實現數字化的傳統文件，應繼續按照紙質檔案保護的規定做好原件保管工作。對于數據應用、物理環境、網絡、利用權限、終端安全和移動介質各方面的安全防護，我們要向檔案管理系統軟件公司提出明確要求，通過軟件公司的技術處理保障電子檔案信息安全。對于安全管理方面，我們要通過完善安全管理制度，加強管理人員的安全管理，強化安全運維管理，落實商密保護的方式進行保護。另外要做好電子文件的備份體系，執行“一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用”的多備份異地存放制度，并定期檢查備份數據。

三、結語

企業數字檔案室的建立是對傳統檔案管理系統和管理方式的全面革新，是數據價值與檔案價值的有機統一。因此，只有從領導到檔案管理人員直至普通工作人員都樹立起“數據等于檔案、檔案等于企業財富”的觀念，才能把數字化檔案工作做好，才能促使檔案為企業提供可靠的運行和決策保障。